Arhivă la întreprindere: organizarea stocării documentelor. Stocare arhivistică Înregistrarea stocării arhivate a documentelor întreprinderii

O organizație, ca un organism viu, interacționează continuu cu lumea exterioară și menține numeroase procese interne: încheie contracte cu contractanții, acceptă sau vinde bunuri și servicii, efectuează diverse plăți, coordonează și aprobă reglementările locale.

In acelasi timp multe documente, dintre care majoritatea, mai devreme sau mai târziu, își pierd actualitatea actuală și sunt trimise la arhivă. Fiecare organizație respectă propria politică de circulație a documentelor, cu toate acestea, respectarea recomandărilor generale care sunt aplicate cu succes în practică și susținute de normele legale vă permite să optimizați arhivarea cât mai mult posibil și să evitați posibilele probleme în viitor.

Întreaga gamă de documentație acumulată de organizație în cursul activităților sale și supusă stocării este împărțită în mai multe categorii:

• documente constitutive - reprezintă baza legală pentru existența organizației și determină caracteristicile juridice de bază ale acesteia;
• documente administrative - sunt de natură imperativă sau informațională, de obicei emise în numele conducerii superioare;
• documente de personal - afectează toate relațiile posibile care pot apărea între angajat și angajator;
• situațiile financiare - include documente primare care reflectă implementarea de către organizație a vânzării și cumpărării de bunuri și servicii;
• documentare de specialitate - reglementări interne care reglementează principalele aspecte ale activităților organizației și care asigură coerența activității unităților sale structurale.

Într-un sens mai larg, toate documentele deținute de organizație pot fi împărțite în două grupuri: Documentație care a fost finalizată și lucrări încă implicate în orice proces de afaceri relevant. Una dintre principalele sarcini ale angajatului responsabil cu întreținerea arhivei este distribuirea competentă a documentelor disponibile în cazurile relevante și completarea la timp a acestora cu documentația nou întocmită.

Pregătirea pentru cerințele de predare și depozitare

Pentru a maximiza structurarea documentelor la dispoziția unei persoane juridice, se utilizează o nomenclatură rezumativă specială, care reflectă numele tuturor cazurilor, cu indicarea timpului de stocare a acestora. Documentele din fișiere sunt de obicei grupate după tip și sortate în foldere separate.

Clauza 3.4. Dintre regulile de bază pentru arhivele organizațiilor, aprobate în 2002 și având un caracter recomandator, forma nomenclaturii cazurilor este propusă sub forma unui tabel, care include următoarele câmpuri:

• indicele cazului, care constă din codul digital al unității structurale și numărul de serie al carcasei;
• titlul cazului, scris sub forma unei desemnări scurte și precise a esenței procesului aferent acestuia fără utilizarea structurilor complexe și a cuvintelor introductive;
• camp numărul de unități de stocarereflectă numărul de volume sau părți din compoziția carcasei și se finalizează la sfârșitul anului;
• ultima coloană conține notelegate de operațiunile efectuate în afaceri - stabilire, mișcare etc.

Fișierele organizate în conformitate cu nomenclatura consolidată sunt arhivate pentru o perioadă în funcție de tipul de documentație care le constituie. Astfel, documentele constitutive sunt păstrate pe întreaga perioadă de existență a unei persoane juridice, iar în cazul lichidării acesteia, acestea sunt supuse transferului către arhivele de stat sau municipale.

O parte din situațiile financiare este, de asemenea, supusă stocării nedeterminate, în timp ce pentru documentația primară perioada este limitată 5 ani... Cea mai lungă perioadă de arhivare este prevăzută pentru documentele de personal - de exemplu, declarațiile salariale ar trebui păstrate 75 de ani, aceeași perioadă este stabilită pentru contractele de muncă și cardurile personale ale angajaților.

Reglementări și responsabilitate

La nivel federal, principiile generale de organizare a arhivării sunt reglementate de Legea nr. 125-FZ din 22.10.2004, dintre care unele prevederi sunt obligatorii pentru toate întreprinderile care au un flux permanent de documente.

Pe lângă normele legale privind întreținerea arhivelor, legea prevede și responsabilitatea funcționarilor și a organizațiilor pentru încălcările comise în acest domeniu. Pedeapsa în acest caz nu depășește RUB 500cu toate acestea, absența completă sau parțială a documentației obligatorii pentru depozitare poate duce la o penalizare mult mai gravă - până la 300.000 de ruble.

Anumite dispoziții privind arhivarea documentelor contabile sunt indicate în ordinea Ministerului Finanțelor al URSS, aprobată în 1983 și încă relevantă. O listă exhaustivă a documentelor întocmite de-a lungul întregii existențe a organizației, împreună cu condițiile de stocare a acestora, este prezentată în Ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 25.08.2010 nr. 558. Setul de reguli menționat deja mai sus pentru funcționarea arhivelor organizațiilor conține o listă detaliată de recomandări privind toate aspectele acestor activități.

Acces la documente și condițiile de depunere a acestora

Cazurile formate, de regulă, sunt mutate în arhivă nu mai târziu de 3 ani de la finalizarea proceselor economice reflectate în acestea. Procedura de stocare și emitere a documentelor este stabilită în conformitate cu reglementările interne aprobate pe baza cerințelor și recomandărilor de reglementare.

Pentru uz intern, durata de lucru cu documente de arhivă este limitată 30 de zile, dar la cererea angajatului responsabil, sub rezerva siguranței cazurilor, timpul desemnat poate fi prelungit cu încă o lună.

Instrucțiuni pas cu pas pentru arhivarea și întreținerea unei arhive

Procedura de înregistrare și transfer a carcaselor pentru depozitare poate fi împărțită în mai multe etape principale:

Trebuie remarcat faptul că documentele cu o perioadă de depozitare sunt de obicei supuse depunerii în arhivă. cel puțin 10 ani... Restul documentației poate fi stocat direct în departamente și transferat pentru distrugere imediat ce expiră perioada prevăzută de lege.

Echipamentul de depozitare a arhivelor și examinarea adecvării spațiilor

Procedura de amenajare a locațiilor de stocare a documentației este descrisă în detaliu în Regulile de bază. Principiul principal atunci când echipăm o arhivă în cadrul unei organizații este utilizarea unei clădiri sau a unui spațiu separat pentru nevoile sale.

În același timp, nu este permisă funcționarea structurilor aflate într-o stare extrem de degradată, precum și a celor umede și neîncălzite. Restricția se aplică și spațiilor situate în aceleași clădiri cu servicii de catering și stocuri de alimente, precum și situate în apropierea depozitelor de substanțe inflamabile sau agresive.

Amenajarea internă a stocării arhivei trebuie făcută în așa fel încât să se asigure siguranța maximă a documentației conținute în aceasta. Acest lucru necesită respectarea normelor lista condițiilor:

• camera de arhivă trebuie să fie protejată de inundații, să respecte standardele de securitate la incendiu și să aibă un sistem de ventilație productiv;
• toate cablurile și prizele electrice trebuie izolate cât mai mult posibil;
• decorarea incintelor trebuie făcută cu materiale neinflamabile și neagresive;
• nu este permisă așezarea conductelor de apă și canalizare prin depozit.

