Archiv v podniku: Organizace skladování dokumentů. Archivní ukládání archivů Skladování podnikových dokumentů

Organizace, stejně jako živý organismus, neustále spolupracuje s vnějším světem a podporuje řadu interních procesů: uzavírá smlouvy s protistranami, trvá nebo realizuje zboží a služby, provádí různé platby, koordinuje a schvaluje místní předpisy.

Vydáno současně mnoho dokumentůVětšina z nich dříve nebo později ztrácí aktuální relevanci a přejde do archivu. Každá organizace dodržuje vlastní politiku řízení dokumentů, avšak na základě obecných doporučení, která byla úspěšně uplatňována v praxi a podporované právní normy vám umožní maximalizovat archivní podnikání a vyhnout se možné problémy napříště.

Celá řada dokumentace akumulované organizací v procesu své činnosti a uloženo je rozděleno do několika kategorií:

dokumenty - jsou právní základ pro existenci organizace a určí své základní právní charakteristiky;
regulační dokumenty - imperativní nebo informační povaha je prováděna zpravidla jménem nejvyššího vedení;
osobní dokumenty - ovlivnit všechny možné vztahy, které mohou vzniknout mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem;
účetní závěrka - zahrnuje primární dokumenty odrážející provádění organizací prodeje a nákupu zboží a služeb;
specializovaná dokumentace - vnitřní předpisy upravující hlavní aspekty činnosti organizace a zajišťují soudržnost svých strukturálních jednotek.

V širším smyslu, všechny dokumenty, s nimiž má organizace, lze rozdělit do dvě skupiny: Dokumentace, kancelářská práce, na které je dokončena, a papír, stále se účastní každého současného obchodního procesu. Jedním z hlavních úkolů odpovědných za řízení archivu zaměstnance je kompetentní distribuce dostupných dokumentů v příslušných případech a jejich včasné přidání nově provedené dokumentace.

Příprava na požadavky na přenos a skladování

Pro maximalizaci strukturování dostupných dokumentů k dispozici je speciální konsolidovaná nomenklatura, která odráží názvy všech případů označujících načasování jejich skladování. Dokumenty v případech jsou obvykle seskupeny podle typů a jsou distribuovány přes jednotlivé složky.

Odstavec 3.4. Hlavní pravidla pro práci archivů organizací schválených v roce 2002 a nesoucí doporučení, forma nomenklatury případů je nabízena ve formě tabulky, která zahrnuje následující oblasti:

indexkterý se skládá z digitálního kódu konstrukční jednotky a pořadového počtu případu;
titulní případ, přiložené formou stručného a přesného označení podstaty procesu souvisejícího s ním bez použití složitých struktur a vstupních slov;
pole Počet úložných jednotekodráží počet svazků nebo částí jako součást případu a je naplněn na konci roku;
poslední graf obsahuje poznámkyo operacích operací - místo, pohyb, a tak dále.

Archivován, organizován v souladu s konsolidovanou nomenklaturou případu po dobu v závislosti na typu složky jejich dokumentace. Ústavní dokumenty jsou tedy zachovány v průběhu celého období existence právnické osoby, a v případě jeho likvidace má být převedeno do státního nebo obecního archivu.

Část Účetní hlášení Podléhající neustálému skladování, zatímco pro primární dokumentaci je termín omezený 5 let. Nejdelší doba archivace je poskytována pro personální dokumenty - například hodnoty mzdy musí být uchovávány 75 letVe stejném období je stanoveno pro pracovní smlouvy a osobní karty pracovníků.

Regulační akty a odpovědnost

Na federální úrovni obecné principy Organizace archivního podnikání se řídí zákonem č. 125-FZ ze dne 10.22/2004, jejichž jednotlivá ustanovení jsou povinná pro všechny podniky, které mají stálý dokument.

Kromě právních norem z hlediska archivů, zákon stanoví také odpovědnost úředníků a organizací za porušení přijaté v této oblasti. V tomto případě nepřekračuje 500 rublůPlná nebo částečná absence povinné dokumentace však může vést k mnohem vážnějšímu oživení - až 300 000 rublů.

Některá ustanovení o archivaci účetních dokladů jsou označena v předpisu Ministerstva financí SSSR, schválené v roce 1983 a stále neztratil význam. Komplexní seznam dokumentů vydaných v průběhu existence organizace, spolu s jejich skladovacími podmínkami, je uveden v Řádu Ministerstva kultury Ruska ze dne 25. srpna 2010 č. 558. Uspořádání pravidel archivu již uvedených organizací obsahuje podrobný seznam doporučení týkajících se všech aspektů těchto činností.

Přístup k dokumentům a načasování jejich poskytování

Vytvořené případy jsou obvykle přesunuty do archivu nejpozději 3 roky, protože dokončení ekonomických procesů v nich se odráží. Postup pro ukládání a vydávání dokumentů je stanoven v souladu se schválenými vnitřními předpisy založenými na regulačních požadavcích a doporučeních.

Pro domácí použití je doba trvání práce s archivními dokumenty omezená 30 dníAle na žádost odpovědného zaměstnance, s výhradou bezpečnosti případů, může být určený čas rozšířen o další měsíc.

Pokyny pro archivaci a archivaci

Postup pro navrhování a přenosu případů skladování lze rozdělit do několik hlavních fází:

Je třeba poznamenat, že doručení archivu je obvykle předmětem dokumentů, které mají doba skladování nejméně 10 let. Zbytek dokumentace může být uložen přímo do kateder a přenášen do zničení, jakmile termín stanovený zákonem.

Vybavení archivů a odborných znalostí fitness místnosti

Postup uspořádání míst skladování dokumentace je podrobně popsán v základních pravidlech. Hlavní princip při vybavení archivu v rámci organizace - použití samostatné struktury nebo místnosti pod jeho potřebami.

Současně není povolen provoz konstrukcí v extrémně zchátraném stavu, stejně jako surovém a nevytřeskovaném. Omezení se vztahuje na prostory umístěné v některých budovách s cateringovými službami a zásobami potravin, jakož i v blízkosti skladů hořlavých nebo agresivních látek.

Vnitřní uspořádání ukládání archivace musí být dokončeno tak, aby byla zajištěna maximální bezpečnost dokumentace v něm. To vyžaduje dodržování předpisů seznam podmínek:

archivní místnost musí být chráněna před povodněmi, reagovat na standardy požární bezpečnosti, mají produktivní ventilační systém;
všechny elektrické elektroinstalace a zásuvky musí být co nejpřesněji;
výzdoba místnosti musí být provedena nehořlavými a neagresivními materiály;
skladování skladování vody a kanalizačních trubek není povoleno.

