Акт на списание материалов. Акт списания материальных ценностей Списание материальных ценностей
Можно ли торговой организации учесть при расчете налога на прибыль покупную стоимость товаров, по которым истек срок их годности, а также стоимость расходов на их утилизацию (уничтожение)? Ответ читайте в статье.
Вопрос: Каков порядок оформления и списания со склада ТМЦ (с истекшим сроком годности, неликвида, порчи) в б.у. и н.у.?
Ответ: Надо провести инвентаризацию, выявить непригодные ТМЦ и ликвидировать их. Если испорченные ТМЦ не могут быть в дальнейшем использованы (проданы), в бухучете их стоимость отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества (счет 41, 10,…). Проводки:
Дебет 94 Кредит 41 (10, …)
- отражена порча товаров, материалов;
Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от порчи (виновное лицо отсутствует).
Налоговый учет.
Для целей налогового учета есть много разъяснений по продовольственным товарам, в частности, последнее письмо Минфина от 09.02.2018 № 03-03-06/1/7862 . Из этих разъяснений следует, что можно учесть в НУ покупную стоимость продовольственных товаров, непригодных к дальнейшему использованию, и можно учесть расходы на утилизацию.
Налоговый кодекс не содержит перечня документов, которые обосновали бы затраты на уничтожение просроченной или неликвидной продукции. Поэтому компания вправе внутренним приказом утвердить форму «первички». Одним из таких документов может быть приказ руководителя о списании товара с истекшим сроком годности. Или заключение эксперта о том, что товар не пригоден для дальнейшей реализации или использования в силу санитарных норм, морального устаревания или по иным причинам.
Но Минфин не разъяснил, как быть, если компания списывает товары в ситуации, для которой закон не содержит требований об утилизации. Например, морально устаревшие товары. Раньше чиновники запрещали учитывать такие расходы (
Обоснование
Минфин стал более лояльным в учете расходов на утилизацию просроченной продукции
Финансисты назвали документы, которыми можно подтвердить расходы на утилизацию неликвида
Среди бумаг, которыми компания может подтвердить в налоговом плане затраты на уничтожение продукции с истекшим сроком годности, Минфин России выделяет следующие (письмо от 24.12.14 № 03-03-06/1/66948):
—акты (журналы) изменения статуса товара, в которых отражены причины отнесения продукции к некачественной (окончание срока годности);
—акты приемки товаров при их возврате;
—акты о проведении инвентаризации;
—акты уничтожения некачественной продукции, в которых содержится информация о наименованиях и количестве уничтоженных товаров, дате уничтожения;
—выписки из регистров налогового учета по учету товара, списанного в связи с его уничтожением.
Затраты на уничтожение устаревшей периодики не входят в закрытый перечень расходов «упрощенца»
Такой перечень документов финансовое ведомство составило на основании выводов ФАС Московского округа, приведенных в постановлении от 01.02.08 № КА-А40/14839-07-2 . О том, какими еще документами можно подтвердить расходы, связанные с уничтожением просроченной продукции, читайте ниже.
ЧИТАЙТЕ НА E.RNK.RU
Еще больше полезных материалов
В настоящее время компания вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных документов, которыми она подтверждает расходы для целей налогообложения прибыли (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Налоговый кодекс не содержит перечня документов, которые обосновали бы затраты на уничтожение просроченной или неликвидной продукции. Поэтому компания вправе внутренним приказом утвердить форму «первички».
Одним из таких документов может быть приказ руководителя о списании товара с истекшим сроком годности. Или заключение эксперта о том, что товар не пригоден для дальнейшей реализации или использования в силу санитарных норм, морального устаревания или по иным причинам.
Мнение налоговиков и позицию судов на этот счет читайте в статье «Сложности, с которыми сталкиваются компании в случае уничтожения или утилизации непригодной продукции » // РНК, 2013, № 13-14
Как учесть порчу и недостачу товаров
Потери от недостачи и порчи товаров в бухучете оформляют и отражают в зависимости от того, когда обнаружили недостачу:
Такие правила установлены в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
О том, какие условия должны быть соблюдены при проведении инвентаризации товаров, см. таблицу .
Для документального оформления проведения инвентаризации товаров можно использовать следующие типовые формы:
инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4);
инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6).
При оформлении результатов инвентаризации необходимо составить следующие документы:
ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .
Более подробно о заполнении этих форм см. в таблице .
Инвентаризация: уценка и списание
При выявлении факта порчи товаров организация может:
уценить товары для дальнейшей продажи;
В некоторых отраслях вместо формы № ТОРГ-15 (№ ТОРГ-16) могут использоваться другие акты на списание товаров, рекомендованные для применения соответствующими ведомствами. Например, в отношении медицинских товаров в аптеках - акт по форме № А-2.18 (раздел 4 Методических рекомендаций, утвержденных Минздравом России 14 мая 1998 № 98/124).