Decizia finală cu privire la adecvarea spațiilor pentru nevoile arhivei este luată de o serie de servicii specializate pe baza expertizei. Acest lucru ia în considerare siguranța la incendiu a incintei, starea sanitară a acestuia etc. Pe baza rezultatelor fiecărei examinări, act, reflectând rezultatele implementării sale.

Caracteristici ale utilizării documentelor și organizării muncii

Baza activității arhivei este un regulament aprobat de conducere sau o instrucțiune privind întreținerea arhivei organizației. Pe baza unui astfel de document, este numit un angajat care acționează ca arhivar și este responsabil pentru siguranța și caracterul complet al documentelor care i-au fost încredințate.

O arhivă într-o organizație poate exista atât ca unitate structurală independentă, cât și în cadrul serviciului administrativ. Indiferent de apartenența sa formală, scopul principal al funcționării sale este formarea, contabilitatea și asigurarea integrității datelor arhivate ale organizației.

Se realizează prin activitatea sistematică a arhivarului privind menținerea nomenclaturii cazurilor, primirea volumelor corect formatate, sistematizarea acestora etc. În plus, atribuțiile personalului de arhivă includ furnizarea la timp și completă a documentelor solicitate, precum și participarea la distrugerea documentelor cu o perioadă de depozitare expirată.

Procedura de control

În plus față de reglementările interne, activitatea arhivei este guvernată de acte legislative, inclusiv măsuri de control al evidenței arhivistice în organizație.

Deci, conform Legii nr. 125-FZ, controlul asupra respectării procedurii de stocare a documentelor se efectuează de către organisme speciale la nivel federal și la nivelul entităților constitutive ale Federației Ruse. În practică, această funcție este îndeplinită de obicei de către Inspectoratul Fiscal și Fondul de pensii ca principalii utilizatori externi ai documentației organizației. Aceeași lege prevede răspunderea până la răspunderea penală pentru încălcarea legislației privind arhivarea.

O prezentare generală a programului pentru automatizarea fluxului de lucru de birou în organizație este prezentată mai jos.

Înregistrarea suporturilor electronice

În lumea tehnologiilor înalte omniprezente, suportul de informații „clasic” - hârtia și derivatele sale - încet, dar sigur, cedează loc operatorilor de transport electronici. În acest sens, angajatul arhivei va avea mai devreme sau mai târziu o întrebare: cum se acceptă astfel de documente pentru stocare? Răspunsul la acesta este simplu: în aceeași formă în care au fost proiectate inițial.

Dacă, de exemplu, facturile de la un furnizor străin vin sub forma unui document electronic certificat cu semnătură digitală, atunci acestea ar trebui să fie salvate în memoria computerului - nimic altceva nu trebuie tipărit și certificat. O astfel de documentare este introdusă în nomenclatorul cazurilor pe o bază generală, luând în considerare perioada de depozitare stabilită.

Lucrări de birouri de arhivă în organizație - proces complex și în mai mulți pașiceea ce necesită o planificare atentă din partea participanților săi și respectarea numeroaselor cerințe și recomandări. Cu toate acestea, un sistem de arhivare a documentelor bine construit nu numai că mărturisește munca bine coordonată și productivă a departamentelor, dar demonstrează, de asemenea, potențialul organizației ca unitate de afaceri eficientă.

Instrucțiuni detaliate pentru transferul documentelor în arhivă sunt prezentate în videoclip.

Gestionarea procesului de stocare a documentelor în arhive în țara noastră se efectuează în conformitate cu prevederile Legii Federației Ruse nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă din Federația Rusă”, care a fost adoptată la 01 octombrie 2004 .

Pe parcursul activității comerciale a fiecărei întreprinderi, datele informaționale sunt întotdeauna generate în formă tipărită sau electronică în anumite volume. Când se termină intervalul de timp pentru autenticitatea lor, acestea sunt sistematizate și se organizează stocarea arhivată a documentelor.

Soiuri de stocare arhivată a documentelor

Conform „Listei documentelor tipice de management”, care a fost aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000, există anumite grupuri de hârtii care au o perioadă specifică și chiar un tip de stocare.

Structurile de stat sunt obligate să transfere întotdeauna dosarele pentru stocarea arhivelor exclusiv către unitățile speciale ale fondurilor arhivistice din Rusia. Iar structurile comerciale au o gamă mai largă de modalități de stocare a documentelor.

Următoarele criterii se aplică companiilor cu toate formele de proprietate disponibile:

• Condițiile de stocare directă a documentelor sunt determinate numai de politica de gestionare a biroului a organizației în sine, adică până în momentul în care trece nevoia de relevanță a lucrărilor.
• Disponibilitatea unui timp limitat de stocare, care este indicat în furnizarea listei, - 1, 2, 5 și 10 ani. În acest caz, arhiva în sine se află în biroul companiei.
• Dreptul afacerilor și reglementările corporative interne reglementează păstrarea permanentă a documentelor.
• Sunt permise atât amplasarea arhivelor în ramurile serviciilor specializate, cât și organizarea sistemului de afaceri în cadrul companiei.

Arhivarea comenzii

În raport cu fiecare grup informativ de documente, ofițerul responsabil, pe baza cadrului de reglementare al Federației Ruse, stabilește perioade specifice de păstrare numai în mod individual. Întotdeauna se întocmește un inventar detaliat, care indică datele confiscării documentelor din arhivă, precum și timpul de expirare a depozitării acestora. În acest sens, se face trimitere la dispoziția relevantă a legii aplicabile.

Organizarea stocării arhivelor a documentelor în cadrul companiei ar trebui să se desfășoare în zone locale sau spații speciale. Este important să aveți sisteme sub formă de cutii, foldere de arhivă, cutii și echipamente specializate - catalog rafturi, rafturi. În același timp, hârtiile care au o valoare deosebită și cele care au o importanță comercială ridicată trebuie să fie plasate în dulapuri metalice unde există încuietori sigure. La expirarea termenului, un angajat autorizat al companiei efectuează lichidarea documentelor și întocmește un act de distrugere corespunzător.

Dacă este necesară o perioadă nelimitată de timp pentru depozitare, atunci se efectuează o procedură de finanțare cu transferul ulterior al cazurilor către instituții speciale.

Cerințe pentru organizarea stocării în arhivă a documentelor

Stocarea arhivată a documentelor implică o anumită opțiune pentru organizarea documentelor într-o întreprindere, care vă permite să respectați toate regulile și reglementările actuale pentru a exclude pierderea datelor importante.

Arhiva se află într-o clădire specială sau într-o cameră izolată. Organizarea sa în camere cu umiditate ridicată și încălzire îmbunătățită este inacceptabilă. De asemenea, el nu poate fi lângă servicii de catering, depozite de produse chimice și alimentare.

