Αρχείο στην επιχείρηση: Οργάνωση αποθήκευσης εγγράφων. Αρχείο αποθήκευσης αρχειοθέτησης εγγράφων επιχειρήσεων

Η οργάνωση, όπως ένας ζωντανός οργανισμός, αλληλεπιδρά συνεχώς με τον εξωτερικό κόσμο και υποστηρίζει πολυάριθμες εσωτερικές διαδικασίες: συνάπτει συμβάσεις με αντισυμβαλλόμενους, παίρνει ή εφαρμόζει αγαθά και υπηρεσίες, εκτελεί μια ποικιλία πληρωμών, συντεταγμένες και εγκρίνει τους τοπικούς κανονισμούς.

Που εκδίδεται ταυτόχρονα Πολλά έγγραφαΤα περισσότερα από τα οποία αργά ή γρήγορα χάσουν την τρέχουσα συνάφεια και πηγαίνουν στο αρχείο. Κάθε οργανισμός προσκολλάται στη δική της πολιτική διαχείρισης εγγράφων, ακολουθώντας τις γενικές συστάσεις που εφαρμόζονται με επιτυχία στην πράξη και υποστηρίζουν τους νομικούς κανόνες σας επιτρέπει να μεγιστοποιήσετε την αρχειακή επιχείρηση και να αποφύγετε πιθανά προβλήματα στο μέλλον.

Ολόκληρος ο πίνακας τεκμηρίωσης που συσσωρεύεται από τον οργανισμό στη διαδικασία των δραστηριοτήτων της και η αποθήκευση χωρίζεται σε διάφορες κατηγορίες:

• συστατικά έγγραφα - είναι η νομική βάση για την ύπαρξη της οργάνωσης και καθορίζει τα βασικά της νομικά χαρακτηριστικά.
• Κανονιστικά έγγραφα - πραγματοποιείται ο επιτακτικός ή ενημερωτικός χαρακτήρας, κατά κανόνα, εξ ονόματος της υψηλότερης ηγεσίας ·
• Προσωπικά έγγραφα - να επηρεάσει όλες τις πιθανές σχέσεις που ενδέχεται να προκύψουν μεταξύ του υπαλλήλου και του εργοδότη ·
• οικονομικές δηλώσεις - περιλαμβάνει πρωτογενή έγγραφα που αντικατοπτρίζουν την εφαρμογή από την οργάνωση της πώλησης και της αγοράς αγαθών και υπηρεσιών ·
• Εξειδικευμένη τεκμηρίωση - εσωτερικοί κανονισμοί που διέπουν τις κύριες πτυχές των δραστηριοτήτων του οργανισμού και εξασφαλίζουν τη συνοχή των δομικών της μονάδων.

Με μια ευρύτερη έννοια, όλα τα έγγραφα με τα οποία έχει η οργάνωση, μπορεί να χωριστεί Δύο ομάδες: Τεκμηρίωση, εργασία γραφείου στο οποίο ολοκληρώνεται και το χαρτί, εξακολουθεί να συμμετέχει σε οποιαδήποτε τρέχουσα επιχειρηματική διαδικασία. Ένα από τα κύρια καθήκοντα που είναι υπεύθυνα για τη διαχείριση του αρχείου του υπαλλήλου είναι η αρμόδια διανομή των διαθέσιμων εγγράφων στις σχετικές υποθέσεις και η έγκαιρη προσθήκη της πρόσφατα εκτελεσθείσας τεκμηρίωσης.

Προετοιμασία των απαιτήσεων μεταφοράς και αποθήκευσης

Για να μεγιστοποιηθεί η διάρθρωση των διαθέσιμων εγγράφων στη διάθεση, εφαρμόζεται ειδική ενοποιημένη ονοματολογία, η οποία αντικατοπτρίζει τα ονόματα όλων των περιπτώσεων που υποδεικνύουν το χρονοδιάγραμμα της αποθήκευσης τους. Τα έγγραφα σε περιπτώσεις συνήθως ομαδοποιούνται από τους τύπους και διανέμονται σε μεμονωμένους φακέλους.

Παράγραφος 3.4. Οι κύριοι κανόνες για το έργο των αρχείων των οργανισμών που εγκρίθηκαν το 2002 και τη σύσταση, η μορφή της ονοματολογίας των περιπτώσεων προσφέρεται υπό μορφή πίνακα, η οποία περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία:

• Κάνω δείκτηπου αποτελείται από έναν ψηφιακό κώδικα της δομικής μονάδας και τον κανονικό αριθμό της υπόθεσης.
• Θήκη τίτλου, που συνοδεύεται με τη μορφή μιας σύντομης και ακριβής ονομασίας της ουσίας της διαδικασίας που σχετίζεται με αυτό χωρίς τη χρήση σύνθετων δομών και λέξεων εισόδου.
• πεδίο Αριθμός μονάδων αποθήκευσηςαντανακλά τον αριθμό των όγκων ή των τμημάτων ως μέρος της υπόθεσης και συμπληρώνεται στο τέλος του έτους ·
• Το τελευταίο γράφημα περιέχει ΣημειώνειΌσον αφορά τις εργασίες επιχειρήσεων - τόπος, κίνηση και ούτω καθεξής.

Αρχειοθετούνται, που οργανώνονται σύμφωνα με την ενοποιημένη ονοματολογία της υπόθεσης για μια περίοδο ανάλογα με το είδος της συνιστώσας της τεκμηρίωσής τους. Έτσι, τα συστατικά έγγραφα διατηρούνται καθ 'όλη τη διάρκεια της ύπαρξης νομικής οντότητας και στην περίπτωση της εκκαθάρισής της, πρέπει να μεταφερθεί στο κράτος ή το δημοτικό αρχείο.

Μέρος Λογιστική αναφορά Επίσης, υπό την επιφύλαξη της διαρκή αποθήκευσης, ενώ για την πρωταρχική τεκμηρίωση ο όρος είναι περιορισμένος 5 χρόνια. Η μεγαλύτερη περίοδος αρχειοθέτησης παρέχεται για έγγραφα προσωπικού - για παράδειγμα, οι μισθολογικές τιμές πρέπει να διατηρούνται 75 ετών, η ίδια περίοδος καθορίζεται για συμβάσεις εργασίας και προσωπικές κάρτες των εργαζομένων.

Κανονιστικές πράξεις και ευθύνη

Στο ομοσπονδιακό επίπεδο γενικές αρχές Οι οργανισμοί της αρχειακής επιχείρησης διέπονται από το νόμο αριθ. 125-FZ των 10/22/2004, οι μεμονωμένες διατάξεις των οποίων είναι υποχρεωτικές για όλες τις επιχειρήσεις που έχουν μόνιμο έγγραφο.

Εκτός από τα νομικά πρότυπα όσον αφορά τα αρχεία, ο νόμος προβλέπει επίσης την ευθύνη των υπαλλήλων και των οργανισμών για παραβιάσεις που εισάγονται στον τομέα αυτό. Πρόστιμο σε αυτή την περίπτωση δεν υπερβαίνει 500 ρούβλιαΩστόσο, η πλήρης ή μερική απουσία υποχρεωτικής τεκμηρίωσης μπορεί να οδηγήσει σε πολύ πιο σοβαρή ανάκαμψη - Μέχρι 300.000 ρούβλια.

Ορισμένες διατάξεις σχετικά με την αρχειοθέτηση λογιστικών εγγράφων σημειώνονται με τη συνταγή του Υπουργείου Οικονομικών της ΕΣΣΔ, που εγκρίθηκαν το 1983 και εξακολουθούν να μην χάθηκαν τη συνάφεια. Ένας ολοκληρωμένος κατάλογος των εγγράφων που εκδίδονται σε όλη την ύπαρξη του οργανισμού, μαζί με τους όρους αποθήκευσης, παρουσιάζονται με τη σειρά του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 25ης Αυγούστου 2010 αριθ. 558. Η διάταξη των κανόνων των αρχείων των οργανισμών που προαναφέρθηκε παραπάνω περιέχει λεπτομερή κατάλογο συστάσεων που αφορούν όλες τις πτυχές τέτοιων δραστηριοτήτων.

Την πρόσβαση στα έγγραφα και το χρονοδιάγραμμα της παροχής τους

Οι διαμορφωμένες περιπτώσεις μεταφέρθηκαν συνήθως στο Αρχείο το αργότερο 3 χρόνια από την ολοκλήρωση των οικονομικών διαδικασιών που αντικατοπτρίζονται σε αυτά. Η διαδικασία αποθήκευσης και έκδοσης εγγράφων καθορίζεται σύμφωνα με τους εγκεκριμένους εσωτερικούς κανονισμούς βάσει κανονιστικών απαιτήσεων και συστάσεις.

Για οικιακή χρήση, η διάρκεια της εργασίας με τα αρχειακά έγγραφα είναι περιορισμένη 30 μέρεςΑλλά κατόπιν αιτήματος ενός υπεύθυνου υπαλλήλου, με την επιφύλαξη της ασφάλειας των περιπτώσεων, ο καθορισμένος χρόνος μπορεί να παραταθεί για ένα άλλο μήνα.

Βήμα-βήμα Αρχειοθέτηση και οδηγίες αρχειοθέτησης

Η διαδικασία για το σχεδιασμό και τη μεταφορά περιπτώσεων αποθήκευσης μπορεί να χωριστεί Αρκετά κύρια στάδια:

Πρέπει να σημειωθεί ότι η παράδοση του αρχείου υπόκειται συνήθως σε έγγραφα που έχουν περίοδο αποθήκευσης Τουλάχιστον 10 χρόνια. Η υπόλοιπη τεκμηρίωση μπορεί να αποθηκευτεί απευθείας στα τμήματα και να μεταδοθεί στην καταστροφή μόλις ο όρος που ορίζεται από το νόμο.

Εξοπλισμός αρχείων και εμπειρογνωμοσύνης της καταλληλότητας του δωματίου

Η διαδικασία για την οργάνωση των θέσεων αποθήκευσης της τεκμηρίωσης περιγράφεται λεπτομερώς στους βασικούς κανόνες. Την κύρια αρχή κατά την εξοπλισμό ενός αρχείου εντός της οργάνωσης - Τη χρήση ξεχωριστής δομής ή χώρου υπό τις ανάγκες του.

Ταυτόχρονα, δεν επιτρέπεται η λειτουργία των δομών σε εξαιρετικά ερειπωμένη κατάσταση, καθώς και ακατέργαστη και μη θερμαινόμενη, δεν επιτρέπεται. Ο περιορισμός ισχύει για τις εγκαταστάσεις που βρίσκονται σε ορισμένα κτίρια με υπηρεσίες τροφοδοσίας και αποθέματα τροφίμων, καθώς και τοποθετημένα κοντά στις αποθήκες εύφλεκτων ή επιθετικών ουσιών.

