நிறுவனத்தில் காப்பகம்: ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான அமைப்பு. காப்பக சேமிப்பு நிறுவன ஆவணங்களின் காப்பக சேமிப்பகத்தின் பதிவு

ஒரு அமைப்பு, ஒரு உயிரினத்தைப் போலவே, தொடர்ந்து வெளி உலகத்துடன் தொடர்புகொண்டு ஏராளமான உள் செயல்முறைகளைப் பராமரிக்கிறது: இது ஒப்பந்தக்காரர்களுடனான ஒப்பந்தங்களை முடிக்கிறது, பொருட்கள் மற்றும் சேவைகளை ஏற்றுக்கொள்கிறது அல்லது விற்கிறது, பல்வேறு கொடுப்பனவுகளை செய்கிறது, ஒருங்கிணைக்கிறது மற்றும் உள்ளூர் விதிமுறைகளை அங்கீகரிக்கிறது.

அதே நேரத்தில் பல ஆவணங்கள், அவற்றில் பெரும்பாலானவை விரைவில் அல்லது பின்னர் அவற்றின் தற்போதைய பொருத்தத்தை இழந்து காப்பகத்திற்கு அனுப்பப்படுகின்றன. ஒவ்வொரு நிறுவனமும் அதன் சொந்த ஆவண சுழற்சி கொள்கையை பின்பற்றுகின்றன, இருப்பினும், நடைமுறையில் வெற்றிகரமாக பயன்படுத்தப்பட்டு சட்ட விதிமுறைகளால் ஆதரிக்கப்படும் பொதுவான பரிந்துரைகளை பின்பற்றுவது காப்பகத்தை முடிந்தவரை மேம்படுத்தவும் எதிர்காலத்தில் சாத்தியமான சிக்கல்களைத் தவிர்க்கவும் உங்களை அனுமதிக்கிறது.

அதன் செயல்பாடுகளின் போது மற்றும் சேமிப்பிற்கு உட்பட்டு நிறுவனத்தால் திரட்டப்பட்ட ஆவணங்களின் முழு வரிசையும் பல வகைகளாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளது:

• தொகுதி ஆவணங்கள் - அமைப்பின் இருப்புக்கான சட்டபூர்வமான அடிப்படை மற்றும் அதன் அடிப்படை சட்ட பண்புகளை தீர்மானித்தல்;
• நிர்வாக ஆவணங்கள் - கட்டாய அல்லது தகவல் இயல்புடையவை, பொதுவாக உயர் நிர்வாகத்தின் சார்பாக வழங்கப்படும்;
• பணியாளர்கள் ஆவணங்கள் - ஊழியருக்கும் முதலாளிக்கும் இடையில் ஏற்படக்கூடிய அனைத்து உறவுகளையும் பாதிக்கும்;
• நிதி அறிக்கைகள் - பொருட்கள் மற்றும் சேவைகளின் விற்பனை மற்றும் கொள்முதல் அமைப்பால் செயல்படுத்தப்படுவதை பிரதிபலிக்கும் முதன்மை ஆவணங்கள் அடங்கும்;
• சிறப்பு ஆவணங்கள் - நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளின் முக்கிய அம்சங்களை நிர்வகிக்கும் உள் விதிமுறைகள் மற்றும் அதன் கட்டமைப்பு அலகுகளின் பணியின் நிலைத்தன்மையை உறுதி செய்தல்.

ஒரு பரந்த பொருளில், அமைப்பு வைத்திருக்கும் அனைத்து ஆவணங்களையும் பிரிக்கலாம் இரண்டு குழுக்கள்: பூர்த்தி செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள் மற்றும் எந்தவொரு தொடர்புடைய வணிக செயல்முறையிலும் ஆவணங்கள் இன்னும் ஈடுபட்டுள்ளன. காப்பகத்தை பராமரிப்பதற்குப் பொறுப்பான பணியாளரின் முக்கிய பணிகளில் ஒன்று, தொடர்புடைய வழக்குகளில் கிடைக்கக்கூடிய ஆவணங்களின் தகுதிவாய்ந்த விநியோகம் மற்றும் புதிதாக வரையப்பட்ட ஆவணங்களுடன் அவை சரியான நேரத்தில் நிறைவு செய்யப்படுவது.

ஒப்படைப்பு மற்றும் சேமிப்பக தேவைகளுக்கான தயாரிப்பு

ஒரு சட்ட நிறுவனத்தின் வசம் உள்ள ஆவணங்களின் கட்டமைப்பை அதிகரிக்க, ஒரு சிறப்பு சுருக்கம் பெயரிடல் பயன்படுத்தப்படுகிறது, இது எல்லா நிகழ்வுகளின் பெயர்களையும் அவற்றின் சேமிப்பக நேரத்தைக் குறிக்கும். கோப்புகளில் உள்ள ஆவணங்கள் வழக்கமாக வகைகளால் தொகுக்கப்பட்டு தனி கோப்புறைகளாக வரிசைப்படுத்தப்படுகின்றன.

பிரிவு 3.4. நிறுவனங்களின் காப்பகங்களுக்கான அடிப்படை விதிகளில், 2002 இல் அங்கீகரிக்கப்பட்டு, பரிந்துரைக்கப்பட்ட தன்மையைக் கொண்டிருந்தால், வழக்குகளின் பெயரிடலின் வடிவம் ஒரு அட்டவணையின் வடிவத்தில் முன்மொழியப்பட்டது, இதில் பின்வரும் துறைகள் உள்ளன:

• வழக்கு அட்டவணை, இது கட்டமைப்பு அலகு டிஜிட்டல் குறியீடு மற்றும் வழக்கின் வரிசை எண்ணைக் கொண்டுள்ளது;
• வழக்கு தலைப்பு, சிக்கலான கட்டமைப்புகள் மற்றும் அறிமுக சொற்களைப் பயன்படுத்தாமல் அது தொடர்பான செயல்முறையின் சாராம்சத்தின் குறுகிய மற்றும் துல்லியமான பெயரின் வடிவத்தில் எழுதப்பட்டுள்ளது;
• புலம் சேமிப்பு அலகுகளின் எண்ணிக்கைவழக்கின் கலவையில் தொகுதிகள் அல்லது பகுதிகளின் எண்ணிக்கையை பிரதிபலிக்கிறது மற்றும் ஆண்டின் இறுதியில் முடிக்கப்படுகிறது;
• கடைசி நெடுவரிசையில் உள்ளது குறிப்புகள்விவகாரங்களில் செய்யப்படும் செயல்பாடுகள் தொடர்பான - ஸ்தாபனம், இயக்கம் போன்றவை.

ஒருங்கிணைந்த பெயரிடலுக்கு ஏற்ப ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட கோப்புகள், அவை உருவாக்கும் ஆவணங்களின் வகையைப் பொறுத்து ஒரு காலத்திற்கு காப்பகப்படுத்தப்படுகின்றன. எனவே, ஒரு சட்ட நிறுவனம் இருக்கும் முழு காலத்திலும் தொகுதி ஆவணங்கள் பாதுகாக்கப்படுகின்றன, மேலும் அது கலைக்கப்பட்டால், அவை மாநில அல்லது நகராட்சி காப்பகங்களுக்கு மாற்றப்படும்.

நிதி அறிக்கைகளின் ஒரு பகுதியும் காலவரையற்ற சேமிப்பிற்கு உட்பட்டது, அதே நேரத்தில் முதன்மை ஆவணங்களுக்கான காலம் குறைவாக உள்ளது 5 ஆண்டுகள்... பணியாளர்களின் ஆவணங்களுக்கு மிக நீண்ட காப்பக காலம் வழங்கப்படுகிறது - எடுத்துக்காட்டாக, சம்பள அறிக்கைகள் வைக்கப்பட வேண்டும் 75 ஆண்டுகள், அதே காலம் வேலைவாய்ப்பு ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் ஊழியர்களின் தனிப்பட்ட அட்டைகளுக்கு நிர்ணயிக்கப்பட்டுள்ளது.

ஒழுங்குமுறைகள் மற்றும் பொறுப்பு

கூட்டாட்சி மட்டத்தில், காப்பகத்தை ஒழுங்கமைப்பதற்கான பொதுவான கொள்கைகள் 22.10.2004 இன் சட்ட எண் 125-FZ ஆல் கட்டுப்படுத்தப்படுகின்றன, அவற்றில் சில விதிகள் நிரந்தர ஆவண ஓட்டம் கொண்ட அனைத்து நிறுவனங்களுக்கும் கட்டாயமாகும்.

காப்பகங்களை பராமரிப்பது தொடர்பான சட்ட விதிமுறைகளுக்கு மேலதிகமாக, இந்த பகுதியில் நிகழும் மீறல்களுக்கு அதிகாரிகள் மற்றும் அமைப்புகளின் பொறுப்பையும் சட்டம் வழங்குகிறது. இந்த வழக்கில் அபராதம் அதிகமாக இல்லை ரப் 500இருப்பினும், சேமிப்பிற்கான கட்டாய ஆவணங்களின் முழுமையான அல்லது பகுதியளவு இல்லாதிருப்பது மிகவும் கடுமையான தண்டனைக்கு வழிவகுக்கும் - 300,000 ரூபிள் வரை.

கணக்கியல் ஆவணங்களை காப்பகப்படுத்துவதற்கான சில விதிகள் சோவியத் ஒன்றிய நிதி அமைச்சகத்தின் வரிசையில் சுட்டிக்காட்டப்பட்டுள்ளன, அவை 1983 இல் மீண்டும் அங்கீகரிக்கப்பட்டன, இன்னும் பொருத்தமானவை. 25.08.2010 எண் 558 தேதியிட்ட ரஷ்யாவின் கலாச்சார அமைச்சின் உத்தரவில், அமைப்பின் முழு இருப்பு முழுவதும் வரையப்பட்ட ஆவணங்களின் முழுமையான பட்டியல், அவற்றின் சேமிப்பின் விதிமுறைகளுடன் வழங்கப்பட்டுள்ளது. நிறுவனங்களின் காப்பகங்களின் செயல்பாட்டிற்காக ஏற்கனவே மேலே குறிப்பிட்டுள்ள விதிகளின் தொகுப்பு, அத்தகைய நடவடிக்கைகளின் அனைத்து அம்சங்களையும் பற்றிய பரிந்துரைகளின் விரிவான பட்டியலைக் கொண்டுள்ளது.

சமர்ப்பிக்கும் ஆவணங்கள் மற்றும் விதிமுறைகளுக்கான அணுகல்

உருவாக்கப்பட்ட வழக்குகள், ஒரு விதியாக, அவற்றில் பிரதிபலிக்கும் பொருளாதார செயல்முறைகள் முடிந்த 3 ஆண்டுகளுக்குப் பிறகு காப்பகத்திற்கு நகர்த்தப்படுகின்றன. ஒழுங்குமுறை தேவைகள் மற்றும் பரிந்துரைகளின் அடிப்படையில் அங்கீகரிக்கப்பட்ட உள் விதிமுறைகளின்படி ஆவணங்களை சேமித்து வழங்குவதற்கான நடைமுறை நிறுவப்பட்டுள்ளது.

உள் பயன்பாட்டிற்கு, காப்பக ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் காலம் குறைவாக உள்ளது 30 நாட்கள், ஆனால் பொறுப்பான ஊழியரின் வேண்டுகோளின் பேரில், வழக்குகளின் பாதுகாப்பிற்கு உட்பட்டு, நியமிக்கப்பட்ட நேரத்தை மற்றொரு மாதத்திற்கு நீட்டிக்க முடியும்.

காப்பகத்தை காப்பகப்படுத்துவதற்கும் பராமரிப்பதற்கும் படிப்படியான வழிமுறைகள்

சேமிப்பிற்கான வழக்குகளை பதிவுசெய்து மாற்றுவதற்கான நடைமுறைகளை பிரிக்கலாம் பல முக்கிய நிலைகள்:

சேமிப்பக காலம் கொண்ட ஆவணங்கள் பொதுவாக காப்பகத்தில் வைப்புக்கு உட்பட்டவை என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். குறைந்தது 10 ஆண்டுகள்... மீதமுள்ள ஆவணங்கள் நேரடியாக துறைகளில் சேமிக்கப்பட்டு, சட்டத்தால் நிர்ணயிக்கப்பட்ட காலம் காலாவதியானவுடன் அழிவுக்கு மாற்றப்படும்.

காப்பக சேமிப்பகத்தின் உபகரணங்கள் மற்றும் வளாகத்தின் பொருத்தத்தை ஆய்வு செய்தல்

ஆவணப்படுத்தல் சேமிப்பிட இருப்பிடங்களை ஏற்பாடு செய்வதற்கான நடைமுறை அடிப்படை விதிகளில் விரிவாக விவரிக்கப்பட்டுள்ளது. ஒரு நிறுவனத்திற்குள் ஒரு காப்பகத்தை சித்தப்படுத்தும்போது முக்கிய கொள்கை அவரது தேவைகளுக்கு ஒரு தனி கட்டிடம் அல்லது வளாகத்தைப் பயன்படுத்துதல்.

அதே நேரத்தில், மிகவும் பாழடைந்த நிலையில் உள்ள கட்டமைப்புகளின் செயல்பாடு, அத்துடன் ஈரமான மற்றும் வெப்பமடையாதவை ஆகியவை அனுமதிக்கப்படாது. கேட்டரிங் சேவைகள் மற்றும் உணவுப் பங்குகள் கொண்ட அதே கட்டிடங்களில் அமைந்துள்ள வளாகங்களுக்கும், எரியக்கூடிய அல்லது ஆக்கிரமிப்பு பொருட்களின் கிடங்குகளுக்கு அருகில் அமைந்துள்ள இடங்களுக்கும் இந்த கட்டுப்பாடு பொருந்தும்.