O întreprindere care se ocupă de plasarea arhivelor ar trebui să aibă un depozit pentru documentele clienților, o cameră pentru cercetare. De asemenea, compoziția ar trebui să includă o cameră în care sunt acceptate hârtiile, acestea sunt aclimatizate, aici este, de asemenea, posibilă stocarea temporară a purtătorilor de informații.

Cerințe pentru depozitarea hârtiei

Organizarea stocării în arhivă a documentelor necesită respectarea strictă a următoarelor reguli:

1. siguranță din toate punctele de vedere - camera în sine trebuie să fie rezistentă la foc, precum și protejată de eventuale inundații, trebuie să existe o ieșire de urgență;
2. în încăpere în sine nu ar trebui să existe conducte principale, doar cele care sunt izolate cu ajutorul dispozitivelor sau materialelor de protecție sunt permise;
3. arhiva poate conține numai cabluri electrice ascunse și prize de priză sigilate;
4. nu este permisă utilizarea focului și a niciunui dispozitiv de încălzire în arhivă, precum și păstrarea alimentelor acolo, precum și a altor obiecte străine;
5. camera ar trebui să aibă rafturi metalice de tip mobil sau staționar.

De asemenea, rafturile de depozitare trebuie să îndeplinească o serie de cerințe specifice. De exemplu, pasajul principal dintre rânduri ar trebui să dureze cel puțin 1,2 m, între rafturi - 0,75 m. Distanța de la rafturile care sunt paralele cu peretele la peretele exterior ar trebui să fie de cel puțin 0,75 m. Și între capăt iar peretele raftului trebuie să fie mai mare de 0,45 m. De la raftul inferior al fiecărui raft de la podea, este necesară o distanță de 0,15 m.

Pe rafturi, documentele sunt plasate exclusiv în pachete sau cutii. Nu este permis să găsiți documentația pe podea sau pe pervazul neasamblat.

Rafturile trebuie așezate numai perpendicular pe pereții cu ferestre și baterii. În acest caz, distanța de la sursa de căldură sau fereastră la raft trebuie să fie mai mare de 0,6 m. Rafturile nu trebuie să adere la aceleași surse de căldură și pereți exteriori.

Cum se stochează corect documentele

Lumina din camera în care sunt păstrate arhivele poate fi organizată atât artificial, cât și natural. Dacă există doar iluminare naturală, atunci este important să excludeți complet lumina directă a soarelui pe hârtie. Pentru aceasta, perdele și jaluzele de protecție împotriva luminii sunt agățate pe ferestre.

Iluminatul artificial este de obicei lămpi cu incandescență, care sunt întotdeauna în nuanțe închise. Dacă se utilizează echipamente fluorescente, atunci este mai bine ca acestea să fie dispozitive cu un spectru ultraviolet mic.

Organizarea stocării documentelor implică întotdeauna menținerea condițiilor corecte de temperatură și umiditate. Suporturile de date din hârtie sunt stocate la o temperatură de 17-19 ° C și o umiditate a aerului de 50-55%. Dacă datele sunt pe suport de film, atunci umiditatea aerului ar trebui să fie de 40-45%, temperatura pentru filmele alb-negru - aproximativ 15 ° С, pentru filmele color - 2-5 ° С. Dacă informațiile sunt plasate pe benzi magnetice și discuri, atunci umiditatea aerului în intervalul 50-65% și un regim de temperatură de 15-20 ° C vor fi ideale.

În ultimul număr al revistei, am vorbit despre procedura de lucru cu documente de arhivă - de la examinarea valorii documentelor până la pregătirea dosarelor pentru transferul acestora în arhivă.

Fișierele transferate pentru stocarea arhivelor sunt supuse stocării într-o cameră special amenajată. În continuare, vom vorbi despre modul de organizare a stocării documentelor, precum și despre procedura de acceptare și transfer a dosarelor pentru stocarea arhivelor.

CAMERA DE ARHIVĂ

Deci, unde în organizație ar trebui să fie amplasată arhiva, care sunt cerințele de bază pentru plasarea acesteia, precum și condițiile de stocare a documentelor?

Cerințe pentru clădirile în care se află arhiva

Cerințele pentru clădirile și spațiile arhivei sunt stabilite prin clauza 4.2 din regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizației (aprobate prin decizia Colegiului Rosarkhiv din 06.02.2002).

În primul rând, merită luat în considerare faptul că amplasarea arhivei nu este permisă în clădirile dărăpănate, clădirile din lemn, clădirile cu conducte umede, subsolurile, încăperile la mansardă, încălzirea sobelor.

În clădirile adaptate destinate stocării documentelor de arhivă ar trebui să fie izolatdin restul clădirii. Nu este permisă plasarea documentelor de arhivă în incinta unei clădiri ocupate de servicii de catering, depozite alimentare, organizații care depozitează substanțe periculoase și agresive la incendiu sau utilizează tehnologii chimice și periculoase pentru incendiu.

Arhiva organizației ar trebui să fie amplasată într-o clădire special construită sau adaptată pentru stocarea documentelor sau într-o cameră separată a clădirii.

Camera trebuie îndepărtată din punct de vedere periculos siguranța privind incendiileobiecte. Acestea includ, de exemplu, benzinării, parcări, garaje.

De asemenea, nu ar trebui să existe obiecte în apropierea clădirii (sediului) arhivei organizației, poluanți atmosferici.

Atunci când alegeți o clădire (cameră) adecvată pentru stocarea documentelor de arhivă, merită să luați în considerare faptul că următoarele camere separate sunt necesare pentru funcționarea deplină a arhivei:

1) stocare arhivă;

2) o cameră pentru primire, stocare temporară a documentelor, aclimatizarea documentelor;

3) cameră pentru utilizarea documentelor;

4) camere de lucru (camera) angajaților de arhivă.

Echipament de depozitare arhivă

Arhiva în sine ar trebui să fie posibilă ștersdin spațiile de laborator, industriale, menajere și nu ar trebui să aibă conducte de ventilație comune cu acestea. Este separat de camerele învecinate ziduri ignifugeși plafoane cu limite de rezistență la foc de cel puțin două ore. În camera de depozitare a arhivei așezarea țevilor exclusăalimentare cu apă și canalizare, ieșiri tehnologice sau de uz casnic de apă.

Când planificați locația depozitării arhivei, merită să luați în considerare acel spațiu cu orientarea spre nord a ferestrelor.

De asemenea, este important ca materiale de construcțiefolosit pentru a acoperi pereții, podelele, tavanele, decorarea interioară a camerei de depozitare a arhivei, nu ar trebui să colecteze praful, să fie sursa acestuia sau să elibereze substanțe chimice agresive.

Camera de depozitare a arhivelor trebuie să fie prevăzută cu materiale naturale sau artificiale ventilare... Dacă vorbim despre sistemele de aer condiționat, atunci acestea trebuie să îndeplinească următoarele caracteristici:

să asigure recircularea aerului cu un curs de schimb de 2-3;

mențineți un regim stabil de temperatură și umiditate;

pentru a curăța aerul de praf și impurități agresive;

îndeplinesc cerințele moderne de compactitate și economie.