Η εσωτερική διάταξη της αποθήκευσης αρχειοθέτησης πρέπει να ολοκληρωθεί κατά τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται η μέγιστη ασφάλεια της τεκμηρίωσης σε αυτήν. Αυτό απαιτεί τη συμμόρφωση Κατάλογος των όρων:

• Το δωμάτιο αρχειοθέτησης πρέπει να προστατεύεται από τις πλημμύρες, να ανταποκρίνεται στα πρότυπα πυρασφάλειας, να έχει ένα παραγωγικό σύστημα εξαερισμού.
• Όλες οι ηλεκτρικές καλωδιώσεις και οι υποδοχές πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο απομονωμένες.
• Η διακόσμηση του δωματίου πρέπει να γίνει από μη καύσιμα και μη επιθετικά υλικά.
• Η τοποθέτηση μέσω της αποθήκευσης των σωλήνων νερού και του αποχέτευσης δεν επιτρέπεται.

Η τελική απόφαση σχετικά με την καταλληλότητα του δωματίου για τις ανάγκες του αρχείου γίνεται από ορισμένες εξειδικευμένες υπηρεσίες βάσει εμπειρογνωμοσύνης. Λαμβάνει υπόψη την πυρασφάλεια του δωματίου, της υγιεινής της, κλπ. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα κάθε εξέτασης εκδίδεται υποκρίνομαιαντανακλώντας τα αποτελέσματα της κατοχής της.

Χαρακτηριστικά της χρήσης εγγράφων και οργάνωσης της εργασίας

Η βάση για το έργο του Αρχείου είναι η διάταξη που έχει εγκριθεί από την ηγεσία ή μια εντολή στη διαχείριση του αρχείου του οργανισμού. Με βάση ένα τέτοιο έγγραφο, έναν υπάλληλο, ενεργώντας το Archivis και είναι υπεύθυνο για την ασφάλεια και την πληρότητα των εγγράφων που του ανατέθηκαν.

Το αρχείο της οργάνωσης μπορεί να υπάρχει τόσο υπό μορφή ανεξάρτητης διαρθρωτικής μονάδας όσο και στο πλαίσιο της διοικητικής υπηρεσίας. Ανεξάρτητα από την επίσημη υπαγωγή, ο κύριος σκοπός της λειτουργίας της είναι ο σχηματισμός, η λογιστική και η εξασφάλιση της ακεραιότητας των αρχειακών δεδομένων του οργανισμού.

Επιτυγχάνεται με συστηματικές δραστηριότητες του Αρχιβούλη για τη διατήρηση της ονοματολογίας των περιπτώσεων, λαμβάνοντας τους σωστά διακοσμημένους όγκους, τη συστηματοποίηση τους κ.λπ. Επιπλέον, οι αρμοδιότητες του προσωπικού αρχειοθέτησης περιλαμβάνουν την έγκαιρη και πλήρη παροχή εγγράφων που ζητήθηκαν, καθώς και τη συμμετοχή στη διαδικασία καταστροφής τεκμηρίωσης με αποθεματοποίηση που έχει λήξει.

Διαδικασία ελέγχου

Εκτός από τους εσωτερικούς κανονισμούς, η εργασία του Αρχείου ρυθμίζεται Νομοθετικές πράξειςΠαρέχοντας συμπεριλαμβανομένων μέτρων για τον έλεγχο του αρχειακού εργαστηρίου στον οργανισμό.

Επομένως, σύμφωνα με το νόμο αριθ. 125-FZ, η παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τη διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων πραγματοποιείται από ειδικούς φορείς σε ομοσπονδιακό επίπεδο και το επίπεδο των συστατικών οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Στην πράξη, αυτή η λειτουργία πραγματοποιείται συνήθως από τη φορολογική επιθεώρηση και Ταμείο συντάξεων Ως κύριοι εξωτερικοί χρήστες της τεκμηρίωσης του οργανισμού. Ο ίδιος νόμος προβλέπει την ευθύνη σε ποινικές διαδικασίες για παραβίαση του νόμου για την αρχειακή υπόθεση.

Η επισκόπηση του προγράμματος αυτοματισμού της διαδικασίας εργασίας γραφείου στην οργάνωση παρουσιάζεται παρακάτω.

Εγγραφή ηλεκτρονικών μέσων

Στον κόσμο όλων των υψηλών τεχνολογιών υψηλών τεχνολογιών "κλασικό" μέσο πληροφόρησης - χαρτιού και τα παράγωγά του - αργά, αλλά σωστά κατώτερα από τον τόπο από ηλεκτρονικά μέσα. Από την άποψη αυτή, ο αξιωματικός αρχειοθέτησης αργά ή γρήγορα θα προκύψει το ερώτημα: Πώς να διατηρήσετε τέτοια έγγραφα στην αποθήκευση; Η απάντηση σε αυτό είναι απλή: με την ίδια μορφή, στην οποία ήταν αρχικά διακοσμημένα.

Εάν, για παράδειγμα, τα τιμολόγια από έναν ξένο πάροχο έρχονται με τη μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου που πιστοποιείται από μια ψηφιακή υπογραφή, τότε θα πρέπει να αποθηκευτεί στη μνήμη του υπολογιστή - δεν είναι απαραίτητο να εκτυπώσετε και να το ενεργοποιήσετε. Η τεκμηρίωση αυτή υποβάλλεται στην ονοματολογία των υποθέσεων σε γενικούς λόγους, λαμβάνοντας υπόψη την καθορισμένη περίοδο αποθήκευσης.

Αρχείο γραφείου στην οργάνωση - Σύνθετη και πολλαπλή διαδικασίααπαιτώντας προσεκτικό σχεδιασμό και συμμόρφωση με πολλές απαιτήσεις και συστάσεις από τους συμμετέχοντες. Παρόλα αυτά, το ποιοτικά κατασκευασμένο σύστημα αποθήκευσης εγγράφων δεν δείχνει μόνο το συντονισμένο και παραγωγικό έργο των μονάδων, αλλά αποδεικνύει επίσης το δυναμικό του οργανισμού ως αποτελεσματική οικονομική μονάδα.

Λεπτομερείς οδηγίες για τη μεταφορά εγγράφων στο αρχείο παρουσιάζονται σε βίντεο.

Η διαχείριση της διαδικασίας αποθήκευσης τεκμηρίωσης στα αρχεία της χώρας μας πραγματοποιείται σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου της Ρωσικής Ομοσπονδίας αριθ. 125-FZ "στην αρχειοθετημένη Ρωσική Ομοσπονδία"Ποιος εγκρίθηκε την 1η Οκτωβρίου 2004

Κατά τη διάρκεια εμπορικών δραστηριοτήτων κάθε επιχείρησης, πάντοτε σχηματίζονται δεδομένα πληροφοριών σε μορφή έντυπου ή ηλεκτρονίων σε ορισμένους όγκους. Όταν το χρονικό πλαίσιο της αυθεντικότητας τους τελειώνει, συστηματοποιούνται, πραγματοποιείται η οργάνωση της αποθήκευσης αρχειοθέτησης εγγράφων.

Ποικιλίες αρχειακής αποθήκευσης εγγράφων

Σύμφωνα με τον "κατάλογο των εγγράφων διαχείρισης μοντέλου", η οποία εγκρίθηκε από το Rosarhiva στις 6 Οκτωβρίου 2000, υπάρχουν ορισμένες ομάδες εγγράφων που έχουν συγκεκριμένη περίοδο και ακόμη και τύπο αποθήκευσης.

Οι κρατικές δομές υποχρεούνται να μεταφέρουν πάντοτε τις υποθέσεις στην αποθήκευση αρχειοθέτησης αποκλειστικά στην ειδική διαίρεση των αρχειακών κεφαλαίων της Ρωσίας. Και οι εμπορικές δομές έχουν μια πλουσιότερη επιλογή αποθήκευσης τεκμηρίωσης.

Τα ακόλουθα κριτήρια λειτουργούν σε σχέση με εταιρείες όλων των διαθέσιμων εντύπων ιδιοκτησίας:

• Οι προθεσμίες για την άμεση αποθήκευση εγγράφων καθορίζουν μόνο την πολιτική του οργανισμού της ίδιας της οργάνωσης, δηλαδή μέχρι τη στιγμή που η ανάγκη για τη συνάφεια των εγγράφων.
• Η παρουσία περιορισμένου χρόνου αποθήκευσης, η οποία υποδεικνύεται στη θέση του καταλόγου, - 1, 2, 5 και 10 έτη. Ταυτόχρονα, το ίδιο το αρχείο βρίσκεται στο γραφείο της εταιρείας.
• Νομοθεσία σχετικά με το έργο των οργανώσεων των οργανισμών που ασκούν εμπορικές δραστηριότητες και εσωτερικές εταιρικές διατάξεις καθορίζουν τη διαδικασία συνεχούς αποθήκευσης εγγράφων.
• Επιτρέπεται τόσο στην εξεύρεση αρχείων στους κλάδους των εξειδικευμένων υπηρεσιών και της οργάνωσης ενός συστήματος πραγμάτων εντός της εταιρείας.

Αρχειοθέτηση

Όσον αφορά κάθε ομάδα πληροφοριών εγγράφων, ο υπεύθυνος υπάλληλος, με βάση το ρυθμιστικό πλαίσιο της Ρωσικής Ομοσπονδίας, αποκλειστικά σε μια μεμονωμένη διαδικασία καθιερώνει συγκεκριμένο χρόνο αποθήκευσης. Μία λεπτομερής εφεύρεση είναι πάντα καταρτισμένη, όπου υποδεικνύονται οι ημερομηνίες της κατάσχεσης των εγγράφων στο αρχείο, καθώς και το τέλος της αποθήκευσης τους. Αυτό παρέχει μια αναφορά στη σχετική διάταξη του ισχύοντος νόμου.

Η οργάνωση της αποθήκευσης αρχειοθέτησης εγγράφων εντός της εταιρείας θα πρέπει να πραγματοποιείται σε τοπικές ζώνες ή ειδικές εγκαταστάσεις. Είναι σημαντικό να έχετε συστήματα με τη μορφή κουτιών, αρχειοθέτησης, κουτιά και εξοπλισμό προφίλ - ράφια καταλόγου, ράφια. Ταυτόχρονα, χαρτιά με ιδιαίτερη αξία και εκείνα που φέρουν υψηλή εμπορική σημασία τοποθετούνται αναγκαστικά σε μεταλλικά ερμάρια όπου υπάρχουν ασφαλείς κλειδαριές. Όταν λήξουν οι προθεσμίες, ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος της εταιρείας διεξάγει την εκκαθάριση των εγγράφων και αποτελεί την αντίστοιχη πράξη καταστροφής.

Εάν η αποθήκευση απαιτεί απεριόριστο χρονικό διάστημα, η διαδικασία χρηματοδότησης πραγματοποιείται με μεταγενέστερη μεταφορά περιπτώσεων σε ειδικά ιδρύματα.

Απαιτήσεις για την οργάνωση της αποθήκευσης αρχειοθέτησης εγγράφων

Η αρχειακή αποθήκευση εγγράφων συνεπάγεται μια συγκεκριμένη έκδοση του συστηματοποίησης των εγγράφων σε μια επιχείρηση που σας επιτρέπει να τηρείτε όλους τους ισχύοντες κανόνες και Νομοθετικοί κανόνεςΓια την εξάλειψη της απώλειας σημαντικών δεδομένων.

