এন্টারপ্রাইজে সংরক্ষণাগার: নথি সংরক্ষণের সংগঠন। আর্কাইভাল স্টোরেজ এন্টারপ্রাইজ ডকুমেন্টের আর্কাইভাল স্টোরেজ নিবন্ধন

একটি সংস্থা, একটি জীবন্ত প্রাণীর মতো, বাইরের বিশ্বের সাথে ক্রমাগত যোগাযোগ করে এবং অসংখ্য অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়াকে সমর্থন করে: এটি প্রতিপক্ষের সাথে চুক্তি সম্পাদন করে, পণ্য এবং পরিষেবাগুলি গ্রহণ করে বা বিক্রি করে, বিভিন্ন অর্থ প্রদান করে, স্থানীয় প্রবিধানগুলি সমন্বয় করে এবং অনুমোদন করে।

একই সময়ে গঠিত হয় অনেক নথি, যার বেশিরভাগই শীঘ্র বা পরে তাদের বর্তমান প্রাসঙ্গিকতা হারিয়ে ফেলে এবং সংরক্ষণাগারে পাঠানো হয়। প্রতিটি সংস্থা তার নিজস্ব ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট নীতি মেনে চলে, তবে, অনুশীলনে সফলভাবে প্রয়োগ করা এবং আইনি নিয়ম দ্বারা সমর্থিত সাধারণ সুপারিশগুলি অনুসরণ করা আপনাকে যতটা সম্ভব আর্কাইভাল ব্যবসাকে অপ্টিমাইজ করতে এবং এড়াতে দেয়। সম্ভাব্য সমস্যাভবিষ্যতে.

সংস্থার ক্রিয়াকলাপ চলাকালীন এবং স্টোরেজ সাপেক্ষে সঞ্চিত ডকুমেন্টেশনের সম্পূর্ণ অ্যারেকে কয়েকটি বিভাগে বিভক্ত করা হয়েছে:

• নথি প্রতিষ্ঠা করা- সংস্থার অস্তিত্বের আইনি ভিত্তি এবং এর মৌলিক আইনি বৈশিষ্ট্যগুলি নির্ধারণ করে;
• প্রশাসনিক নথি- অত্যাবশ্যক বা তথ্যগত প্রকৃতির, সাধারণত শীর্ষ ব্যবস্থাপনার পক্ষ থেকে তৈরি করা হয়;
• কর্মীদের নথি- কর্মচারী এবং নিয়োগকর্তার মধ্যে উদ্ভূত সমস্ত সম্ভাব্য সম্পর্ককে প্রভাবিত করে;
• আর্থিক বিবৃতি- অন্তর্ভুক্ত নথির উৎসপ্রতিষ্ঠানের পণ্য এবং পরিষেবার ক্রয় এবং বিক্রয় প্রতিফলিত করে;
• বিশেষ ডকুমেন্টেশন- অভ্যন্তরীণ প্রবিধান যা সংগঠনের কার্যক্রমের প্রধান দিকগুলিকে নিয়ন্ত্রণ করে এবং এর কাঠামোগত বিভাগের কাজের ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করে।

একটি বিস্তৃত অর্থে, একটি প্রতিষ্ঠানের সমস্ত নথিতে বিভক্ত করা যেতে পারে দুটি গ্রুপ: ডকুমেন্টেশন যা সম্পূর্ণ হয়েছে এবং কাগজপত্র এখনও কোনো প্রকৃত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত। আর্কাইভ রক্ষণাবেক্ষণের জন্য দায়ী অফিসারের প্রধান কাজগুলির মধ্যে একটি হল প্রাসঙ্গিক ক্ষেত্রে উপলব্ধ নথিগুলির উপযুক্ত বিতরণ এবং নতুনভাবে আঁকা ডকুমেন্টেশনগুলির সাথে তাদের সময়মত যোগ করা।

স্থানান্তর এবং স্টোরেজ প্রয়োজনীয়তা জন্য প্রস্তুতি

একটি আইনি সত্তার নিষ্পত্তিতে নথিগুলির গঠনকে সর্বাধিক করার জন্য, একটি বিশেষ একত্রিত নামকরণ ব্যবহার করা হয়, যা তাদের স্টোরেজ সময়ের ইঙ্গিত সহ সমস্ত মামলার নাম প্রতিফলিত করে। ক্ষেত্রে নথি সাধারণত টাইপ দ্বারা গোষ্ঠীভুক্ত করা হয় এবং পৃথক ফোল্ডারে বিতরণ করা হয়।