Înălțimea arhivei ( clauza 2.11.1.2 din Regulile pentru organizarea stocării achiziției, contabilității și utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, organizații ale Academiei de Științe din Rusia (aprobat (prin ordin al Ministerului Culturii din Rusia din 18 ianuarie 2007 nr. 19, modificat până în 2009)) depinde de dimensiunea și parametrii echipamentelor destinate stocării documentelor de arhivă, dar nu trebuie să fie la mai puțin de 2,25 m până la fund a structurilor proeminente și nu mai mare de 4 m.

Este interzisă utilizarea în arhivă foc, dispozitive de încălzire, amplasarea obiectelor străine.

Examinarea adecvării spațiilor pentru plasarea unei arhive în ea

Decizia finală cu privire la adecvarea unei clădiri (camere) pentru arhiva organizației se ia ținând seama de concluziile supravegherii de stat a incendiilor și ale stației sanitare și epidemiologice.

Arhiva este plasată numai după ce se efectuează o examinare adecvată în clădirile sau sediile adaptate ale organizației.

Această examinare este necesară pentru a determina rezistența la foc a clădirilor sau a încăperilor de arhivă, durabilitatea structurilor principale și rezistența pardoselilor din pardoseală, ținând seama de sarcinile potențiale, prezența și starea sistemelor de încălzire și ventilație.

Acesta este efectuat de reprezentanți ai organizației în sine (de regulă, angajați ai arhivei), de incendiu, securitate, construcții, sanitare și epidemiologice și alte servicii speciale.

Pe baza rezultatelor examinării, trebuie întocmit un act.

TRANSFERUL DE DOCUMENTE LA ARHIVA STATULUI

Documentele nu sunt întotdeauna stocate în cadrul organizației. Unele dintre ele sunt transferate în arhiva de stat (municipală) după încheierea unui acord adecvat între părți.

Conform clauzei 9.9 din Regulile de bază, documentele sunt transferate în arhiva statului conform listelor de cazuri aprobate de comisia de revizuire a experților (CBE) a instituției de arhivă.

Transferul cazurilor se efectuează individual. Pe fiecare copie a inventarului se notează despre primirea documentelor în arhiva statului, se întocmește un act de acceptare și transfer al cauzelor.

În cazul transferului inițial al documentelor în arhiva statului, organizația trebuie să transfere informațiile istorice către fondul de arhivă al organizației. În viitor, atunci când se transferă documente, se adaugă informații istorice despre modificările denumirii, funcțiilor, structurii, subordonării organizației, compoziției și stării documentelor (dacă există).

Dacă este detectat în timpul transmisiei discrepanțe între intrarea finală în inventar și prezența efectivă a cazurilor transferate, se face o nouă înregistrare sumară în inventar, care indică prezența reală și numărul cazurilor lipsă. Numărul cazurilor lipsă este, de asemenea, specificat în actul de acceptare și transfer al documentelor pentru stocarea de stat. Certificatul organizației atașat actului indică motivele absenței acestora.

Arhiva organizației este, de asemenea, responsabilă pentru urmărirea documentelor.

În absența documentelor, dacă măsurile pentru căutarea lor nu au dat rezultate, se întocmește un act privind nedetectarea cazurilor, căile de căutare pentru care s-au epuizat.

Originalele pierdute ale documentelor pot fi înlocuite cu copii ale acestora.

Imediat înainte de transferul documentelor arhivistice ale organizației pentru stocarea permanentă în arhiva statului, împreună cu un reprezentant al arhivei statului, se verifică corectitudinea procesării științifice și tehnice a cazurilor, starea fizică și sanitar-igienică a documentelor.

Dacă se constată erori, defecte, neajunsuri, se întocmește și un act adecvat. Mai mult, defectele detectate sunt eliminate de către organizație (clauza 9.10 din regulile de bază).

Cu documentele de arhivă, organizația se transferă în arhiva de stat trei copii ale inventarului și o copie a actului de acceptare și transfer al cazurilor.

Toate procedurile de mai sus pentru organizarea stocării documentelor de arhivă implică disponibilitatea specialiștilor cu un nivel adecvat de calificare și educație în organizație.

ORGANIZAREA MUNCII DE ARHIVĂ

Organizarea structurală a arhivei depinde de volumul documentelor din companie. Uneori arhiva este organizată ca un departament sau unitate independentă în cadrul biroului biroului. Atunci când organizați o arhivă, trebuie să respectați o serie de reguli obligatorii. Pentru funcționarea corectă a arhivei, se recomandă elaborarea și adoptarea unui regulament (instrucțiune) privind arhiva organizației.

Șeful arhivei sau persoana responsabilă de arhivă (arhivar) sunt numiți și demiși prin ordin al șefului organizației.

Activitățile arhivarului se bazează pe:

organizarea arhivei;

responsabilitate, inclusiv penală (de exemplu, dacă documentele din arhivă sunt furate, distruse, deteriorate sau ascunse în mod deliberat (partea 1 a articolului 325 din Codul penal al Federației Ruse)), pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite arhivei.

Arhivistul trebuie informat periodic, iar în unele cazuri (de exemplu, introducerea de noi metode de organizare a muncii, cum ar fi bazele de date electronice ale documentelor de arhivă) - stagiu.

BTW. Informarea arhivarului din organizație este efectuată de șeful departamentului de arhivă sau de persoana care îndeplinește astfel de funcții. Un stagiu poate fi efectuat ca parte a unui seminar de instruire pe tema relevantă într-o instituție de învățământ care oferă acest tip de serviciu.

Poziția arhivarului trebuie reflectată în mod necesar în tabelul de personal al organizației.

Arhiva unei întreprinderi poate funcționa ca:

1) o unitate structurală independentă. În acest caz, conducerea generală a arhivei organizației este atribuită conducătorului acesteia, iar gestionarea activităților zilnice ale arhivei - conducătorului unei unități structurale independente;

2) o unitate structurală ca parte a serviciului de gestionare a biroului organizației. În acest caz, conducerea este încredințată șefului serviciului de lucru la birou și șefului unității structurale.

Principalele sarcini ale arhivarului organizației sunt:

1) completarea arhivei cu documente, a căror compunere este prevăzută de reglementările privind arhiva;

2) contabilitatea și asigurarea siguranței documentelor;

3) crearea unui aparat științific și de referință pentru documentele arhivei;

4) utilizarea documentelor stocate în arhivă;

5) pregătirea și transferul documentelor referitoare la Fondul de arhivă al Federației Ruse pentru depozitare permanentă în conformitate cu termenii și cerințele stabilite de Serviciul Federal de Arhivare din Rusia și de organele de gestionare a arhivelor entităților constitutive ale Federației Ruse.