காப்பக சேமிப்பகத்தின் உள் ஏற்பாடு, அதில் உள்ள ஆவணங்களின் அதிகபட்ச பாதுகாப்பை உறுதி செய்யும் வகையில் செய்யப்பட வேண்டும். இதற்கு இணக்கம் தேவை நிபந்தனைகளின் பட்டியல்:

• காப்பக அறை வெள்ளத்தில் இருந்து பாதுகாக்கப்பட வேண்டும், தீ பாதுகாப்பு தரங்களை பூர்த்தி செய்ய வேண்டும், மேலும் உற்பத்தி காற்றோட்டம் அமைப்பைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்;
• அனைத்து மின் வயரிங் மற்றும் சாக்கெட்டுகள் முடிந்தவரை காப்பிடப்பட வேண்டும்;
• வளாகத்தின் அலங்காரமானது எரியாத மற்றும் ஆக்கிரமிப்பு அல்லாத பொருட்களால் செய்யப்பட வேண்டும்;
• சேமிப்பகத்தின் மூலம் நீர் மற்றும் கழிவுநீர் குழாய்களை இடுவதற்கு இது அனுமதிக்கப்படாது.

காப்பகத்தின் தேவைகளுக்கு வளாகத்தின் பொருந்தக்கூடிய தன்மை குறித்த இறுதி முடிவு நிபுணத்துவத்தின் அடிப்படையில் பல சிறப்பு சேவைகளால் செய்யப்படுகிறது. இது வளாகத்தின் தீ பாதுகாப்பு, அதன் சுகாதார நிலை போன்றவற்றை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்கிறது. ஒவ்வொரு தேர்வின் முடிவுகளின் அடிப்படையில், நாடகம், அதன் செயல்பாட்டின் முடிவுகளை பிரதிபலிக்கிறது.

ஆவணங்களின் பயன்பாடு மற்றும் பணியின் அமைப்பு ஆகியவற்றின் அம்சங்கள்

காப்பகத்தின் பணிக்கான அடிப்படையானது நிர்வாகத்தால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஒரு ஒழுங்குமுறை அல்லது நிறுவனத்தின் காப்பகத்தை பராமரிப்பதற்கான அறிவுறுத்தலாகும். அத்தகைய ஆவணத்தின் அடிப்படையில், ஒரு காப்பகவாதியாக செயல்படும் ஒரு பணியாளர் நியமிக்கப்படுகிறார், மேலும் அவரிடம் ஒப்படைக்கப்பட்ட ஆவணங்களின் பாதுகாப்பு மற்றும் முழுமைக்கு பொறுப்பானவர்.

ஒரு நிறுவனத்தில் உள்ள ஒரு காப்பகம் ஒரு சுயாதீன கட்டமைப்பு அலகு என இருக்க முடியும் மற்றும் நிர்வாக சேவையில் அமைந்துள்ளது. அதன் முறையான தொடர்பைப் பொருட்படுத்தாமல், அதன் செயல்பாட்டின் முக்கிய நோக்கம் அமைப்பின் காப்பகப்படுத்தப்பட்ட தரவுகளின் ஒருமைப்பாட்டை உருவாக்குதல், கணக்கியல் மற்றும் உறுதிப்படுத்துதல் ஆகும்.

வழக்குகளின் பெயரிடலைப் பராமரித்தல், சரியாக வடிவமைக்கப்பட்ட தொகுதிகளைப் பெறுதல், அவற்றின் முறைப்படுத்தல் போன்றவற்றில் காப்பகவாதியின் முறையான செயல்பாட்டின் மூலம் இது அடையப்படுகிறது. கூடுதலாக, காப்பக ஊழியர்களின் கடமைகளில் கோரப்பட்ட ஆவணங்களின் சரியான நேரத்தில் மற்றும் முழுமையான ஏற்பாடு, அத்துடன் காலாவதியான சேமிப்பக காலத்துடன் ஆவணங்களை அழிப்பதில் பங்கேற்பது ஆகியவை அடங்கும்.

கட்டுப்பாட்டு செயல்முறை

உள் விதிமுறைகளுக்கு மேலதிகமாக, காப்பகத்தின் பணிகள் சட்டமன்ற செயல்களால் நிர்வகிக்கப்படுகின்றன, இதில் நிறுவனத்தில் காப்பக பதிவுகளை கட்டுப்படுத்துவதற்கான நடவடிக்கைகள் அடங்கும்.

எனவே, சட்டம் எண் 125-FZ இன் படி, ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான நடைமுறையை கடைபிடிப்பதற்கான கட்டுப்பாடு கூட்டாட்சி மட்டத்தில் உள்ள சிறப்பு அமைப்புகளால் மற்றும் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொகுதி நிறுவனங்களின் மட்டத்தில் மேற்கொள்ளப்படுகிறது. நடைமுறையில், இந்த செயல்பாடு வழக்கமாக வரி ஆய்வாளர் மற்றும் ஓய்வூதிய நிதியம் நிறுவன ஆவணங்களின் முக்கிய வெளிப்புற பயனர்களாக செய்யப்படுகிறது. அதே சட்டம் காப்பகப்படுத்தல் தொடர்பான சட்டத்தை மீறுவதற்கான குற்றவியல் பொறுப்பு வரை பொறுப்பை வழங்குகிறது.

நிறுவனத்தில் அலுவலக பணிப்பாய்வுகளை தானியக்கமாக்குவதற்கான திட்டத்தின் கண்ணோட்டம் கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளது.

மின்னணு ஊடகங்களின் பதிவு

பரவலான உயர் தொழில்நுட்பங்களின் உலகில், "கிளாசிக்" தகவல் கேரியர் - காகிதம் மற்றும் அதன் வழித்தோன்றல்கள் - மெதுவாக ஆனால் நிச்சயமாக மின்னணு கேரியர்களுக்கு வழிவகுக்கிறது. இது சம்பந்தமாக, காப்பக ஊழியருக்கு விரைவில் அல்லது பின்னர் ஒரு கேள்வி இருக்கும்: சேமிப்பிற்காக அத்தகைய ஆவணங்களை எவ்வாறு ஏற்றுக்கொள்வது? அதற்கான பதில் எளிது: அவை முதலில் வடிவமைக்கப்பட்ட அதே வடிவத்தில்.

உதாரணமாக, ஒரு வெளிநாட்டு சப்ளையரிடமிருந்து விலைப்பட்டியல் டிஜிட்டல் கையொப்பத்துடன் சான்றளிக்கப்பட்ட மின்னணு ஆவணத்தின் வடிவத்தில் வந்தால், அவை கணினியின் நினைவகத்தில் சேமிக்கப்பட வேண்டும் - வேறு எதுவும் அச்சிடப்பட்டு சான்றிதழ் பெற வேண்டியதில்லை. இதுபோன்ற ஆவணங்கள் பொதுவான அடிப்படையில் வழக்குகளின் பெயரிடலுக்குள் நுழைகின்றன, இது நிறுவப்பட்ட சேமிப்புக் காலத்தை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்கிறது.

நிறுவனத்தில் காப்பக அலுவலக பணி - சிக்கலான மற்றும் பல-படி செயல்முறைஅதன் பங்கேற்பாளர்களிடமிருந்து கவனமாக திட்டமிடல் மற்றும் பல தேவைகள் மற்றும் பரிந்துரைகளுக்கு இணங்க வேண்டியது அவசியம். ஆயினும்கூட, நன்கு கட்டமைக்கப்பட்ட ஆவணத் தாக்கல் முறை, துறைகளின் நன்கு ஒருங்கிணைந்த மற்றும் உற்பத்திப் பணிகளுக்கு சாட்சியமளிப்பது மட்டுமல்லாமல், ஒரு திறமையான வணிக அலகு என்ற அமைப்பின் திறனை நிரூபிக்கிறது.

ஆவணங்களை காப்பகத்திற்கு மாற்றுவதற்கான விரிவான வழிமுறைகள் வீடியோவில் வழங்கப்பட்டுள்ளன.

அக்டோபர் 01, 2004 அன்று ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் எண் 125-FZ "ரஷ்ய கூட்டமைப்பில் காப்பக விவகாரங்கள்" என்ற சட்டத்தின் விதிகளின்படி நமது நாட்டில் காப்பகங்களில் ஆவணங்களை சேமிக்கும் செயல்முறையின் மேலாண்மை மேற்கொள்ளப்படுகிறது. .

ஒவ்வொரு நிறுவனத்தின் வணிக நடவடிக்கைகளின் போதும், தகவல் தரவு எப்போதும் குறிப்பிட்ட தொகுதிகளில் அச்சிடப்பட்ட அல்லது மின்னணு வடிவத்தில் உருவாக்கப்படும். அவற்றின் நம்பகத்தன்மைக்கான கால அளவு முடிவடையும் போது, \u200b\u200bஅவை முறைப்படுத்தப்படுகின்றன, மேலும் ஆவணங்களின் காப்பக சேமிப்பகத்தின் அமைப்பு மேற்கொள்ளப்படுகிறது.

ஆவணங்களின் காப்பக சேமிப்பின் வகைகள்

அக்டோபர் 6, 2000 அன்று ரோசர்கிவ் ஒப்புதல் அளித்த "வழக்கமான மேலாண்மை ஆவணங்களின் பட்டியல்" படி, ஒரு குறிப்பிட்ட காலகட்டம் மற்றும் ஒரு வகை சேமிப்பகத்தைக் கொண்ட சில குழுக்கள் உள்ளன.

காப்பக சேமிப்பிற்கான வழக்குகளை ரஷ்யாவின் காப்பக நிதிகளின் சிறப்பு பிரிவுகளுக்கு பிரத்தியேகமாக மாற்றுவதற்கு மாநில கட்டமைப்புகள் கடமைப்பட்டுள்ளன. வணிக கட்டமைப்புகள் ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான பரந்த வழிகளைக் கொண்டுள்ளன.

கிடைக்கக்கூடிய அனைத்து வகையான உரிமையின் நிறுவனங்களுக்கும் பின்வரும் அளவுகோல்கள் பொருந்தும்:

• ஆவணங்களை நேரடியாக சேமிப்பதற்கான விதிமுறைகள் அமைப்பின் அலுவலக நிர்வாகக் கொள்கையால் மட்டுமே தீர்மானிக்கப்படுகின்றன, அதாவது, ஆவணங்களின் பொருத்தத்தின் தேவை கடந்து செல்லும் தருணம் வரை.
• ஒரு வரையறுக்கப்பட்ட சேமிப்பக நேரத்தின் கிடைக்கும் தன்மை, இது பட்டியலின் ஏற்பாட்டில் சுட்டிக்காட்டப்பட்டுள்ளது, - 1, 2, 5 மற்றும் 10 ஆண்டுகள். இந்த வழக்கில், காப்பகம் நிறுவனத்தின் அலுவலகத்தில் அமைந்துள்ளது.
• வணிகச் சட்டம் மற்றும் உள் நிறுவன விதிமுறைகள் ஆவணங்களை நிரந்தரமாக வைத்திருப்பதை நிர்வகிக்கின்றன.
• சிறப்பு சேவைகளின் கிளைகளில் காப்பகங்களின் இருப்பிடம் மற்றும் நிறுவனத்திற்குள் உள்ள விவகார அமைப்பின் அமைப்பு ஆகியவை அனுமதிக்கப்படுகின்றன.

காப்பக வரிசை

ஆவணங்களின் ஒவ்வொரு தகவல் குழுவிலும், ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் ஒழுங்குமுறை கட்டமைப்பின் அடிப்படையில் பொறுப்பான அதிகாரி, குறிப்பிட்ட தக்கவைப்பு காலங்களை ஒரு தனிப்பட்ட அடிப்படையில் மட்டுமே அமைத்துக்கொள்கிறார். ஒரு விரிவான சரக்கு எப்போதும் வரையப்பட்டிருக்கும், இது காப்பகத்தில் உள்ள ஆவணங்களை கைப்பற்றிய தேதிகளையும், அவற்றின் சேமிப்பகத்தின் காலாவதி நேரத்தையும் குறிக்கிறது. அவ்வாறு செய்யும்போது, \u200b\u200bபொருந்தக்கூடிய சட்டத்தின் பொருத்தமான விதிமுறைக்கு குறிப்பு வழங்கப்படுகிறது.

நிறுவனத்திற்குள் ஆவணங்களை காப்பகப்படுத்துவதற்கான அமைப்பு உள்ளூர் மண்டலங்கள் அல்லது சிறப்பு வளாகங்களில் மேற்கொள்ளப்பட வேண்டும். பெட்டிகள், காப்பக கோப்புறைகள், பெட்டிகள் மற்றும் சிறப்பு உபகரணங்கள் - அட்டவணை அலமாரிகள், ரேக்குகள் போன்ற வடிவங்களில் அமைப்புகள் இருப்பது முக்கியம். அதே நேரத்தில், குறிப்பிட்ட மதிப்புள்ள ஆவணங்களும், அதிக வணிக முக்கியத்துவம் வாய்ந்த ஆவணங்களும் பாதுகாப்பான பூட்டுகள் இருக்கும் உலோக பெட்டிகளில் வைக்கப்பட வேண்டும். காலக்கெடு காலாவதியாகும்போது, \u200b\u200bநிறுவனத்தின் அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஊழியர் ஆவணங்களை கலைப்பதை மேற்கொண்டு பொருத்தமான அழிவுச் சட்டத்தை உருவாக்குகிறார்.

சேமிப்பதற்கு வரம்பற்ற காலம் தேவைப்பட்டால், பின்னர் சிறப்பு நிறுவனங்களுக்கு வழக்குகளை மாற்றுவதன் மூலம் ஒரு நிதி நடைமுறை மேற்கொள்ளப்படுகிறது.

ஆவணங்களின் காப்பக சேமிப்பகத்தை அமைப்பதற்கான தேவைகள்

ஆவணங்களின் காப்பக சேமிப்பகம் ஒரு நிறுவனத்தில் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைப்பதற்கான ஒரு குறிப்பிட்ட விருப்பத்தை குறிக்கிறது, இது முக்கியமான தரவின் இழப்பைத் தவிர்ப்பதற்காக தற்போதைய அனைத்து விதிகளையும் விதிகளையும் கடைபிடிக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது.