Отражение в бухучете потерь, подтвержденных результатами инвентаризации, зависит от:
вида потерь (недостача или порча);
Бухучет: уценка
Как отразить в бухучете уценку испорченных товаров
Если организация планирует уценить испорченные товары, то в учете сделайте следующие проводки:
Дебет 94 Кредит 41
- отражена стоимость испорченных товаров (на основании акта по форме № ТОРГ-15);
Дебет 94 Кредит 42
Для удобства отражения уценки товаров к счету 41 откройте отдельный субсчет, например, «Товары, подлежащие уценке».
Дебет 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке» Кредит 94
- оприходованы товары, подлежащие уценке (по рыночной стоимости с учетом их физического состояния);
Дебет 44 Кредит 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке»
- переданы образцы испорченных товаров на экспертизу (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза);
Дебет 44 Кредит 60
- отражены расходы по проведению экспертизы (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза);
Дебет 62 Кредит 90-1
- отражена выручка от продажи товаров с уценкой;
Дебет 90-2 Кредит 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке»
- списана себестоимость уцененных товаров (стоимость, по которой они были оприходованы);
Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с реализации уцененных товаров (если организация является плательщиком НДС);
Дебет 90-2 Кредит 44
- включены в себестоимость продаж расходы, связанные с реализацией (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза).
Как отразить в бухучете порчу товаров, которые непригодны для дальнейшего использования (продажи)
Если испорченные товары не могут быть в дальнейшем использованы (проданы), в бухучете их стоимость отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества (счет 41). При этом если учет товаров ведется по продажным ценам, то одновременно с отражением факта порчи товаров на счете 94 торговую наценку, приходящуюся на испорченные товары и ранее учтенную на счете 42 , нужно сторнировать. Об этом говорится в указаниях по применению Плана счетов (счет , , ). При отражении факта порчи товаров в учете сделайте проводки:
Дебет 94 Кредит 41
- отражена порча товаров;
Дебет 94 Кредит 42
- сторнирована торговая наценка, приходящаяся на испорченный товар (если учет товаров ведется по продажным ценам).
Такой порядок отражения порчи товаров в бухучете отражен в подпункте «б» пункта 29 приказа Минфина от 28.12.2001 № 119н.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, порчу товаров списывайте на финансовые результаты организации. Сумму порчи отнесите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости испорченного товара по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от порчи товаров в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).
Если причиной порчи товаров стали форс-мажорные обстоятельства, стоимость испорченных товаров учтите в составе убытков отчетного года по балансовой (учетной) стоимости. При этом сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от порчи товаров, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.
ОСНО: налог на прибыль
Порядок учета недостачи (порчи) при расчете налога на прибыль зависит от того, по какой причине эта недостача (порча) возникла:
Учет недостачи сверх норм естественной убыли зависит от того, установлено виновное лицо или нет.
Если виновное лицо установлено, то недостачу, взысканную с него , отразите в составе внереализационных доходов ( , п. 3 ст. 250 НК).
Ситуация: можно ли торговой организации учесть при расчете налога на прибыль покупную стоимость товаров, по которым истек срок их годности, а также стоимость расходов на их утилизацию (уничтожение)
Чтобы учесть расходы, необходимо документально подтвердить процедуру утилизации. Перечень документов, подтверждающих утилизацию товаров, рекомендован в письме Минфина от 24.12.2014 № 03-03-06/1/66948 . К таким документам относятся:
акты (журналы), в которых фиксируются причины утраты качества товаров или окончание срока годности;
акты приемки товаров при их возврате покупателями;
акты о проведении инвентаризации;
акты уничтожения некачественной продукции (с указанием наименования, количества уничтоженных товаров, а также даты утилизации);
выписки из регистров налогового учета по уничтоженным товарам.
Подтверждает такой вывод Минфин в письмах от 15.03.2018 № 03-03-06/1/15834 , от 09.02.2018 № 03-03-06/1/7862 , от 13.01.2017 № 03-03-06/1/853 , от 24.12.2014 № 03-03-06/1/66948 и ФНС в письмах от 16.06.2011 № ЕД-4-3/9487 , от 16.07.2009 № 3-2-09/139 . Есть судебные решения в пользу данной позиции (постановления Арбитражного суда Московской области от 04.04.2017 по делу № А40-81669/2016 , ФАС Московского округа от 01.02.2008 № КА-А40/14839-07-2 , Уральского округа от 24.08.2011 № Ф09-5075/11).
По некоторым товарам правила утилизации утверждены законодательством. Это касается:
1. Пищевых продуктов, парфюмерной, косметической и табачной продукции, средств и изделий для гигиены полости рта (п. , и положения, утв. постановлением Правительства от 29.09.1997 № 1263).
Потери от порчи (недостачи) товаров включайте в состав расходов в момент документального оформления факта недостачи (порчи) товаров или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года). Это правило применяйте, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из пункта 1 статьи 272 и пункта 3 статьи 273 НК. При этом если организация применяет кассовый метод, потери учтите, если товары, по которым выявлен факт недостачи (порчи), оплачены (п. 3 ст. 273 НК).