Pentru a îndeplini principalele sarcini, arhivarul îndeplinește următoarele funcții:

1) menținerea listelor de diviziuni structurale ale organizației, care sunt sursele colecției arhivei;

2) recepția fișierelor arhivistice formate, conform nomenclaturii cazurilor, din diviziuni structurale ale organizației;

3) înregistrarea și asigurarea siguranței documentelor primite în arhivă;

4) crearea și întreținerea stării efective a aparatului de referință științifică pentru documentele arhivei;

5) organizarea serviciilor de informații pentru șefii și diviziile structurale ale organizației în raport cu conținutul documentelor de arhivă;

6) organizarea utilizării documentelor la cererea diviziilor structurale ale organizației și a persoanelor, păstrarea evidenței și analiza utilizării acestora;

7) participarea la examinarea valorii documentelor, precum și furnizarea unui set de măsuri organizatorice și metodologice pentru transferul documentelor pentru stocare permanentă;

8) verificarea corectitudinii formării și înregistrării cazurilor în diviziile structurale ale organizațiilor;

9) lucrează la întocmirea nomenclatorului afacerilor organizației și a diviziilor structurale ale acesteia;

10) furnizarea de asistență metodologică și practică diviziunilor structurale ale organizației pe probleme de lucru cu documente;

11) participarea la elaborarea documentelor normative și metodologice privind arhivarea și suportul documentației pentru management în cadrul organizației;

12) participarea la măsuri de îmbunătățire a calificărilor angajaților din arhivă.

TRANSFERUL DE CAZURI LA ARHIVA ORGANIZAȚIEI ȘI UTILIZAREA DOCUMENTELOR

Transferul dosarelor în arhiva organizației se efectuează conform programului, care este întocmit de arhivă, convenit cu șefii diviziilor structurale care transferă documente în arhivă și aprobat de șeful organizației ( clauza 3.7.25 din Regulile de bază).

Acceptarea și transferul fiecărui caz în arhivă se efectuează în prezența unui angajat - un reprezentant al unității structurale.

Deoarece prezența arhivei unei organizații implică nu numai stocarea documentelor, ci și utilizarea acestora, este necesar să se dezvolte și să se adopte o procedură pentru emiterea documentelor din arhivă. Această procedură trebuie efectuată la cererea angajaților organizației.

De exemplu, regulile de funcționare a arhivelor stabilesc că emiterea documentelor trebuie înregistrată în cărți pentru emiterea de cazuri angajaților organizației.

Emiterea directă este formalizată prin cerințe pentru emiterea de cazuri angajaților organizației, acționează asupra emiterii de cazuri pentru utilizare temporară către alte organizații.

Perioada de eliberare a documentelor pentru utilizare temporară nu trebuie să depășească o lunapentru utilizare de către angajații organizației și trei luni- pentru utilizare temporară de către alte organizații.

Trebuie remarcat faptul că organizarea stocării documentelor în arhivă într-o organizație este necesară și datorită faptului că există un număr de organisme de reglementare autorizate să efectueze verificări relevante.

CONTROLUL ARHIVELOR

Controlul respectării legislației privind arhivarea în Federația Rusă este efectuat de organele federale ale puterii de stat, inclusiv de organul executiv federal special autorizat de Guvernul Federației Ruse, organe ale puterii de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse , inclusiv organele executive autorizate ale entităților constitutive ale Federației Ruse în domeniul arhivării, în limitele competenței sale, determinate de legislația Federației Ruse și legislația entităților constitutive ale Federației Ruse (articolul 16 din Legea federală din 22.10.2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afaceri de arhivă în Federația Rusă”; modificată la 27.07.2010).

Astfel, arhiva organizației poate fi verificată:

1) Inspecția fiscală a Federației Ruse;

2) Fondul de pensii al Federației Ruse.

Drept urmare, conform legii, persoanele juridice, precum și funcționarii și cetățenii vinovați de încălcarea legislației privind arhivarea în Federația Rusă, în conformitate cu art. 27 din Legea federală din 22.10.2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afaceri de arhivă în Federația Rusă” poartă răspunderea civilă, administrativă și penală stabilită de legislația Federației Ruse.

În concluzie, aș dori să remarc faptul că astăzi, în majoritatea organizațiilor moderne, problemele legate de asigurarea siguranței documentelor, în special crearea condițiilor materiale și tehnice pentru siguranța lor fizică și a unui regim adecvat de depozitare, excluzând daunele, pierderile și furtul de documente, să rămână neadresat. Pentru funcționarea eficientă a arhivelor, sunt necesare recomandări profesionale pentru calcularea suprafețelor arhivelor, plasarea acestora în cadrul organizației, condițiile cele mai optime de temperatură și umiditate pentru stocarea documentelor cu diferiți purtători de informații, pentru asigurarea siguranței la incendiu, a materialelor și a echipamentelor tehnice ale arhivelor plasarea rațională a documentelor pentru a asigura accesul rapid la ele ...

M. V. Grishina, specialist HR, manager HR, Stelmon LLC

Menținerea documentației contabile, a personalului și a titlurilor este o parte integrantă a muncii zilnice a biroului oricărei organizații moderne. Depozitarea hârtiei este o componentă importantă a acestei lucrări. Perioada de valabilitate a documentelor este determinată nu numai de importanța lor, ci și de listele standard, care oferă recomandări cu privire la condiții. Respectarea de către organizație a tuturor cerințelor și normelor va evita probleme cu autoritățile de reglementare.

Din articol veți afla:

Stocarea documentelor în arhivă

Documentele fondatoare sunt primele lucrări de afaceri pe care le primește o companie. Importanța statutului și a certificatului de înregistrare pentru o organizație este la fel de importantă ca și deținerea unui pașaport și a unui certificat de naștere pentru o persoană. Pot fi necesare într-o varietate de situații. Desigur, pierderea acestor documente de afaceri nu este o mare problemă, ele pot fi ușor restaurate, dar pentru aceasta, totuși, va trebui să plătiți o taxă de stat. Cu toate acestea, este mai bine să nu faceți acest lucru, ci pur și simplu să respectați condițiile și condițiile de stocare a acestora.

Depozitarea documentelor de titlu

Articolul 52 din Codul civil al Federației Ruse reglementează procedura de înregistrare a oricărei persoane juridice. Este creat pe baza documentelor constitutive relevante. Forma organizatorică și juridică a întreprinderii create determină compoziția și cantitatea acestora. De regulă, acestea sunt actul constitutiv și un certificat de înregistrare. Bineînțeles, orice companie este contribuabil, deci trebuie să dețină și un certificat de înregistrare la autoritatea fiscală relevantă. De obicei, acesta este INN / KPP. În cazul în care societatea care urmează să fie creată este o entitate economică, atunci trebuie să aibă un memorandum de asociere. Societățile pe acțiuni trebuie să dețină un registru al valorilor mobiliare și al proprietarilor acestora.

În mod tradițional, documentele pe hârtie au fost întotdeauna considerate documentele de titlu ale unei întreprinderi. Aceste lucrări de afaceri joacă un rol important în activitatea organizației și au o mare importanță juridică. Situația s-a schimbat recent. În Federația Rusă, fluxul de documente electronice devine din ce în ce mai răspândit, iar documentația electronică începe să fie utilizată la același nivel cu hârtia și, în unele cazuri, capătă chiar importanță predominantă.