காப்பகம் ஒரு சிறப்பு கட்டிடத்தில் அல்லது தனிமைப்படுத்தப்பட்ட அறையில் அமைந்துள்ளது. அதிக ஈரப்பதம் மற்றும் மேம்பட்ட வெப்பம் கொண்ட அறைகளில் அதன் அமைப்பு ஏற்றுக்கொள்ள முடியாதது. மேலும், அவர் கேட்டரிங் சேவைகள், ரசாயன மற்றும் உணவுக் கிடங்குகளுக்கு அருகில் இருக்க முடியாது.

காப்பக வேலைவாய்ப்பைக் கையாளும் ஒரு நிறுவனத்தில் வாடிக்கையாளர்களின் ஆவணங்களுக்கான களஞ்சியமாக இருக்க வேண்டும், ஆராய்ச்சி பணிக்கான அறை. மேலும், கலவையில் ஆவணங்கள் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட ஒரு அறை இருக்க வேண்டும், அவை பழக்கப்படுத்தப்படுகின்றன, இங்கே தகவல் கேரியர்களை தற்காலிகமாக சேமிக்கவும் முடியும்.

காகித சேமிப்புக்கான தேவைகள்

ஆவணங்களின் காப்பக சேமிப்பகத்தின் அமைப்புக்கு பின்வரும் விதிகளை கண்டிப்பாக பின்பற்ற வேண்டும்:

1. எல்லா வகையிலும் பாதுகாப்பு - அறையே தீக்கு எதிர்ப்புத் தெரிவிக்க வேண்டும், அத்துடன் வெள்ளத்தில் இருந்து பாதுகாக்கப்பட வேண்டும், அவசரகால வெளியேற்றம் இருக்க வேண்டும்;
2. அறையிலேயே பிரதான குழாய்வழிகள் எதுவும் இருக்கக்கூடாது, பாதுகாப்பு சாதனங்கள் அல்லது பொருட்களின் மூலம் தனிமைப்படுத்தப்பட்டவை மட்டுமே அனுமதிக்கப்படுகின்றன;
3. காப்பகத்தில் மறைக்கப்பட்ட மின் வயரிங் மற்றும் சீல் செய்யப்பட்ட பிளக் சாக்கெட்டுகள் மட்டுமே இருக்க முடியும்;
4. காப்பகத்தில் தீ மற்றும் எந்த வெப்ப சாதனங்களையும் பயன்படுத்த அனுமதிக்கப்படுவதில்லை, அத்துடன் உணவு மற்றும் பிற வெளிநாட்டு பொருட்களையும் சேமிக்க முடியாது;
5. அறையில் மொபைல் அல்லது நிலையான வகையின் உலோக ரேக்குகள் இருக்க வேண்டும்.

சேமிப்பக ரேக்குகள் பல குறிப்பிட்ட தேவைகளையும் பூர்த்தி செய்ய வேண்டும். எடுத்துக்காட்டாக, வரிசைகளுக்கு இடையேயான முக்கிய பாதை அலமாரிகளுக்கு இடையில் குறைந்தபட்சம் 1.2 மீ ஆக வேண்டும் - 0.75 மீ. சுவருக்கு இணையாக இருக்கும் அலமாரிகளிலிருந்து வெளிப்புற சுவருக்கு தூரம் குறைந்தது 0.75 மீ., மற்றும் முடிவுக்கு இடையில் மற்றும் ரேக்கின் சுவர் 0.45 மீட்டருக்கும் அதிகமாக இருக்க வேண்டும். தரையிலிருந்து ஒவ்வொரு ரேக்கின் கீழும் அலமாரியில் இருந்து, 0.15 மீ தூரம் தேவை.

அலமாரிகளில், ஆவணங்கள் பிரத்தியேகமாக மூட்டைகள் அல்லது பெட்டிகளில் வைக்கப்படுகின்றன. தரையில் அல்லது விண்டோசில் ஆவணப்படுத்தப்படாத ஆவணங்களைக் கண்டுபிடிக்க இது அனுமதிக்கப்படவில்லை.

அலமாரிகள் ஜன்னல்கள் மற்றும் பேட்டரிகள் கொண்ட சுவர்களுக்கு செங்குத்தாக மட்டுமே வைக்கப்பட வேண்டும். இந்த வழக்கில், வெப்ப மூலத்திலிருந்து அல்லது சாளரத்திலிருந்து ரேக்குக்கான தூரம் 0.6 மீட்டருக்கு மேல் இருக்க வேண்டும். ரேக்குகள் ஒரே வெப்ப மூலங்களுக்கும் வெளிப்புற சுவர்களுக்கும் கட்டுப்படக்கூடாது.

ஆவணங்களை சரியாக சேமிப்பது எப்படி

காப்பகங்கள் வைக்கப்பட்டுள்ள அறையில் உள்ள ஒளியை செயற்கையாகவும் இயற்கையாகவும் ஒழுங்கமைக்க முடியும். இயற்கை விளக்குகள் மட்டுமே இருந்தால், காகிதத்தில் நேரடி சூரிய ஒளியை முழுமையாக விலக்குவது முக்கியம். இதற்காக, ஒளி பாதுகாப்பு திரைச்சீலைகள் மற்றும் குருட்டுகள் ஜன்னல்களில் தொங்கவிடப்படுகின்றன.

செயற்கை விளக்குகள் பொதுவாக ஒளிரும் விளக்குகள், அவை எப்போதும் மூடிய நிழல்களில் இருக்கும். ஃப்ளோரசன்ட் கருவிகள் பயன்படுத்தப்பட்டால், இவை சிறிய புற ஊதா நிறமாலை கொண்ட சாதனங்கள் என்பது நல்லது.

ஆவணங்களின் சேமிப்பக அமைப்பு எப்போதும் சரியான வெப்பநிலை மற்றும் ஈரப்பத நிலைகளைப் பராமரிப்பதைக் குறிக்கிறது. காகித தரவு கேரியர்கள் 17-19 ° C வெப்பநிலையிலும் 50-55% காற்று ஈரப்பதத்திலும் சேமிக்கப்படுகின்றன. திரைப்பட ஊடகங்களில் தரவு இருந்தால், காற்று ஈரப்பதம் 40-45% ஆக இருக்க வேண்டும், கருப்பு மற்றும் வெள்ளை படங்களுக்கான வெப்பநிலை - சுமார் 15 С color, வண்ண படங்களுக்கு - 2-5 ° С. தகவல் காந்த நாடாக்கள் மற்றும் வட்டுகளில் வைக்கப்பட்டால், 50-65% வரம்பில் காற்று ஈரப்பதம் மற்றும் 15-20 of of வெப்பநிலை ஆட்சி ஆகியவை சிறந்ததாக இருக்கும்.

பத்திரிகையின் கடைசி இதழில், காப்பக ஆவணங்களுடன் பணியாற்றுவதற்கான நடைமுறைகளைப் பற்றி பேசினோம் - ஆவணங்களின் மதிப்பை ஆராய்வது முதல் அவற்றை காப்பகத்திற்கு மாற்றுவதற்கான வழக்குகளைத் தயாரிப்பது வரை.

காப்பக சேமிப்பிற்காக மாற்றப்பட்ட கோப்புகள் சிறப்பாக நியமிக்கப்பட்ட அறையில் சேமிக்கப்படும். அடுத்து, ஆவணங்களின் சேமிப்பகத்தை எவ்வாறு ஒழுங்கமைப்பது என்பது பற்றியும், காப்பக சேமிப்பிற்கான வழக்குகளை ஏற்றுக்கொள்வதற்கும் மாற்றுவதற்கும் உள்ள வழிமுறைகளைப் பற்றி பேசுவோம்.

காப்பக அறை

எனவே, நிறுவனத்தில் காப்பகம் எங்கு இருக்க வேண்டும், அதன் இடத்திற்கான அடிப்படை தேவைகள் மற்றும் ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான நிபந்தனைகள் என்ன?

காப்பகம் அமைந்துள்ள கட்டிடங்களுக்கான தேவைகள்

காப்பகத்தின் கட்டிடங்கள் மற்றும் வளாகங்களுக்கான தேவைகள் அமைப்பின் காப்பகங்களின் செயல்பாட்டிற்கான அடிப்படை விதிகளின் பிரிவு 4.2 ஆல் நிறுவப்பட்டுள்ளன (06.02.2002 இன் ரோசர்கிவ் கொலீஜியத்தின் முடிவால் அங்கீகரிக்கப்பட்டது).

முதலாவதாக, பாழடைந்த கட்டிடங்கள், மர கட்டிடங்கள், ஈரமான பிரதான கட்டிடங்கள், அடித்தளங்கள், அட்டிக் அறைகள், அடுப்பு வெப்பமாக்கல் ஆகியவற்றில் காப்பகத்தின் இடம் அனுமதிக்கப்படவில்லை என்பதைக் கருத்தில் கொள்வது மதிப்பு.

காப்பக ஆவணங்களை சேமிப்பதற்காக வடிவமைக்கப்பட்ட தழுவிய கட்டிடங்களில் வளாகங்கள் இருக்க வேண்டும் தனிமைப்படுத்தப்பட்டுள்ளதுகட்டிடத்தின் மற்ற பகுதிகளிலிருந்து. கேட்டரிங் சேவைகள், உணவுக் கிடங்குகள், தீ அபாயகரமான மற்றும் ஆக்கிரமிப்புப் பொருட்களை சேமித்து வைக்கும் நிறுவனங்கள் அல்லது தீ அபாயகரமான மற்றும் ரசாயன தொழில்நுட்பங்களைப் பயன்படுத்துதல் ஆகியவற்றால் ஆக்கிரமிக்கப்பட்ட ஒரு கட்டிடத்தின் வளாகத்தில் காப்பக ஆவணங்களை வைக்க அனுமதிக்கப்படவில்லை.

அமைப்பின் காப்பகம் ஆவணங்களை சேமிப்பதற்காக விசேஷமாக கட்டப்பட்ட அல்லது தழுவி கட்டப்பட்ட கட்டிடத்தில் அல்லது கட்டிடத்தின் தனி அறையில் இருக்க வேண்டும்.

அறையை பார்வையில் இருந்து ஆபத்தான நிலையில் இருந்து அகற்ற வேண்டும் தீ பாதுகாப்புபொருள்கள். உதாரணமாக, எரிவாயு நிலையங்கள், வாகன நிறுத்துமிடங்கள், கேரேஜ்கள் ஆகியவை இதில் அடங்கும்.

மேலும், அமைப்பின் காப்பகத்தின் கட்டிடம் (வளாகம்) அருகே எந்த பொருட்களும் இருக்கக்கூடாது, காற்று மாசுபடுத்திகள்.

காப்பக ஆவணங்களை சேமிக்க ஏற்ற ஒரு கட்டிடத்தை (அறை) தேர்ந்தெடுக்கும்போது, \u200b\u200bகாப்பகத்தின் முழு அளவிலான செயல்பாட்டிற்கு பின்வரும் தனி அறைகள் தேவை என்பதைக் கருத்தில் கொள்வது மதிப்பு:

1) காப்பக சேமிப்பு;

2) பெறுவதற்கான அறை, ஆவணங்களை தற்காலிகமாக சேமித்தல், ஆவணங்களை பழக்கப்படுத்துதல்;

3) ஆவணங்களைப் பயன்படுத்துவதற்கான அறை;

4) காப்பக ஊழியர்களின் பணி அறைகள் (அறை).

சேமிப்பக உபகரணங்கள் காப்பகம்

காப்பகமே சாத்தியமாக இருக்க வேண்டும் நீக்கப்பட்டதுஆய்வகம், தொழில்துறை, வீட்டு வளாகங்கள் மற்றும் அவற்றுடன் பொதுவான காற்றோட்டக் குழாய்கள் இருக்கக்கூடாது. இது அண்டை அறைகளிலிருந்து பிரிக்கப்பட்டுள்ளது தீயணைப்பு சுவர்கள்மற்றும் குறைந்தபட்சம் இரண்டு மணிநேர தீ தடுப்பு வரம்புகளைக் கொண்ட கூரைகள். காப்பக சேமிப்பு அறையில் குழாய் இடுதல் விலக்கப்பட்டுள்ளதுநீர் வழங்கல் மற்றும் கழிவுநீர், தொழில்நுட்ப அல்லது வீட்டு நீர் விற்பனை நிலையங்கள்.

காப்பக சேமிப்பகத்தின் இருப்பிடத்தைத் திட்டமிடும்போது, \u200b\u200bஅந்த வளாகத்தைக் கருத்தில் கொள்வது மதிப்பு ஜன்னல்களின் வடக்கு நோக்குநிலை.

அதுவும் முக்கியம் கட்டுமான பொருட்கள்சுவர்கள், தளங்கள், கூரைகள், காப்பக சேமிப்பு அறையின் உட்புற அலங்காரம் ஆகியவற்றை மறைக்கப் பயன்படுகிறது, தூசி சேகரிக்கக்கூடாது, அதன் மூலமாக இருக்கக்கூடாது அல்லது ஆக்கிரமிப்பு இரசாயனங்களை வெளியிடக்கூடாது.

காப்பக சேமிப்பு அறைக்கு இயற்கை அல்லது செயற்கை வசதி வழங்கப்பட வேண்டும் காற்றோட்டம்... ஏர் கண்டிஷனிங் அமைப்புகளைப் பற்றி நாம் பேசினால், அவை பின்வரும் பண்புகளை பூர்த்தி செய்ய வேண்டும்:

2-3 பரிமாற்ற வீதத்துடன் காற்று மறுசுழற்சி வழங்க;

நிலையான வெப்பநிலை மற்றும் ஈரப்பதம் ஆட்சி;

தூசி மற்றும் ஆக்கிரமிப்பு அசுத்தங்களிலிருந்து காற்றை சுத்தம் செய்ய;

சுருக்கத்தன்மை மற்றும் பொருளாதாரத்திற்கான நவீன தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்தல்.