Το αρχείο τοποθετείται σε ένα ειδικό κτίριο ή σε ένα απομονωμένο δωμάτιο. Ο οργανισμός του στα δωμάτια με υψηλή υγρασία και ενισχυμένη θέρμανση είναι απαράδεκτη. Μπορεί επίσης να βρίσκεται κοντά σε δημόσιες υπηρεσίες τροφοδοσίας, αποθήκες χημικών και τροφίμων.

Η εταιρεία που ασχολείται με τα κατάλυμα αρχειοθέτησης θα πρέπει να έχει αποθήκη για έγγραφα πελατών, ένα δωμάτιο για τη διεξαγωγή έρευνας. Επίσης, η σύνθεση θα πρέπει να περιλαμβάνει χώρους όπου λαμβάνουν τίτλους εκτελούν τον εγκλιματισμό τους, είναι δυνατή η προσωρινή αποθήκευση των φορέων πληροφοριών.

Απαιτήσεις για χαρτί αποθήκευσης

Η οργάνωση της αποθήκευσης αρχειοθέτησης εγγράφων απαιτεί σαφή συμμόρφωση με τους ακόλουθους κανόνες:

1. Ασφάλεια από κάθε άποψη - οι ίδιες οι εγκαταστάσεις πρέπει να είναι ανθεκτικές στη φωτιά, καθώς και προστατεύονται από πιθανές πλημμύρες, αναγκαστικά την παρουσία μιας εφεδρικής εξόδου.
2. Στο ίδιο το δωμάτιο δεν θα πρέπει να υπάρχουν κύριοι αγωγοί, επιτρέπονται μόνο εκείνες που απομονώνονται με προστατευτικές συσκευές ή υλικά.
3. Το αρχείο μπορεί να έχει μόνο κρυφή καλωδίωση και βύσματα ερμητικών υποδοχών.
4. Δεν επιτρέπεται η χρήση πυρκαγιάς και τυχόν συσκευές θέρμανσης στο αρχείο, καθώς και με τα τρόφιμα, καθώς και άλλα ξένα αντικείμενα.
5. Στο δωμάτιο πρέπει να υπάρχουν μεταλλικά ράφια κινητού ή ακίνητου τύπου.

Τα ράφια που τοποθετούνται στο αποθετήριο πρέπει επίσης να αντιστοιχούν σε ορισμένες ορισμένες απαιτήσεις. Για παράδειγμα, το κύριο πέρασμα μεταξύ των σειρών θα πρέπει να διαρκέσει τουλάχιστον 1,2 m, μεταξύ των ραφιών - 0,75 μ. Η απόσταση από τα ράφια, η οποία κοστίζει τον τοίχο παράλληλα με το εξωτερικό τοίχωμα πρέπει να είναι ίσο με τουλάχιστον 0,75 μ. Και μεταξύ Το άκρο και το τοίχωμα ράφι πρέπει να είναι μεγαλύτερο από 0,45 μ. από το κάτω ράφι κάθε ράφι του ορόφου, απαιτείται απόσταση 0,15 m.

Στις ίδιες τα ράφια, τα έγγραφα τοποθετούνται αποκλειστικά σε δέσμες ή κιβώτια. Δεν επιτρέπεται η εύρεση τεκμηρίωσης στο πάτωμα ή στο περβάζι σε μια μη αποσυναρμολογημένη μορφή.

Ράφια Είναι απαραίτητο να έχετε μόνο κάθετο στους τοίχους με παράθυρα και μπαταρίες. Ταυτόχρονα, η απόσταση από την πηγή θερμότητας ή των παραθύρων στο ράφι πρέπει να είναι μεγαλύτερη από 0,6 μ. Τα γειτονικά ράφια στις ίδιες πηγές θερμότητας και οι εξωτερικοί τοίχοι δεν επιτρέπονται.

Πώς να αποθηκεύσετε έγγραφα

Φως στο δωμάτιο όπου αποθηκεύονται τα αρχεία, μπορεί να οργανωθεί τόσο τεχνητό όσο και φυσικά. Εάν υπάρχει μόνο φυσικός φωτισμός, είναι σημαντικό να εξαλείψετε εντελώς το άμεσο ηλιακό φως σε χαρτί. Για αυτό, οι φωτεινές προστατευτικές κουρτίνες και οι περσίδες κρέμονται στα παράθυρα.

Ο τεχνητός φωτισμός είναι συνήθως λαμπτήρες πυρακτώσεως που απαιτούνται σε κλειστές σοβάδες. Εάν χρησιμοποιείται εξοπλισμός φθορισμού, είναι καλύτερο να υπάρχουν όργανα με ένα μικρό φάσμα UV.

Η οργάνωση αποθήκευσης εγγράφων συνεπάγεται πάντα τη διατήρηση του σωστού καθεστώτος θερμοκρασίας και υγρασίας. Τα μέσα χαρτιού αποθηκεύονται σε θερμοκρασία 17-19 ° C και υγρασία αέρα 50-55%. Εάν τα δεδομένα είναι στους φορείς φιλμ, η υγρασία του αέρα πρέπει να είναι 40-45%, η θερμοκρασία για ασπρόμαυρες και λευκές μεμβράνες είναι περίπου15 ° C, για μη σιδηρούχα - 2-5 ° C. Εάν οι πληροφορίες τοποθετούνται σε μαγνητικές ταινίες και δίσκους, τότε η υγρασία αέρα στην περιοχή από 50-65% και η θερμοκρασία των 15-20 ° C θα είναι τέλεια.

Στο τελευταίο τεύχος του περιοδικού, μιλήσαμε για τη σειρά της εργασίας με αρχειακές εγγράφες - ξεκινώντας από την εξέταση της αξίας των εγγράφων και να τελειώσει με την προετοιμασία περιπτώσεων για τη μεταφορά τους στο αρχείο.

Οι περιπτώσεις που μεταφέρθηκαν στην αποθήκευση αρχειοθέτησης υπόκεινται σε αποθήκευση στις εγκαταστάσεις που προορίζονται ειδικά για αυτό. Τότε θα συζητήσουμε τον τρόπο οργάνωσης της αποθήκευσης των εγγράφων, καθώς και τη διαδικασία λήψης και μεταφοράς υποθέσεων αποθήκευσης αρχειοθέτησης.

Αίθουσα αρχειοθέτησης

Έτσι, όπου στην οργάνωση πρέπει να υπάρχει ένα αρχείο, ποιες είναι οι βασικές απαιτήσεις για την τοποθέτησή της, καθώς και οι προϋποθέσεις για την αποθήκευση εγγράφων;

Απαιτήσεις για κτίρια στα οποία βρίσκεται το αρχείο

Οι απαιτήσεις για τα αρχεία και τις εγκαταστάσεις του αρχείου καθορίζονται στην παράγραφο 4.2 των βασικών κανόνων των αρχείων του Οργανισμού (εγκριθεί με την απόφαση του Σώματος Rosarhiva της 06.02.2002).

Πρώτα απ 'όλα, αξίζει να ληφθεί υπόψη ότι η τοποθέτηση του αρχείου δεν επιτρέπεται στα ερειπωμένα κτίρια, ξύλινα κτίρια, κτίρια με ακατέργαστα βασικά, υπόγειο, σοφίτα δωμάτια, θέρμανση σε φούρνο.

Σχεδιασμένο για αποθήκευση Αρχείο εγγράφων Οι εγκαταστάσεις σε προσαρμοσμένα κτίρια πρέπει να είναι απομονωμένοςΑπό το υπόλοιπο κτίριο. Δεν επιτρέπεται η τοποθέτηση αρχείων εγγράφων στις εγκαταστάσεις του κτιρίου που ασχολούνται με υπηρεσίες τροφοδοσίας, αποθήκες τροφίμων, οργανώσεις που αποθηκεύουν επικίνδυνες και επιθετικές ουσίες πυρκαγιάς ή εφαρμόζοντας επικίνδυνες και χημικές τεχνολογίες πυρκαγιάς.

Το αρχείο της οργάνωσης πρέπει να βρίσκεται σε ένα κτίριο ειδικά κατασκευασμένο ή προσαρμοσμένο για την αποθήκευση εγγράφων ή ξεχωριστό κτίριο του κτιρίου.

Το δωμάτιο πρέπει να αφαιρεθεί από επικίνδυνο από την άποψη. Ασφάλεια φωτιάςαντικείμενα. Για παράδειγμα, όπως το βενζινάδικο, τα πάρκινγκ, τα γκαράζ μπορούν να αποδοθούν.

Επίσης κοντά σε κοντινή απόσταση από το αρχείο του οργανισμού (εγκαταστάσεις) του οργανισμού δεν πρέπει να είναι αντικείμενα, Ρυπογόνος αέρας.

Κατά την επιλογή ενός κτιρίου (δωμάτιο) κατάλληλο για την αποθήκευση αρχειοθέτησης εγγράφων, αξίζει να ληφθεί υπόψη ότι χρειάζονται τα ακόλουθα ξεχωριστά δωμάτια για την πλήρη εργασία του αρχείου:

1) Αρχείο;

2) εγκαταστάσεις για τη λήψη, προσωρινή αποθήκευση εγγράφων, εγκλιματισμού εγγράφων ·

3) εγκαταστάσεις για τη χρήση των εγγράφων ·

4) Προσωπικό του Αρχείου Εργασίας (Δωματίου).

Αρχείο εξοπλισμού

Το ίδιο το αρχείο θα πρέπει να είναι το δυνατόν. ΑφαιρώΑπό εργαστηριακές, βιομηχανικές, οικιακές εγκαταστάσεις και δεν πρέπει να διαθέτουν κοινά κανάλια εξαερισμού μαζί τους. Διαχωρίζεται από γειτονικά δωμάτια. πυρίμαχα τοιχώματακαι αλληλεπικαλύπτονται με ελαφρά αντίσταση τουλάχιστον δύο ώρες. Στο δωμάτιο Αρχείο Οι σωλήνες τοποθέτησης αποκλείονταιΠαροχή νερού και λύματα, τεχνολογικά ή εγχώρια συμπεράσματα νερού.

Κατά τον προγραμματισμό ενός τόπου τοποθέτησης των αρχείων, αξίζει να εξεταστεί ότι είναι προτιμότερο από το δωμάτιο με Προσανατολισμός των βόρειων Windows.

Σημαντική αξία έχει το γεγονός ότι ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΙΚΑ ΥΛΙΚΑχρησιμοποιείται για την κάλυψη τοίχων, δαπέδων, οροφών, Εσωτερική διακόσμηση Οι εγκαταστάσεις αρχείων δεν πρέπει να συλλέγουν σκόνη, να είναι η πηγή του ή να κατανείμει επιθετικές χημικές ουσίες.

Στο δωμάτιο Αρχείο θα πρέπει να υπάρχει φυσικό ή τεχνητό εξαερισμός. Εάν μιλάμε για συστήματα κλιματισμού, πρέπει να συμμορφώνονται με τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

εξασφαλίζουν την ανακυκλοφορία αέρα με τον πολλαπλασιασμό 2-3 ανταλλαγής ·

διατηρούν μια σταθερή λειτουργία θερμοκρασίας και υγρασίας ·

παράγουν καθαρισμό αέρα από σκόνη και επιθετικές ακαθαρσίες.