ধারা 3.4. সংস্থাগুলির সংরক্ষণাগারগুলির কাজের জন্য প্রাথমিক নিয়মগুলির, 2002 সালে অনুমোদিত এবং একটি সুপারিশমূলক প্রকৃতি রয়েছে, মামলাগুলির নামকরণের ফর্মটি একটি টেবিলের আকারে প্রস্তাব করা হয়েছে যাতে নিম্নলিখিত ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

• কেস সূচক, যা স্ট্রাকচারাল ইউনিটের ডিজিটাল কোড এবং কেসের সিরিয়াল নম্বর নিয়ে গঠিত;
• মামলার শিরোনাম, জটিল কাঠামো এবং পরিচায়ক শব্দের ব্যবহার ছাড়াই এর সাথে সম্পর্কিত প্রক্রিয়াটির সারাংশের একটি সংক্ষিপ্ত এবং সুনির্দিষ্ট উপাধি আকারে প্রবেশ করা হয়েছে;
• ক্ষেত্র স্টোরেজ ইউনিটের সংখ্যাফাইলের ভলিউম বা অংশের সংখ্যা প্রতিফলিত করে এবং বছরের শেষে সম্পন্ন হয়;
• শেষ কলাম ধারণ করে মন্তব্যক্ষেত্রে সম্পাদিত অপারেশন সংক্রান্ত - প্রতিষ্ঠা, স্থানান্তর, ইত্যাদি।

একত্রিত নামকরণ অনুসারে সংগঠিত কেসগুলি তাদের গঠনকারী ডকুমেন্টেশনের ধরণের উপর নির্ভর করে একটি সময়ের জন্য সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হয়। এইভাবে, একটি আইনী সত্তার অস্তিত্বের পুরো সময়কাল জুড়ে সংবিধানের নথিগুলি সংরক্ষিত থাকে এবং এটির লিকুইডেশনের ক্ষেত্রে, সেগুলি রাষ্ট্র বা পৌর সংরক্ষণাগারে স্থানান্তরিত হয়।

অংশ আর্থিক বিবৃতিএছাড়াও অনির্দিষ্টকালের স্টোরেজের বিষয়, প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের জন্য সময়সীমা সীমিত 5 বছর. দীর্ঘতম সংরক্ষণাগার সময়কাল কর্মীদের নথির জন্য প্রদান করা হয় - উদাহরণস্বরূপ, বেতন বিবরণী সংরক্ষণ করা আবশ্যক 75 বছর বয়সী, একই সময়ের জন্য সেট করা হয় কর্মসংস্থান চুক্তিএবং কর্মীদের ব্যক্তিগত কার্ড।

প্রবিধান এবং দায়বদ্ধতা

ফেডারেল পর্যায়ে সাধারণ নীতিআর্কাইভিং সংস্থাগুলি 22 অক্টোবর, 2004-এর আইন নং 125-FZ দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়, যার কিছু বিধান এমন সমস্ত উদ্যোগের জন্য বাধ্যতামূলক যেগুলির একটি অবিচ্ছিন্ন নথি প্রবাহ রয়েছে৷

সংরক্ষণাগার রক্ষণাবেক্ষণ সম্পর্কিত আইনী নিয়মের পাশাপাশি, আইনটি দায়বদ্ধতারও ব্যবস্থা করে কর্মকর্তাদেরএবং এই এলাকায় প্রতিশ্রুতিবদ্ধ লঙ্ঘনের জন্য সংস্থা. এই ক্ষেত্রে, জরিমানা অতিক্রম না 500 ঘষা, তবে, স্টোরেজের জন্য বাধ্যতামূলক ডকুমেন্টেশনের সম্পূর্ণ বা আংশিক অনুপস্থিতি অনেক বেশি গুরুতর জরিমানার কারণ হতে পারে - 300,000 রুবেল পর্যন্ত.

অ্যাকাউন্টিং নথি সংরক্ষণের জন্য পৃথক বিধানগুলি ইউএসএসআর অর্থ মন্ত্রকের আদেশে নির্দেশিত হয়েছে, যা 1983 সালে অনুমোদিত হয়েছিল এবং এখনও প্রাসঙ্গিকতা হারায়নি। 25 আগস্ট, 2010 নং 558 তারিখের রাশিয়ার সংস্কৃতি মন্ত্রকের আদেশে সংস্থার অস্তিত্ব জুড়ে আঁকা নথিগুলির একটি সম্পূর্ণ তালিকা, তাদের স্টোরেজের শর্তাবলী সহ উপস্থাপন করা হয়েছে। ইতিমধ্যে উপরে উল্লিখিত সংস্থাগুলির সংরক্ষণাগারগুলির কাজের নিয়মগুলির সেটটিতে এই জাতীয় ক্রিয়াকলাপের সমস্ত দিক সম্পর্কিত সুপারিশগুলির একটি বিশদ তালিকা রয়েছে।