காப்பக உயரம் ( ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் காப்பக நிதியிலிருந்து ஆவணங்களை கையகப்படுத்துதல், கணக்கியல் செய்தல் மற்றும் பயன்படுத்துதல் மற்றும் மாநில மற்றும் நகராட்சி காப்பகங்கள், அருங்காட்சியகங்கள் மற்றும் நூலகங்கள், ரஷ்ய அறிவியல் அகாடமியின் அமைப்புகள் (அங்கீகரிக்கப்பட்ட 2009 ஆம் ஆண்டு திருத்தப்பட்டபடி, ஜனவரி 18, 2007 தேதியிட்ட 19 ஆம் தேதி ரஷ்யாவின் கலாச்சார அமைச்சின் உத்தரவின் பேரில்) காப்பக ஆவணங்களை சேமிப்பதற்காக நோக்கம் கொண்ட உபகரணங்களின் அளவு மற்றும் அளவுருக்களைப் பொறுத்தது, ஆனால் கீழே 2.25 மீட்டருக்கும் குறைவாக இருக்கக்கூடாது நீட்டிக்கப்பட்ட கட்டமைப்புகள் மற்றும் 4 மீட்டருக்கு மேல் இல்லை.

காப்பகத்தில் பயன்படுத்த தடை விதிக்கப்பட்டுள்ளது தீ, வெப்பமூட்டும் சாதனங்கள், வெளிநாட்டு பொருட்களின் இடம்.

ஒரு காப்பகத்தை அதில் வைப்பதற்கான வளாகத்தின் பொருத்தத்தை ஆராய்தல்

அமைப்பின் காப்பகத்திற்கான ஒரு கட்டடத்தின் (அறை) பொருந்தக்கூடிய இறுதி முடிவு மாநில தீயணைப்பு மேற்பார்வை மற்றும் சுகாதார மற்றும் தொற்றுநோயியல் நிலையத்தின் முடிவுகளை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்கிறது.

அமைப்பின் தழுவி கட்டடங்கள் அல்லது வளாகங்களில் பொருத்தமான பரிசோதனை மேற்கொள்ளப்பட்ட பின்னரே, காப்பகம் வைக்கப்படுகிறது.

கட்டிடங்கள் அல்லது காப்பக அறைகளின் தீ எதிர்ப்பு, முக்கிய கட்டமைப்புகளின் ஆயுள் மற்றும் இன்டர்ஃப்ளூர் மாடிகளின் வலிமை, சாத்தியமான சுமைகளை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்வது, வெப்பமூட்டும் மற்றும் காற்றோட்டம் அமைப்புகளின் இருப்பு மற்றும் நிலை ஆகியவற்றை தீர்மானிக்க இந்த பரிசோதனை அவசியம்.

இது அமைப்பின் பிரதிநிதிகளால் (ஒரு விதியாக, காப்பகத்தின் ஊழியர்கள்), தீ, பாதுகாப்பு, கட்டுமானம், சுகாதார மற்றும் தொற்றுநோயியல் மற்றும் பிற சிறப்பு சேவைகளால் மேற்கொள்ளப்படுகிறது.

தேர்வின் முடிவுகளின் அடிப்படையில், ஒரு செயல் வரையப்பட வேண்டும்.

மாநில காப்பகத்திற்கு ஆவணங்களின் பரிமாற்றம்

ஆவணங்கள் எப்போதும் நிறுவனத்திற்குள்ளேயே சேமிக்கப்படுவதில்லை. அவர்களில் சிலர் கட்சிகளுக்கு இடையே பொருத்தமான ஒப்பந்தம் முடிந்த பின்னர் மாநில (நகராட்சி) காப்பகத்திற்கு மாற்றப்படுகிறார்கள்.

அடிப்படை விதிகளின் பிரிவு 9.9 இன் படி, காப்பக நிறுவனத்தின் நிபுணர் மறுஆய்வு ஆணையம் (ஈபிசி) ஒப்புதல் அளித்த வழக்குகளின் பட்டியல்களின்படி ஆவணங்கள் மாநில காப்பகத்திற்கு மாற்றப்படுகின்றன.

வழக்குகளின் பரிமாற்றம் தனித்தனியாக மேற்கொள்ளப்படுகிறது. சரக்குகளின் ஒவ்வொரு நகலிலும், மாநில காப்பகத்தில் ஆவணங்களைப் பெறுவது குறித்து குறிப்புகள் செய்யப்படுகின்றன, வழக்குகளை ஏற்றுக்கொள்வதற்கும் மாற்றுவதற்கும் ஒரு செயல் வரையப்படுகிறது.

ஆவணங்களை மாநில காப்பகத்திற்கு ஆரம்பத்தில் மாற்றும்போது, \u200b\u200bஅமைப்பு வரலாற்று தகவல்களை அமைப்பின் காப்பக நிதிக்கு மாற்ற வேண்டும். எதிர்காலத்தில், ஆவணங்களை மாற்றும்போது, \u200b\u200bபெயர், செயல்பாடுகள், கட்டமைப்பு, அமைப்பின் அடிபணிதல், ஆவணங்களின் அமைப்பு மற்றும் நிலை (ஏதேனும் இருந்தால்) மாற்றங்கள் குறித்த வரலாற்று தகவல்களுக்கு கூடுதலாக வழங்கப்படுகிறது.

பரிமாற்றத்தின் போது கண்டறியப்பட்டால் சரக்குகளின் இறுதி நுழைவுக்கும் மாற்றப்பட்ட வழக்குகளின் உண்மையான இருப்புக்கும் இடையிலான முரண்பாடுகள், சரக்குகளில் ஒரு புதிய சுருக்கம் பதிவு செய்யப்படுகிறது, இது காணாமல் போன நிகழ்வுகளின் உண்மையான இருப்பு மற்றும் எண்களைக் குறிக்கிறது. காணாமல் போன வழக்குகளின் எண்ணிக்கையும் அரசு சேமிப்பிற்கான ஆவணங்களை ஏற்றுக்கொள்வது மற்றும் மாற்றுவது போன்ற செயல்களில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. சட்டத்துடன் இணைக்கப்பட்ட நிறுவனத்தின் சான்றிதழ் அவர்கள் இல்லாததற்கான காரணங்களைக் குறிக்கும்.

ஆவணங்களைக் கண்டுபிடிப்பதற்கு அமைப்பின் காப்பகமும் பொறுப்பாகும்.

ஆவணங்கள் இல்லாத நிலையில், அவர்களின் தேடலுக்கான நடவடிக்கைகள் முடிவுகளைத் தரவில்லை என்றால், வழக்குகளைக் கண்டறியாதது, ஒரு தேடல் பாதைகள் தீர்ந்துவிட்டன.

ஆவணங்களின் இழந்த மூலங்களை அவற்றின் நகல்களால் மாற்றலாம்.

நிரந்தர சேமிப்பிற்கான அமைப்பின் காப்பக ஆவணங்களை மாநில காப்பகத்திற்கு மாற்றுவதற்கு முன்பே, மாநில காப்பகத்தின் பிரதிநிதியுடன், வழக்குகளின் அறிவியல் மற்றும் தொழில்நுட்ப செயலாக்கத்தின் சரியான தன்மை, ஆவணங்களின் உடல் மற்றும் சுகாதார-சுகாதார நிலை சரிபார்க்கப்படுகிறது.

பிழைகள், குறைபாடுகள், குறைபாடுகள் காணப்பட்டால், பொருத்தமான செயலும் வரையப்படும். மேலும், கண்டறியப்பட்ட குறைபாடுகள் அமைப்பால் அகற்றப்படுகின்றன (அடிப்படை விதிகளின் பிரிவு 9.10).

காப்பக ஆவணங்களுடன், அமைப்பு மாநில காப்பகத்திற்கு மாற்றப்படுகிறது சரக்குகளின் மூன்று பிரதிகள் மற்றும் வழக்குகளை ஏற்றுக்கொள்வது மற்றும் மாற்றுவதற்கான ஒரு நகல்.

காப்பக ஆவணங்களின் சேமிப்பகத்தை ஒழுங்கமைப்பதற்கான மேலே உள்ள அனைத்து நடைமுறைகளும் நிறுவனத்தில் பொருத்தமான தகுதி மற்றும் கல்வியின் நிபுணர்களின் கிடைப்பைக் குறிக்கின்றன.

காப்பக வேலைகளை ஒழுங்கமைத்தல்

காப்பகத்தின் கட்டமைப்பு அமைப்பு நிறுவனத்தில் உள்ள ஆவணங்களின் அளவைப் பொறுத்தது. சில நேரங்களில் காப்பகம் அலுவலகத்தின் அலுவலகத்திற்குள் ஒரு சுயாதீன துறை அல்லது அலகு என ஒழுங்கமைக்கப்படுகிறது. காப்பகத்தை ஒழுங்கமைக்கும்போது, \u200b\u200bநீங்கள் பல கட்டாய விதிகளைப் பின்பற்ற வேண்டும். காப்பகத்தின் சரியான செயல்பாட்டிற்கு, நிறுவனத்தின் காப்பகத்தில் ஒரு ஒழுங்குமுறையை (அறிவுறுத்தலை) உருவாக்கி பின்பற்ற பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.

காப்பகத்தின் தலைவர் அல்லது காப்பகத்திற்கு பொறுப்பான நபர் (காப்பகவாதி) அமைப்பின் தலைவரின் உத்தரவின்படி நியமிக்கப்பட்டு தள்ளுபடி செய்யப்படுகிறார்.

காப்பகவாதியின் செயல்பாடுகள் பின்வருமாறு:

காப்பகத்தின் அமைப்பு;

குற்றவியல் உட்பட பொறுப்பு (எடுத்துக்காட்டாக, காப்பகத்திலிருந்து ஆவணங்கள் திருடப்பட்டால், அழிக்கப்பட்டால், சேதமடைந்தால் அல்லது வேண்டுமென்றே மறைக்கப்பட்டிருந்தால் (ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் குற்றவியல் குறியீட்டின் கட்டுரை 325 இன் பகுதி 1), காப்பகத்திற்கு ஒதுக்கப்பட்ட பணிகளை நிறைவேற்றுவதற்காக.

காப்பகத்தை அவ்வப்போது சுருக்கமாகக் கூற வேண்டும், சில சந்தர்ப்பங்களில் (எடுத்துக்காட்டாக, காப்பக ஆவணங்களின் மின்னணு தரவுத்தளங்கள் போன்ற வேலைகளை ஒழுங்கமைக்கும் புதிய முறைகளை அறிமுகப்படுத்துதல்) - இன்டர்ன்ஷிப்.

BTW. நிறுவனத்தில் உள்ள காப்பகவாதியின் விளக்கத்தை காப்பகத் துறையின் தலைவர் அல்லது அத்தகைய செயல்பாடுகளைச் செய்யும் நபரால் மேற்கொள்ளப்படுகிறது. இந்த வகை சேவையை வழங்கும் ஒரு கல்வி நிறுவனத்தில் தொடர்புடைய தலைப்பு குறித்த பயிற்சி கருத்தரங்கின் ஒரு பகுதியாக இன்டர்ன்ஷிப் மேற்கொள்ளப்படலாம்.

காப்பகத்தின் நிலைப்பாடு அமைப்பின் பணியாளர் அட்டவணையில் பிரதிபலிக்க வேண்டும்.

ஒரு நிறுவனத்தின் காப்பகம் இவ்வாறு செயல்படலாம்:

1) ஒரு சுயாதீன கட்டமைப்பு அலகு. இந்த வழக்கில், அமைப்பின் காப்பகத்தின் பொது மேலாண்மை அதன் தலைக்கும், காப்பகத்தின் அன்றாட நடவடிக்கைகளின் மேலாண்மை - ஒரு சுயாதீன கட்டமைப்பு அலகுத் தலைவருக்கும் ஒதுக்கப்படுகிறது;

2) நிறுவனத்தின் அலுவலக மேலாண்மை சேவையின் ஒரு பகுதியாக ஒரு கட்டமைப்பு அலகு. இந்த வழக்கில், நிர்வாகம் அலுவலக பணி சேவையின் தலைவர் மற்றும் கட்டமைப்பு பிரிவின் தலைவரிடம் ஒப்படைக்கப்படுகிறது.

நிறுவனத்தின் காப்பகத்தின் முக்கிய பணிகள்:

1) ஆவணங்களுடன் காப்பகத்தை நிறைவு செய்தல், காப்பகத்தின் விதிமுறைகளால் வழங்கப்பட்ட கலவை;

2) ஆவணங்களின் பாதுகாப்பை உறுதி செய்தல்;

3) காப்பகத்தின் ஆவணங்களுக்கான அறிவியல் மற்றும் குறிப்பு எந்திரத்தை உருவாக்குதல்;

4) காப்பகத்தில் சேமிக்கப்பட்ட ஆவணங்களின் பயன்பாடு;

5) ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் காப்பக நிதி மற்றும் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொகுதி நிறுவனங்களின் காப்பக மேலாண்மை அமைப்புகளால் நிறுவப்பட்ட விதிமுறைகள் மற்றும் தேவைகளுக்கு ஏற்ப நிரந்தர சேமிப்பிற்காக ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் காப்பக நிதி தொடர்பான ஆவணங்களை தயாரித்தல் மற்றும் மாற்றுவது.