Konečné rozhodnutí o fitness prostoru pro potřeby archivu je vyrobeno řadou specializovaných služeb založených na odborných znalostech. Zohledňuje požární bezpečnost místnosti, jejího hygienického stavu atd. Podle výsledků každého vyšetření je vydáno aktodráží výsledky svého hospodářství.

Využití dokumentů a organizace práce

Základem práce archivu je ustanovení schválená vedením nebo pokyny pro řízení archivu organizace. Na základě tohoto dokumentu, zaměstnance, jednání Archivis a zodpovědný za bezpečnost a úplnost papíru, které mu byly svěřeny.

Archiv v organizaci může existovat jak ve formě nezávislé strukturální jednotky, a je v rámci správní služby. Bez ohledu na formální příslušnost je hlavním účelem jeho fungování je tvorba, účetnictví a zajištění integrity archivních údajů organizace.

Dosáhne se systematickými činnostmi archivisu k udržení nomenklatury případů, přijímání správně zdobených objemů, jejich systematizace atd. Kromě toho odpovědnost zaměstnanců archivu zahrnují včasné a úplné poskytování požadovaných dokumentů, jakož i účast v procesu ničení dokumentace s uplynutím platnosti ukládání.

Kontrola řízení

Kromě interních předpisů je práce archivu regulována legislativní aktyzajištění opatření pro kontrolu archivního workshopu v organizaci.

Podle zákona č. 125-FZ, sledování dodržování postupu pro ukládání dokumentů provádí zvláštní orgány na federální úrovni a úrovni subjektů ruské federace. V praxi je tato funkce obvykle prováděna daňovým inspektorátem a Důchodový fond Jako hlavní externí uživatele dokumentace organizace. Stejný zákon stanoví odpovědnost za trestní řízení za porušení zákona o archivaci záležitosti.

Přehled automatizačního programu procesu kancelářské práce v organizaci je uveden níže.

Registrace elektronických médií

Ve světě All-Pervading High Technologies "Classic" média informací - papír a jeho deriváty - pomalu, ale správně nižší než místo konání elektronickými médii. V tomto ohledu bude archivní důstojník dříve nebo později vyplývají otázkou: jak udržet takové dokumenty ke skladování? Odpověď na to je jednoduchá: ve stejné podobě, ve které byly původně zdobené.

Pokud například faktury ze zahraničního poskytovatele přicházejí ve formě elektronického dokumentu certifikovaného digitálním podpisem, pak by měl být uložen v paměti počítače - není nutné tisknout a otočit. Tato dokumentace je předložena nomenklatuře případů na celkovém základě, s přihlédnutím k zavedenému období skladování.

Archivní kancelář práce v organizaci - komplexní a vícestupňový procesPožadavek na pečlivé plánování a dodržování četných požadavků a doporučení od účastníků. Kvalitativně postavený systém skladování dokumentů však nejenže naznačuje koordinovanou a produktivní práci jednotek, ale také demonstruje potenciál organizace jako účinné ekonomické jednotky.

Podrobné pokyny pro přenos dokumentů do archivu jsou uvedeny na videu.

Řízení procesu skladování dokumentace v archivech v naší zemi se koná v souladu s ustanoveními zákona Ruské federace č. 125-FZ "na archivaci Ruská Federace"Kdo byl přijat 1. října 2004

V průběhu komerčních aktivit každého podniku jsou vždy tvořena informační data v tištěné nebo elektronové podobě v určitých svazcích. Když časový rámec jejich pravosti končí, jsou systematizovány, je prováděna organizace archivace ukládání dokumentů.

Odrůdy archivace ukládání dokumentů

Podle "Seznamu dokumentů pro správu modelů", který byl schválen Rosarhivy dne 6. října 2000, existují určité skupiny papírů, které mají určité období a dokonce i typ skladování.

Státní struktury jsou povinny vždy převést případy do archivního úložiště výhradně ve zvláštním rozdělení archivních fondů Ruska. A obchodní struktury mají bohatší výběr skladování dokumentace.

V souvislosti s společnostmi všech dostupných formulářů vlastností působí následující kritéria: \\ t

Lhůty pro přímé skladování dokumentů určuje pouze politiku organizace samotné organizace, která je až do okamžiku, kdy je potřeba relevance příspěvků.
Přítomnost omezené doby skladování, která je uvedena v poloze seznamu, - 1, 2, 5 a 10 let. Současně je archiv sám v kanceláři společnosti.
Právní předpisy o kancelářských organizacích zapojených do obchodních činností a vnitřních právních předpisů stanoví postup pro průběžné uchovávání dokumentů.
Je povoleno oba zjištění archivů v odvětvích specializovaných služeb a organizace systému záležitostí v rámci společnosti.

Archivační příkaz

S ohledem na každou informační skupinu dokumentů, odpovědný zaměstnanec na základě regulačního rámce Ruské federace, pouze v jednotlivém postupu stanoví zvláštní skladovací dobu. Podrobný vynález je vždy sestaven, kde jsou indikovány data záchvatu papírů do archivu, stejně jako koncový čas jejich skladování. To poskytuje odkaz na příslušné ustanovení stávajícího práva.

Organizace archivace ukládání dokumentů v rámci společnosti by měla být prováděna v místních zónách nebo speciálních prostorách. Je důležité mít systémy ve formě boxů, archivních složek, krabic a profilových zařízení - katalog polic, regály. Současně papíry s konkrétní hodnotou a ty, které nesou vysoký komerční význam, jsou nutně umístěny v kovových skříni, kde jsou bezpečné zámky. Když lhůty vyprší, oprávněný zaměstnanec společnosti provádí likvidaci dokumentů a představuje odpovídající akt zničení.

Pokud úložiště vyžaduje neomezenou dobu, postup financování se provádí s následným převodem případů ve zvláštních institucích.

Požadavky na organizaci archivace ukládání dokumentů

Archivní ukládání dokumentů znamená určitou verzi systematizace papírů v podniku, který vám umožní dodržovat všechna aktuální pravidla a legislativní normyOdstranit ztrátu důležitých dat.

Archiv je umístěn ve speciální budově nebo v izolované místnosti. Jeho organizace v místnostech s vysokou vlhkostí a zvýšeným ohřevem je nepřijatelná. Může se také umístit v blízkosti veřejných stravovacích služeb, chemických a potravinářských skladů.