Если ущерб от недостачи (порчи) товаров возмещает виновное лицо, то у организации возникает внереализационный доход (п. 3 ст. 250 НК). Если организация признает доходы по методу начисления, доходы в виде возмещения ущерба учтите при расчете налога на прибыль в момент признания виновным лицом обязанности возместить ущерб или в момент вступления в силу решения суда (подп. п. 4 п. 4 ст. 271 НК). Например, в отношении граждан решение суда вступает в силу через 10 дней после его вынесения (если решение не будет обжаловано) ().
Если организация применяет кассовый метод, сумму возмещения учтите в составе доходов в момент возмещения ущерба виновным лицом (п. 2 ст. 273 НК). Например, если виновным лицом признан сотрудник, то сумму возмещения ущерба включите в состав доходов в день внесения денег сотрудником в кассу организации.
Чиновники назвали два условия для учета расходов по неликвиду
Главное изменение: Минфин разрешил списывать расходы на утилизацию, если она обязательна по закону и есть подтверждающие документы.
Важная деталь
Закон требует утилизировать или уничтожать просроченные пищевые продукты. Расходы на такую утилизацию безопасны, если есть первичка.
Компания вправе списать расходы на утилизацию товаров, которая обязательна по закону. Такую позицию высказал Минфин (письмо от 09.02.2018 № 03-03-06/1/7862).
Расходы на утилизацию прямо не предусмотрены в Налоговом кодексе. Однако перечень налоговых расходов открытый (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК). И если закон обязывает проводить утилизацию, то расходы на нее экономически обоснованны. Значит, компания может учесть их при расчете налога на прибыль, если подтвердит документально, что выполнила процедуру утилизации (п. 1 ст. 252 НК).
Например, закон предусматривает утилизацию или уничтожение пищевых продуктов, по которым истек срок годности (ст. , Федерального закона от 02.01.2000 № 29-ФЗ). Санитарно-гигиеническую экспертизу в этом случае проводить не обязательно (постановление Правительства от 29.09.1997 № 1263).
Следовательно, компания вправе включить в расходы стоимость товаров с истекшим сроком годности и расходы на их утилизацию или уничтожение.
Подтвердить расходы можно актом, например по форме № ТОРГ-16, приказом руководителя о списании товаров, договором со специализированной организацией, актом приема-передачи товаров для утилизации, актом уничтожения некачественной продукции.
Минфин не разъяснил, как быть, если компания списывает товары в ситуации, для которой закон не содержит требований об утилизации. Например, морально устаревшие товары. Но раньше чиновники запрещали учитывать такие расходы (письмо Минфина от 07.06.2011 № 03-03-06/1/332). Поэтому, если компания спишет их при расчете налога на прибыль, есть риск спора с налоговиками.
В бухучете предприятия оприходование ТМЦ подразумевает прием и отражение поступления товарно-материальных ценностей в учете. Основанием для такой операции служат первичные документы. Разберемся, как осуществляется движение ценностей – проводки и необходимые формы приведены далее.
Как ведется учет ТМЦ
ТМЦ – это различные товарно-материальные ценности, используемые предприятием в процессе хоздеятельности. Движение таких объектов включает в себя поступление и выбытие (списание). Сначала оборотные активы попадают на склад организации, затем расходуются в зависимости от поставленных целей. Учет товарно-материальных ценностей ведется на счетах бухучета в соответствии с требованиями Приказа Минфина № 94н от 31.10.2000 г. По законодательным нормам для этого предусмотрены следующие бухсчета:
-
Любое движение ценностей, включая выбытие или оприходование, сопровождается отметками в карточках учета ф. М-17 (для материалов) или журнале учета ф. ТОРГ-18 (для готовых изделий и товаров). Для контроля остатков и проверки соответствия наличия данным бухучета могут заполняться ведомости ф. МХ-19, товарные отчеты ф. ТОРГ-29 , акты по выборочным проверкам ф. МХ-14, отчеты ф. МХ-20 (20а).
Отражение поступления ТМЦ
Оприходование ТМЦ на склад сопровождается проводкой в зависимости от вида ценностей. Например, от поставщика поступил товар на сумму 236 000 руб. с НДС:
Д 60 К 51 на 236 000 руб. – с расчетного счета поставщику перечислены средства за ТМЦ.
Д 41 К 60 на 200 000 руб. – товар поступил, оприходование ТМЦ на склад.
Д 19 К 60 на 36 000 руб. – отражена сумма НДС по поступившим товарам.
Д 68 К 19 на 36 000 руб. – налог зачтен к вычету согласно счету-фактуре.
Поступление ТМЦ может производиться при покупке подотчетным лицом:
Д 71 К 50 на 50 000 руб. – выданы средства в подотчет сотруднику для покупки материалов.
Д 10 К 71 на 37 500 руб. – отражено поступление материалов по авансовому отчету.
Д 19 К 71 на 6750 руб. – выделен НДС по приобретенным материалам.