Să dăm un exemplu. Pentru a întreprinde diverse acțiuni și a primi servicii guvernamentale, companiile au acum dreptul de a nu furniza angajaților agențiilor guvernamentale documente de titlu pe suport de hârtie. Această inovație se datorează faptului că registrul unificat al înregistrării de stat a persoanelor juridice (USRLE) conține toate informațiile necesare. Orice angajat al unei organizații guvernamentale, inspector fiscal sau notar cu acces la Registrul de stat unificat al persoanelor juridice poate primi în orice moment toate informațiile solicitate de la o anumită persoană juridică. Mai mult, Carta de hârtie nu mai este un element necesar al activității de birou a companiilor cu răspundere limitată. Acum, în munca lor, ei pot folosi Carta electronică a formularului standard.

Citește și:

Depozitarea documentelor în arhivă

Depozitarea arhivelor de titlu, ca oricare altul, documentele trebuie să fie efectuate într-un loc special desemnat. În mod tradițional, acesta este un folder special stocat într-un seif. Responsabilitățile pentru stocarea documentelor, ca primele persoane ale organizației, sunt suportate fie de directorul general, fie de contabilul șef. Dacă compania are un departament juridic, această funcție poate fi încredințată angajaților săi. Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că, în orice caz, șeful întreprinderii poartă responsabilitatea pentru deteriorarea sau pierderea documentelor.

Vă rugăm să rețineți că pentru societățile pe acțiuni, legea stabilește cerințe speciale cu privire la termenii și procedura de păstrare a documentelor de afaceri. La 16 iulie 2003, a fost adoptată o rezoluție specială a Comisiei federale pentru piața valorilor mobiliare nr. 03-33 / ps, care reglementează procedura de stocare a documentelor societăților pe acțiuni. Faptul este că întreprinderile cu această formă de proprietate utilizează valori mobiliare în activitățile lor. Legislația le impune cerințe speciale pentru condițiile și perioadele de depozitare.

Toate celelalte întreprinderi cu o formă organizațională și juridică diferită, cu depozitare și stabilirea condițiilor pentru conținutul lucrărilor de afaceri, sunt ghidate de reguli generale care nu sunt reglementate de decrete sau acte speciale.

Depozitarea documentelor contabile și fiscale

Orice întreprindere, indiferent de forma de proprietate și forma organizațională și juridică, este obligată să țină evidența fiscală și contabilă. Există o serie de organizații care nu sunt obligate legal să respecte cerințele Legii federale „Cu privire la contabilitate”. Dar, de asemenea, trebuie să țină evidența activităților lor financiare. Toate documentele de afaceri financiare și fiscale trebuie păstrate și stocate în conformitate cu reguli și reglementări strict definite.

Toată documentația contabilă poate fi împărțită în două grupe mari:

Documente primare.

Documentația contabilă.

Documentația primară are o valoare considerabilă. Acest lucru se datorează faptului că cea mai mare parte a acestei documentații este alcătuită din hârtii care vin la întreprindere din exterior, de la parteneri de afaceri și contrapartide. Toate tranzacțiile contabile efectuate, precum și formarea bazei de impozitare, se efectuează exclusiv pe baza documentației primare. Are un anumit format și aspect. Care este documentația primară? În primul rând, acestea sunt acte, contracte, facturi, foi de parcurs, precum și o serie de alte documente. Toate acțiunile semnificative din punct de vedere juridic sunt certificate de aceste documente comerciale. În acest sens, au o serie de cerințe speciale în ceea ce privește conținutul și condițiile în care trebuie stocate.

În zilele noastre, nu este neobișnuit pentru lucrările de afaceri primare create și care funcționează în format electronic. Pentru documentația de acest fel, au fost elaborate și anumite standarde care determină forma și tipul acestora, în special prezența unei semnături electronice calificate. În ceea ce privește timpul de stocare a documentelor electronice, acestea sunt absolut identice cu omologii lor pe hârtie.

Perioade de stocare a documentelor de arhivă în organizație

Carta oricărei întreprinderi sau organizații, indiferent de statutul lor juridic, trebuie să conțină o clauză care reglementează în ce condiții și pentru ce perioadă de timp ar trebui păstrate documentele de afaceri contabile. Prezența acestui articol va ajuta la evitarea întrebărilor suplimentare din partea reprezentanților organelor de inspecție. În plus, se recomandă emiterea unui act normativ local care să definească modul în care ar trebui stocată documentația companiei și cine va fi în mod special responsabil pentru aceasta.

Toată documentația contabilă primară trebuie păstrată în conformitate cu cerințele legislației ruse moderne, dar nu mai puțin de 5 ani.

Depozitarea documentelor de către personal

În majoritatea covârșitoare a cazurilor, documentația referitoare la activitatea de resurse umane este o documentare strictă de răspundere. Condițiile speciale pentru stocarea acestor documente de afaceri sunt cauzate de faptul că acestea conțin date personale ale angajaților. Responsabilitatea sporită pentru integritatea și siguranța atât a mass-media în sine, cât și a informațiilor pe care le conțin revine angajatului special autorizat - inspectorul de personal. Absența unei astfel de poziții în tabelul de personal al organizației sugerează că fie șeful întreprinderii însuși, fie contabilul-șef, vor avea această responsabilitate.

Toate comenzile de lucru cu personalul, fișele de înregistrare ale angajaților, cărțile de muncă și declarațiile angajaților sunt în introducerea inspectorului de personal. Legea federală „Cu privire la contabilitate” reglementează procedura de formare a documentației primare privind munca și remunerarea personalului. Din prevederile acestei legi rezultă că toată documentația contabilă primară poate fi acceptată pentru contabilitate numai dacă formarea sa a fost efectuată pe baza unor albume de forme unificate de documentație contabilă primară.

Pregătirea documentelor pentru depozitarea arhivelor

Depozitarea documentației contabile este reglementată de scrisoarea Ministerului Finanțelor al URSS din data de 29.07.1983 nr. 105. Conform acestei scrisori, ar trebui păstrat în arhiva, care este înțeleasă ca o cameră separată, cu dulapuri și seifuri speciale. Regulile Rosarkhiv din 02/06/2002 conțin recomandări standard pentru amenajarea acestor spații. Recomandările sunt binevenite, dar nu sunt necesare. Nu există sancțiuni pentru nerespectare.

Mai multe alte cerințe se aplică modului în care ar trebui stocate documentele de raportare stricte. Ar trebui păstrat în seifuri sau în camere speciale dotate cu măsuri de securitate sporite. Aceleași cerințe se aplică lucrărilor de afaceri marcate cu ștampila „secret comercial”.

Toate celelalte documente comerciale pot fi depozitate pe rafturi și în dulapuri speciale. Ele pot fi amplasate direct în biroul șefului organizației sau al contabilului șef. Vă rugăm să rețineți că, pentru a asigura ușurința accesului, se recomandă legarea și aranjarea în ordine cronologică a extraselor bancare, rapoartelor anticipate, actelor, ordinelor de numerar și a altor documente financiare.

În caz de lipsă de spațiu, precum și după trecerea inspecției Serviciului Fiscal Federal, trebuie transferate mai multe documente comerciale către arhiva municipiu. Transferul se efectuează conform inventarului, într-o formă numerată și cusută. După expirarea perioadei de stocare, o serie de valori mobiliare sunt supuse distrugerii. O comisie specială verifică această documentație și înregistrează faptul distrugerii acesteia.