Για την κάλυψη των σύγχρονων απαιτήσεων της συμπαγής και της αποτελεσματικότητας.

Ύψος Αρχείο ( Ρήτρα 2.11.1.2 Κανόνες για την οργάνωση της αποθήκευσης της απόκτησης, της λογιστικής και της χρήσης εγγράφων του αρχειακού ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας και άλλων αρχειακών εγγράφων σε κρατικά και δημοτικά αρχεία, μουσεία και βιβλιοθήκες, οργανώσεις της Ρωσικής Ακαδημίας Επιστημών (Εγκρίθηκε από Η σειρά του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 18ης Ιανουαρίου 2007 αριθ. 19, όπως τροποποιήθηκε. Χρονολογημένη 16η Φεβρουαρίου 2009)) εξαρτάται από το μέγεθος και τις παραμέτρους του εξοπλισμού που προορίζονται για την αποθήκευση αρχειακών εγγράφων, αλλά δεν πρέπει να είναι μικρότερη από 2,25 μ στο κάτω μέρος των προεξέχουσων δομών και όχι μεγαλύτερη από 4 m.

Μια εφαρμογή απαγορεύεται στο Αρχείο Φωτιά, συσκευές θέρμανσης, τοποθέτηση ξένων αντικειμένων.

Εξέταση της καταλληλότητας του δωματίου για την τοποθέτηση ενός αρχείου σε αυτό

Η τελική απόφαση σχετικά με την καταλληλότητα ενός κτιρίου (χώροι) για το Αρχείο του Οργανισμού γίνεται λαμβάνοντας υπόψη τα συμπεράσματα της κρατικής εποπτείας πυρκαγιάς και του Sanepidemstation.

Μόνο μετά τη σχετική εξέταση σε προσαρμοσμένα κτίρια ή οι εγκαταστάσεις του οργανισμού τοποθετούνται ένα αρχείο.

Αυτή η εμπειρογνωμοσύνη είναι απαραίτητη για να προσδιοριστεί η αντίσταση της πυρκαγιάς των κτιρίων ή των εγκαταστάσεων του αρχείου, η ανθεκτικότητα των κύριων δομών και της αντοχής των αλληλεπικαλυπογραφημένων επικαλύψεων, λαμβάνοντας υπόψη τα πιθανά φορτία, την παρουσία και την κατάσταση των συστημάτων θέρμανσης και εξαερισμού.

Εκτελείται από τους εκπροσώπους της ίδιας της οργάνωσης (κατά κανόνα, υπάλληλοι του αρχείου), πυροσβέστες, ασφάλεια, κατασκευή, υγιεινές επιδημιολογικές και άλλες ειδικές υπηρεσίες.

Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της εξέτασης, η πράξη πρέπει να καταρτιστεί.

Μεταφορά εγγράφων στο κρατικό αρχείο

Τα έγγραφα δεν αποθηκεύονται πάντοτε στην ίδια την οργάνωση. Ορισμένα από αυτά διαβιβάζονται στο Δημοτικό (Δημοτικό) Αρχείο μετά τη σύναψη της σχετικής σύμβασης μεταξύ των μερών.

Σύμφωνα με τη ρήτρα 9.9 των βασικών κανόνων, τα έγγραφα μεταφέρονται στο κρατικό αρχείο σύμφωνα με την εγκεκριμένη προμήθεια εμπειρογνωμόνων και επιθεώρησης (EPC) των υποθέσεων αρχειακών οργάνων.

Η μεταφορά των περιπτώσεων πραγματοποιείται στην αναζήτηση. Σε κάθε περίπτωση, το σήμα αποθεματικού σήμανε την παραλαβή των εγγράφων στο Κρατικό Αρχείο, εκδίδεται η πράξη αποδοχής και μεταφορά υποθέσεων.

Στην περίπτωση πρωταρχικής μεταφοράς εγγράφων στο Κρατικό Αρχείο, ο οργανισμός θα πρέπει να μεταφέρει το ιστορικό πιστοποιητικό στο αρχιτεκτονικό ταμείο του Οργανισμού. Στο μέλλον, όταν μεταδίδονται τα έγγραφα, μια προσθήκη στο Ιστορική αναφορά Σχετικά με τις αλλαγές στον τίτλο, τις λειτουργίες, τη δομή, τη υποταγή της οργάνωσης, της σύνθεσης και της κατάστασης των εγγράφων (εάν συμβεί κάτι τέτοιο).

Σε περίπτωση ανίχνευσης κατά τη μεταδοτική Διαφορές μεταξύ της τελικής εισόδου στην απογραφή και την πραγματική παρουσία μεταδιδόμενων περιπτώσεωνΕπιπλέον, γίνεται μια νέα τελική καταχώρηση, η οποία υποδεικνύει την πραγματική παρουσία και τον αριθμό των περιπτώσεων που λείπουν. Ο αριθμός των υποθέσεων που λείπει επίσης διαπραγματεύεται στην πράξη λήψης εγγράφων για κρατική αποθήκευση. Στον οργανισμό που επισυνάπτεται στο πιστοποιητικό, αναφέρονται οι αιτίες της απουσίας τους.

Το αρχείο της οργάνωσης είναι επίσης υπεύθυνο για την αναζήτηση εγγράφων.

Ελλείψει εγγράφων, εάν τα μέτρα για την αναζήτησή τους δεν έδωσαν αποτελέσματα, καταρτίζεται η πράξη της έκθεσης των υποθέσεων, η πορεία της αναζήτησης που εξαντλείται.

Τα χαμένα σενάρια εγγράφων μπορούν να αντικατασταθούν από τα αντίγραφα τους.

Αμέσως πριν από τη μεταφορά αρχειακών εγγράφων του Οργανισμού Μόνιμης Αποθήκευσης στο Κρατικό Αρχείο, μαζί με τον εκπρόσωπο του κρατικού αρχείου, ελέγχεται από την ορθότητα της επιστημονικής επεξεργασίας των περιπτώσεων, της φυσικής και υγιεινής και υγιεινής κατάστασης των εγγράφων.

Εάν εντοπιστούν σφάλματα, τα ελαττώματα, τα ελαττώματα καταρτίζονται επίσης την αντίστοιχη πράξη. Στη συνέχεια, εξαλείφεται από τα ελαττώματα των οργανωτικών δυνάμεων (σελ. 9.10 των βασικών κανόνων).

Με αρχειακά έγγραφα, η οργάνωση μεταφέρει στο κρατικό αρχείο Τρεις περιπτώσεις της Ομπίας και ένα αντίγραφο της πράξης της μεταφοράς υποδοχής.

Όλες οι παραπάνω διαδικασίες για την οργάνωση της αποθήκευσης των αρχειοθέτησης εγγράφων συνεπάγονται την ύπαρξη ειδικών στην οργάνωση του σχετικού επιπέδου προσόντων και της εκπαίδευσης.

Οργάνωση αρχείου εργασίας

Η διαρθρωτική οργάνωση του αρχείου εξαρτάται από τον όγκο των εγγράφων της εταιρείας. Μερικές φορές το αρχείο οργανώνεται ως ανεξάρτητο τμήμα ή τμήμα ως μέρος της υπηρεσίας διαχείρισης γραφείων. Κατά την οργάνωση του αρχείου, πρέπει να τηρούνται ορισμένοι υποχρεωτικοί κανόνες. Για τη σωστή λειτουργία του αρχείου, συνιστάται η ανάπτυξη και η αποδοχή της θέσης (οδηγίες) στο Αρχείο του Οργανισμού.

Ο επικεφαλής του αρχείου ή ο υπεύθυνος για το αρχείο (Archivius) διορίζεται και απαλλάσσεται από το γραφείο με εντολή του κεφαλιού του οργανισμού.

Η βάση των δραστηριοτήτων του αρχειοθέτη είναι:

Οργάνωση του Αρχείου.

Η ευθύνη, συμπεριλαμβανομένου του εγκληματία (για παράδειγμα, εάν τα έγγραφα από το αρχείο απαριθμούνται, καταστρέφονται, καταστρέφονται ή εν γνώσει κρυμμένα (μέρος 1 του άρθρου 325 του ποινικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας)), για την εφαρμογή των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί στο Αρχείο.

Ο Αρχιβός είναι απαραίτητος για να υποβληθεί σε οδηγίες και σε ορισμένες περιπτώσεις (για παράδειγμα, η εισαγωγή νέων μεθόδων για την οργάνωση των εργασιών, όπως οι βάσεις δεδομένων ηλεκτρονικών αρχείων) - πρακτική άσκηση.

Παρεμπιπτόντως. Η διδασκαλία του Αρχείου στον Οργανισμό πραγματοποιείται από τον επικεφαλής του αρχειακού τμήματος ή του προσώπου που εκτελεί τέτοιες λειτουργίες. Η πρακτική άσκηση μπορεί να πραγματοποιηθεί στο πλαίσιο του εκπαιδευτικού σεμιναρίου σχετικά με το σχετικό θέμα στο εκπαιδευτικό ίδρυμα που παρέχει αυτόν τον τύπο υπηρεσίας.

Η θέση του Archivis πρέπει αναγκαστικά να αντικατοπτρίζεται στο προσωπικό της οργάνωσης.

Το αρχείο της επιχείρησης μπορεί να λειτουργήσει ως δικαιώματα:

1) μια ανεξάρτητη δομική μονάδα. Η γενική διαχείριση των αρχείων του Οργανισμού ανατίθεται ταυτόχρονα στον ηγέτη της και τη διαχείριση των καθημερινών δραστηριοτήτων του Αρχείου - στον επικεφαλής της ανεξάρτητης δομικής μονάδας.

2) μια δομική μονάδα ως μέρος του εργαστηρίου γραφείων του οργανισμού. Στην περίπτωση αυτή, η διοίκηση αποδίδεται στον επικεφαλής της εργασίας γραφείου και του κεφαλιού της δομικής μονάδας.

Τα κύρια καθήκοντα του Archivis του Οργανισμού είναι:

1) την πρόσληψη του αρχείου των εγγράφων, η σύνθεση των οποίων προβλέπεται από τους κανονισμούς αρχειοθέτησης ·

2) τη λογιστική και τη διασφάλιση της διατήρησης των εγγράφων ·

3) Δημιουργία επιστημονικής και αναφοράς για την αρχειοθέτηση των εγγράφων.

4) Χρήση εγγράφων που είναι αποθηκευμένα στο Αρχείο.

5) Προετοιμασία και μεταφορά εγγράφων που αφορούν το ίδρυμα αρχειοθέτησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας για συνεχή αποθήκευση σύμφωνα με τους όρους και τις απαιτήσεις που καθορίζονται από την ομοσπονδιακή αρχειακή υπηρεσία της Ρωσίας και των διοικητικών οργάνων της αρχειακής δραστηριότητας των συστατικών οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας .

Για να εκτελέσετε τις κύριες εργασίες, ο Αρχιβωτός εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:

1) διεξαγωγή καταλόγων διαρθρωτικών διαιρέσεων του οργανισμού, οι οποίες αποτελούν πηγές πρόσληψης του αρχείου ·

2) Η υποδοχή σχηματίζεται, σύμφωνα με την ονοματολογία των περιπτώσεων, των αρχειακών υποθέσεων από τα διαρθρωτικά τμήματα του Οργανισμού.

3) Λογιστική και διασφάλιση της διατήρησης των εγγράφων που εγκρίθηκαν στο Αρχείο.

4) τη δημιουργία και τη συντήρηση της τρέχουσας κατάστασης της επιστημονικής και της συσκευής αναφοράς στα έγγραφα του αρχείου ·

5) Ο διοργάνωση υπηρεσιών πληροφόρησης για τους διαχειριστές και τα διαρθρωτικά τμήματα του οργανισμού σχετικά με το περιεχόμενο των αρχειακών εγγράφων.

6) Οργάνωση της χρήσης των εγγράφων κατόπιν αιτήματος των διαρθρωτικών μονάδων του Οργανισμού και των Ατομών, διατηρώντας τη λογιστική και την ανάλυση της χρήσης αυτής.

7) Συμμετοχή κατά την εξέταση της αξίας των εγγράφων, καθώς και την παροχή πολύπλοκου οργανωτικών και μεθοδολογικών μέτρων για τη μεταβίβαση εγγράφων για τη συνεχή αποθήκευση.

8) Επαλήθευση της ορθότητας του σχηματισμού και καταχώρησης περιπτώσεων στις διαρθρωτικές μονάδες των οργανισμών ·

9) Εργασίες σχετικά με την κατάρτιση της ονοματολογίας του Οργανισμού και των Δομικών Τμήματος.

10) την παροχή μεθοδολογικής και πρακτικής βοήθειας στα διαρθρωτικά τμήματα του οργανισμού σχετικά με τα θέματα εργασίας με τα έγγραφα ·

11) Συμμετοχή στην ανάπτυξη κανονιστικών και μεθοδολογικών εγγράφων σχετικά με την αρχειακή υπόθεση και τη στήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση εντός του οργανισμού.

12) Συμμετοχή σε δραστηριότητες για τη βελτίωση των δεξιοτήτων των υπαλλήλων αρχείων.

Μεταφορά περιπτώσεων στο Αρχείο του Οργανισμού και τη χρήση αναφορών

Η μεταφορά των περιπτώσεων στο Αρχείο του Οργανισμού διεξάγεται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, το οποίο καταρτίζεται από το αρχείο, συμφωνείται με τους επικεφαλής των δομικών μονάδων που διαβιβάζουν έγγραφα στο Αρχείο και εγκρίνονται από τον αρχηγό του οργανισμού (ρήτρα 3.7.25 των βασικών κανόνων).

Η παραλαβή κάθε θήκης στο Αρχείο γίνεται παρουσία ενός υπαλλήλου - αντιπρόσωπο της δομικής μονάδας.

Δεδομένου ότι η διαθεσιμότητα του αρχείου του οργανισμού συνεπάγεται όχι μόνο την αποθήκευση των εγγράφων, αλλά και να χρησιμοποιεί τη χρήση τους, είναι απαραίτητο να αναπτυχθούν και να αποδεχθούν τους κανονισμούς για την έκδοση εγγράφων από το Αρχείο. Η διαδικασία αυτή πρέπει να πραγματοποιηθεί κατόπιν αιτήματος των εργαζομένων του Οργανισμού.

Για παράδειγμα, οι κανόνες των αρχείων έχουν διαπιστωθεί ότι η έκδοση εγγράφων πρέπει να καταχωρηθεί στα βιβλία της έκδοσης ενός οργανισμού στους υπαλλήλους του οργανισμού.

Η άμεση έκδοσης εκδίδεται από τις απαιτήσεις για την έκδοση υπαλλήλων του Οργανισμού, ενεργεί σε υποθέσεις έκδοσης για προσωρινή χρήση σε άλλους οργανισμούς.

Η προθεσμία έκδοσης εγγράφων για προσωρινή χρήση δεν πρέπει να υπερβαίνει Ενας μήναςΓια χρήση από υπαλλήλους του Οργανισμού και Τρεις μήνες- για προσωρινή χρήση από άλλους οργανισμούς.

Πρέπει να σημειωθεί ότι η οργάνωση της αποθήκευσης αρχειοθέτησης εγγράφων στον οργανισμό απαιτείται επίσης λόγω του γεγονότος ότι υπάρχουν ορισμένοι φορείς ελέγχου που επιτρέπεται να διεξάγουν τους κατάλληλους ελέγχους.

Αρχεία ελέγχου

Ο έλεγχος της συμμόρφωσης με τον νόμο για την αρχειακή επιχείρηση στη Ρωσική Ομοσπονδία διεξάγεται από ομοσπονδιακές κυβερνητικές οργάνες, συμπεριλαμβανομένης μιας ομοσπονδιακής εκτελεστικής αρχής, των κρατικών αρχών των συστατικών οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας, συμπεριλαμβανομένων των εξουσιοδοτημένων εκτελεστικών αρχών των συστατικών οντοτήτων του Η Ρωσική Ομοσπονδία στον τομέα της Αρχείας, στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς της, που καθορίζεται από τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας και τη νομοθεσία των συστατικών οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας (άρθρο 16 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 10/22/2004 Νο. 125-FZ "Όσον αφορά την αρχειοθετημένη στη Ρωσική Ομοσπονδία", όπως τροποποιήθηκε από τις 27.07.2010).

Έτσι, το αρχείο της οργάνωσης μπορεί να ελέγξει:

1) Φορολογική Επιθεώρηση της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

2) Ταμείο συνταξιοδότησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Ως αποτέλεσμα, σύμφωνα με το νόμο, νομικά πρόσωπα, καθώς και υπάλληλοι και πολίτες, ένοχοι παραβίασης του νόμου για την αρχειακή επιχείρηση στη Ρωσική Ομοσπονδία, σύμφωνα με το άρθρο. 27 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 10/22/2004 Νο. 125-FZ "στην Αρχειοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας" μεταφέρονται από πολιτική, διοικητική και ποινική ευθύνη, που ιδρύθηκε από το νόμο Ρωσική Ομοσπονδία.

Συμπερασματικά, θα ήθελα να σημειώσω ότι σήμερα θέματα εξασφάλισης της διατήρησης των εγγράφων, ιδίως της δημιουργίας υλικών και τεχνικών συνθηκών για τη φυσική τους συντήρηση και το σωστό καθεστώς αποθήκευσης, την εξάλειψη της ζημίας, την απώλεια, παραμένουν εμβάσματα στις περισσότερες σύγχρονες οργανώσεις . Για την αποτελεσματική εργασία των αρχείων, απαιτούνται επαγγελματικές συστάσεις σχετικά με τον οικισμό των περιοχών αρχειοθέτησης, την τοποθέτησή τους εντός της οργάνωσης, τους πιο βέλτιστους τρόπους αποθήκευσης θερμοκρασίας και υγρασίας των εγγράφων με διαφορετικούς μεταφορείς πληροφοριών, ώστε να εξασφαλίζεται η πυραστική ασφάλεια, ο εξοπλισμός και η υλικοτεχνική ασφάλεια ορθολογική τοποθέτηση εγγράφων για να εξασφαλιστεί η πρόσβαση σε αυτούς.

M. V. Grishina, ειδικός του τμήματος προσωπικού, διευθυντής προσωπικού LLC Stelmon

Η τεκμηρίωση της λογιστικής, του προσωπικού και των κατευθυντήριων γραμμών αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της καθημερινής εργασίας του Τμήματος Εργασίας Γραφείων οποιασδήποτε σύγχρονης οργάνωσης. Η αποθήκευση των εγγράφων αποτελεί σημαντικό στοιχείο αυτής της εργασίας. Η διάρκεια ζωής των εγγράφων καθορίζεται όχι μόνο από τη σημασία τους, αλλά και τυπικές λίστες, οι οποίες παρέχουν συστάσεις για χρονισμό. Η συμμόρφωση με την οργάνωση όλων των απαιτήσεων και κανόνων θα αποφύγει προβλήματα με τις ρυθμιστικές αρχές.

Από το άρθρο θα μάθετε:

Αποθήκευση εγγράφων στο αρχείο

Τα συστατικά έγγραφα είναι τα πρώτα επιχειρηματικά έγγραφα που λαμβάνει η εταιρεία. Η αξία του καταστατικού και του πιστοποιητικού εγγραφής για τον οργανισμό είναι επίσης σημαντική ως η παρουσία ενός διαβατηρίου και ένα πιστοποιητικό γέννησης για ένα άτομο. Μπορούν να χρειαστούν σε μια ποικιλία καταστάσεων. Φυσικά, η απώλεια αυτού του επιχειρηματικού χαρτιού δεν αποτελεί μεγάλο πρόβλημα, μπορούν εύκολα να αποκατασταθούν, αλλά γι 'αυτό, ωστόσο, θα πρέπει να πληρώσει το κρατικό τέλος. Ωστόσο, δεν είναι καλύτερο να μην το κάνετε αυτό, αλλά απλά να συμμορφώνεστε με τους όρους και το χρονοδιάγραμμα της αποθήκευσης τους.

Αποθήκευση εγγράφων τερματισμού

Το άρθρο 52 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας ρυθμίζει τη διαδικασία εγγραφής κάθε νομικής οντότητας. Δημιουργείται με βάση τα σχετικά συστατικά έγγραφα. Η οργανωτική και νομική μορφή της δημιουργίας της επιχείρησης καθορίζει τη σύνθεση και την ποσότητα τους. Κατά κανόνα, αυτός είναι ο Χάρτης και το Πιστοποιητικό Εγγραφής. Φυσικά, κάθε επιχείρηση είναι φορολογούμενος, οπότε πρέπει επίσης να έχει πιστοποιητικό καταχώρισης με την κατάλληλη φορολογική αρχή. Αυτό είναι συνήθως ένα πανδοχείο / ΔΕΗ. Εάν η εταιρεία που δημιουργήθηκε είναι επιχειρηματική οντότητα, τότε πρέπει να έχει μια ίδρυση σύμβασης. Οι εταιρείες μετοχών πρέπει να έχουν ένα μητρώο τίτλων και τους ιδιοκτήτες τους.

Παραδοσιακά, τα δικαιολογητικά έγγραφα της εταιρείας θεωρούσαν πάντοτε έγγραφα σε χαρτονομίσματα. Αυτά τα επιχειρηματικά έγγραφα διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στο έργο του οργανισμού και αποτελούν σημαντική νομική σημασία. Πρόσφατα, η κατάσταση έχει αλλάξει. Στη Ρωσική Ομοσπονδία, η ηλεκτρονική απόδειξη εγγράφων γίνεται όλο και περισσότερο διανομή και η ηλεκτρονική τεκμηρίωση αρχίζει να χρησιμοποιείται στην ισοτιμία με χαρτί και σε ορισμένες περιπτώσεις ακόμη και να αποκτήσει κυρίαρχη σημασία.