முக்கிய பணிகளை நிறைவேற்ற, காப்பகவாதி பின்வரும் செயல்பாடுகளை செய்கிறார்:

1) காப்பகத்தின் சேகரிப்பின் ஆதாரங்களாக இருக்கும் அமைப்பின் கட்டமைப்பு பிரிவுகளின் பட்டியல்களை பராமரித்தல்;

2) அமைப்பின் கட்டமைப்பு பிளவுகளிலிருந்து, வழக்குகளின் பெயரிடலுக்கு ஏற்ப உருவாக்கப்பட்ட காப்பக கோப்புகளின் வரவேற்பு;

3) காப்பகத்தில் பெறப்பட்ட ஆவணங்களின் பாதுகாப்பைப் பதிவுசெய்தல் மற்றும் உறுதி செய்தல்;

4) காப்பகத்தின் ஆவணங்களுக்கான அறிவியல் குறிப்பு எந்திரத்தின் உண்மையான நிலையை உருவாக்குதல் மற்றும் பராமரித்தல்;

5) காப்பக ஆவணங்களின் உள்ளடக்கம் தொடர்பாக அமைப்பின் தலைவர்கள் மற்றும் கட்டமைப்பு பிரிவுகளுக்கான தகவல் சேவைகளின் அமைப்பு;

6) அமைப்பு மற்றும் தனிநபர்களின் கட்டமைப்பு பிரிவுகளின் வேண்டுகோளின் பேரில் ஆவணங்களின் பயன்பாட்டை ஒழுங்கமைத்தல், பதிவுகளை வைத்திருத்தல் மற்றும் அவற்றின் பயன்பாட்டை பகுப்பாய்வு செய்தல்;

7) ஆவணங்களின் மதிப்பை ஆராய்வதில் பங்கேற்பது, அத்துடன் நிரந்தர சேமிப்பிற்கான ஆவணங்களை மாற்றுவதற்கான நிறுவன மற்றும் வழிமுறை நடவடிக்கைகளின் தொகுப்பை வழங்குதல்;

8) அமைப்புகளின் கட்டமைப்பு பிரிவுகளில் வழக்குகளின் உருவாக்கம் மற்றும் பதிவுசெய்தலின் சரியான தன்மையை சரிபார்க்கவும்;

9) அமைப்பின் விவகாரங்களின் பெயரிடல் மற்றும் அதன் கட்டமைப்பு பிளவுகளை வரைவதற்கான வேலை;

10) ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் பிரச்சினைகள் குறித்து அமைப்பின் கட்டமைப்பு பிரிவுகளுக்கு முறையான மற்றும் நடைமுறை உதவிகளை வழங்குதல்;

11) நிறுவனத்திற்குள் மேலாண்மைக்கான காப்பகப்படுத்தல் மற்றும் ஆவணப்படுத்தல் ஆதரவு குறித்த நெறிமுறை மற்றும் வழிமுறை ஆவணங்களின் வளர்ச்சியில் பங்கேற்பது;

12) காப்பக ஊழியர்களின் தகுதிகளை மேம்படுத்துவதற்கான நடவடிக்கைகளில் பங்கேற்பது.

நிறுவனங்களின் காப்பகத்திற்கான வழக்குகளின் பரிமாற்றம் மற்றும் ஆவணங்களின் பயன்பாடு

அமைப்பின் காப்பகத்திற்கு வழக்குகளை மாற்றுவது அட்டவணையின்படி மேற்கொள்ளப்படுகிறது, இது காப்பகத்தால் வரையப்பட்டதாகும், ஆவணங்களை காப்பகத்திற்கு மாற்றும் கட்டமைப்பு பிரிவுகளின் தலைவர்களுடன் உடன்படுகிறது, மேலும் அமைப்பின் தலைவரால் அங்கீகரிக்கப்படுகிறது ( அடிப்படை விதிகளின் பிரிவு 3.7.25).

ஒவ்வொரு வழக்கையும் காப்பகத்திற்கு ஏற்றுக்கொள்வதும் மாற்றுவதும் ஒரு பணியாளர் முன்னிலையில் மேற்கொள்ளப்படுகிறது - கட்டமைப்பு அலகு பிரதிநிதி.

ஒரு நிறுவனத்தின் காப்பகத்தின் இருப்பு ஆவணங்களை சேமிப்பதை மட்டுமல்லாமல், அவற்றின் பயன்பாட்டையும் குறிக்கிறது என்பதால், காப்பகத்திலிருந்து ஆவணங்களை வெளியிடுவதற்கான ஒரு நடைமுறையை உருவாக்கி பின்பற்றுவது அவசியம். அமைப்பின் ஊழியர்களின் வேண்டுகோளின் பேரில் இந்த நடைமுறை மேற்கொள்ளப்பட வேண்டும்.

எடுத்துக்காட்டாக, காப்பகங்களின் செயல்பாட்டிற்கான விதிகள், நிறுவனத்தின் ஊழியர்களுக்கு வழக்குகளை வழங்குவதற்கான ஆவணங்களை வெளியிடுவது புத்தகங்களில் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும் என்பதை நிறுவுகின்றன.

நிறுவனத்தின் ஊழியர்களுக்கு வழக்குகளை வழங்குவதற்கான தேவைகளால் நேரடியாக வழங்குவது முறைப்படுத்தப்படுகிறது, மற்ற நிறுவனங்களுக்கு தற்காலிக பயன்பாட்டிற்காக வழக்குகளை வழங்குவதில் செயல்படுகிறது.

தற்காலிக பயன்பாட்டிற்கான ஆவணங்களை வழங்குவதற்கான காலம் மிகாமல் இருக்க வேண்டும் ஒரு மாதம்நிறுவனத்தின் ஊழியர்களால் பயன்படுத்த மற்றும் மூன்று மாதங்கள்- பிற அமைப்புகளின் தற்காலிக பயன்பாட்டிற்கு.

தொடர்புடைய காசோலைகளை நடத்துவதற்கு அங்கீகாரம் பெற்ற பல ஒழுங்குமுறை அமைப்புகள் இருப்பதால், ஒரு நிறுவனத்தில் ஆவணங்களை காப்பகப்படுத்துவதற்கான அமைப்பும் அவசியம் என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும்.

காப்பகங்களின் கட்டுப்பாடு

ரஷ்ய கூட்டமைப்பில் காப்பகப்படுத்துவதற்கான சட்டத்தை கடைபிடிப்பதற்கான கட்டுப்பாடு, ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் அரசாங்கத்தால் சிறப்பாக அங்கீகரிக்கப்பட்ட கூட்டாட்சி நிர்வாக அமைப்பு, ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொகுதி நிறுவனங்களின் மாநில அதிகாரத்தின் உடல்கள் உட்பட, மாநில அதிகாரத்தின் கூட்டாட்சி அமைப்புகளால் மேற்கொள்ளப்படுகிறது. , காப்பகத் துறையில் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் அங்கத்துவ நிறுவனங்களின் அங்கீகரிக்கப்பட்ட நிர்வாக அமைப்புகள் உட்பட, அதன் திறனின் எல்லைக்குள், ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் சட்டம் மற்றும் ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தொகுதி நிறுவனங்களின் சட்டத்தால் தீர்மானிக்கப்படுகிறது (பிரிவு 16 இன் பிரிவு ஃபெடரல் சட்டம் 22.10.2004 எண் 125-FZ "ரஷ்ய கூட்டமைப்பில் காப்பக விவகாரங்களில்"; 27.07.2010 அன்று திருத்தப்பட்டது).

இதனால், நிறுவனத்தின் காப்பகத்தை சரிபார்க்கலாம்:

1) ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் வரி ஆய்வு;

2) ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் ஓய்வூதிய நிதி.

இதன் விளைவாக, சட்டத்தின்படி, சட்ட நிறுவனங்கள், அதிகாரிகள் மற்றும் குடிமக்கள் ரஷ்ய கூட்டமைப்பில் காப்பகப்படுத்துவதற்கான சட்டத்தை மீறிய குற்றவாளிகள், கலைக்கு இணங்க. 22.10.2004 ஃபெடரல் சட்டத்தின் 27 எண் 125-FZ "ரஷ்ய கூட்டமைப்பில் காப்பக விவகாரங்கள்" என்பது ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் சட்டத்தால் நிறுவப்பட்ட சிவில், நிர்வாக மற்றும் குற்றவியல் பொறுப்புகளைக் கொண்டுள்ளது.

முடிவில், இன்று, பெரும்பாலான நவீன நிறுவனங்களில், ஆவணங்களின் பாதுகாப்பை உறுதிசெய்வதில் உள்ள சிக்கல்கள், குறிப்பாக அவற்றின் உடல் பாதுகாப்பிற்கான பொருள் மற்றும் தொழில்நுட்ப நிலைமைகளை உருவாக்குதல் மற்றும் சரியான சேமிப்பக ஆட்சி, சேதம், இழப்பு மற்றும் ஆவணங்களின் திருட்டு, கவனிக்கப்படாமல் இருங்கள். காப்பகங்களின் திறம்பட்ட செயல்பாட்டிற்கு, காப்பகங்களின் பகுதிகள், நிறுவனத்திற்குள் அவற்றின் இடம், வெவ்வேறு தகவல் கேரியர்களுடன் ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான மிகவும் உகந்த வெப்பநிலை மற்றும் ஈரப்பதம் நிலைமைகள், தீ பாதுகாப்பு, பொருள் மற்றும் காப்பகங்களின் தொழில்நுட்ப உபகரணங்களை கணக்கிடுவதற்கு தொழில்முறை பரிந்துரைகள் தேவை. மற்றும் ஆவணங்களை விரைவாக அணுகுவதை உறுதி செய்வதற்காக பகுத்தறிவு வைப்பது ...

எம். வி. க்ரிஷினா, மனிதவள நிபுணர், மனிதவள மேலாளர், ஸ்டெல்மன் எல்.எல்.சி.

கணக்கியல், பணியாளர்கள் மற்றும் தலைப்பு ஆவணங்களை பராமரித்தல் என்பது எந்த நவீன அமைப்பின் அலுவலகத்தின் அன்றாட வேலைகளின் ஒருங்கிணைந்த பகுதியாகும். காகிதங்களின் சேமிப்பு இந்த வேலையின் ஒரு முக்கிய அங்கமாகும். ஆவணங்களின் அடுக்கு வாழ்க்கை அவற்றின் முக்கியத்துவத்தால் மட்டுமல்ல, நிலையான பட்டியல்களாலும் தீர்மானிக்கப்படுகிறது, அவை விதிமுறைகள் குறித்த பரிந்துரைகளை வழங்குகின்றன. அனைத்து தேவைகள் மற்றும் விதிகளுடன் அமைப்பின் இணக்கம் ஒழுங்குமுறை அதிகாரிகளுடனான சிக்கல்களைத் தவிர்க்கும்.

கட்டுரையிலிருந்து நீங்கள் கற்றுக் கொள்வீர்கள்:

ஆவணங்களை காப்பகத்தில் சேமித்தல்

ஒரு நிறுவனம் பெறும் முதல் வணிக ஆவணங்கள் ஸ்தாபக ஆவணங்கள். ஒரு நிறுவனத்திற்கான சாசனம் மற்றும் பதிவு சான்றிதழின் முக்கியத்துவம் ஒரு நபருக்கு பாஸ்போர்ட் மற்றும் பிறப்பு சான்றிதழ் வைத்திருப்பது போலவே முக்கியமானது. அவை பல்வேறு சூழ்நிலைகளில் தேவைப்படலாம். நிச்சயமாக, இந்த வணிக ஆவணங்களின் இழப்பு ஒரு பெரிய பிரச்சினை அல்ல, அவற்றை எளிதில் மீட்டெடுக்க முடியும், ஆனால் இதற்காக, நீங்கள் ஒரு மாநில கட்டணத்தை செலுத்த வேண்டியிருக்கும். இருப்பினும், இதைச் செய்யாமல் இருப்பது நல்லது, ஆனால் அவற்றின் சேமிப்பகத்தின் நிபந்தனைகளையும் விதிமுறைகளையும் கவனிக்கவும்.

தலைப்பு ஆவணங்களின் சேமிப்பு

ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் சிவில் கோட் பிரிவு 52 எந்தவொரு சட்ட நிறுவனத்தையும் பதிவு செய்வதற்கான நடைமுறையை ஒழுங்குபடுத்துகிறது. இது தொடர்புடைய தொகுதி ஆவணங்களின் அடிப்படையில் உருவாக்கப்படுகிறது. உருவாக்கப்பட்ட நிறுவனத்தின் நிறுவன மற்றும் சட்ட வடிவம் அவற்றின் கலவை மற்றும் அளவை தீர்மானிக்கிறது. ஒரு விதியாக, இவை சங்கத்தின் கட்டுரைகள் மற்றும் பதிவு சான்றிதழ். இயற்கையாகவே, எந்தவொரு நிறுவனமும் வரி செலுத்துவோர், எனவே அது சம்பந்தப்பட்ட வரி அதிகாரத்துடன் பதிவு சான்றிதழையும் கொண்டிருக்க வேண்டும். பொதுவாக இது ஐ.என்.என் / கே.பி.பி. உருவாக்கப்பட வேண்டிய நிறுவனம் ஒரு பொருளாதார நிறுவனம் என்றால், அதற்கு சங்கத்தின் ஒரு குறிப்பாணை இருக்க வேண்டும். கூட்டு பங்கு நிறுவனங்களில் பத்திரங்கள் மற்றும் அவற்றின் உரிமையாளர்களின் பதிவு இருக்க வேண்டும்.

பாரம்பரியமாக, காகித ஆவணங்கள் எப்போதும் ஒரு நிறுவனத்தின் தலைப்பு ஆவணங்களாக கருதப்படுகின்றன. இந்த வணிக ஆவணங்கள் அமைப்பின் பணியில் முக்கிய பங்கு வகிக்கின்றன மற்றும் அவை சட்ட முக்கியத்துவம் வாய்ந்தவை. நிலைமை சமீபத்தில் மாறிவிட்டது. ரஷ்ய கூட்டமைப்பில், மின்னணு ஆவண ஓட்டம் மிகவும் பரவலாகி வருகிறது, மேலும் மின்னணு ஆவணங்கள் காகிதத்துடன் இணையாக பயன்படுத்தத் தொடங்கியுள்ளன, சில சந்தர்ப்பங்களில் கூட முக்கியத்துவத்தைப் பெறுகின்றன.