Společnost, která se zabývá archivním ubytováním, by měla mít sklad pro zákaznické dokumenty, místnost pro vedení výzkumu. Složení by také mělo zahrnovat prostory, kde užívají cenné papíry, provádějí jejich aklimatizaci, je možné dočasné skladování informačních dopravců.

Požadavky na skladovací papír

Organizace archivace ukládání dokumentů vyžaduje jasné dodržování následujících pravidel: \\ t

bezpečnost ve všech ohledech - samotné prostory by měly být odolné vůči požáru, stejně jako chráněné před možnými zaplavení, nutně přítomnost náhradního výstupu;
v samotné místnosti by neměly být žádné hlavní potrubí, jsou povoleny pouze ty, které se izolují ochrannými prostředky nebo materiály;
archiv může mít pouze skryté zapojení a zástrčky hermetických zásuvek;
není dovoleno používat oheň a všechny topné spotřebiče v archivu, stejně jako potraviny, stejně jako jiné cizí předměty;
v místnosti musí být kovové regály mobilního nebo stacionárního typu.

Regály umístěné v úložišti musí také odpovídat řadě určitých požadavků. Například hlavní průchod mezi řadami by měl trvat nejméně 1,2 m, mezi regály - 0,75 m. Vzdálenost z polic, která stojí stěna rovnoběžná s vnější stěnou, by měla být rovna alespoň 0,75 m. A mezi nimi Konec a stojanová stěna by měla být větší než 0,45 m. Z spodního police každého podlahového stojanu je požadována vzdálenost 0,15 m.

Na samotných regálech jsou dokumenty umístěny výhradně ve svazcích nebo krabicích. Není dovoleno najít dokumentaci na podlaze nebo na parapetu v bez demontované podobě.

Stojany je nutné mít pouze kolmo ke stěnám s okny a bateriemi. Současně musí být vzdálenost od zdroje tepla nebo oken do stojanu větší než 0,6 m. Přilehlé regály do stejných zdrojů tepla a vnější stěny nejsou povoleny.

Jak ukládat dokumenty

Světlo v místnosti, kde jsou archivy uloženy, může být organizována jak umělé a přirozeně. Pokud existuje pouze přirozené osvětlení, je důležité zcela eliminovat přímé sluneční světlo na papíře. Na okna visí na okna, lehké záclony a žaluzie.

Umělé osvětlení je obvykle žárovky, které jsou vyžadovány v uzavřených omítkách. Pokud se používá fluorescenční zařízení, je lepší, že existují nástroje s malým UV spektra.

Organizace skladování dokumentů vždy znamená udržení správné teploty a vlhkosti režimu. Papírové médium uložené při teplotě 17-19 ° C a vlhkosti vzduchu 50-55%. Pokud jsou data na filmových nosičích, musí být vlhkost vzduchu 40-45%, teplota pro černé a bílé fólie je asi 15 ° C, pro neželezné - 2-5 ° C. Pokud jsou informace umístěny na magnetické pásky a disky, pak vlhkost vzduchu v rozmezí 50 až 65% a teplota 15-20 ° C bude perfektní.

V posledním čísle časopisu jsme hovořili o pořadí práce s archivním dokumenty - počínaje zkoumáním hodnoty dokumentů a ukončení přípravy případů pro jejich přenos do archivu.

Případy přenesené do archivního úložiště podléhají skladování v prostorách výslovně vyhrazených pro toto. Pak budeme diskutovat o tom, jak uspořádat ukládání dokumentů, jakož i postupu pro přijímání a přenos případů archivního skladu.

Archivní místnost

Takže tam, kde v organizaci by měl být archiv, jaké jsou základní požadavky na jeho umístění, stejně jako podmínky pro ukládání dokumentů?

Požadavky na budovy, ve kterých se archiv nachází

Požadavky na archivy a prostory archivu jsou stanoveny v bodě 4.2 základních pravidel archivů organizace (schválené rozhodnutím Rosarhiva vysoké školy 06.02.2002).

Za prvé, to stojí za to vzít v úvahu, že umístění archivu není povoleno v zchátralých budovách, dřevěných budovách, budov se syrovým základním, suterénem, \u200b\u200bpodkroví místností, topením pece.

Určeno pro skladování archivační dokumenty Prostory v přizpůsobených budovách by měly být izolovanýod zbytku budovy. Není dovoleno umístit archivní dokumenty v prostorách budovy zabývajících se stravovacími službami, potravinářskými sklady, organizace, které ukládají nebezpečné a agresivní látky nebo uplatňování požárních nebezpečných a chemických technologií.

Archiv organizace musí být umístěn v budově speciálně postavené nebo přizpůsobené pro skladování dokumentů nebo samostatné budovy budovy.

Pokoj musí být odstraněn z nebezpečného z hlediska. požární bezpečnostobjekty. Například, jako je čerpací stanice, parkoviště, garáže mohou být přiřazeny.

Také v blízkosti archivu organizace (areálu) organizace by neměly být objekty, znečišťující vzduch.

Při výběru budovy (místnosti) vhodné pro ukládání archivních dokumentů stojí za to zvážit, že pro plnou práci archivu jsou zapotřebí následující samostatné pokoje:

1) Archiv;

2) Prostory pro příjem, dočasné ukládání dokumentů, aklimatizace dokumentů;

3) Prostory pro použití dokumentů;

4) Pracovní prostory (místnost) Archiv personál.

Archiv zařízení

Samotný archiv by měl být co nejvíc. odstraněnýz laboratoře, průmyslových, prostor pro domácnost a neměly by s nimi běžné ventilační kanály. Je oddělen od sousedních místností. Žáruvzdorné zdia překrývají slabou odolností nejméně dvě hodiny. V archivní místnosti pokládací potrubí jsou vyloučenyzávěry vody a kanalizace, technologické nebo domácí závěry.

Při plánování místa umístění archivů stojí za to zvážit, že je vhodnější pro pokoj s orientace na severní okna.

Důležitá hodnota má skutečnost, že konstrukční materiályslouží k pokrytí stěn, podlah, stropů, vnitřní dekorace Archivní prostory by neměly sbírat prach, být jeho zdrojem nebo přidělit agresivní chemikálie.

V archivní místnosti by mělo být přírodní nebo umělé větrání. Pokud hovoříme o klimatizačních systémech, musí dodržovat následující vlastnosti:

zajistěte recirkulaci vzduchu s množstvím 2-3 výměny;

udržovat režim stabilní teploty a vlhkosti;

produkují čisticí vzduch z prachu a agresivních nečistot;

splnit moderní požadavky kompaktnosti a účinnosti.