Ας δώσουμε ένα παράδειγμα. Για την εφαρμογή διαφόρων δράσεων και παραλαβής των δημόσιων υπηρεσιών, η εταιρεία έχει τώρα το δικαίωμα να μην παρέχει στους υπαλλήλους κρατικών φορέων με τις κατευθυντήριες γραμμές για το χαρτί. Αυτή η καινοτομία οφείλεται στο γεγονός ότι το ενοποιημένο μητρώο καταχώρισης κρατικών νομικά πρόσωπα (Egrul) περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Κάθε εργαζόμενος Κρατική οργάνωση, Ο φορολογικός επιθεωρητής ή συμβολαιογράφος με την πρόσβαση στην ενσωμάτωση, μπορεί ανά πάσα στιγμή να λάβει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες σχετικά με μια συγκεκριμένη νομική οντότητα. Επιπλέον, ο Χάρτης χαρτιού δεν αποτελεί πλέον απαραίτητο στοιχείο του εργαστηρίου των κοινωνιών περιορισμένης ευθύνης. Τώρα στο έργο τους μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον ηλεκτρονικό χάρτη μιας τυπικής φόρμας.

Δείτε επίσης:

Αρχείο Αποθήκευση εγγράφων

Αρχειακή αποθήκευση Η επέκταση, καθώς και οποιοδήποτε άλλο, τα έγγραφα πρέπει να διεξάγονται στον τόπο που διατίθεται ειδικά για αυτό. Παραδοσιακά, αυτός είναι ένας ειδικός φάκελος που αποθηκεύεται σε ασφαλή. Αρμοδιότητες για την αποθήκευση της τεκμηρίωσης, καθώς τα πρώτα πρόσωπα του οργανισμού μεταφέρονται είτε Διευθύνων Σύμβουλοςή επικεφαλής λογιστή. Στην περίπτωση νομικού τμήματος, αυτή η λειτουργία μπορεί να ανατεθεί στους υπαλλήλους της. Ωστόσο, πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι η ευθύνη για ζημίες ή απώλεια εγγράφων είναι υπεύθυνη σε κάθε περίπτωση.

Σημειώστε ότι για Κοινές εταιρείες Ο νόμος θεσπίζει ειδικές απαιτήσεις για τη σειρά χρονισμού και αποθήκευσης των εγγράφων επιχειρήσεων. 16 Ιουλίου 2003 εγκρίθηκε ειδικό διάταγμα της FCCB αριθ. 03-33 / PS, ρυθμίζοντας τη διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων κοινών αποθεμάτων εταιρειών. Το γεγονός είναι ότι οι επιχειρήσεις αυτής της μορφής ιδιοκτησίας χρησιμοποίησαν τίτλους στις δραστηριότητές τους. Η νομοθεσία αυτή προβαίνει σε ειδικές απαιτήσεις για τους όρους και τις συνθήκες αποθήκευσης.

Όλες οι άλλες επιχειρήσεις με διαφορετική νομική μορφή, Αποθήκευση και ο καθορισμός των συνθηκών για το περιεχόμενο των επιχειρηματικών εγγράφων καθοδηγούνται Γενικοί κανόνεςδεν ρυθμίζεται από ειδικά διατάγματα ή πράξεις.

Αποθήκευση λογιστικών και φορολογικών εγγράφων

Κάθε επιχείρηση είναι ανεξάρτητη από τη μορφή ιδιοκτησίας και οργανωτικής και νομικής μορφής, είναι υποχρεωμένη να οδηγήσει τον φόρο και τη λογιστική. Υπάρχουν ορισμένοι οργανισμοί που, σύμφωνα με το νόμο, δεν υποχρεούνται να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις της FZ "στη Λογιστική". Αλλά θα πρέπει επίσης να διεξάγουν λογιστικές δηλώσεις που τους καταγράφουν Χρηματοοικονομικές δραστηριότητες. Όλα τα χρηματοπιστωτικά και φορολογικά έγγραφα των επιχειρήσεων πρέπει να διατηρούνται και να αποθηκεύονται με αυστηρά καθορισμένους κανόνες και κανονισμούς.

Όλα τα λογιστικά τεκμηρίωση μπορούν να χωριστούν υπό όρους σε δύο μεγάλες ομάδες:

Πρωτογενή έγγραφα.

Λογιστική τεκμηρίωση.

Η πρωταρχική τεκμηρίωση είναι σημαντικά υψηλότερη. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το μερίδιο του λιονταριού αυτής της τεκμηρίωσης είναι οι αιτούντες χαρτιού στην επιχείρηση από επιχειρηματικούς εταίρους και αντισυμβαλλόμενους. Όλες οι λογιστικές λειτουργίες που επιτεύχθηκαν, καθώς και ο σχηματισμός της φορολογικής βάσης, πραγματοποιούνται αποκλειστικά με βάση την πρωτογενή τεκμηρίωση. Έχει μια συγκεκριμένη μορφή και εμφάνιση. Τι αφορά την πρωτεύουσα τεκμηρίωση με την κύρια τεκμηρίωση; Πρώτα απ 'όλα, πρόκειται για πράξεις, συμβάσεις, τιμολόγια, γενικά, καθώς και ορισμένα άλλα έγγραφα. Όλες οι νομικά σημαντικές ενέργειες πιστοποιούνται από αυτούς τους επιχειρηματικούς τίτλους. Από την άποψη αυτή, έχουν ορισμένες ειδικές απαιτήσεις σχετικά με το ουσιαστικό μέρος και τις συνθήκες στις οποίες πρέπει να αποθηκευτούν.

Επί του παρόντος, τα πρωτογενή επιχειρηματικά έγγραφα που δημιουργήθηκαν και λειτουργούν σε ηλεκτρονική μορφή δεν είναι ήδη ασυνήθιστες. Για τεκμηρίωση αυτού του είδους αναπτύσσονται επίσης ορισμένα πρότυπα που καθορίζουν το σχήμα και τη μορφή τους, ειδικότερα, τη διαθεσιμότητα ειδικευμένης ηλεκτρονικής υπογραφής. Όσον αφορά το χρονοδιάγραμμα της αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων, είναι απολύτως πανομοιότυπα με τους ομολόγους τους.

Χρόνος αποθήκευσης αρχειοθέτησης εγγράφων στον οργανισμό

Ο Χάρτης κάθε επιχείρησης ή οργανισμού δεν εξαρτάται από το νομικό τους καθεστώς πρέπει να περιέχει ένα στοιχείο που διέπει τις συνθήκες που θα πρέπει να διατηρηθεί υπό τις συνθήκες και εντός μιας χρονικής λογιστικής χαρτιού. Η παρουσία αυτής της παραγράφου θα συμβάλει στην αποφυγή πρόσθετων ερωτήσεων από εκπροσώπους των ακουστικών αρχών. Επιπλέον, συνιστάται η δημοσίευση μιας τοπικής κανονιστικής πράξης που ορίζει τον τρόπο αποθήκευσης της τεκμηρίωσης της εταιρείας και ο οποίος θα φέρει ειδικά την ευθύνη γι 'αυτό.

Όλα τα κύρια λογιστικά έγγραφα πρέπει να διατηρούνται σύμφωνα με τις απαιτήσεις της σύγχρονης ρωσικής νομοθεσίας, αλλά όχι λιγότερο από 5 έτη.

Αποθήκευση εγγράφων στο προσωπικό

Κατά τη συντριπτική πλειοψηφία, η τεκμηρίωση σχετικά με την εργασία του προσωπικού είναι η τεκμηρίωση αυστηρής αναφοράς. Οι ειδικές συνθήκες αποθήκευσης για τα επιχειρηματικά έγγραφα προκαλούνται από το γεγονός ότι περιέχουν προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων. Αυξημένη ευθύνη για την ακεραιότητα και την ασφάλεια τόσο των ίδιων των μεταφορέων, οπότε οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά βρίσκονται σε έναν ειδικά εξουσιοδοτημένο υπάλληλο - επιθεωρητή προσωπικού. Η έλλειψη μιας τέτοιας θέσης στο προσωπικό του οργανισμού υποδηλώνει ότι αυτή η ευθύνη δεν θα είναι ούτε επικεφαλής της επιχείρησης ή ο αρχηγός λογιστής.

Όλες τις παραγγελίες, που συνεργάζονται με το προσωπικό, τις λογιστικές κάρτες των εργαζομένων, Εργατικά βιβλία Και οι δηλώσεις των εργαζομένων βρίσκονται στην εισαγωγή του επιθεωρητή προσωπικού. Ο ομοσπονδιακός νόμος "Κατά τη λογιστική" ρυθμίζει τη διαδικασία για τη δημιουργία τεκμηρίωσης και μισθών του πρωτογενούς προσωπικού. Από τις διατάξεις του παρόντος νόμου, προκύπτει ότι όλα τα κύρια λογιστικά τεκμηρίωση μπορούν να ληφθούν υπόψη μόνο εάν ο σχηματισμός της πραγματοποιήθηκε με βάση τα άλμπουμ των ενοποιημένων μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης.

Προετοιμασία εγγράφων για αποθήκευση αρχειοθέτησης

Η αποθήκευση της λογιστικής τεκμηρίωσης ρυθμίζεται από το γράμμα του Υπουργείου Οικονομικών της ΕΣΣΔ της 29ης Ιουλίου 1983 για το # 105. Σύμφωνα με την επιστολή αυτή, πρέπει να αποθηκευτεί ΑρχειοθέτησηΚάτω από το οποίο υπάρχει ένα ξεχωριστό δωμάτιο με ειδικά ερμάρια και χρηματοκιβώτια. Οι κανόνες Rosarhiva της 06.02.2002 περιέχουν τυπικές συστάσεις για τη διάταξη αυτών των χώρων. Οι συστάσεις είναι επιθυμητές, αλλά όχι δεσμευτικές. Η τιμωρία για τη μη συμμόρφωσή τους δεν παρέχεται.

Αρκετές άλλες απαιτήσεις επιβάλλονται σχετικά με τον τρόπο αποθήκευσης αυστηρών τεκμηρίωσης αναφοράς. Θα πρέπει να περιέχεται σε χρηματοκιβώτια ή ειδικούς χώρους εξοπλισμένους με μέτρα ασφαλείας. Οι ίδιες απαιτήσεις παρουσιάζονται σε επιχειρηματικούς τίτλους που χαρακτηρίζονται από ένα "εμπορικό μυστήριο".

Όλες οι άλλες επιχειρηματικές τεκμηρίωση μπορούν να αποθηκευτούν σε ράφια και ειδικά ντουλάπια. Μπορούν να εντοπιστούν απευθείας στο γραφείο του επικεφαλής του οργανισμού ή του αρχηγού λογιστή. Παρακαλείστε να σημειώσετε ότι, προκειμένου να διασφαλιστεί η ευκολία πρόσβασης σε ένα απόσπασμα από την τράπεζα, τις εκθέσεις εκ των προτέρων, τις πράξεις, τις εντολές μετρητών και άλλων οικονομικών εγγράφων, συνιστώνται να διατηρούνται σε αλληλένδετη και θέση σε χρονολογική σειρά.