Д 68 К 19 на 6750 руб. – принят налог к вычету.
Д 50 К 71 на 5750 руб. – остаток подотчета возвращен в кассу.
Поступление готовой продукции может отражаться по фактической себестоимости (Д 43 К 20,23,29) или по учетной стоимости:
Д 43 К 40 – учетная стоимость поступившей продукции,
Д 40 К 20 – фактическая себестоимость,
Д 90/2 К 40 – расхождение себестоимости и учетной стоимости (проводка делается в конце месяца).
Обратите внимание! Оприходование излишков ТМЦ выполняется по результатам инвентаризаций. Стоимость таких объектов в бухучете относится на сч. 91.1 в корреспонденции с соответствующим счетом учета ТМЦ.
Отражение списания ТМЦ
Списание ТМЦ производится с обязательным заполнением оправдательной первичной документации. Причиной может быть отпуск ценностей в производство, негодность объектов или их порча. Примеры проводок:
Д 20 (25, 26, 44) К 10 – отражен отпуск ТМЦ в производство (на общепроизводственные, хозяйственные цели, на расходы по продаже товаров).
Д 79 К 10 (43, 41) – переданы в подразделение компании материалы (товары или готовые изделия).
Д 94 К 10 (41, 43) – на основании акта отражено выбытие утраченных ценностей в следствие недостачи или порчи.
Мы благодарим за предложенную тему Шаталову Елену Сергеевну, главного бухгалтера ООО «Технолюкс Металл», г. Москва.
Сейчас не обязательно применять унифицированные формы первички, в том числе и предусмотренные для учета материалов и их движения. Поэтому организации потихоньку начинают перекраивать госкомстатовские формы под себя. И на этой волне в очередной раз бухгалтеры задаются вопросом: какой же документ будет основанием для принятия материалов к учету и их списания в расходы?
Говоря о материалах, мы рассмотрим и производственные материалы и сырье, и офисные материалы, к примеру канцтовары.
Документируем приход материалов в организацию
Оприходование материалов подразумевает не только их физическое получение материально-ответственным работником организации (к примеру, кладовщиком), но и отражение их на счетах бухучета (как правило, это проводка по дебету счета 10 «Материалы»).
Вариантов документального оформления несколько, и часто они зависят от ситуации, возникающей при приемке материалов, а также от структуры организации и принятой в ней системы внутреннего документооборота.
Приходный ордер по форме № М-4. Он применяется, если к качеству и ассортименту материалов нет замечаний. Только вот форма № М-4 довольно большая. Поэтому из нее с легкостью можно убрать некоторые реквизиты, не относящиеся к обязательным реквизитам первичного документ ап. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон о бухучете) :
- номера форм по ОКУД и ОКПО;
- номер паспорта (есть смысл оставлять, только если вы приходуете материалы, содержащие драгоценные камни и металлы);
- данные о страховой компании;
- графа с кодом единицы измерения.
Штамп на накладной заменяет приходный ордер, проставляется в аналогичных ситуациях - когда приходуются материалы без каких-либо расхождений по количеству, качеству и ассортименту. В таком штампе должны быть основные реквизиты приходного ордера: кто получил, сколько, когд ап. 49 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее - Методические указания); Письмо Минфина от 29.10.2002 № 16-00-14/414 ; п. 4 ПБУ 1/2008 .
Накладная ТОРГ-12, подписанная лицом, ответственным за хранение материалов, к примеру кладовщиком. В этом случае составлять приходный ордер или иной заменяющий его документ смысла нет.
Акт о приемке материалов по форме № М-7. Его надо составлять, если в накладной от поставщика написано одно, а поступило что-то другое (к примеру, поставлены материалы не в том количестве, ассортименте или не того качества). Такой акт вам понадобится и при принятии материалов на ответственное хранение. Форму № М-7 тоже можно подчистить, убрав ненужные вам реквизиты (к примеру, «Название страховой компании», «Дата отправки продукции...», «Дата и номер телефонограммы о вызове отправителя (заготовителя)», «Количество мест», «Вид упаковки», «Код единицы измерения», «Номер паспорта»). В то же время в договоре между вашей организацией и поставщиком может быть прописано, что для фиксации выявленных расхождений составляется какой-то другой документ.
Для приемки материалов, как полностью соответствующих условиям поставки, так и полученных с выявленными расхождениями, можно разработать и использовать единый, универсальный документ:
- взять за основу классический приходный ордер (по форме № М-4, убрав из нее ненужные реквизиты);
- дополнить то, что получилось, реквизитами, которые могут понадобиться при выявлении расхождений в количестве и качестве принимаемых материалов (их можно взять из формы № М-7).
ВЫВОД
При оприходовании материалов важно сделать документ, во-первых, подтверждающий сам факт оприходования, а во-вторых, соответствующий правилам документооборота, установленным в вашей организации.