Výška archivu ( Klauzule 2.11.1.2 Pravidla pro pořádání skladování akvizice, účetnictví a využití dokumentů archivního fondu Ruské federace a dalších archivních dokumentů ve státních a obecních archivech, muzeích a knihovnách, organizací Ruské akademie věd (schváleno Řád Ministerstva kultury Ruska ze dne 18. ledna 2007 č. 19, ve znění pozdějších předpisů. Datum 16. února 2009)) závisí na velikosti a parametrech zařízení určených pro ukládání archivních dokumentů, ale nemělo by být menší než 2,25 m na dno vyčnívajících struktur a ne vyšší než 4 m.

Aplikace je zakázána v archivu oheň, topná zařízení, umístění cizích předmětů.

Vyšetření fitness prostoru pro umístění archivu v něm

Konečné rozhodnutí o vhodnosti budovy (areálu) pro archiv organizace se zohledňuje závěry státního požárního dohledu a SanepidemStation.

Archiv je umístěn pouze po příslušné zkoumání v upravených budovách nebo prostorách organizace.

Tato odborná znalost je nezbytná pro stanovení požární odolnosti budov nebo prostor archivu, trvanlivost hlavních struktur a pevnost inter-podlažní překrývání, s přihlédnutím k potenciálním zatížením, přítomnosti a stavu topných a ventilačních systémů.

Provádí se zástupci samotné organizace (zpravidla zaměstnanci archivu), hasiči, bezpečnost, stavebnictví, sanitární epidemiologické a jiné speciální služby.

Podle výsledků zkoušky musí být vypracován zákon.

Převod dokumentů do státního archivu

Dokumenty nejsou vždy uloženy v samotné organizaci. Některé z nich jsou předávány do státního (komunálního) archivu po uzavření příslušné smlouvy mezi stranami.

Podle ustanovení 9.9 základních pravidel jsou dokumenty převedeny do státního archivu podle schválené komise odborníků a inspekce (EPC) záležitostí archivních institucí.

Převod případů se provádí při hledání. O značky inventarizačních značek na přijímání dokumentů do státního archivu je vydán akt přijetí a převodu případů.

V případě primárního přenosu dokumentů do státního archivu by organizace měla sdělit historický certifikát architektonickému fondu organizace. V budoucnu, kdy jsou dokumenty přenášeny, doplněním historický odkaz O změnách v názvu, funkcích, struktuře, podřízenosti organizace, složení a stavu dokumentů (pokud se tak nestalo).

V případě detekce při přenosu nesrovnalosti mezi konečným vstupem do inventáře a skutečnou přítomností přenosných případůNavíc se provádí nový konečný záznam, což naznačuje skutečnou přítomnost a počet chybějících případů. Počet chybějících případů je rovněž sjednán v aktu o přijímání dokumentů pro úložiště státu. V organizaci připojené k certifikátu jsou uvedeny příčiny jejich nepřítomnosti.

Archiv organizace je také zodpovědný za hledání dokumentů.

V nepřítomnosti dokumentů, pokud opatření na jejich vyhledávání nedávaly výsledky, je vypracován akt nektance případů, cesta hledání, která je vyčerpána.

Ztracené skripty dokumentů lze nahradit jejich kopie.

Bezprostředně před převod archivních dokumentů organizace pro trvalé skladování ve státním archivu, spolu s zástupcem státního archivu, je kontrolována správností vědeckého zpracování případů, fyzického a hygienického a hygienického stavu dokumentů.

Pokud jsou zjištěny chyby, vady, vady jsou také sestaveny odpovídající zákon. Dále je odstraněna vadami organizačních sil (str. 9.10 základních pravidel).

S archivním dokumenty, organizace převádí do státního archivu tři instance obia a jedna kopie aktu recepce.

Všechny výše uvedené postupy pro pořádání ukládání archivních dokumentů znamenají existenci odborníků v organizaci příslušné úrovně kvalifikací a vzdělávání.

Organizace pracovního archivu

Strukturální organizace archivu závisí na objemu dokumentů ve společnosti. Někdy je archiv organizován jako nezávislý oddělení nebo divize jako součást služby Office Management. Při organizování archivu musí být dodržena řada povinných pravidel. Pro správnou funkci archivu se doporučuje rozvíjet a přijmout pozici (instrukce) na archivu organizace.

Vedoucí archivu nebo osoby odpovědné za archiv (Archivius) je jmenován a osvobozen od úřadu podle pořadí hlavy organizace.

Základem činnosti archiváře je:

organizace archivu;

odpovědnost, včetně trestného činu (například, pokud dokumenty z archivu jsou uneseny, zničeny, poškozené nebo vědomě skryty (část 1 článku 325 trestního zákoníku Ruské federace)), pro provádění úkolů pověřených archivu.

Archivius je nezbytný k pravidelnému absolvování instruktáže, a v některých případech (například zavedení nových metod pro pořádání práce, jako je například elektronické databáze archivních dokumentů) - stáž.

Mimochodem. Instrukce archiváře v organizaci provádí vedoucího archivního oddělení nebo osoby provádějící takové funkce. Stáž lze provést v rámci vzdělávacího semináře o příslušném předmětu ve vzdělávací instituci, která tento typ služby poskytuje.

Poloha archivisu se musí nutně promítnout v personální organizaci.

Archiv podniku může fungovat jako práva:

1) nezávislá konstrukční jednotka. Generální správa archivů organizace zároveň je svěřeno svému lídři a řízení každodenních činností archivu - na hlavě nezávislé strukturální jednotky;

2) Strukturální jednotka jako součást kancelářského workshopu organizace. V tomto případě je správa přiřazeno vedoucímu kancelářské práce a vedoucí strukturální jednotky.

Hlavní úkoly archivis organizace jsou:

1) nábor archivu dokumentů, jejichž složení je stanoveno archivními předpisy;

2) účetnictví a zajištění uchovávání dokumentů;

3) vytvoření vědeckého a referenčního přístroje k archivním dokumentům;

4) Použití dokumentů uložených v archivu;

5) Příprava a převod dokumentů týkajících se archivního založení Ruské federace pro průběžné skladování v souladu s podmínkami a požadavky stanovenými federální archivní služby Ruska a řídícími orgány archivního podnikání subjektů ruské federace .