Respectarea normelor, procedurii și termenelor stabilite garantează protecția antreprenorului împotriva problemelor cauzate de dezacordurile cu autoritățile de inspecție și îi permite, de asemenea, să creeze cadrul legislativ necesar, care poate fi necesar atunci când apără drepturile și interesele legale în cadrul autorităților judiciare.

Chiar dacă directorul nu vrea să audă despre arhivă ca unitate structurală, aceasta nu înseamnă că compania nu o are. Există o arhivă, dar până acum are forma unui depozit de deșeuri împrăștiat prin dulapuri și birouri, cu absența completă a oricărei comenzi și sisteme. În acest articol, vom vorbi despre modul de organizare a stocării documentelor într-o organizație în care nu există arhivă ca atare, iar documentele care trebuie furnizate cu condiții adecvate de conservare există deja și, în plus, apar în fiecare zi. La urma urmei, trebuie să fiți de acord, este mult mai ușor să începeți să formați o arhivă atunci când organizația este mică și nu sunt atât de multe lucrări de păstrat. Dacă preluați această lucrare în câțiva ani, când volumul fluxului de lucru începe să se ridice la zeci de mii de unități, va fi mult mai dificil să creați o arhivă.

DOCUMENTE DE REGLEMENTARE ȘI RESPONSABILITATE PENTRU DEPOZITAREA NECUVORITĂ A DOCUMENTELOR

Procesul de stocare a documentelor unei organizații este reglementat la nivel federal.

Există două documente principale despre activitatea arhivei în companie:

1. Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale, aprobat prin ordinul Arhivei principale a URSS din 05.09.1985 nr. 263. Documentul are un caracter normativ (obligatoriu).
2. Reguli de bază pentru arhivele organizațiilor, aprobat prin decizia Colegiului din Rosarkhiv din 06.02.2002 (în continuare - Regulile de bază pentru arhivele organizațiilor) Documentul are un caracter metodologic (opțional).

Vă recomandăm ca secretarul să studieze aceste documente destul de similare. Acestea descriu principiile de bază ale stocării documentelor de afaceri într-o companie, cerințelor de stocare și furnizează multe forme de documente care asigură procesul de stocare, condus de nomenclatorul afacerilor organizației.

Responsabilitatea pentru stocarea necorespunzătoare a documentelor

În conformitate cu art. 13.25 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, încălcarea procedurii stabilite și a condițiilor de depozitare a documentelor de către o societate pe acțiuni și o societate cu răspundere limitată (suplimentară) implică impunerea unei amenzi administrative funcționarilor în cuantum de două mii cinci sute până la cinci mii de ruble; pentru persoanele juridice - de la două sute de mii la trei sute de mii de ruble. Practica utilizării acestui articol este destul de extinsă, ceea ce are sens să îl informăm pe managerul care refuză să aloce resurse pentru stocarea documentelor companiei.

ANALIZA COMPOZIȚIEI DOCUMENTELOR

În primul rând, trebuie să înțelegeți compoziția documentelor care se află în prezent în organizație. Toate se împart în două grupuri:

Documente care au fost deja completate de lucrările de birou;

Documente care sunt formate ca urmare a activităților organizației și se află într-o etapă sau alta a ciclului lor de viață.

Lucrarea va merge în două direcții simultan. Documentele din primul grup trebuie revizuite, dezasamblate după tip și trebuie determinată compoziția cazurilor. Documentele celui de-al doilea grup, imediat după finalizarea lucrărilor de birou, vor trebui, de asemenea, să fie alocate cazurilor.

La rândul lor, trebuie să acționați secvențial, referindu-vă la fiecare departament al organizației. Aici angajații acestor departamente ar trebui să vină în ajutorul secretarului. Doar ei - oamenii care își cunosc procesele de lucru din interior - pot formula corect titlurile cazurilor și compunerea documentelor din ele. Lista de cazuri rezultată pentru fiecare unitate structurală va constitui baza listei de cazuri a organizației.

TERMENI DE PĂSTRARE A DOCUMENTELOR

Fiecare document are propria perioadă de stocare, care este determinată nu de organizație - autorul documentului, ci de stat. Nu este permisă distrugerea unui document înainte de expirarea perioadei de stocare.

Până în prezent, există trei reglementări care reglementează perioadele de depozitare a documentelor, după cum se spune, în masă. Să enumerăm aceste reglementări:

• Lista documentelor de arhivă administrativă standard generate în cursul activităților organelor de stat, autorităților locale și organizațiilor, care indică perioadele de depozitare, aprobată prin ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 25.08.2010 nr. 558 (modificat la 04.02 .2015);
• Lista documentelor de arhivă standard generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, care indică perioadele de depozitare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii din Rusia din 31 iulie 2007 nr. 1182 (modificat la 28 aprilie 2011) ;
• Lista documentelor standard generate în activitățile comitetelor de stat, ministerelor, departamentelor și altor instituții, organizații, întreprinderi, cu indicarea perioadei de depozitare, aprobată de URSS Glavarchiv la 15.08.1988 (modificată la 31.07. / 2007).

Societățile pe acțiuni De asemenea, ar trebui să vă îndrumați după Regulamentul privind procedura și condițiile de stocare a documentelor societăților pe acțiuni, aprobat prin rezoluția Comisiei federale pentru piața valorilor mobiliare din Rusia din 16 iulie 2003 nr. 03-33 / ps.

În plus față de listele standard de mai sus, perioada de stocare pentru anumite documente poate fi specificată în reglementările din industrie. Prin urmare, ar trebui să fiți foarte atenți atunci când stabiliți termenele și să recurgeți la ajutorul managerilor și al angajaților departamentelor la care se referă documentele.

Notă

Perioada de păstrare a documentelor este calculată de la 1 ianuarie a anului care urmează anului de la sfârșitul activității lor de birou. Deci, dacă documentul a fost executat în ianuarie 2015 și are o perioadă de stocare de 5 ani, atunci acești 5 ani vor fi contabilizați de la 01.01.2016. Se pare că acest document poate fi distrus numai după 31.12.2020.

La etapa de stabilire a termenelor, se constată, de obicei, că atunci când se organizează un sistem de înregistrare a documentelor, fiecare acțiune implică alta. Dacă ne întrebăm câți ani a fost stocat un anumit document, atunci imediat este necesar să îl notăm undeva - nu puteți păstra toate aceste numere în cap. O listă care conține toate documentele organizației, incl. durata depozitării lor nu este altceva decât o nomenclatură a cazurilor.

NOMENCLATURA CAZURILOR

Procesul de stocare a documentelor unei organizații începe cu o nomenclatură a cazurilor.

Dicționarul nostru

Nomenclatura cazurilor - o listă sistematizată a numelor cazurilor începute în activitatea de birou a organizației, indicând condițiile de depozitare a acestora, în forma prescrisă.