Σε περίπτωση έλλειψης χώρου, καθώς και μετά το πέρασμα του ελέγχου του FNS, μεταδίδονται ορισμένα επιχειρηματικά έγγραφα αρχειοθέτηση Δημοτική εκπαίδευση. Η μετάδοση πραγματοποιείται με απογραφή, σε αριθμημένη και ραμμένη μορφή. Ορισμένα έγγραφα κατά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης υπόκεινται σε καταστροφή. Η ειδική Επιτροπή ελέγχει αυτή την τεκμηρίωση και καταγράφει το γεγονός της καταστροφής του.

Η συμμόρφωση με τους καθιερωμένους κανόνες, η σειρά και οι προθεσμίες εγγυάται έναν επιχειρηματία να προστατεύει από το πρόβλημα που προκλήθηκε από τη διαφωνία με τις εξακρίβωση των οργάνων και το επιτρέπει επίσης να δημιουργήσει την αναγκαία νομοθετική βάση, η οποία μπορεί να απαιτηθεί κατά την υπεράσπιση νόμιμων δικαιωμάτων και συμφερόντων στο δικαστικό σώμα.

Ακόμη και αν ο σκηνοθέτης δεν θέλει να ακούσει για το αρχείο ως δομικό τμήμα, δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχει κανένα. Το αρχείο είναι, αλλά ενώ υπάρχει μια μορφή διασκορπισμένης αποβλήτων χαρτιού και ντουλαπιών με πλήρη απουσία οποιασδήποτε μονής τάξης και συστήματος. Σε αυτό το άρθρο, θα σας πούμε πώς να οργανώσετε την αποθήκευση εγγράφων στον οργανισμό στην οποία το αρχείο δεν είναι ακόμη και τα έγγραφα που πρέπει να εξασφαλίσουν τις κατάλληλες συνθήκες διατήρησης και εξάλλου, εμφανίζονται καθημερινά. Μετά από όλα, θα συμφωνήσετε, είναι πολύ πιο εύκολο να αρχίσετε να δημιουργείτε το αρχείο όταν η οργάνωση είναι μικρή και χαρτιά, η ασφάλεια του οποίου είναι να διασφαλιστεί, όχι τόσο πολύ. Εάν αναλάβετε αυτό το έργο σε μερικά χρόνια, όταν ο όγκος της διαχείρισης εγγράφων θα αρχίσει να υπολογίζεται με δεκάδες χιλιάδες μονάδες, το αρχείο θα αποτελέσει πολύ πιο δύσκολη.

Κανονιστικά έγγραφα και ευθύνη για την ακατάλληλη αποθήκευση εγγράφων

Η διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων του Οργανισμού ρυθμίζεται σε ομοσπονδιακό επίπεδο.

Υπάρχουν δύο βασικά έγγραφα αρχείων στην εταιρεία:

1. Τους βασικούς κανόνες για το έργο των αρχείων των Τμήμα, Εγκρίθηκε με εντολή του κεφαλαίου της ΕΣΣΔ από 05.09.1985 Νο. 263. Το έγγραφο ρυθμίζεται (υποχρεωτικό).
2. Οι κύριοι κανόνες για το έργο των αρχείων των οργανισμών, Εγκρίθηκε με την απόφαση του Σώματος Rosarhiva της 06.02.2002 (εφεξής καλούμενη από τους βασικούς κανόνες εργασίας αρχείων των οργανισμών). Το έγγραφο είναι μεθοδικός (προαιρετικός) χαρακτήρας.

Συνιστούμε τον γραμματέα να διερευνήσει αυτά τα όμορφα παρόμοια έγγραφα. Περιγράφουν τις βασικές αρχές αποθήκευσης επιχειρηματικού χαρτιού στην εταιρεία, τις απαιτήσεις αποθήκευσης, παρέχει πολλές μορφές εγγράφων που παρέχουν τη διαδικασία αποθήκευσης, με επικεφαλής την ονοματολογία του οργανισμού.

Ευθύνη για την ακατάλληλη αποθήκευση εγγράφων

Σύμφωνα με την τέχνη. 13.25 Κωδικός της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τις διοικητικές παραβάσεις Παραβίαση των καθιερωμένων διαδικασιών και προθεσμιών για την αποθήκευση εγγράφων με κοινή εταιρία και μια κοινωνία με περιορισμένη (πρόσθετη) ευθύνη συνεπάγεται την επιβολή διοικητικού προστίμου στους υπαλλήλους του ποσού των δύο χιλιάδων πεντακοσίων και πέντε χιλιάδες ρούβλια. Σε νομικά πρόσωπα - από διακόσια χιλιάδες έως τριακόσια χιλιάδες ρούβλια. Η πρακτική της χρήσης αυτού του άρθρου είναι αρκετά εκτεταμένη, καθώς έχει νόημα να ενημερώσει τον διευθυντή που αρνείται να διαθέσει πόρους για την αποθήκευση των εγγράφων της εταιρείας.

Ανάλυση της σύνθεσης των εγγράφων

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να αντιμετωπίσετε τη σύνθεση των εγγράφων που βρίσκονται σήμερα στην οργάνωση. Όλα αυτά χωρίζονται σε δύο ομάδες:

Έγγραφα που έχουν ήδη ολοκληρωθεί από τις εργασίες γραφείου.

Τα έγγραφα που σχηματίζονται ως αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων του οργανισμού και βρίσκονται σε ένα ή ένα άλλο στάδιο του κύκλου ζωής τους.

Οι εργασίες θα πάνε αμέσως σε δύο κατευθύνσεις. Τα έγγραφα από την πρώτη ομάδα πρέπει να προβληθούν, αποσυναρμολογούνται από τους τύπους και να καθορίσουν τη σύνθεση των περιπτώσεων. Τα έγγραφα της δεύτερης ομάδας αμέσως στο τέλος των εργασιών γραφείου θα πρέπει επίσης να διανεμηθούν σε υποθέσεις.

Είναι απαραίτητο να ενεργείτε με συνέπεια, με τη σειρά τους στροφή σε κάθε τμήμα του οργανισμού. Εδώ, ο γραμματέας θα πρέπει να έρθει στη βοήθεια αυτών των υπηρεσιών. Μόνο αυτοί είναι άνθρωποι που γνωρίζουν τις εργασιακές τους διαδικασίες από το εσωτερικό - μπορούν να διαμορφώσουν σωστά τους τίτλους των περιπτώσεων και τη σύνθεση των εγγράφων σε αυτά. Ως αποτέλεσμα αυτού του έργου, ο κατάλογος των περιπτώσεων κάθε διαρθρωτικού τμήματος θα αποτελέσει τη βάση της επιχειρηματικής ονοματολογίας του οργανισμού.

Λεπτομέρειες αποθήκευσης εγγράφων

Κάθε έγγραφο έχει τη δική του περίοδο αποθήκευσης, η οποία καθορίζει τον οργανισμό - συγγραφέας του εγγράφου και το κράτος. Η καταστροφή του εγγράφου νωρίτερα από τη λήξη της αποθήκευσης δεν επιτρέπεται.

Μέχρι σήμερα, υπάρχουν τρεις κανονιστικές πράξεις που ρυθμίζουν τις προθεσμίες για την αποθήκευση εγγράφων, το οποίο καλείται, με τεράστιο τρόπο. Ας απαριθούμε αυτούς τους κανονισμούς:

• Κατάλογος τυπικών εγγράφων αρχείων διαχείρισης που σχηματίζονται στη διαδικασία δραστηριότητας των κρατικών φορέων, όργανα Τοπικές κυβερνήσεις και οι οργανισμοί, αναφέροντας το χρονοδιάγραμμα αποθήκευσης, που εγκρίθηκαν με τη σειρά του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 25ης Αυγούστου 2010 αριθ. 558 (με αλλαγή 04.02.2015).
• Κατάλογος τυπικών αρχειακών εγγράφων που σχηματίζονται στις επιστημονικές και τεχνικές και παραγωγικές δραστηριότητες των οργανισμών, αναφέροντας το χρονοδιάγραμμα αποθήκευσης, που εγκρίθηκε με τη διάταξη του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 31.07.2007 αριθ. 1182 (όπως τροποποιήθηκε στις 28 Απριλίου 2011) ;
• Ο κατάλογος των τυποποιημένων εγγράφων που δημιουργήθηκαν στις δραστηριότητες των κρατικών επιτροπών, των υπουργείων, των τμημάτων και άλλων θεσμικών οργάνων, των οργανώσεων, των επιχειρήσεων, με ένδειξη του χρόνου αποθήκευσης, η οποία εγκρίθηκε από την ηγεσία της ΕΣΣΔ 08/15/1988 (όπως τροποποιήθηκε κατά 31.07. 2007).

Κοινή Εταιρεία Θα πρέπει επίσης να καθοδηγείται από τους κανονισμούς σχετικά με τη διαδικασία και το χρονοδιάγραμμα αποθήκευσης κοινών αποθεμάτων, που εγκρίθηκε με την απόφαση της ομοσπονδιακής φορολογικής υπηρεσίας της Ρωσίας της 16ης Ιουλίου 2003 Νο. 03-33 / PS.

Εκτός από τους παραπάνω τυπικούς καταλόγους, η διάρκεια ζωής ορισμένων εγγράφων μπορεί να παραχωρηθεί στις ρυθμιστικές πράξεις της βιομηχανίας. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να είναι πολύ προσεκτικός κατά τον καθορισμό των προθεσμιών και να είστε βέβαιοι να καταφύγουν στη βοήθεια διαχειριστών και υπαλλήλων αυτών των μονάδων στα οποία σχετίζονται τα έγγραφα.

Σημείωση

Η διάρκεια ζωής των εγγράφων υπολογίζεται από την πρώτη Ιανουαρίου του έτους, το οποίο ακολουθεί το έτος του τέλους από τις εργασίες γραφείου. Έτσι, εάν το έγγραφο εκτελέστηκε τον Ιανουάριο του 2015 και έχει διάρκεια ζωής 5 ετών, τότε αυτά τα 5 χρόνια θα μετρηθούν από τις 01/01/2016. Αποδεικνύεται ότι είναι δυνατόν να καταστραφεί αυτό το έγγραφο μόνο μετά την 31.12.2020.

Στο στάδιο του καθορισμού του χρονισμού, συνήθως διαπιστώνεται ότι κατά την οργάνωση ενός συστήματος αποθήκευσης εγγράφων, κάθε ενέργεια τραβάει άλλο. Αν αναρωτιόμαστε πόσα χρόνια αποθηκεύονται ένα ή άλλο έγγραφο, τότε είναι απαραίτητο να το γράψετε αμέσως κάπου - δεν μπορείτε να κρατήσετε όλους αυτούς τους αριθμούς στο κεφάλι σας. Ο κατάλογος στον οποίο αναφέρονται όλα τα έγγραφα του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων. Η διάρκεια της αποθήκευσης τους δεν είναι τίποτα περισσότερο από την ονοματολογία των περιπτώσεων.

Ονοματολογία

Η διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων του οργανισμού αρχίζει με την ονοματολογία των περιπτώσεων.