Pro provedení hlavních úkolů provede archivář následující funkce:

1) vedení seznamů strukturálních divizí organizace, které jsou zdrojem náboru archivu;

2) recepce tvořená podle nomenklatury případů, archivní záležitosti ze strukturálních divizí organizace;

3) Účetnictví a zajištění uchovávání dokumentů přijatých v archivu;

4) vytvoření a údržba současného stavu vědeckého a referenčního zařízení k dokumentům archivu;

5) Organizace informačních služeb pro manažery a strukturální divize organizace týkající se obsahu archivních dokumentů;

6) Organizace využití dokumentů na žádost strukturálních jednotek organizace a jednotlivců, vedení účetnictví a analýze použití takových;

7) účast na přezkoumání hodnoty dokumentů, jakož i poskytování komplexu organizačních a metodických opatření pro převod dokumentů pro průběžné skladování;

8) Ověření správnosti tvorby a registrace případů ve strukturálních jednotkách organizací;

9) Práce na kompilaci nomenklatury organizace a jejích strukturálních divizí;

10) poskytování metodické a praktické pomoci strukturálním rozdělením organizace o problematice práce s dokumenty;

11) Účast na vývoji regulačních a metodických dokumentů o podpoře archivního a dokumentace pro řízení v rámci organizace;

12) Účast na činnostech ke zlepšení dovedností zaměstnanců archivů.

Převod případů do archivu organizace a využívání zpráv

Převod případů k archivu organizace se provádí podle harmonogramu, který je zkompilován archivem, je dohodnut s hlavami strukturálních jednotek přenášených dokumentů do archivu a je schválen vedoucím organizace (doložka) 3.7.25 základních pravidel).

Přijímání každého případu do archivu se provádí v přítomnosti zaměstnance - zástupce strukturální jednotky.

Vzhledem k tomu, že dostupnost archivu organizace znamená nejen skladování dokumentů, ale také používat jejich použití, je nutné rozvíjet a přijmout předpisy pro vydávání dokumentů z archivu. Tento postup by měl být prováděn na žádost zaměstnanců organizace.

Například pravidla archivů byla zjištěna, že vydávání dokumentů by mělo být registrováno v knihách vydávání organizace zaměstnancům organizace.

Přímo vydání vydává požadavky na vydávání zaměstnanců organizace, jedná o vydávání případů pro dočasné použití pro jiné organizace.

Uzávěrka pro vydávání dokumentů pro dočasné použití by nemělo překročit jeden měsícpro použití zaměstnanců organizace a tři měsíce- pro dočasné použití jinými organizacemi.

Je třeba poznamenat, že organizace archivace ukládání dokumentů v organizaci je také zapotřebí v důsledku skutečnosti, že existuje řada kontrolních orgánů oprávněných provádět příslušné kontroly.

Kontrolní archivy

Kontrola nad dodržením zákona o archivním podnikání v Ruské federaci provádí federální orgány vládní orgány, včetně federálního výkonného orgánu, státních orgánů státních subjektů Ruské federace, včetně pověřených výkonných orgánů složek subjektů Ruská federace v oblasti archivace, v rámci své pravomoci určená právními předpisy Ruské federace a právními předpisy jednotlivých subjektů Ruské federace (článek 16 federálního zákona ze dne 10.22.2004 č. 125-FZ "ON Archivováno v Ruské federaci"; ve znění 27.07.2010).

Archiv organizace tedy může zkontrolovat:

1) daňový inspektorát Ruské federace;

2) Penzijní fond Ruské federace.

Výsledkem je podle zákona, právnických osob, jakož i úředníků a občanů, vinným z porušení zákona o archivním podnikání v Ruské federaci v souladu s čl. 1 písm. 27 federálního zákona ze dne 10.22/2004 č. 125-FZ "o archivním okrese v Ruské federaci" je nesen civilní, správní a trestní odpovědnost, \\ t založeno zákonem Ruská Federace.

Závěrem bych chtěl poznamenat, že dnes problematiku zajištění uchovávání dokumentů, zejména vytvoření materiálních a technických podmínek pro jejich fyzickou ochranu a příslušný skladovací režim zůstávají v nejmodernějších organizacích incredovány. Pro účinnou práci archivů jsou odborná doporučení potřebná na vypořádání archivačních oblastí, jejich umístění v rámci organizace, nejpopnější režimy skladování teploty a vlhkosti dokumentů s různými informačními dopravci, aby byla zajištěna požární bezpečnost, logistická zařízení archivů a Racionální umístění dokumentů pro zajištění přístupu k nim.

M. V. Grishina, specialista personálního oddělení, personální manažer LLC Stelmon

Dodržování účetnictví, personálů a pokynů Dokumentace je nedílnou součástí každodenního díla kancelářského pracovního oddělení jakékoli moderní organizace. Skladování dokumentů je důležitou součástí této práce. Doba použitelnosti dokumentů je stanovena nejen jejich významem, ale také typickými seznamy, které poskytují doporučení pro načasování. Dodržování organizace všech požadavků a pravidel se vyhne problémům s regulačními orgány.

Z článku se naučíte:

Skladování dokumentů v archivu

Ústavní dokumenty jsou první obchodními papíry, které společnost obdrží. Hodnota statutu a osvědčení o registraci pro organizaci je také důležitá jako přítomnost pasu a rodný list pro osobu. Mohou být potřebné v různých situacích. Samozřejmě, že ztráta těchto obchodních papírů není velkým problémem, mohou být snadno obnoveny, ale pro to však bude muset zaplatit státní poplatek. Je však lepší to udělat, ale jednoduše dodržovat podmínky a načasování jejich skladování.

Skladování dokumentů vypnutí

Článek 52 občanského zákoníku Ruské federace upravuje postup pro registraci právnické osoby. Je vytvořen na základě příslušných složkových dokumentů. Organizační a právní forma podnikového podnikání určuje jejich složení a množství. Jedná se o chartu a osvědčení o registraci zpravidla. Každý podnik je přirozeně daňový poplatník, takže musí mít také osvědčení o registraci s příslušným daňovým úřadem. To je obvykle Inn / PPC. Pokud je společnost vytvořena podnikatelským subjektem, musí mít zakládající smlouvu. Sériové akciové společnosti musí mít registr cenných papírů a jejich majitelů.

Tradičně, správné dokumenty společnosti vždy považovány za dokumenty o papíru. Tyto obchodní dokumenty hrají významnou roli v práci organizace a jsou důležitým právním významem. Nedávno se situace změnila. V Ruské federaci se elektronický důkaz dokumentu stává stále distribucí a elektronická dokumentace začíná používat na stejné úrovni s papírem a v některých případech dokonce získává převážný význam.