ஒரு உதாரணம் தருவோம். பல்வேறு நடவடிக்கைகளை மேற்கொள்வதற்கும், அரசாங்க சேவைகளைப் பெறுவதற்கும், அரசு நிறுவனங்களின் ஊழியர்களுக்கு தலைப்பு ஆவணங்களை கடின நகலில் வழங்க வேண்டாம் என்று நிறுவனங்களுக்கு இப்போது உரிமை உண்டு. சட்ட நிறுவனங்களின் மாநில பதிவின் ஒருங்கிணைந்த பதிவேட்டில் (யு.எஸ்.ஆர்.எல்) தேவையான அனைத்து தகவல்களும் இருப்பதால் இந்த கண்டுபிடிப்பு ஏற்படுகிறது. ஒரு அரசு அமைப்பின் எந்தவொரு பணியாளரும், வரி ஆய்வாளர் அல்லது சட்ட நிறுவனங்களின் ஒருங்கிணைந்த மாநில பதிவேட்டை அணுகும் நோட்டரி எந்த நேரத்திலும் ஒரு குறிப்பிட்ட சட்ட நிறுவனம் குறித்த தேவையான அனைத்து தகவல்களையும் பெறலாம். மேலும், காகித சார்ட்டர் இனி வரையறுக்கப்பட்ட பொறுப்பு நிறுவனங்களின் அலுவலக பணிக்கு அவசியமான ஒரு அங்கமாக இருக்காது. இப்போது அவர்கள் தங்கள் வேலையில் நிலையான வடிவத்தின் மின்னணு சாசனத்தைப் பயன்படுத்தலாம்.

இதையும் படியுங்கள்:

ஆவணங்களின் காப்பக சேமிப்பு

காப்பக சேமிப்பு தலைப்பு, மற்றதைப் போலவே, ஆவணங்களும் சிறப்பாக நியமிக்கப்பட்ட இடத்தில் மேற்கொள்ளப்பட வேண்டும். பாரம்பரியமாக, இது பாதுகாப்பான ஒரு சிறப்பு கோப்புறை. ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான பொறுப்புகள், அமைப்பின் முதல் நபர்களாக, பொது இயக்குனர் அல்லது தலைமை கணக்காளரால் ஏற்கப்படுகின்றன. நிறுவனத்திற்கு சட்டத் துறை இருந்தால், இந்த செயல்பாட்டை அதன் ஊழியர்களிடம் ஒப்படைக்க முடியும். எவ்வாறாயினும், எந்தவொரு சந்தர்ப்பத்திலும் நிறுவனத்தின் தலைவர் சேதங்களை அல்லது ஆவணங்களை இழப்பதற்கான பொறுப்பை ஏற்றுக்கொள்கிறார் என்பதை நினைவில் கொள்ள வேண்டும்.

கூட்டு பங்கு நிறுவனங்களைப் பொறுத்தவரை, வணிக ஆவணங்களை வைத்திருப்பதற்கான விதிமுறைகள் மற்றும் நடைமுறைகள் குறித்து சிறப்புத் தேவைகளை சட்டம் நிறுவுகிறது என்பதை நினைவில் கொள்க. ஜூலை 16, 2003 அன்று, பத்திரச் சந்தைக்கான பெடரல் கமிஷனின் சிறப்புத் தீர்மானம் எண் 03-33 / ps ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டது, இது கூட்டு-பங்கு நிறுவனங்களின் ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான நடைமுறையை ஒழுங்குபடுத்துகிறது. உண்மை என்னவென்றால், இந்த வகையான உரிமையின் நிறுவனங்கள் அவற்றின் செயல்பாடுகளில் பத்திரங்களைப் பயன்படுத்துகின்றன. சேமிப்பக நிலைமைகள் மற்றும் காலங்களுக்கு சிறப்பு தேவைகளை சட்டம் விதிக்கிறது.

வேறுபட்ட நிறுவன மற்றும் சட்ட வடிவத்துடன் மற்ற அனைத்து நிறுவனங்களும் சேமிப்பு மற்றும் வணிக ஆவணங்களின் உள்ளடக்கத்திற்கான நிபந்தனைகளை தீர்மானிப்பது, சிறப்பு ஆணைகள் அல்லது செயல்களால் கட்டுப்படுத்தப்படாத பொதுவான விதிகளால் வழிநடத்தப்படுகிறது.

கணக்கியல் மற்றும் வரி ஆவணங்களின் சேமிப்பு

எந்தவொரு நிறுவனமும், உரிமையின் வடிவம் மற்றும் நிறுவன மற்றும் சட்ட வடிவத்தைப் பொருட்படுத்தாமல், வரி மற்றும் கணக்கியல் பதிவுகளை வைத்திருக்க கடமைப்பட்டுள்ளது. ஃபெடரல் சட்டத்தின் தேவைகளுக்கு இணங்க சட்டப்பூர்வமாக தேவையில்லாத பல நிறுவனங்கள் உள்ளன “கணக்கியலில்”. ஆனால் அவர்கள் தங்கள் நிதி நடவடிக்கைகள் குறித்த பதிவுகளையும் வைத்திருக்க வேண்டும். அனைத்து நிதி மற்றும் வரி வணிக ஆவணங்களும் கண்டிப்பாக வரையறுக்கப்பட்ட விதிகள் மற்றும் ஒழுங்குமுறைகளின்படி பராமரிக்கப்பட்டு சேமிக்கப்பட வேண்டும்.

அனைத்து கணக்கியல் ஆவணங்களும் தோராயமாக இரண்டு பெரிய குழுக்களாக பிரிக்கப்படலாம்:

முதன்மை ஆவணங்கள்.

கணக்கியல் ஆவணங்கள்.

முதன்மை ஆவணங்கள் கணிசமான மதிப்புடையவை. இத்தகைய ஆவணங்களின் சிங்கத்தின் பங்கு நிறுவனத்திற்கு வெளியில் இருந்து, வணிக பங்காளிகள் மற்றும் சகாக்களிடமிருந்து வரும் ஆவணங்களால் ஆனது இதற்குக் காரணம். நிகழ்த்தப்பட்ட அனைத்து கணக்கு பரிவர்த்தனைகளும், அத்துடன் வரி தளத்தை உருவாக்குவதும் முதன்மை ஆவணங்களின் அடிப்படையில் பிரத்தியேகமாக மேற்கொள்ளப்படுகின்றன. இது ஒரு குறிப்பிட்ட வடிவம் மற்றும் தோற்றத்தைக் கொண்டுள்ளது. முதன்மை ஆவணங்கள் என்ன? முதலாவதாக, இவை செயல்கள், ஒப்பந்தங்கள், விலைப்பட்டியல், வழித்தடங்கள் மற்றும் பல ஆவணங்கள். சட்டப்பூர்வமாக குறிப்பிடத்தக்க அனைத்து செயல்களும் இந்த வணிக ஆவணங்களால் சான்றளிக்கப்பட்டன. இது சம்பந்தமாக, உள்ளடக்கம் மற்றும் அவை சேமிக்கப்பட வேண்டிய நிபந்தனைகள் குறித்து அவர்களுக்கு பல சிறப்புத் தேவைகள் உள்ளன.

இப்போதெல்லாம், முதன்மை வணிக ஆவணங்கள் உருவாக்கப்பட்டு மின்னணு வடிவத்தில் செயல்படுவது வழக்கமல்ல. இந்த வகையான ஆவணங்களுக்காக, அவற்றின் வடிவம் மற்றும் வகையை நிர்ணயிக்கும் சில தரங்களும் உருவாக்கப்பட்டுள்ளன, குறிப்பாக, ஒரு தகுதிவாய்ந்த மின்னணு கையொப்பத்தின் இருப்பை. மின்னணு ஆவணங்களின் சேமிப்பக நேரத்தைப் பொறுத்தவரை, அவை அவற்றின் காகித சகாக்களுடன் முற்றிலும் ஒத்தவை.

நிறுவனத்தில் காப்பக ஆவணங்களுக்கான சேமிப்பக காலம்

எந்தவொரு நிறுவனத்தின் அல்லது அமைப்பின் சாசனமும், அவற்றின் சட்டபூர்வமான நிலையைப் பொருட்படுத்தாமல், எந்த நிபந்தனைகள் மற்றும் எந்தக் காலக் கணக்கியல் வணிக ஆவணங்களை வைத்திருக்க வேண்டும் என்பதைக் கட்டுப்படுத்தும் ஒரு விதிமுறையைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். இந்த உருப்படியின் இருப்பு ஆய்வு அமைப்புகளின் பிரதிநிதிகளிடமிருந்து கூடுதல் கேள்விகளைத் தவிர்க்க உதவும். இது தவிர, நிறுவனத்தின் ஆவணங்கள் எவ்வாறு சேமிக்கப்பட வேண்டும், இதற்கு யார் குறிப்பாக பொறுப்பாவார்கள் என்பதை வரையறுக்கும் உள்ளூர் நெறிமுறைச் சட்டத்தை வெளியிட பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.

அனைத்து முதன்மை கணக்கியல் ஆவணங்களும் நவீன ரஷ்ய சட்டத்தின் தேவைகளுக்கு ஏற்ப வைக்கப்பட வேண்டும், ஆனால் 5 ஆண்டுகளுக்கு குறையாது.

பணியாளர்களால் ஆவணங்களை சேமித்தல்

பெரும்பான்மையான நிகழ்வுகளில், மனிதவள வேலை தொடர்பான ஆவணங்கள் கடுமையான பொறுப்புக்கூறல் ஆவணமாகும். இந்த வணிக ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான சிறப்பு நிபந்தனைகள் ஊழியர்களின் தனிப்பட்ட தரவுகளைக் கொண்டிருப்பதால் ஏற்படுகின்றன. ஊடகங்களின் ஒருமைப்பாடு மற்றும் பாதுகாப்பிற்கான அதிகரித்த பொறுப்பு மற்றும் அவற்றில் உள்ள தகவல்கள் சிறப்பு அங்கீகரிக்கப்பட்ட பணியாளர் - பணியாளர் ஆய்வாளரிடம் உள்ளன. நிறுவனத்தின் பணியாளர் அட்டவணையில் அத்தகைய நிலைப்பாடு இல்லாதது நிறுவனத்தின் தலைவரோ அல்லது தலைமை கணக்காளரோ இந்த பொறுப்பை ஏற்கும் என்று தெரிவிக்கிறது.

பணியாளர்கள், பணியாளர் பதிவு அட்டைகள், பணி புத்தகங்கள் மற்றும் பணியாளர் அறிக்கைகள் ஆகியவற்றுடன் பணியாற்றுவதற்கான அனைத்து ஆர்டர்களும் பணியாளர் ஆய்வாளரின் அறிமுகத்தில் உள்ளன. பெடரல் சட்டம் "கணக்கியலில்" பணியாளர்கள் பணி மற்றும் ஊதியம் குறித்த முதன்மை ஆவணங்களை உருவாக்குவதற்கான நடைமுறையை ஒழுங்குபடுத்துகிறது. முதன்மை கணக்கியல் ஆவணங்களின் ஒருங்கிணைந்த வடிவங்களின் ஆல்பங்களின் அடிப்படையில் அதன் உருவாக்கம் மேற்கொள்ளப்பட்டால் மட்டுமே அனைத்து முதன்மை கணக்கியல் ஆவணங்களும் கணக்கியலுக்கு ஏற்றுக்கொள்ளப்படும் என்பது இந்த சட்டத்தின் விதிகளிலிருந்து பின்பற்றப்படுகிறது.

காப்பக சேமிப்பிற்கான ஆவணங்களைத் தயாரித்தல்

07.29.1983 எண் 105 தேதியிட்ட சோவியத் ஒன்றிய நிதி அமைச்சகத்தின் கடிதத்தால் கணக்கியல் ஆவணங்களின் சேமிப்பு கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது. இந்த கடிதத்தின்படி, அதை உள்ளே வைக்க வேண்டும் காப்பகம், இது சிறப்பு பெட்டிகளும் பாதுகாப்புகளும் கொண்ட தனி அறையாக புரிந்து கொள்ளப்படுகிறது. 02/06/2002 இன் ரோசர்கிவ் விதிகள் இந்த வளாகங்களை ஏற்பாடு செய்வதற்கான நிலையான பரிந்துரைகளைக் கொண்டுள்ளன. பரிந்துரைகள் வரவேற்கப்படுகின்றன, ஆனால் தேவையில்லை. இணங்காததற்கு அபராதங்கள் எதுவும் இல்லை.

கடுமையான அறிக்கை ஆவணங்கள் எவ்வாறு சேமிக்கப்பட வேண்டும் என்பதற்கு வேறு பல தேவைகள் பொருந்தும். இது பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகள் அல்லது அதிகரித்த பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகள் கொண்ட சிறப்பு அறைகளில் வைக்கப்பட வேண்டும். அதே தேவைகள் "வணிக ரகசிய" முத்திரையுடன் குறிக்கப்பட்ட வணிக ஆவணங்களுக்கும் பொருந்தும்.

மற்ற அனைத்து வணிக ஆவணங்களையும் அலமாரிகளிலும் சிறப்பு பெட்டிகளிலும் சேமிக்க முடியும். அவை அமைப்பின் தலைவர் அல்லது தலைமை கணக்காளரின் அலுவலகத்தில் நேரடியாக அமைந்திருக்கும். அணுகலை எளிதாக்குவதை உறுதி செய்வதற்காக, வங்கி அறிக்கைகள், முன்கூட்டியே அறிக்கைகள், செயல்கள், பண ஆணைகள் மற்றும் பிற நிதி ஆவணங்கள் காலவரிசைப்படி கட்டுப்படுத்தப்பட்டு ஏற்பாடு செய்ய பரிந்துரைக்கப்படுகின்றன என்பதை நினைவில் கொள்க.