Выдаем материалы со склада
Со склада организации в какое-либо подразделение материалы тоже выдаются не под честное слово. Раньше для отпуска со склада использовали такие унифицированные документы:
- <или> требование-накладную (форма № М-11) - при отпуске материалов со склада, если в организации нет лимитов на их получение;
- <или> лимитно-заборную карту (форма № М-8) - если в организации такие лимиты установлены;
- <или> накладную на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) - при передаче их в другое территориально обособленное подразделение компании (к примеру, в филиал, у которого есть свой склад).
Эти же документы можно составлять и в 2013 г., «разгрузив» их от ненужных реквизитов. А можно разработать собственную - универсальную форму. Для этого возьмите ту форму, которую ранее (до 2013 г.) вы чаще всего использовали и оптимизируйте ее (уберите ненужные реквизиты и добавьте реквизиты, которые могут вам понадобиться).
Списываем на расходы производственные сырье и материалы
Бухгалтерский учет. После того как материалы отпущены со склада для использования в производстве, их стоимость списывается со счета 10 «Материалы» и отражается по дебету счетов учета затра тп. 93 Методических указаний .
Но бывает так, что переданные в цех или на рабочий участок сырье и материалы не были использованы для производства продукции. То есть они просто «переехали» со склада и на новом месте хранятся, ожидая своего часа. С экономической точки зрения их стоимость вообще не должна учитываться в качестве расходов текущего месяца. Но отслеживать использование материалов - дело не бухгалтеров, а экономистов или производственников. Поэтому в таких ситуациях целесообразно составлять акт расхода материалов. В Методических указаниях по бухучету МПЗ сказано, что он нужен лишь тогда, когда при отпуске материалов со склада не было указано их назначение: для какого конкретного заказа или вида продукции они получен ыпп. 97, 98 Методических указаний .
Отпуск таких материалов со склада в производственное подразделение лучше отражать как внутреннее перемещение. Используя для этого специальные субсчета 10-«Ма -териалы на складе» и 10-«Ма -териалы в цехе».
Но во многих организациях акты расхода сырья и материалов составляют ежемесячно. Причем независимо от того, было указано их целевое назначение при получении со склада или нет.
В налоговом учете ситуация аналогичная. Более того, в Налоговом кодексе есть прямая норма: стоимость материалов, не использованных при производстве продукции, не может быть учтена при расчете общей суммы материальных расходов текущего месяц ап. 5 ст. 254 , статьи 318, 319 НК РФ .
Как видите, если вы будете следить за расходованием материалов, это позволит вам не только добиться большей достоверности в бухучете, но и правильно рассчитать налог на прибыль.
Если материалы не сразу идут в производство, а лишь перемещаются со склада в цех для хранения, не спешите со списанием их стоимости на счет 20 «Основное производство». Так вы можете завысить сумму прямых расходов текущего месяца, что может исказить ваш бухучет, а вслед за ним - и учет налоговый (если он ведется на основе бухгалтерского). Акт расхода материалов поможет вам обосновать расходы как в налоговом учете, так и в бухгалтерском. И у проверяющих - инспекторов и аудиторов - будет меньше вопросов.
«Непроизводственные» материалы и канцтовары
К учету производственных материалов, как правило, относятся достаточно серьезно. А вот офисным материалам (в частности, канцтоварам) бухгалтеры часто уделяют недостаточно внимания. К организации их документооборота применяют разные подходы.
ПОДХОД 1. При покупке материалов через подотчетного работника и его траты подтверждаются, и материалы приходуются, и на расходы они списываются на основании авансового отчета и первичных документов, доказывающих их покупку. Но это неправильно.
ОБМЕН ОПЫТОМ
Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»
“ Любое имущество, включая канцтовары и прочее, должно быть оприходовано. Сразу отражать списание их стоимости на счетах затрат - ошибка, которая приводит к риску, в частности по налогу на прибыль. Риск, естественно, возрастает по мере роста суммы операции. Списывать материалы и канцтовары на затраты на основании накладной поставщика или товарного чека магазина не получится - эти документы говорят только о поступлении материалов в организацию. Должны быть дополнительные документы, оформляющие их расхо д” .
ПОДХОД 2. Если в требовании-накладной или лимитно-заборной карте, по которой получены материалы, указано, где они будут использоваться и для чего, то акт об использовании таких материалов составлять не нужн оп. 98 Методических указаний . А если при выдаче материалов со склада цель их использования не была ясна, то составляется акт расхода.
То есть это такой же подход, как при списании на расходы производственных материалов. Он безопасен, если материалы не выдаются в отделы или иные структурные подразделения про запас, а сразу начинают использоваться. Взяли, к примеру, 10 авторучек и раздали их пяти офисным работникам. Зачем еще составлять акт о том, что ручки начали использоваться в рабочих целях? Это же нерационально. Поэтому на дату выдачи материалов со склада их стоимость списывается на счета учета затрат.