নথিতে অ্যাক্সেস এবং তাদের জমা দেওয়ার সময়সীমা

গঠিত মামলাগুলি সাধারণত তাদের মধ্যে প্রতিফলিত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সম্পূর্ণ হওয়ার তারিখ থেকে 3 বছরের পরে আর্কাইভে স্থানান্তরিত হয়। নথি সংরক্ষণ এবং ইস্যু করার পদ্ধতিটি নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা এবং সুপারিশের ভিত্তিতে অনুমোদিত অভ্যন্তরীণ প্রবিধান অনুসারে প্রতিষ্ঠিত হয়।

অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য, সংরক্ষণাগার নথিগুলির সাথে কাজের সময়কাল সীমিত 30 দিন, তবে দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার অনুরোধে, মামলার নিরাপত্তা সাপেক্ষে, নির্ধারিত সময় আরও এক মাসের জন্য বাড়ানো যেতে পারে।

আর্কাইভ এবং আর্কাইভ করার জন্য ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী

স্টোরেজের জন্য কেস প্রক্রিয়াকরণ এবং স্থানান্তর করার পদ্ধতিকে ভাগ করা যেতে পারে কয়েকটি প্রধান পদক্ষেপ:

এটি লক্ষ করা উচিত যে একটি ধারণ সময় সহ নথিগুলি সাধারণত সংরক্ষণাগারের বিষয়। কমপক্ষে 10 বছর. বাকি ডকুমেন্টেশন সরাসরি বিভাগগুলিতে সংরক্ষণ করা যেতে পারে এবং আইন দ্বারা নির্ধারিত মেয়াদ শেষ হওয়ার সাথে সাথে ধ্বংসের জন্য স্থানান্তর করা যেতে পারে।

সংরক্ষণাগার সজ্জিত করা এবং প্রাঙ্গনের উপযুক্ততা পরীক্ষা করা

ডকুমেন্টেশন স্টোরেজ জায়গাগুলি সাজানোর পদ্ধতিটি প্রাথমিক নিয়মগুলিতে বিশদভাবে বর্ণিত হয়েছে। একটি সংস্থার মধ্যে একটি সংরক্ষণাগার সজ্জিত করার সময় প্রধান নীতি হল এর প্রয়োজনে একটি পৃথক বিল্ডিং বা প্রাঙ্গনের ব্যবহার.

একই সময়ে, অত্যন্ত জরাজীর্ণ অবস্থায় থাকা, সেইসাথে স্যাঁতসেঁতে এবং উত্তপ্ত না হওয়া কাঠামোগুলির অপারেশন অনুমোদিত নয়। বিধিনিষেধটি একই বিল্ডিংগুলিতে ক্যাটারিং পরিষেবা এবং খাদ্য সরবরাহের পাশাপাশি দাহ্য বা আক্রমনাত্মক পদার্থের গুদামের কাছাকাছি অবস্থিত প্রাঙ্গনেও প্রযোজ্য।

আর্কাইভ স্টোরেজের অভ্যন্তরীণ বিন্যাসটি এমনভাবে করা উচিত যাতে এতে থাকা ডকুমেন্টেশনের সর্বোচ্চ নিরাপত্তা নিশ্চিত করা যায়। এই জন্য, এটি মেনে চলা আবশ্যক শর্তের তালিকা:

• সংরক্ষণাগার রুম বন্যা থেকে রক্ষা করা আবশ্যক, অগ্নি নিরাপত্তা মান পূরণ, একটি উত্পাদনশীল বায়ুচলাচল ব্যবস্থা আছে;
• সমস্ত বৈদ্যুতিক তারের এবং সকেট যতটা সম্ভব উত্তাপ করা উচিত;
• ঘরের সজ্জা অবশ্যই অ-দাহ্য এবং অ-আক্রমনাত্মক উপকরণ দিয়ে তৈরি করা উচিত;
• স্টোরেজ সুবিধার মাধ্যমে জল এবং নর্দমা পাইপ স্থাপন করার অনুমতি নেই।

সংরক্ষণাগারের প্রয়োজনের জন্য প্রাঙ্গনের উপযুক্ততার চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত একটি পরীক্ষার ভিত্তিতে বেশ কয়েকটি বিশেষ পরিষেবা দ্বারা নেওয়া হয়। এটি প্রাঙ্গনের অগ্নি নিরাপত্তা, এর স্যানিটারি অবস্থা ইত্যাদি বিবেচনা করে। প্রতিটি পরীক্ষার ফলাফলের উপর ভিত্তি করে, ক আইন, এর বাস্তবায়নের ফলাফল প্রতিফলিত করে।