Uveďte příklad. Pro realizaci různých akcí a přijetí veřejných služeb má nyní právo právo neposkytnout zaměstnancům státních orgánů s pokyny na papíře. Tato inovace je způsobena skutečností, že jednotný registr státní registrace právnické osoby (Egrul) obsahuje všechny potřebné informace. Každý zaměstnanec státní organizace, Daňový inspektor nebo notář s přístupem k zabudování, může kdykoli získat všechny požadované informace o konkrétní právnické osobě. Kromě toho, papírová listina není nyní nezbytným prvkem workshopu společností omezené odpovědnosti. Teď v jejich práci mohou používat elektronickou chartu typické formy.

Viz také:

Skladování archivů dokumentů

Skladování archivu Rozšíření, stejně jako jiné, dokumenty by měly být prováděny v místě specificky přiděleném. Tradičně se jedná o speciální složku uloženou v bezpečí. Odpovědnost za skladování dokumentace, jako první osoby organizace, jsou prováděny buď výkonný ředitelnebo hlavní účetní. V případě právního oddělení může být tato funkce pověřena svým zaměstnancům. Je však třeba mít na paměti, že v každém případě je odpovědná odpovědnost za škodu nebo ztrátu dokumentů.

Všimněte si, že skladové akciové společnosti Zákon stanoví zvláštní požadavky na rozvodové a skladovací řád obchodními papíry. 16. července 2003, zvláštní vyhláška FCCB č. 03-33 / PS byla přijata, upravující postup pro ukládání dokumentů akciových společností. Faktem je, že podniky této formy vlastnictví využívají cenné papíry ve své činnosti. Tyto právní předpisy činí zvláštní požadavky na podmínky a podmínky skladování.

Všechny ostatní podniky s jinou právní formou, Úložný prostor a stanovení podmínek pro obsah obchodních příspěvků jsou vedeny hlavní pravidlanejsou regulovány zvláštním vyhlášením nebo akty.

Skladování účetních a daňových dokladů

Každý podnik je nezávislý na formě vlastnictví a organizační a právní formy, je povinen vést daň a účetnictví. Existuje celá řada organizací, které v souladu s právem nejsou povinny dodržovat požadavky FZ "na účetnictví". Měly by však také provádět účetní výroky, které je registrují finanční činnosti. Všechny finanční a daňové obchodní dokumenty musí být uchovávány a uloženy v přísně definovaných pravidlech a předpisech.

Veškerá účetní dokumentace může být podmíněna rozdělena do dvou velkých skupin:

Primární dokumenty.

Účetní dokumentace.

Primární dokumentace je výrazně vyšší. Důvodem je skutečnost, že podíl lva o této dokumentaci je papírentem pro podnikání od obchodních partnerů a protistran. Veškeré účetní operace, jakož i formování daňového základu, jsou prováděny výhradně na základě primární dokumentace. Má určitý formát a vzhled. Co se týká primární dokumentace k primární dokumentaci? Jedná se především o jednání, smlouvy, faktury, režie, stejně jako řada dalších dokumentů. Všechny právně významné akce jsou certifikovány těmito obchodními cennými papíry. V tomto ohledu mají řadu zvláštních požadavků týkajících se věcné části a podmínek, ve kterých musí být uloženy.

V současné době nejsou primární obchodní dokumenty vytvořené a fungující v elektronickém formátu již neobvyklé. Pro dokumentaci tohoto druhu jsou také vyvinuty určité normy, které určují jejich tvar a formu, zejména dostupnost kvalifikovaného elektronického podpisu. Pokud jde o načasování skladování elektronických dokumentů, jsou naprosto identické s jejich papírovými protějšky.

Doba skladování archivních dokumentů v organizaci

Listina jakéhokoliv podniku nebo organizace nezávisí na jejich právním postavení, musí obsahovat položku upravující za jakých podmínek a ve lhůtě času účetního papíru by mělo být uchováváno. Přítomnost tohoto odstavce pomůže vyhnout se dalším otázkám zástupců sluchových orgánů. Kromě toho se doporučuje zveřejňovat místní regulační zákon, který definuje, jak ukládat dokumentaci společnosti a který bude pro to konkrétně přenášet odpovědnost.

Všechny primární účetní dokumentace by měla být uchovávána v souladu s požadavky moderních ruských právních předpisů, ale ne méně než 5 let.

Skladování dokumentů na personál

V převážné většině je dokumentace týkající se personální práce dokumentace přísných podávání zpráv. Zvláštní podmínky skladování pro obchodní dokumenty jsou způsobeny skutečností, že obsahují osobní údaje zaměstnanců. Zvýšená odpovědnost za integritu a bezpečnost jak samotných dopravců, takže informace obsažené v nich spočívají na speciálně autorizovaném zaměstnanci - personální inspektor. Nedostatek takového příspěvku v personální organizaci naznačuje, že tato odpovědnost nebude ani hlavou podniku, ani hlavní účetní.

Všechny objednávky, práce s personálem, účetními kartami pracovníků, pracovní knihy A prohlášení zaměstnanců jsou zavedením personálního inspektora. federální zákon "O účetnictví" reguluje postup pro tvorbu primární pracovní dokumentace a mzdy. Z ustanovení tohoto zákona vyplývá, že veškerá primární účetní dokumentace lze zohlednit pouze v případě, že jeho tvorba byla provedena na základě alb sjednocených forem primární účetní dokumentace.

Příprava dokumentů pro archivaci

Skladování účetní dokumentace je upraveno dopisem Ministerstva financí SSSR dne 29. července 1983 pro # 105. Podle tohoto dopisu musí být uložen v archivZa kterých je oddělená místnost chápána se speciálními skříněmi a trezory. Rosarhiva pravidla 06.02.2002 obsahují typická doporučení pro uspořádání těchto prostor. Doporučení jsou žádoucí, ale nejsou vazba. Trestu za jejich nedodržení není poskytnuta.

Je uloženo několik dalších požadavků, jak uložit přísnou dokumentaci podávání zpráv. Mělo by být obsaženo v trezorech nebo speciálních prostorách vybavených vynucených bezpečnostních opatření. Stejné požadavky jsou prezentovány pro obchodní cenné papíry označené sup "komerční tajemství".

Všechny ostatní obchodní dokumentace mohou být uložena na regálech a speciálních skříních. Mohou být umístěny přímo v kanceláři vedoucího organizace nebo hlavní účetní. Upozorňujeme, že za účelem zajištění pohodlí přístupu k výpisu z banky, zálohových zpráv, zákonů, peněžních příkazů a dalších finančních papírů se doporučuje být uchovávány v propleteném a pozici v chronologickém pořadí.