Но если материалов выдано со склада довольно много, могут возникнуть вопросы об обоснованности списания их стоимости на расходы. Рассмотрим такой пример. 29 апреля в бухгалтерию небольшой организации передано 10 коробок с бумагой формата А4, в каждой коробке - по пять пачек бумаги. Итого - 50 пачек. Понятно, что у среднестатистической небольшой организации в конце месяца вся эта бумага просто физически не может быть использована для рабочих целей. Исключения, конечно, возможны - к примеру, необходимо сделать копии большого количества документов по запросу налоговой инспекции. Но если ничего экстраординарного нет, то признание в расходах всей стоимости переданной в бухгалтерию бумаги в апреле неоправданно. Причем как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
ОБМЕН ОПЫТОМ
“ На сегодняшний день как для целей внутреннего контроля, так и для целей снижения налоговых рисков сохраняются ранее действовавшие правила.
Списать оприходованное имущество на затраты можно сразу же, а можно по мере его фактического расходования (это зависит от суммы операции - таково требование рациональности учета). Например, никто не будет дожидаться, когда кончатся чернила в шариковой ручке, чтобы выдать работнику новую, но вот новый калькулятор выдадут не раньше какого-то периода времени после выдачи старого. Также вряд ли правильно сразу списывать на затраты единовременно 25 коробок бумаги, купленной про запас, если в организации работает два человека (директор и бухгалтер) и объем документооборота незначителе н” .
ПОДХОД 3. Акт о расходе материалов нужен всегда, причем независимо от того, было ли указано при отпуске со склада их целевое использование или нет. Ведь то, что материалы отпущены со склада в другое подразделение, еще не говорит о том, что они начали использоваться. Последний приведенный пример - тому подтверждение. Это наиболее осторожный вариант.
ОБМЕН ОПЫТОМ
“ Каким документом оформлять расход - актом или еще чем-то - определяет сам бухгалтер и устанавливает это в учетной политике.
К тому же по канцтоварам «кладовщиком» часто является секретарь или офис-менеджер. Имущество передается ему при приходовании. А передача канцтоваров конечному получателю - инженеру, бухгалтеру или иному офисному работнику - означает их списание на затраты. Ведь контролировать и формировать отдельный документ о том, как они израсходовали бумагу, карандаши, маркеры или файлы, как правило, нет никакой необходимости (если они получили их в разумных количествах)” .
Генеральный директор ООО «Вектор развития»
Не забудьте о том, что формы всех используемых первичных документов, том числе и акта расхода, руководитель должен утвердить или отдельным приказом, или в приложении к учетной политике.
После того как бухгалтерия получит количественные данные об использованных материалах, нужно будет определить стоимость их списания. Как правило, для этого создается отдельный регистр. Напомним, что стоимость списания материалов определяется одним из способов, утвержденных учетной политикой:
- в бухучете - по стоимости единицы, по средней стоимости или способом ФИФО;
- в налоговом учете - по стоимости единицы, по средней стоимости, способом ФИФО или ЛИФО.
Аббревиатура ТМЦ расшифровывается как товарно-материальные ценности. Что же такое ТМЦ и каков их учет?
ТМЦ это …
ТМЦ (материальные ценности) в бухгалтерском учете это (п. 2 ПБУ 5/01 ):
- сырье и материалы;
- товары, приобретенные для перепродажи;
- готовая продукция.
ТМЦ иначе называют МПЗ - материально-производственные запасы.
Учет ТМЦ в бухгалтерии: проводки и документы
На самом деле учет ТМЦ в большой степени зависит от их вида. Проводки по учету операций с материалами сильно отличаются от проводок по операциям с товарами и готовой продукцией. Первичные документы по учету ТМЦ также оформляются в зависимости от того, о каком виде ТМЦ идет речь. Сразу скажем, что организация может разработать формы первичных документов самостоятельно и утвердить их приказом руководителя. А может использовать унифицированные формы, утвержденные Росстатом. Далее мы приведем номера форм таких унифицированных документов.
Учет материалов в бухгалтерском учете: проводки и документы
Сырье и материалы учитываются на счете 10. По дебету отражается поступление материалов, а по кредиту - выбытие по причине списания в производство, продажи и т.д. (разд. 2 Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 N 119н). Например, приобретение материалов у поставщика отражается проводкой:
- дебет счета 10 - кредит счета 60 - на стоимость материалов (без НДС).
При поступлении материалов от поставщика, как правило, оформляется приходный ордер по форме М-4.
Списание ТМЦ со счета 10 обычно оформляют требованием-накладной по форме М-11, лимитно-заборной картой по форме М-8 или актом на списание материалов. Образец акта на списание материалов в производство можно посмотреть .
Акт на списание материалов в иных ситуациях можно найти .
Учет товаров: проводки и документы
Для учета товаров в бухучете используется одноименный счет 41. По дебету счета отражается поступление товаров, по кредиту - списание в связи с продажей или по иным причинам (разд. 5 Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 N 119н). При поступлении в организацию товаров, как правило, составляется приходный ордер по форме М-4.