இடப்பற்றாக்குறை ஏற்பட்டால், அதே போல் மத்திய வரி சேவையின் பரிசோதனையை நிறைவேற்றிய பின்னர், பல வணிக ஆவணங்களை மாற்ற வேண்டும் காப்பகம் நகராட்சி. பரிமாற்றம் சரக்கு படி, ஒரு எண் மற்றும் தைக்கப்பட்ட வடிவத்தில் மேற்கொள்ளப்படுகிறது. சேமிப்பக காலம் காலாவதியான பிறகு, பல பத்திரங்கள் அழிவுக்கு உட்படுத்தப்படுகின்றன. ஒரு சிறப்பு ஆணையம் இந்த ஆவணங்களை சரிபார்த்து அதன் அழிவின் உண்மையை பதிவு செய்கிறது.

நிறுவப்பட்ட விதிகள், நடைமுறை மற்றும் காலக்கெடு ஆகியவற்றுடன் இணங்குதல், ஆய்வு அதிகாரிகளுடனான கருத்து வேறுபாடுகளால் ஏற்படும் சிக்கல்களிலிருந்து தொழில்முனைவோரின் பாதுகாப்பை உறுதிப்படுத்துகிறது, மேலும் தேவையான சட்டமன்ற கட்டமைப்பை உருவாக்க அவரை அனுமதிக்கிறது, இது நீதித்துறை அதிகாரிகளில் சட்ட உரிமைகள் மற்றும் நலன்களைப் பாதுகாக்கும்போது தேவைப்படலாம்.

ஒரு கட்டமைப்பு அலகு என காப்பகத்தைப் பற்றி இயக்குனர் கேட்க விரும்பவில்லை என்றாலும், இது நிறுவனத்திடம் இல்லை என்று அர்த்தமல்ல. ஒரு காப்பகம் உள்ளது, ஆனால் இதுவரை இது ஒரு ஒற்றை ஒழுங்கு மற்றும் அமைப்பின் முழுமையான இல்லாத நிலையில் பெட்டிகளும் அலுவலகங்களும் முழுவதும் சிதறிய ஒரு கழிவு காகிதக் கிடங்கின் வடிவத்தைக் கொண்டுள்ளது. இந்த கட்டுரையில், எந்தவொரு காப்பகமும் இல்லாத ஒரு நிறுவனத்தில் ஆவணங்களின் சேமிப்பை எவ்வாறு ஒழுங்கமைப்பது என்பது பற்றியும், சரியான பாதுகாப்பு நிலைமைகளுடன் வழங்கப்பட வேண்டிய ஆவணங்கள் ஏற்கனவே உள்ளன, மேலும் அவை ஒவ்வொரு நாளும் தோன்றும். எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, நீங்கள் ஒப்புக் கொள்ள வேண்டும், அமைப்பு சிறியதாக இருக்கும்போது ஒரு காப்பகத்தை உருவாக்கத் தொடங்குவது மிகவும் எளிதானது மற்றும் பாதுகாக்கப்பட வேண்டிய பல ஆவணங்கள் இல்லை. ஓரிரு ஆண்டுகளில் நீங்கள் இந்த வேலையை மேற்கொண்டால், பணிப்பாய்வுகளின் அளவு பல்லாயிரக்கணக்கான அலகுகளாகத் தொடங்கும் போது, \u200b\u200bஒரு காப்பகத்தை உருவாக்குவது மிகவும் கடினமாக இருக்கும்.

ஆவணங்களின் மேம்பட்ட சேமிப்பிற்கான ஒழுங்குமுறை ஆவணங்கள் மற்றும் பொறுப்பு

ஒரு நிறுவனத்தின் ஆவணங்களை சேமிக்கும் செயல்முறை கூட்டாட்சி மட்டத்தில் கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது.

நிறுவனத்தில் காப்பகத்தின் பணி குறித்து இரண்டு முக்கிய ஆவணங்கள் உள்ளன:

1. துறைசார் காப்பகங்களின் பணிக்கான அடிப்படை விதிகள், 05.09.1985 எண் 263 இன் யு.எஸ்.எஸ்.ஆர் பிரதான காப்பகத்தின் உத்தரவால் அங்கீகரிக்கப்பட்டது. ஆவணம் ஒரு நெறிமுறை (கட்டாய) இயல்புடையது.
2. அமைப்புகளின் காப்பகங்களுக்கான அடிப்படை விதிகள், 06.02.2002 தேதியிட்ட ரோசார்கிவ் கொலீஜியத்தின் முடிவால் அங்கீகரிக்கப்பட்டது (இனி - நிறுவனங்களின் காப்பகங்களுக்கான அடிப்படை விதிகள்) ஆவணம் ஒரு முறைசார் (விரும்பினால்) இயல்புடையது.

இந்த ஒத்த ஆவணங்களை செயலாளர் படிக்க பரிந்துரைக்கிறோம். ஒரு நிறுவனத்தில் வணிக ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான அடிப்படைக் கொள்கைகளை அவை விவரிக்கின்றன, சேமிப்பக தேவைகள் மற்றும் நிறுவனத்தின் விவகாரங்களின் பெயரிடலின் மூலம் சேமிப்பக செயல்முறையை உறுதிப்படுத்தும் பல வகையான ஆவணங்களை வழங்குகின்றன.

ஆவணங்களை முறையற்ற முறையில் சேமிப்பதற்கான பொறுப்பு

கலைக்கு ஏற்ப. ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் நிர்வாக குற்றங்களின் கோட் 13.25, ஒரு கூட்டு-பங்கு நிறுவனம் மற்றும் ஒரு வரையறுக்கப்பட்ட (கூடுதல்) பொறுப்பு நிறுவனம் ஆகியவற்றால் நிறுவப்பட்ட நடைமுறை மற்றும் ஆவணங்களை சேமிக்கும் விதிமுறைகளை மீறுதல் ஆகியவை அதிகாரிகளுக்கு நிர்வாக அபராதம் விதிக்க வேண்டும். இரண்டாயிரத்து ஐநூறு முதல் ஐந்தாயிரம் ரூபிள் வரை; சட்ட நிறுவனங்களுக்கு - இருநூறாயிரம் முதல் முந்நூறு ரூபிள் வரை. இந்த கட்டுரையைப் பயன்படுத்துவதற்கான நடைமுறை மிகவும் விரிவானது, இது நிறுவனத்தின் ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான ஆதாரங்களை ஒதுக்க மறுக்கும் மேலாளருக்கு தெரிவிக்க அர்த்தமுள்ளதாக இருக்கிறது.

ஆவணங்களின் தொகுப்பின் பகுப்பாய்வு

முதலாவதாக, தற்போது நிறுவனத்தில் உள்ள ஆவணங்களின் கலவையை நீங்கள் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். அவை அனைத்தும் இரண்டு குழுக்களாகின்றன:

அலுவலக வேலைகளால் ஏற்கனவே பூர்த்தி செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள்;

அமைப்பின் செயல்பாடுகளின் விளைவாக உருவாக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் மற்றும் அவற்றின் வாழ்க்கைச் சுழற்சியில் ஒரு கட்டத்தில் அல்லது இன்னொரு கட்டத்தில் இருக்கும்.

வேலை ஒரே நேரத்தில் இரண்டு திசைகளில் செல்லும். முதல் குழுவின் ஆவணங்கள் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும், வகை மூலம் பிரிக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் வழக்குகளின் கலவை தீர்மானிக்கப்பட வேண்டும். இரண்டாவது குழுவின் ஆவணங்கள், அலுவலக பணிகள் முடிந்த உடனேயே, வழக்குகளுக்கும் ஒதுக்கப்பட வேண்டும்.

நீங்கள் நிறுவனத்தின் ஒவ்வொரு துறையையும் குறிப்பிட்டு தொடர்ச்சியாக செயல்பட வேண்டும். இங்கே இந்த துறைகளின் ஊழியர்கள் செயலாளரின் உதவிக்கு வர வேண்டும். அவர்கள் மட்டுமே - அவர்களின் பணி செயல்முறைகளை உள்ளே இருந்து அறிந்தவர்கள் - வழக்குகளின் தலைப்புகளையும் அவற்றில் உள்ள ஆவணங்களின் அமைப்பையும் சரியாக வடிவமைக்க முடியும். இதன் விளைவாக ஒவ்வொரு கட்டமைப்பு அலகுக்கும் வழக்குகளின் பட்டியல் நிறுவனத்தின் வழக்கு பட்டியலின் அடிப்படையை உருவாக்கும்.

ஆவண சேமிப்பு விதிமுறைகள்

ஒவ்வொரு ஆவணத்திற்கும் அதன் சொந்த சேமிப்பக காலம் உள்ளது, இது நிறுவனத்தால் தீர்மானிக்கப்படவில்லை - ஆவணத்தின் ஆசிரியர், ஆனால் மாநிலத்தால். ஒரு ஆவணத்தின் சேமிப்புக் காலம் காலாவதியாகும் முன்பு அதை அழிப்பது அனுமதிக்கப்படாது.

இன்றுவரை, ஆவணங்களின் சேமிப்பக காலங்களை நிர்வகிக்கும் மூன்று விதிமுறைகள் உள்ளன, அவை சொல்வது போல், டிரைவ்களில். இந்த விதிமுறைகளை பட்டியலிடுவோம்:

• 25.08.2010 எண் 558 தேதியிட்ட ரஷ்யாவின் கலாச்சார அமைச்சகத்தின் உத்தரவால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட (04.02 அன்று திருத்தப்பட்டபடி) சேமிப்பு காலங்களைக் குறிக்கும் மாநில அமைப்புகள், உள்ளூர் அதிகாரிகள் மற்றும் அமைப்புகளின் செயல்பாடுகளின் போது உருவாக்கப்பட்ட நிலையான நிர்வாக காப்பக ஆவணங்களின் பட்டியல். .2015);
• நிறுவனங்களின் விஞ்ஞான, தொழில்நுட்ப மற்றும் உற்பத்தி நடவடிக்கைகளில் உருவாக்கப்பட்ட நிலையான காப்பக ஆவணங்களின் பட்டியல், சேமிப்புக் காலங்களைக் குறிக்கிறது, ஜூலை 31, 2007 தேதியிட்ட ரஷ்யாவின் கலாச்சார அமைச்சகத்தின் உத்தரவுப்படி அங்கீகரிக்கப்பட்டது. எண் 1182 (ஏப்ரல் 28, 2011 அன்று திருத்தப்பட்டது) ;
• 08/15/1988 அன்று யு.எஸ்.எஸ்.ஆர் கிளாவார்சிவ் ஒப்புதல் அளித்த (07/31 அன்று திருத்தப்பட்டபடி) / 2007).

கூட்டு பங்கு நிறுவனங்கள் ஜூலை 16, 2003 தேதியிட்ட ரஷ்யாவின் பத்திரச் சந்தைக்கான பெடரல் கமிஷனின் தீர்மானத்தால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட கூட்டு-பங்கு நிறுவனங்களின் ஆவணங்களின் நடைமுறை மற்றும் விதிமுறைகள் குறித்த ஒழுங்குமுறைகளால் நீங்கள் வழிநடத்தப்பட வேண்டும். 03-33 / ps.

மேலே உள்ள நிலையான பட்டியல்களுக்கு கூடுதலாக, சில ஆவணங்களுக்கான சேமிப்பக காலம் தொழில் விதிமுறைகளில் குறிப்பிடப்படலாம். எனவே, காலக்கெடுவை நிர்ணயிக்கும் போது நீங்கள் மிகவும் கவனமாக இருக்க வேண்டும் மற்றும் ஆவணங்கள் சம்பந்தப்பட்ட அந்த துறைகளின் மேலாளர்கள் மற்றும் ஊழியர்களின் உதவியை நாட வேண்டும்.

குறிப்பு

ஆவணங்களுக்கான சேமிப்பு காலம் அவர்களின் அலுவலக பணிகள் முடிவடைந்த ஆண்டைத் தொடர்ந்து வரும் ஆண்டின் ஜனவரி 1 முதல் கணக்கிடப்படுகிறது. எனவே, ஆவணம் 2015 ஜனவரியில் செயல்படுத்தப்பட்டு 5 ஆண்டுகள் சேமிப்புக் காலம் இருந்தால், இந்த 5 ஆண்டுகள் 01.01.2016 முதல் கணக்கிடப்படும். இந்த ஆவணம் 12/31/2020 க்குப் பிறகுதான் அழிக்க முடியும் என்று மாறிவிடும்.

காலக்கெடுவை அமைக்கும் கட்டத்தில், ஒரு ஆவணத் தாக்கல் முறையை ஒழுங்கமைக்கும்போது, \u200b\u200bஒவ்வொரு செயலும் இன்னொன்றைக் குறிக்கிறது. ஒரு குறிப்பிட்ட ஆவணம் எத்தனை ஆண்டுகளாக சேமிக்கப்பட்டுள்ளது என்று நாமே கேட்டுக்கொண்டால், உடனடியாக அதை எங்காவது எழுத வேண்டிய அவசியம் உள்ளது - இந்த எண்களை எல்லாம் உங்கள் தலையில் வைக்க முடியாது. அமைப்பின் அனைத்து ஆவணங்களையும் கொண்ட பட்டியல், உள்ளிட்டவை. அவற்றின் சேமிப்பகத்தின் காலம் வழக்குகளின் பெயரிடலைத் தவிர வேறில்லை.

வழக்குகளின் பெயர்

ஒரு நிறுவனத்தின் ஆவணங்களை சேமிக்கும் செயல்முறை வழக்குகளின் பெயரிடலுடன் தொடங்குகிறது.

எங்கள் அகராதி

வழக்குகளின் பெயரிடல் - அமைப்பின் அலுவலகப் பணிகளில் தொடங்கப்பட்ட வழக்குகளின் பெயர்களின் முறையான பட்டியல், அவற்றின் சேமிப்பின் விதிமுறைகளை குறிப்பிட்ட வடிவத்தில் குறிக்கிறது.

வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், ஆவணங்களின் பகுப்பாய்வின் விளைவாக பெறப்பட்ட வழக்குகளின் அனைத்து தலைப்புகளும் ஒரே பட்டியலில் ஒன்றாகக் கொண்டுவரப்படுகின்றன, மேலும் அவற்றிற்கான தக்கவைப்பு காலம் அமைக்கப்பட்டுள்ளது.

நிறுவனங்களின் காப்பகங்களுக்கான அடிப்படை விதிகளின் 3.4.6 வது பிரிவுக்கு வழக்குகளின் பெயரிடலின் வடிவம் பின் இணைப்பு 7 இல் கொடுக்கப்பட்டுள்ளது.

குறிப்பு:வழக்குகளின் பட்டியலில் பிரிவு தலைப்பு - கட்டமைப்பு அலகு பெயர்.

வழக்கு அட்டவணை இரண்டு பகுதிகளைக் கொண்டுள்ளது. முதலாவது கட்டமைப்பு அலகுக்கு ஆர்டினல் எண், இரண்டாவது கட்டமைப்பு அலகுக்குள் உள்ள வழக்கின் ஆர்டினல் எண்.

ஒரு உதாரணம் தருவோம். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு நிறுவனத்தில், விளம்பரத் துறை வரிசை எண் 04 ஐப் பெற்றது. வழக்குகளின் பெயரிடலின் ஒரு பகுதி கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளது.

குறிப்பு

அமைப்பு மிகவும் சிறியதாக இருந்தால், அதில் துறைகளின் பங்கு ஊழியர்களால் செய்யப்படுகிறது, அவற்றில் ஒவ்வொன்றும் அதன் சொந்த செயல்பாட்டைக் கொண்டுள்ளன, பின்னர் வழக்குகளின் அனைத்து குறியீடுகளையும் 01 இலிருந்து தொடங்கி, "பிரிவு பெயர்" என்ற வரியை பட்டியலிலிருந்து விலக்குவது நல்லது.

நெடுவரிசை "வழக்குகளின் எண்ணிக்கை" காலெண்டர் ஆண்டின் முடிவில் நிரப்பப்பட்டது. ஆண்டுக்கு நிறுவனத்தில் குவிந்துள்ள ஒவ்வொரு வழக்கிற்கும் சேமிப்பக அலகுகளின் எண்ணிக்கையை இது குறிக்கிறது.

வழக்குகளின் பெயரிடல் புதிய வேலை ஆண்டிலிருந்து அமைப்பின் தலைவரால் அங்கீகரிக்கப்பட்டு நடைமுறைக்கு வருகிறது. ஆனால் பெயரிடலுக்கு ஏற்ப நிறுவன ஆவணங்களை உருவாக்க ஜனவரி வரை காத்திருக்க வேண்டிய அவசியமில்லை, ஏனென்றால் அமைப்பின் வரலாற்றில் வழக்குகளின் முதல் பெயரிடல் ஆண்டின் நடுப்பகுதியில் தோன்றக்கூடும்.

அலுவலக பணிகள் முடிந்தவுடன் ஆவணங்களுக்கு வழக்குகள் ஒதுக்கப்படுகின்றன. ஒரு வருடம் முழுவதும் அவற்றை சேமிக்க முடியாது, பின்னர் பல வாரங்களை கோப்புறைகளில் தாக்கல் செய்ய ஒதுக்கலாம். ஆவணம் செயல்படுத்தப்பட்டு கட்டுப்பாட்டிலிருந்து அகற்றப்பட்டவுடன், அதை கோப்பில் வைக்க வேண்டும்.

நிறுவனத்தின் ஆவணங்களுக்கு ஒரு செயலாளர் பொறுப்பேற்கிறார் என்பதை சக ஊழியர்களுக்கு படிப்படியாக கற்பிக்க வேண்டும். திணைக்களத்தில் ஒரு புதிய வழக்கு தோன்றினால், இது குறித்து செயலாளருக்கு அறிவிக்கப்பட வேண்டும், யார் இந்த வழக்கை பெயரிடலுக்குள் நுழைவார்கள், ஒரு திறமையான பணியாளருடன் சேர்ந்து, அதற்கான தக்கவைப்பு காலத்தை நிறுவுவார்கள். ஒரு இளம் அமைப்பில் மையப்படுத்தப்பட்ட அலுவலக வேலை முறை உருவாகிறது.

"சிறப்பு" ஆவணங்கள்: பணியாளர்கள் மற்றும் கணக்கு

பணியாளர் ஆவணங்கள்.செயலாளர் நிறுவனம் மற்றும் பணியாளர்கள் பதிவு நிர்வாகத்தில் கூடுதலாக ஈடுபட்டிருந்தால், இந்த ஆவணங்களின் பெருநிறுவன ஆவணங்களின் சேமிப்பிற்கு பின்வரும் காரணங்களுக்காக சிறப்பு கவனம் செலுத்தப்பட வேண்டும்:

நிர்வாக ஆவணங்களை விட பணியாளர் ஆவணங்கள் காசோலைகளுக்கு உட்பட்டவை;

பல மனிதவள பதிவுகளின் அடுக்கு வாழ்க்கை பல தசாப்தங்களாக அளவிடப்படுகிறது;

மனிதவள ஆவணங்களில் ஊழியர்களின் தனிப்பட்ட தரவு உள்ளது, எனவே மோசமான கணக்கியல் மட்டுமல்லாமல், சிறப்பு சேமிப்பு நிலைமைகள் மற்றும் அவற்றுக்கான அணுகலும் தேவைப்படுகிறது.

பணியாளர்களுடன் பணியாற்றுவதற்கான வழக்குகள் ஒரு பொதுவான அடிப்படையில் வழக்குகளின் பெயரிடலில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளன, ஆனால் அவை ஒரு சாவி, முன்னுரிமை இரும்பு ஒன்று, ஒரு சிறப்பு அறையில் வெறுமனே ஒரு விசையுடன் ஒரு கழிப்பிடத்தில் வைக்கப்பட வேண்டும்.

கணக்கியல் ஆவணங்கள்.தலைமை கணக்காளர் தனது ஆவணங்களின் பாதுகாப்பிற்கு தனிப்பட்ட முறையில் பொறுப்பேற்பதால், அமைப்பின் வளர்ச்சியின் ஆரம்ப கட்டங்களில் அவர் அதை தானே செய்கிறார். நீங்கள் ஒப்பீட்டளவில் அமைதியாக இருக்கக்கூடிய ஆவணங்களில் உள்ள ஒழுங்குக்கான ஒரே துறை கணக்கியல் துறைதான்.

படிப்படியாக, கணக்காளரின் காப்பகம் தனிப்பட்ட பாதுகாப்பிற்கு அப்பாற்பட்டது, மேலும் சேமிப்பு மற்றும் அடுத்தடுத்த அழிவுக்கான நிறுவன ஆவணங்களின் பொதுவான வரிசையில் கணக்கியல் மற்றும் வரி அறிக்கையிடல் ஆவணங்களை சேர்ப்பது பற்றிய கேள்வி எழுகிறது. கணக்கியல் ஆவணங்களும் பெயரிடலில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளன.

சேமிப்பக ஆட்சியைப் பொறுத்தவரை, பணியாளர் ஆவணங்களைப் போலன்றி, இந்த விஷயத்தில் சட்டத்தில் சிறப்பு வழிமுறைகள் இல்லை. இருப்பினும், நீங்கள் கணக்காளர்களின் கருத்தை கேட்டால், கிட்டத்தட்ட ஒவ்வொருவரும் இந்த வழக்குகள் ஒரு தனி அறையில் சிறப்பாக வைக்கப்படுகின்றன என்று கூறுவார்கள்.

எலக்ட்ரானிக் ஆவணங்கள்

அமைப்பின் ஆவணங்களின் மற்றொரு சிறப்பு வகை மின்னணு ஆகும். அவற்றைப் பற்றி அறியாத ஆபத்து மிகவும் அதிகமாக உள்ளது, ஏனென்றால் கோப்புறைகளில் உள்ள காகிதங்கள் வெற்றுப் பார்வையில் இருந்தால் அவற்றை கணக்கில் எடுத்துக் கொண்டால், மின்னணு நிறுவனங்கள் சக ஊழியர்களின் கணினிகளில் “வாழ்கின்றன”. அந்த ஆவணங்களைப் பற்றி நாங்கள் பேசுகிறோம், அதன் வாழ்க்கைச் சுழற்சி மின்னணு வடிவத்தில் மேற்கொள்ளப்படுகிறது. எம்.எஸ். எக்செல் இல் செயலாளர் வைத்திருக்கும் பதிவு பதிவுகள் ஒரு பாடநூல் எடுத்துக்காட்டு. சேமிப்பிற்காக பத்திரிகையை அனுப்ப நேரம் வரும்போது, \u200b\u200bநீங்கள் அதை அச்சிடத் தேவையில்லை: இது ஒரு மின்னணு ஆவணம், அது மின்னணு வடிவத்திலும் சேமிக்கப்பட வேண்டும்.

செயலாளரின் வேண்டுகோளின்படி துறைகள் மின்னணு ஆவணங்கள் குறித்த தகவல்களை வழங்க வேண்டும்.

துரதிர்ஷ்டவசமாக, ரஷ்யாவில் மின்னணு ஆவணங்களை சேமிப்பதற்கான தெளிவான வழிமுறைகள் இன்னும் இல்லை, மேலும் இது செயல்பாட்டின் சில பகுதிகளில் (எடுத்துக்காட்டாக, இணைய சந்தைப்படுத்தல்) அமைப்பின் மின்னணு ஆவணங்களின் அளவு 100% ஆக இருக்கும். 2012 ஆம் ஆண்டில் VNIIDAD ஆல் உருவாக்கப்பட்ட நிறுவனங்களின் காப்பகங்களில் மின்னணு காப்பக ஆவணங்களை கையகப்படுத்துதல், கணக்கியல் செய்தல் மற்றும் ஒழுங்கமைத்தல் ஆகியவற்றுக்கான வரைவு பரிந்துரைகள் மட்டுமே வழிநடத்தப்படலாம்.

மின்னணு ஆவணங்கள் காகித ஆவணங்களுடன் வழக்குகளின் பெயரிடலில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளன மற்றும் அவை விதிமுறைகளின் நிறுவப்பட்ட பட்டியல்களில் சேமிக்கப்படுகின்றன.

ஆவணங்களை அழிப்பது ஒரு மையப்படுத்தப்பட்ட செயல்முறை!

ஆவண சேமிப்பக அமைப்பின் பணியின் முதல் மாதங்களில், செயலாளர் அழிக்கப்பட வேண்டியதில்லை, ஆனால் அமைப்பு இளமையாக இருந்தால், அதற்கு முன்னர் சில ஆண்டுகள் காத்திருக்க வேண்டியது அவசியம். ஆயினும்கூட, யாருடைய சேமிப்புக் காலம் காலாவதியானது என்று ஆவணங்கள் கண்டறியப்பட்டால், நிறுவனங்களின் காப்பகங்களுக்கான அடிப்படை விதிகளின்படி அழிவு செயல்முறை ஏற்பாடு செய்யப்படுகிறது.

நினைவில் கொள்ள வேண்டிய முக்கிய விஷயம் என்னவென்றால், ஆவணங்களை அழிப்பது என்பது ஒரு மையப்படுத்தப்பட்ட செயல்முறையாகும், இது நிறுவனத்தின் மேலாளர் உட்பட நிறுவனத்தின் பல ஊழியர்களை உள்ளடக்கியது. ஒரு ஆவணத்தை கிழித்து குப்பைத்தொட்டியில் எறிவது அழிவு அல்ல. நீங்கள் அதை செய்ய முடியாது.

எதிர்காலத்தில் நிறுவனத்தில் ஒரு கட்டமைப்பு அலகு "காப்பகம்" தோன்றுகிறதா அல்லது அலுவலகத்தின் சிறப்பு அங்கீகாரம் பெற்ற ஊழியர் ஆவணங்களை சேமிப்பதைக் கையாள்வாரா என்பது முக்கியமல்ல, ஆனால் ஆவணங்கள் சேமிக்கப்பட வேண்டும், இந்த கடமை, நாங்கள் கண்டறிந்தபடி கட்டுரையின் ஆரம்பம், சட்டமன்ற மட்டத்தில் பொறிக்கப்பட்டுள்ளது.

சுருக்கம்

1. ஆவணங்களை வைத்திருப்பது சட்டமன்ற மட்டத்தில் பொறிக்கப்பட்ட அமைப்பின் பொறுப்பாகும்.
2. ஒரு நிறுவனத்தின் ஆவண சேமிப்பக அமைப்பின் அமைப்பு ஆவணங்களின் கலவை பகுப்பாய்வு மூலம் தொடங்குகிறது.
3. அமைப்பின் விவகாரங்களின் பட்டியல், அதற்காக சேமிப்பக காலங்கள் சிறப்பு பட்டியல்களுக்கு ஏற்ப தீர்மானிக்கப்படுகின்றன, ஒரு சிறப்பு வடிவத்தில் கட்டப்பட்டுள்ளன, இது நிறுவனத்தின் விவகாரங்களின் பெயரிடலை உருவாக்குகிறது.
4. மனிதவள மற்றும் கணக்கியல் அமைப்புகள் மற்றும் மின்னணு ஆவணங்களுக்கு சிறப்பு கவனம் செலுத்தப்படுகிறது.
5. ஆவணங்களை அழிப்பது என்பது ஒரு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட, மையப்படுத்தப்பட்ட செயல்முறையாகும், இது ஒரு முறையான அணுகுமுறை தேவைப்படுகிறது. நீங்கள் ஆவணத்திலிருந்து விடுபட முடியாது.