V případě nedostatku prostoru, stejně jako po průchodu kontroly FNS, je přenášena řada obchodních příspěvků archiv obecní výuky. Přenos provádí inventář, v číslované a šité podobě. Řada papírů po uplynutí doby skladování podléhá zničení. Zvláštní komise tuto dokumentaci kontroluje a zaznamenává skutečnost jeho zničení.

Shoda se zavedenými pravidly, řádem a termíny zaručuje podnikatel chránit před potížemi způsobeným nesouhlasem s ověřovacími orgány, a také umožňuje vytvořit nezbytnou legislativní základnu, která může být vyžadována při obhajobení legitimních práv a zájmů v soudnictví.

I když režisér nechce slyšet o archivu jako strukturální divize, neznamená to, že neexistuje to. Archiv je, ale když existuje forma rozptylu odpadních papírových papírů a skříní s úplnou absencí jakéhokoliv řádu a systému. V tomto článku vám řekneme, jak uspořádat ukládání dokumentů v organizaci, ve kterém archiv ještě není, a dokumenty, které potřebují zajistit řádné podmínky uchovávání, a navíc se objeví každý den. Koneckonců, budete souhlasit, je mnohem snazší začít vytvářet archiv, když je organizace malá a papíry, jehož bezpečnost je zajistit, ne tolik. Pokud vezmete tuto práci za pár let, kdy se objem správy dokumentů začne vypočítat desítky tisíc jednotek, archiv bude tvořit mnohem obtížnější.

Regulační dokumenty a odpovědnost za nesprávné ukládání dokumentů

Proces skladování dokumentů organizace je regulován na federální úrovni.

Ve společnosti existují dva hlavní archivní dokumenty:

Základní pravidla pro práci katedrálních archivů, Schváleno řádem vedoucího SSSR od 05.09.1985 č. 263. Dokument je regulován (povinný).
Hlavní pravidla pro práci archivů organizací, Schváleno rozhodnutím Rosarhivy College 06.02.2002 (dále jen základní pravidla práce archivů organizací). Dokument je metodický (volitelný) znak.

Doporučujeme tajemník prozkoumat tyto pěkné podobné dokumenty. Popíše základní principy skladování obchodního příspěvku ve společnosti, požadavky na skladování, poskytuje spoustu forem dokumentů, které poskytují proces skladování, v čele s názvoslaturou organizace.

Odpovědnost za nesprávné ukládání dokumentů

V souladu s článkem. 13.25 Kodex Ruské federace o správních trestných činech porušení zavedených postupů a lhůt pro ukládání dokumentů akciovou společností a společnost s omezenou (další) odpovědností zahrnuje uložení správní pokuty úředníků ve výši dvou tisíc pěti set a pět tisíc rublů; Na právnických osobách - od dvou set tisíc až tři sta tisíc rublů. Praxe použití tohoto článku je poměrně rozsáhlá, protože má smysl informovat manažera, který odmítá přidělit prostředky pro ukládání dokumentů společnosti.

Analýza složení dokumentů

Nejdříve musíte vypořádat se složením dokumentů, které jsou v současné době v organizaci. Všechny jsou rozděleny do dvou skupin:

Dokumenty, které jsou již dokončeny kancelářské práce;

Dokumenty, které jsou tvořeny v důsledku činností organizace a jsou na jedné nebo jiné fázi jejich životního cyklu.

Práce půjde ihned ve dvou směrech. Dokumenty z první skupiny je třeba zobrazit, demontovat typy a určit složení případů. Dokumenty druhé skupiny ihned na konci kancelářské práce budou muset být také distribuovány na záležitosti.

Je nutné jednat důsledně, zase otočením na každé oddělení organizace. Zde by se sekretářka měla přijít na pomoc těchto oddělení. Pouze oni jsou lidé, kteří znají své pracovní procesy zevnitř - mohou správně formulovat titulky případů a složení dokumentů v nich. V důsledku této práce bude seznam případů každé strukturální divize tvořit základ obchodní nomenklatury organizace.

Podrobnosti o skladování dokumentů

Každý dokument má svůj vlastní skladovací období, která určuje organizace - autor dokumentu a státu. Zničení dokumentu dříve než jeho skladování nevyprší není povoleno.

Dosud existují tři regulační akty, které regulují termíny pro skladování dokumentů, které se nazývají masivním způsobem. Uveďte seznam těchto předpisů:

Seznam typických archivních dokumentů pro správu tvořené v procesu činnosti státních orgánů, orgánů místní vlády a organizace, které naznačují načasování skladování, schváleného řádem Ministerstva kultury Ruska ze dne 25. srpna 2010 č. 558 (se změnou 04.02.2015);
Seznam typických archivních dokumentů vytvořených ve vědeckých a technických a výrobních činnostech organizací, což naznačuje načasování skladování, schválené Řádem Ministerstva kultury Ruska z 31.07.2007 č. 1182 (ve znění 28. dubna 2011) ;
Seznam standardních dokumentů vytvořených v činnostech státních výborů, ministerstev, oddělení a dalších institucí, organizací, podniků, s uvedením doby skladování, schválené vedením SSSR 08/15/1988 (ve znění pozdějších předpisů o 31.07. 2007).

Akciová společnost Mělo by se rovněž řídit předpisy o postupu a načasování skladování akciových společností schválených rozhodnutím federální daňové služby Ruska ze dne 16. července 2003 č. 03-33 / PS.

Kromě výše uvedených typických seznamů může být trvanlivost některých dokumentů uveden v regulačních aktech průmyslu. Proto by mělo být velmi opatrné při určování termínů a nezapomeňte se uchýlit k pomoci manažerům a zaměstnancům těchto jednotek, ke kterým jsou dokumenty související.

Poznámka

Doba použitelnosti dokumentů se vypočítá z prvního ledna roku, který následuje rok konce úřadů. Pokud byl dokument proveden v lednu 2015 a má trvanlivost 5 let, pak se tyto 5 let započítávají od 01/01/2016. Ukazuje se, že tento dokument je možné zničit pouze po 31.12.2020.

Ve fázi určení načasování je obvykle zjištěno, že při organizaci systému ukládání dokumentů každá akce táhne další. Pokud se divíme, kolik let je uložen jeden rok nebo jiný dokument, pak je nutné jej napsat okamžitě někde - nemůžete udržet všechna tato čísla v hlavě. Seznam, ve kterém jsou uvedeny všechny dokumenty organizace, vč. Trvání jejich skladování není nic jiného než nomenklatura případů.

Nomenklatura podnikání

Proces skladování dokumentů organizace začíná nomenklaturou případů.

Náš slovník. Slovník

Nomenklatura podnikání - Systematický seznam názvů marketingu případů v kancelářské práci, označující načasování jejich skladování, na předepsaném formuláři.