При отгрузке товара покупателю оформляется товарная накладная по форме ТОРГ-12 и делает проводка:
- дебет счета 90 - кредит счета 41 - на покупную стоимость товаров.
Испорченные товары списываются на основании актов по форме ТОРГ-15 или ТОРГ-16. Проводка будет следующей:
- дебет счета 94 - кредит счета 41 - на покупную стоимость товаров.
Учет готовой продукции: проводки и документы
Готовая продукция отражается на бухгалтерском счете 43. По дебету счета учитывается выпуск продукции, а по кредиту - ее продажа. Причем остатки готовой продукции на складе могут оцениваться по фактической себестоимости или по плановой (нормативной) себестоимости (разд. 4 Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 N 119н). Проводка по выпуску готовой продукции такая:
- дебет счета 43 - кредит счета 20 - по плановой или фактической себестоимости продукции (правила учета фиксируются в учетной политике).
Первичные документы, оформляемые при оприходовании готовой продукции, зависят от вида выпускаемой продукции и технологии производства.
Продажа готовой продукции отражается так:
- дебет счета 90 - кредит счета 43 - на фактическую себестоимость продукции.
Продажа готовой продукции также оформляется товарной накладной по форме ТОРГ-12.
Что такое ТМЦ на складе
Специального бухгалтерского счета для учета ТМЦ на складе не предусмотрено. Подразумевается, что как только ТМЦ поступают в организацию (либо как только создана готовая продукция), они передаются на склад. И в этот момент ТМЦ отражаются по дебету счета 10, 41 или 44. А информацию о движении и остатках каждого вида ТМЦ на складе можно узнать из карточки складского учета, оформляемой по форме М-17.
Организуем процесс списания материальных ценностей
Материальные ценности подлежат списанию, если они:
- Израсходованы в процессе обычного производственного процесса при изготовлении конечной продукции или полуфабрикатов.
- Утратили свои первоначальные свойства и не могут использоваться по назначению.
В первом случае для списания каждой партии сырья и материалов не нужно специально оформленного в письменном виде разрешения руководства — списание производится по установленным нормам, которые должны быть обоснованными и утвержденными руководителем предприятия. Процесс списания имеет свои особенности, о которых речь пойдет в одном из последующих разделов.
Во втором случае списание матценностей требует индивидуального подхода, и в каждом случае списание производится комиссионно.
Методы списания матценностей должны найти отражение в учетной политике предприятия. Детализация процессов списания (шаблоны документов на списание, регламент их оформления и отражения на счетах бухучета, иные аспекты) прописываются во внутренних нормативных актах предприятия (Положении по учету и списанию матценностей, приказах, распоряжениях, инструкциях).
Таким образом, еще до начала списания матценностей предприятию необходимо регламентировать этот процесс (разработать внутренние положения и инструкции) и закрепить важные учетные аспекты в учетной политике.
Списание материальных ценностей как естественный процесс производства продукции
Списание матценностей в процессе производства — естественный процесс. Невозможно изготовить изделие, не израсходовав те или иные материалы. При этом не имеет значения, какого вида конечная продукция изготавливается — списание сырья неизбежно. Его количество и виды зависят от сложности и состава конечного продукта.
Основная особенность данного процесса списания — регулярность. Сырье и материалы списывают на предприятии по отчетным периодам (ежедневно, подекадно, помесячно, поквартально). От своевременности списания сырья и материалов зависит достоверность учетной информации:
- о себестоимости продукции (полуфабрикатов, незавершенного производства и др.);
- об остатках запасов на складе на текущий (отчетный) момент времени.
Процесс списания матценностей на нужды производства организуется с учетом Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н.
Основание для списания сырья и материалов на нужды производства
В Методических указаниях по учету материалов (утв. приказом 119н) указано, что материалы отпускаются в производство:
- в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (задания) на основе установленных лимитов (пп. 92 и 99);
- с оформлением первичного документа на отпуск (п. 97);
- под отчет материально ответственного лица или подразделения (пп. 96 и 98).
Списание фактически израсходованных МПЗ с подотчета и отнесение их стоимости на затраты производства осуществляются на основании специального акта (материального отчета), в котором отражается информация:
- о материале (наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию);
- о заказе (изделии, продукции), для изготовления которого материал израсходован;
- о ненормативных расходах материалов (перерасходе/экономии), их объемах и причинах возникновения;
- иные сведения (например, количество изготовленной продукции, объемы выполненных работ и др.).
Таким образом, при списании материалов в производство речь идет о 2 основных документах-основаниях:
- утвержденных нормативах, лимитах;
- акте на списание материалов в производство.
С помощью нормативов контролируются объемы отпускаемых материалов, а в сравнении с ними в акте на списание выявляется перерасход или экономия МПЗ. На основании акта расходы отражаются на соответствующих счетах бухучета и формируют себестоимость готовой продукции (полуфабрикатов, незавершенного производства).
Списание материальных ценностей по иным причинам
Списание матценностей в связи с невозможностью их дальнейшего использования может происходить:
- По причине появления дефектов, выявления брака, поломки, потери исходных качеств и свойств.