Το λεξικό μας

Ονοματολογία - Ένας συστηματικός κατάλογος των ονομάτων των περιπτώσεων μάρκετινγκ στη δουλειά του γραφείου, υποδεικνύοντας το χρονοδιάγραμμα της αποθήκευσης τους, στην προβλεπόμενη μορφή.

Με άλλα λόγια, όλοι οι ηγέτες που ελήφθησαν ως αποτέλεσμα της ανάλυσης των εγγράφων μειώνονται σε μία μόνο λίστα και ο χρόνος αποθήκευσης έχει οριστεί γι 'αυτούς.

Η μορφή της ονοματολογίας δίνεται στο προσάρτημα 7 έως 3.4.6 των βασικών κανόνων των αρχείων των οργανισμών.

Σημείωση:Το όνομα του τμήματος στην ονοματολογία των περιπτώσεων είναι το όνομα της δομικής μονάδας.

Κάνω δείκτη αποτελείται από δύο μέρη. Ο πρώτος είναι ο κανονικός αριθμός της δομικής μονάδας, ο δεύτερος είναι ο αριθμός αλληλουχίας της θήκης εντός της δομικής μονάδας.

Ας δώσουμε ένα παράδειγμα. Για παράδειγμα, στην οργάνωση του τμήματος διαφήμισης έλαβε αριθμό αλληλουχίας 04. Το κομμάτι της ονοματολογίας των περιπτώσεων παρουσιάζεται παρακάτω.

Σημείωση

Εάν η οργάνωση είναι τόσο μικρή ώστε οι εργαζόμενοι να εκτελούν το ρόλο των τμημάτων σε αυτήν, καθένα από τα οποία έχει τη δική του λειτουργικότητα, τότε όλοι οι δείκτες είναι καλύτεροι να ξεκινήσουν με το 01 και να αποκλείσουν από την ονοματολογία το όνομα της γραμμής "από την ονοματολογία.

Μετρήστε "Αριθμός περιπτώσεων" Γεμάτο μετά το έτος ημερολογίου. Υποδεικνύει τον αριθμό των μονάδων αποθήκευσης κάθε περίπτωσης, η οποία συσσωρεύεται στην επιχείρηση για το έτος.

Η ονοματολογία των περιπτώσεων εγκρίνει και εισάγει τον επικεφαλής της οργάνωσης από το νέο εργάσιμο έτος. Αλλά δεν χρειάζεται να περιμένετε τον Ιανουάριο να προσπαθήσει να διαμορφώσει τα έγγραφα της εταιρείας στην ονοματολογία, διότι το πρώτο στην ιστορία της οργάνωσης μπορεί να εμφανιστεί η ονοματολογία των υποθέσεων στα μέσα του έτους.

Τα έγγραφα διανέμονται σε υποθέσεις αμέσως μετά την ολοκλήρωση από το εργαστήριο. Δεν μπορείτε να τα αποθηκεύσετε για ένα ολόκληρο έτος και στη συνέχεια να αφιερώσετε μερικές εβδομάδες για να ξεκινήσετε στο φάκελο. Μόλις εκτελεστεί το έγγραφο και αφαιρείται από τον έλεγχο, πρέπει να τοποθετηθεί στην υπόθεση.

Οι συνάδελφοι πρέπει να τείνουν σταδιακά να διασφαλίσουν ότι η εταιρεία κατευθύνεται από τον γραμματέα. Εάν μια νέα περίπτωση εμφανιστεί στη διαίρεση, τότε αυτό πρέπει να ενημερωθεί γι 'αυτό, το οποίο θα κάνει μια επιχείρηση στην ονοματολογία και μαζί με έναν αρμόδιο υπάλληλο θα δημιουργήσει μια διάρκεια ζωής γι' αυτό. Έτσι σε μια νεαρή οργάνωση δημιούργησε ένα σύστημα κεντρικών εργασιών γραφείου.

"Ειδικά" έγγραφα: Προσωπικό και λογιστική

Έγγραφα προσωπικού.Εάν ο γραμματέας ασχολείται επιπλέον στην Εταιρεία και το Εργαστήριο Προσωπικού, η αποθήκευση αυτού του σχηματισμού εταιρικής τεκμηρίωσης πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στους ακόλουθους λόγους:

Τα έγγραφα προσωπικού υπόκεινται σε ελέγχους πολύ συχνότερα από τη διαχείριση.

Η διάρκεια ζωής πολλών εγγράφων εργασίας προσωπικού μετράται κατά δεκαετίες.

Τα έγγραφα προσωπικού περιέχουν προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων και επομένως απαιτούν όχι μόνο σχολαστική λογιστική, αλλά και ειδικών συνθηκών αποθήκευσης και εισδοχής σε αυτούς.

Το προσωπικό που περιλαμβάνεται στην ονοματολογία των υποθέσεων σε γενικές γραμμές, αλλά τα διατηρούν τα απαραίτητα στο κλείσιμο του ντουλαπιού στο κλειδί, το καλύτερο σίδηρο, ιδανική επιλογή - σε ένα ειδικό δωμάτιο, το οποίο είναι επίσης κλειστό στο κλειδί.

Λογιστικά έγγραφα.Δεδομένου ότι ο επικεφαλής λογιστής ασκεί προσωπική ευθύνη για την ασφάλεια των εγγράφων της, στη συνέχεια στα αρχικά στάδια της ανάπτυξης του οργανισμού, το κάνει ο ίδιος. Ίσως η λογιστική είναι το μοναδικό τμήμα, για τη σειρά της τεκμηρίωσης του οποίου μπορεί να είναι σχετικά ηρεμία.

Σταδιακά, το αρχείο ενός λογιστή υπερβαίνει το ατομικό ασφαλές και τίθεται το ερώτημα σχετικά με τη συμπερίληψη των εγγράφων λογιστικής και φορολογικής υποβολής εκθέσεων στη συνολική σειρά εγγράφων της εταιρείας για αποθήκευση και μεταγενέστερη καταστροφή. Τα λογιστικά έγγραφα περιλαμβάνονται επίσης στην ονοματολογία.

Όσον αφορά τον τρόπο αποθήκευσης, τότε, σε αντίθεση με τα έγγραφα του προσωπικού, η νομοθεσία δεν περιέχει ειδικές κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με αυτόν τον λογαριασμό. Ωστόσο, αν ζητήσετε τη γνώμη των λογιστών, τότε σχεδόν καθένα από αυτά θα πει ότι αυτά τα πράγματα είναι επίσης καλύτερα να κρατήσουν σε ξεχωριστό δωμάτιο.

Ηλεκτρονικά έγγραφα

Ένας άλλος ειδικός τύπος εγγράφων εγγράφων είναι ηλεκτρονικοί. Ο κίνδυνος δεν μαθαίνει γι 'αυτούς αρκετά μεγάλος, διότι εάν τα χαρτιά είναι σε φακέλους στο βλέμμα και λαμβάνουν υπόψη το τίποτα, τότε το ηλεκτρονικό "ζωντανό" σε συνάδελφους υπολογιστών. Μιλάμε για αυτά τα έγγραφα των οποίων ο κύκλος ζωής εκτελείται σε ηλεκτρονική μορφή. Χρυσό παράδειγμα - καταγραφή καταγραφής που ο Γραμματέας οδηγεί στο MS Excel. Όταν το έρχεται για να στείλετε ένα περιοδικό για αποθήκευση, δεν χρειάζεται να το εκτυπώσετε: Αυτό είναι ένα ηλεκτρονικό έγγραφο και θα πρέπει επίσης να αποθηκευτεί σε ηλεκτρονική μορφή.

Τα τμήματα πρέπει να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τα ηλεκτρονικά έγγραφα σχετικά με το αίτημα του γραμματέα.

Δυστυχώς, η Ρωσία εξακολουθεί να μην έχει σαφώς διατυπωθεί οδηγίες για την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων και αυτό συμβαίνει παρά το γεγονός ότι σε ορισμένους τομείς δραστηριότητας (για παράδειγμα, μάρκετινγκ Διαδικτύου), ο όγκος των ηλεκτρονικών εγγράφων του οργανισμού επιδιώκει το 100%. Το μόνο που μπορεί να καθοδηγηθεί είναι ένα σχέδιο σύστασης για την πρόσληψη, τη λογιστική και την οργάνωση της αποθήκευσης ηλεκτρονικών αρχειακών εγγράφων στα αρχεία των οργανισμών που αναπτύχθηκαν από το Vniidad το 2012

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα εισάγονται στην ονοματολογία των υποθέσεων, μαζί με το χαρτί και αποθηκεύονται εντός των προθεσμιών που ορίζονται από τους καταλόγους.

Καταστροφή των εγγράφων - μια κεντρική διαδικασία!

Κατά τους πρώτους μήνες του έργου του συστήματος αποθήκευσης, ο γραμματέας δεν θα καταστραφεί από τον γραμματέα και αν ο οργανισμός είναι νέος, τότε είναι απαραίτητο να περιμένουμε για αρκετά χρόνια καθόλου. Εάν εξακολουθούν να εντοπίζονται τα έγγραφα, η περίοδος αποθήκευσης έχει λήξει, τότε η διαδικασία καταστροφής οργανώνεται σύμφωνα με τους κύριους κανόνες του έργου των αρχείων των οργανισμών.

Το κύριο πράγμα είναι να θυμόμαστε: Η καταστροφή των εγγράφων είναι μια κεντρική διαδικασία στην οποία συμμετέχουν πολλοί υπάλληλοι της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένου του ηγέτη της. Για να σπάσει το έγγραφο και να το ρίξει σε ένα σκουπίδια δεν μπορεί να καταστραφεί. Έτσι δεν μπορείτε να το κάνετε.

Δεν έχει σημασία αν στο μέλλον, ένας ειδικά εξουσιοδοτημένος υπάλληλος της Υπηρεσίας θα ασχοληθεί με το μέλλον στον οργανισμό, αλλά είναι απαραίτητο να διατηρηθούν τα έγγραφα, και αυτό το καθήκον, όπως διαπιστώσαμε στην αρχή του άρθρου, καθορίζονται στο νομοθετικό επίπεδο.

ΠΕΡΙΛΗΨΗ

1. Αποθήκευση εγγράφων - ευθύνη του οργανισμού που κατοχυρώνεται στο νομοθετικό επίπεδο.
2. Η οργάνωση του συστήματος αποθήκευσης των εγγράφων της εταιρείας ξεκινά με την ανάλυση της σύνθεσης των εγγράφων.
3. Ο κατάλογος των περιπτώσεων του οργανισμού για τις οποίες ο χρόνος αποθήκευσης καθορίζεται σύμφωνα με ειδικούς καταλόγους, παρατάσσονται σε ειδική μορφή, αποτελεί την ονοματολογία των υποθέσεων του οργανισμού.
4. Τα συστήματα προσωπικού και λογιστικής τεκμηρίωσης, καθώς και ηλεκτρονικά έγγραφα, δίνεται ιδιαίτερη προσοχή.
5. Καταστροφή εγγράφων - οργανωμένη, κεντρική διαδικασία που απαιτεί μια συστηματική προσέγγιση. Είναι αδύνατο να απαλλαγείτε από το έγγραφο.