Jinými slovy, všechny lídry přijaté v důsledku analýzy dokumentů se sníží na jeden seznam a doba skladování je pro ně nastavena.

Forma nomenklatury je uvedena v dodatku 7 o nároku 3.4.6 základních pravidel archivů organizací.

Poznámka:název sekce v názvosloví případů je název konstrukční jednotky.

Index se skládá ze dvou částí. První je pořadový počet konstrukční jednotky, druhý je sekvenční číslo případu v konstrukční jednotce.

Uveďte příklad. Například v organizaci reklamního oddělení přijaté pořadové číslo 04. Fragment nomenklatury případů je uveden níže.

Poznámka

Pokud je organizace tak malá, že zaměstnanci v něm vykonávají úlohu oddělení, z nichž každá má vlastní funkčnost, pak všechny indexy jsou lepší začít s 01 a vyloučit z nomenklatury řádku "název sekce" z názvosloví.

Počítat "počet případů" Po kalendářním roce. Označuje počet skladovacích jednotek každého případu, který se nahromadil v podniku za rok.

Nomenklatura případů schvaluje a zavádí vedoucího organizace z nového pracovního roku. Ale nemusíte čekat na leden, aby se pokusil vytvořit dokumenty společnosti o nomenklatuře, protože první v historii organizace se nomenklatura případů může objevit v polovině roku.

Dokumenty jsou distribuovány na záležitostech ihned po dokončení workshopu. Nemůžete je ušetřit na celý rok a pak se věnovat několik týdnů pro spuštění ve složce. Jakmile je dokument proveden a odstraněn z řízení, musí být v případě umístění.

Kolegové musí postupně tendenci zajistit, aby společnost vedla sekretářka. Pokud se v divizi objeví nový případ, musí to být informováno o tom, což bude podnik v nomenklatuře a spolu s příslušným zaměstnancem stanoví akční životnost. Takže v mladé organizaci vytvořil systém centralizované kancelářské práce.

"Zvláštní" dokumenty: personál a účetnictví

Personální dokumenty.Pokud se sekretářka navíc zapojuje do společnosti a personální workshop, ukládání této formace firemní dokumentace by mělo věnovat zvláštní pozornost z následujících důvodů:

Personální dokumenty podléhají kontroly mnohem častěji než vedení;

Doba použitelnosti mnoha dokumentů personálních pracovních postupů se měří po desetiletí;

Personální dokumenty obsahují osobní údaje zaměstnanců, a proto vyžadují nejen vážné účetnictví, ale také zvláštní skladovací podmínky a přijetí k nim.

Personální práce zahrnuty v nomenklatuře záležitostí na obecném základě, ale udržujte je potřebné ve skříni uzavřením klíčů, nejlepší železo, ideální volba - ve speciální místnosti, která je také uzavřena na klíč.

Účetní dokumenty.Vzhledem k tomu, hlavní účetní nese osobní odpovědnost za bezpečnost svých dokumentů, pak v raných fázích rozvoji organizace, on to sám. Možná je účetnictví jediným oddělením, neboť pořadí dokumentace, kterou může být poměrně klidný.

Archiv účetního je postupně překračuje individuální bezpečné, a otázka vzniká na začlenění účetních a daňových hlášeních zpráv do celkové řady dokumentů společnosti pro skladování a následné zničení. Účetní dokumenty jsou také zahrnuty v názvosloví.

Pokud jde o režim úložiště, pak na rozdíl od personálních dokumentů, legislativa neobsahuje zvláštní pokyny na tomto účtu. Pokud však požádáte stanovisko účetních, pak téměř každý z nich řekne, že tyto věci jsou také lepší udržet v oddělené místnosti.

Elektronické dokumenty

Další speciální typ dokumentů dokumentů jsou elektronické. NEBEZPEČÍ NEZAPÍNAJTE o nich poměrně velké, protože pokud jsou papíry ve složkách v dohledu a brát v úvahu jejich nic, pak elektronické "živé" v počítačích kolegy. Mluvíme o těchto dokumentech, jejichž životní cyklus se provádí v elektronické podobě. Chrestomatic příklad - registrace protokoly, že sekretářka vede k MS Excel. Když to přijde, aby poslal časopis pro úložiště, nemusíte jej vytisknout: Toto je elektronický dokument a měl by být také uložen v elektronické podobě.

Divize musí poskytovat informace o elektronických dokumentech na žádost tajemníka.

Rusko bohužel stále nemá zřetelně formulovány pokyny pro skladování elektronických dokumentů a to je navzdory skutečnosti, že v některých oblastech činnosti (například internetový marketing), objem elektronických dokumentů organizace usiluje o 100%. Jediná věc, která může být vedena, je návrh doporučení pro nábor, účetnictví a organizování skladování elektronických archivních dokumentů v archivech organizací vyvinutých společností Vniidad zpět v roce 2012

Elektronické dokumenty jsou vloženy do nomenklatury záležitostí, spolu s papírem a uloženy v termínech stanovených seznamy.

Zničení dokumentů - centralizovaný proces!

V prvních měsících práce skladovacího systému nebude tajemník zničen tajemníkem, a pokud je organizace mladá, je třeba čekat na několik let vůbec. Pokud jsou dokumenty stále zjištěny, jehož uplynula úložiště, pak je proces zničení organizován v souladu s hlavními pravidly práce archivů organizací.

Hlavní věcí je pamatovat: Zničení dokumentů je centralizovaným procesem, ve kterém se zapojuje mnoho zaměstnanců společnosti, včetně svého vůdce. Prolomit dokument a hodit do koše nelze zničit. Takže nemůžete udělat.

Nezáleží na tom, zda v budoucnu bude v budoucnu v budoucnu zabývající se budoucností v organizaci, ale je nutné zachovat dokumenty a tuto povinnost, jak jsme se zjistili na začátku článku, jsou stanoveny v legislativní úrovni.

SOUHRN

Skladování dokumentů - odpovědnost organizace zakotvené v legislativní úrovni.
Organizace skladovacího systému dokumentů společnosti začíná analýzou složení dokumentů.
Seznam případů organizace, pro které je doba skladování určena v souladu se speciálními seznamy, je umístěno ve speciální podobě, tvoří nomenklaturu záležitostí organizace.
Personální a účetní dokumentační systémy, stejně jako elektronické dokumenty, zvláštní pozornost je zaplacena.
Zničení dokumentů - organizovaný, centralizovaný proces vyžadující systematický přístup. Je nemožné se zbavit dokumentu.