- В связи с истечением срока службы.
- По иным причинам (моральное устаревание, чрезмерные расходы по содержанию матценностей и др.).
Расскажем подробнее о каждой группе.
Не знаете свои права?
Группа 1
Примеры причин из первой группы, по которым матценности становятся непригодными для дальнейшего использования:
- воздействие агрессивных сред в процессе эксплуатации (коррозия металла / разбухание деревянных поверхностей из-за повышенной влажности, растрескивание корпусов вследствие вибрационных нагрузок и др.);
- естественные процессы окружающей среды (выгорание поверхностей от солнечного света, истирание обивки мебели в процессе эксплуатации и т. д.);
- неправильная эксплуатация (ошибки при раскрое ткани или обрезке заготовки, применение ненормативных режимов обработки и т. д.);
- форс-мажорные обстоятельства (утрата первоначальных свойств после пожара, наводнения, урагана);
- скрытый производственный брак (поломка, возникающая до истечения срока эксплуатации объекта по причине недоработок производителей).
Эта группа характеризуется своей непредсказуемостью — предсказать пожар или момент проявления производственного брака невозможно. Поэтому перед материально ответственными лицами и специалистами бухгалтерии стоит задача своевременного списания ставших непригодными матценностей со счетов бухучета. От скорости закупки новых партий материалов зависит непрерывность технологического процесса, а вовремя задокументированное списание повышает достоверность информации в отчетности (о стоимости имущества предприятия и технологических потерях).
Группа 2
В отдельную группу мы выделили такую причину списания матценностей, как истечение срока службы.
Эта причина более предсказуема по сроку — у каждого вида материальных ценностей свой допустимый срок эксплуатации, устанавливаемый производителем. Он может исчисляться в днях (например, по продовольственным товарам), месяцах или в годах (к примеру, металлические заготовки, полиэтиленовые трубы, деревянные бруски и т. д.).
Особенность данной причины — объект по истечении срока службы еще способен использоваться и далее по назначению. Однако пользователю не стоит забывать, что:
- отдельные матценности по истечении срока эксплуатации должны быть утилизированы в обязательном порядке (их перечень указан в постановлении Правительства РФ от 16.06.1997 № 720);
- матценности с истекшим сроком эксплуатации могут повлиять на качество готовой продукции и/или быть небезопасными в эксплуатации.
Поэтому важно вовремя списывать просроченные матценности, заботясь в первую очередь не о материальной экономии, а о жизни и здоровье людей, контактирующих с такими объектами имущества, и наносимом окружающей среде вреде .
Группа 3
В последнее время списание матценностей по причинам из этой группы встречается нередко. Это связано с техническим прогрессом и инновационными технологиями .
Скорость появления новых технологий и прогрессивных материалов с каждым годом все возрастает, поэтому и скорость замены матценностей новыми и современными также увеличивается.
Потенциальные угрозы успешности бизнеса в виде морального устаревания матценностей подстерегают на каждом шагу. К примеру, несовременные интерьеры офисов могут оттолкнуть от предприятия часть потенциальных клиентов. А применение устаревших материалов при изготовлении продукции лишит конкурентных преимуществ и приведет к потере покупателей и заказчиков.
Основанием для списания материальных ценностей в рассмотренных случаях также является акт на списание (подробности см. далее).
Основание для списания матценностей по иным причинам
Процесс списания материальных ценностей в связи с невозможностью их дальнейшего использования сопровождается оформлением нескольких документов. Основной из них — акт на списание. До и после его появления может возникнуть необходимость в составлении ряда других документов, например:
- служебной записки — она является первичным источником информации о необходимости списания объекта материальных ценностей (оформляется материально ответственным лицом или иным сотрудником предприятия, за кем объект закреплен);
- дефектной ведомости — с ее помощью детализируются выявленные дефекты и определяется объем восстановительных работ или устанавливается факт невозможности ремонта (ее составление возлагается на специалистов компании с привлечением при необходимости независимых экспертов);
- иных документов (акта на утилизацию объекта, акта на разборку и др.).
Таким образом, основанием для списания матценностей по причине невозможности их дальнейшего использования также является акт. Его оформление происходит специально созданной комиссией, и утверждается он руководителем предприятия.
Материальные ценности списывают по разным причинам: при отпуске в производство, при выявлении фактов невозможности их дальнейшего использования (порче, обнаружении дефектов и др.). Основанием для отражения в учете выбытия материальных ценностей служит акт на списание.
Источники:
- Постановление Правительства РФ "Об утверждении перечня товаров длительного пользования, в том числе комплектующих изделий (деталей, узлов, агрегатов), которые по истечении определенного периода могут представлять опасность для жизни, здоровья потребителя, причинять вред его имуществу или окружающей среде и на которые изготовитель обязан устанавливать срок службы, и перечня товаров, которые по истечении срока годности считаются непригодными для использования по назначению" от 16.06.1997 № 720