Cu alte cuvinte, toate anteturile cazurilor obținute ca urmare a analizei documentelor sunt reunite într-o singură listă și se stabilesc perioade de păstrare pentru acestea.

Forma nomenclaturii cazurilor este dată în Anexa 7 la clauza 3.4.6 din Regulile de bază pentru Arhivele Organizațiilor.

Notă:titlul secțiunii din lista cazurilor - numele unității structurale.

Indicele cazului constă din două părți. Primul este numărul ordinal al unității structurale, al doilea este numărul ordinal al carcasei din cadrul unității structurale.

Să dăm un exemplu. De exemplu, într-o organizație, departamentul de publicitate a primit numărul de serie 04. Un fragment din nomenclatura cazurilor este prezentat mai jos.

Notă

Dacă organizația este atât de mică încât rolul departamentelor din ea este jucat de angajați, fiecare dintre aceștia având funcționalitatea sa, atunci este mai bine să începeți toți indexurile de cazuri de la 01 și să excludeți din listă linia „Numele secțiunii”.

Coloana „Număr de cazuri” completat după sfârșitul anului calendaristic. Indică numărul de unități de stocare pentru fiecare caz care s-a acumulat la întreprindere pentru anul respectiv.

Nomenclatura cazurilor este aprobată și pusă în aplicare începând cu noul an de lucru de către șeful organizației. Dar nu este nevoie să așteptați până în ianuarie pentru a încerca să formați documentele companiei în conformitate cu nomenclatura, deoarece prima nomenclatură de cazuri din istoria organizației poate apărea la mijlocul anului.

Documentele sunt alocate cazurilor imediat după terminarea lucrărilor de birou. Nu le puteți salva timp de un an întreg, iar apoi să le dedicați câteva săptămâni înregistrării în dosare. De îndată ce documentul este executat și eliminat din control, acesta trebuie introdus în fișier.

Colegii ar trebui să fie învățați treptat că o secretară se ocupă de documentele companiei. Dacă apare un nou caz în departament, atunci secretarul trebuie informat despre acest lucru, care va introduce cazul în nomenclatură și, împreună cu un angajat competent, va stabili o perioadă de păstrare pentru acesta. Așa se formează un sistem de lucru de birou centralizat într-o organizație tânără.

DOCUMENTE "SPECIALE": PERSONAL ȘI CONTABILITATE

Documente de personal.Dacă secretarul este implicat suplimentar în gestionarea înregistrărilor companiei și a personalului, atunci stocarea acestui strat de documentație corporativă ar trebui acordată o atenție specială din următoarele motive:

Documentele de personal sunt supuse verificărilor mult mai des decât documentele de gestiune;

Perioada de valabilitate a multor înregistrări HR este măsurată în decenii;

Documentele HR conțin datele personale ale angajaților și, prin urmare, necesită nu numai contabilitate scrupuloasă, ci și condiții speciale de stocare și acces la acestea.

Cazurile pentru lucrul cu personalul sunt incluse în nomenclatura cazurilor în mod general, dar trebuie ținute într-un dulap cu o cheie, de preferință una de fier, ideal într-o cameră specială, care este, de asemenea, blocată cu o cheie.

Documente contabile.Întrucât contabilul-șef este responsabil personal pentru siguranța documentelor sale, în primele etape ale dezvoltării organizației, el o face singur. Poate că departamentul de contabilitate este singurul departament pentru comanda în documentația căruia puteți fi relativ calm.

Treptat, arhiva contabilului depășește siguranța individuală și apare problema includerii documentelor contabile și de raportare fiscală în gama generală de documente ale companiei pentru depozitare și distrugere ulterioară. Documentele contabile sunt, de asemenea, incluse în nomenclator.

În ceea ce privește regimul de depozitare, atunci, spre deosebire de documentele de personal, legislația nu conține instrucțiuni speciale în acest sens. Cu toate acestea, dacă cereți părerea contabililor, atunci aproape fiecare dintre ei va spune că aceste cazuri sunt, de asemenea, mai bine păstrate într-o cameră separată.

DOCUMENTE ELECTRONICE

Un alt tip special de documente ale organizației este cel electronic. Pericolul de a nu afla despre ele este destul de mare, deoarece dacă hârtiile din foldere sunt la vedere și le iau în considerare, atunci cele electronice „trăiesc” în computerele colegilor. Vorbim despre acele documente, al căror ciclu de viață este realizat în formă electronică. Un exemplu de manual este jurnalele de înregistrare păstrate de secretar în MS Excel. Când vine momentul să trimiteți revista pentru stocare, nu este nevoie să o imprimați: este un document electronic și ar trebui, de asemenea, să fie stocat în formă electronică.

Departamentele trebuie să furnizeze informații cu privire la documentele electronice la cererea secretarului.

Din păcate, în Rusia încă nu există instrucțiuni clar formulate pentru stocarea documentelor electronice, iar acest lucru se întâmplă în ciuda faptului că în unele domenii de activitate (de exemplu, marketingul pe internet) volumul de documente electronice al organizației tinde la 100%. Singurul lucru care poate fi ghidat este proiectul de Recomandări pentru achiziționarea, contabilitatea și organizarea stocării documentelor electronice de arhivă în arhivele organizațiilor, elaborat de VNIIDAD în 2012.

Documentele electronice sunt incluse în nomenclatura cazurilor împreună cu documentele pe hârtie și sunt stocate în listele de termeni stabilite.

DESTILAREA DOCUMENTELOR ESTE UN PROCES CENTRALIZAT!

În primele luni de lucru a sistemului de stocare a documentelor, secretarul nu va trebui să fie distrus, dar dacă organizația este tânără, atunci înainte de aceasta va fi necesar să așteptați câțiva ani. Cu toate acestea, dacă se găsesc documente a căror perioadă de stocare a expirat, atunci procesul de distrugere este organizat în conformitate cu Regulile de bază pentru Arhivele Organizațiilor.

Principalul lucru de reținut este că distrugerea documentelor este un proces centralizat care implică mulți angajați ai companiei, inclusiv managerul acesteia. Sfâșierea unui document și aruncarea acestuia în coșul de gunoi nu înseamnă distrugere. Nu poți face asta.

Nu contează dacă în viitor apare o organizație „arhivă” în cadrul organizației sau dacă un angajat special autorizat al biroului se va ocupa de stocarea documentelor, dar documentele trebuie stocate și această obligație, așa cum am aflat la începutul articolului este consacrat la nivel legislativ.

REZUMAT

1. Păstrarea documentelor este responsabilitatea organizației, consacrată la nivel legislativ.
2. Organizarea sistemului de stocare a documentelor unei companii începe cu o analiză a compoziției documentelor.
3. Lista afacerilor organizației, pentru care perioadele de depozitare sunt determinate în conformitate cu liste speciale, construită într-o formă specială, formează nomenclatorul afacerilor organizației.
4. O atenție specială este acordată sistemelor de resurse umane și contabilitate, precum și documentelor electronice.
5. Distrugerea documentelor este un proces organizat, centralizat, care necesită o abordare sistematică. Nu puteți scăpa doar de document.