নথির ব্যবহার এবং কাজের সংগঠনের বৈশিষ্ট্য

আর্কাইভের কাজের ভিত্তি হল সংস্থার সংরক্ষণাগার বজায় রাখার বিষয়ে ব্যবস্থাপনা দ্বারা অনুমোদিত প্রবিধান বা নির্দেশ। এই জাতীয় নথির ভিত্তিতে, একজন কর্মচারী নিয়োগ করা হয় যিনি একজন আর্কাইভিস্ট হিসাবে কাজ করেন এবং তার উপর অর্পিত কাগজপত্রের সুরক্ষা এবং সম্পূর্ণতার জন্য দায়ী।

একটি সংস্থার একটি সংরক্ষণাগার একটি স্বাধীন কাঠামোগত ইউনিট হিসাবে বা একটি প্রশাসনিক পরিষেবার অংশ হিসাবে বিদ্যমান থাকতে পারে। আনুষ্ঠানিক অধিভুক্তি নির্বিশেষে, এর কার্যকারিতার মূল উদ্দেশ্য হল সংগঠনের সংরক্ষণাগার ডেটার গঠন, অ্যাকাউন্টিং এবং অখণ্ডতা নিশ্চিত করা।

মামলার নামকরণ বজায় রাখা, সঠিকভাবে বিন্যাস করা ভলিউম গ্রহণ করা, সেগুলিকে পদ্ধতিগত করা ইত্যাদিতে আর্কাইভিস্টের পদ্ধতিগত কার্যকলাপের মাধ্যমে এটি অর্জন করা হয়। এছাড়াও, সংরক্ষণাগার কর্মীদের দায়িত্বগুলির মধ্যে অনুরোধ করা নথিগুলির সময়োপযোগী এবং সম্পূর্ণ বিধান অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, সেইসাথে মেয়াদোত্তীর্ণ স্টোরেজ সময়ের সাথে নথিগুলি ধ্বংস করার প্রক্রিয়াতে অংশগ্রহণ।

নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি

অভ্যন্তরীণ প্রবিধান ছাড়াও, সংরক্ষণাগারের কাজ নিয়ন্ত্রিত হয় আইন প্রণয়নসংস্থার আর্কাইভাল অফিসের কাজ নিয়ন্ত্রণ করার ব্যবস্থা সহ।

সুতরাং, আইন নং 125-এফজেড অনুসারে, নথি সংরক্ষণের পদ্ধতির সাথে সম্মতির উপর নিয়ন্ত্রণ ফেডারেল স্তরে এবং রাশিয়ান ফেডারেশনের বিষয়গুলির স্তরে বিশেষ সংস্থাগুলি দ্বারা পরিচালিত হয়। অনুশীলনে, এই ফাংশন সাধারণত ট্যাক্স ইন্সপেক্টরেট দ্বারা সঞ্চালিত হয় এবং পেনশন তহবিলপ্রতিষ্ঠানের ডকুমেন্টেশনের প্রাথমিক বহিরাগত ব্যবহারকারী হিসাবে। একই আইন আর্কাইভের আইন লঙ্ঘনের জন্য ফৌজদারি দায় পর্যন্ত দায় প্রদান করে।

প্রতিষ্ঠানে অফিসের কর্মপ্রবাহ স্বয়ংক্রিয় করার জন্য প্রোগ্রামের একটি ওভারভিউ নীচে উপস্থাপন করা হয়েছে।

ইলেকট্রনিক মিডিয়ার নিবন্ধন

বিস্তৃত উচ্চ প্রযুক্তির জগতে, "ক্লাসিক" তথ্য বাহক - কাগজ এবং এর ডেরিভেটিভস - ধীরে ধীরে কিন্তু নিশ্চিতভাবে ইলেকট্রনিক মিডিয়াকে পথ দিচ্ছে৷ এই বিষয়ে, সংরক্ষণাগার কর্মচারীর শীঘ্রই বা পরে একটি প্রশ্ন থাকবে: কিভাবে স্টোরেজ জন্য এই ধরনের নথি গ্রহণ করতে?এর উত্তরটি সহজ: একই আকারে যা তারা মূলত ডিজাইন করা হয়েছিল।

উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও বিদেশী সরবরাহকারীর কাছ থেকে চালানগুলি ডিজিটাল স্বাক্ষর দ্বারা প্রত্যয়িত একটি বৈদ্যুতিন নথির আকারে প্রাপ্ত হয়, তবে সেগুলি কম্পিউটারের মেমরিতে সংরক্ষণ করা উচিত - অতিরিক্ত কিছু মুদ্রণ এবং প্রত্যয়িত করার দরকার নেই। এই ধরনের ডকুমেন্টেশন একটি সাধারণ ভিত্তিতে মামলার নামকরণে অন্তর্ভুক্ত করা হয়, প্রতিষ্ঠিত স্টোরেজ সময়কাল বিবেচনা করে।

সংস্থার আর্কাইভাল অফিসের কাজ - জটিল এবং বহু-পদক্ষেপ প্রক্রিয়াযার জন্য সতর্ক পরিকল্পনা এবং এর অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে অসংখ্য প্রয়োজনীয়তা এবং সুপারিশের সাথে সম্মতি প্রয়োজন। তবুও, একটি সু-নির্মিত নথি সংরক্ষণ ব্যবস্থা শুধুমাত্র বিভাগগুলির সু-সমন্বিত এবং উত্পাদনশীল কাজের সাক্ষ্য দেয় না, তবে একটি কার্যকর অর্থনৈতিক ইউনিট হিসাবে সংস্থার সম্ভাবনাও প্রদর্শন করে।

আর্কাইভে নথি স্থানান্তর করার জন্য বিস্তারিত নির্দেশাবলী ভিডিওতে উপস্থাপন করা হয়েছে।

আমাদের দেশে আর্কাইভগুলিতে ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণের প্রক্রিয়াটির পরিচালনা রাশিয়ান ফেডারেশন নং 125-এফজেডের আইনের বিধান অনুসারে পরিচালিত হয় "অন আর্কাইভিং ইন রাশিয়ান ফেডারেশন", যা 01 অক্টোবর, 2004 এ গৃহীত হয়েছিল।

প্রতিটি এন্টারপ্রাইজের বাণিজ্যিক কার্যক্রম চলাকালীন, তথ্য ডেটা সর্বদা নির্দিষ্ট ভলিউমে মুদ্রিত বা ইলেকট্রনিক আকারে তৈরি হয়। যখন তাদের প্রামাণিকতার সময়সীমা শেষ হয়, তখন সেগুলিকে নিয়মতান্ত্রিক করা হয়, নথিগুলির সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের সংগঠনটি পরিচালিত হয়।

নথি সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের বিভিন্ন

6 অক্টোবর, 2000-এ ফেডারেল আর্কাইভস দ্বারা অনুমোদিত "স্ট্যান্ডার্ড ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টের তালিকা" অনুসারে, কিছু নির্দিষ্ট গোষ্ঠীর কাগজপত্র রয়েছে যেগুলির একটি নির্দিষ্ট সময়কাল এবং এমনকি স্টোরেজের প্রকারও রয়েছে।

রাষ্ট্রীয় কাঠামো সবসময় আর্কাইভাল স্টোরেজের জন্য ফাইলগুলিকে রাশিয়ার আর্কাইভাল ফান্ডের বিশেষ ইউনিটগুলিতে স্থানান্তর করতে বাধ্য। এবং বাণিজ্যিক কাঠামোতে নথি সংরক্ষণ করার উপায়গুলির একটি সমৃদ্ধ পছন্দ রয়েছে।

নিম্নলিখিত মানদণ্ড সমস্ত বিদ্যমান মালিকানার কোম্পানিগুলির জন্য প্রযোজ্য:

• নথিগুলির সরাসরি সঞ্চয়স্থানের শর্তগুলি শুধুমাত্র সংস্থার অফিসের কাজের নীতি দ্বারা নির্ধারিত হয়, অর্থাৎ, কাগজপত্রের প্রাসঙ্গিকতার প্রয়োজনীয়তা শেষ না হওয়া পর্যন্ত।
• একটি সীমিত স্টোরেজ সময়ের উপস্থিতি, যা তালিকার বিধানে নির্দেশিত, - 1, 2, 5 এবং 10 বছর। একই সময়ে, আর্কাইভ নিজেই কোম্পানির অফিসে অবস্থিত।
• ব্যবসায়িক রেকর্ড ব্যবস্থাপনা আইন এবং অভ্যন্তরীণ কর্পোরেট প্রবিধানগুলি কীভাবে স্থায়ী ভিত্তিতে রেকর্ড রাখা হয় তা নিয়ন্ত্রণ করে।
• বিশেষায়িত পরিষেবাগুলির শাখাগুলিতে সংরক্ষণাগারগুলি খুঁজে পেতে এবং কোম্পানির মধ্যে একটি ব্যবস্থার ব্যবস্থা করার জন্য এটি উভয়ই অনুমোদিত।

আর্কাইভিং অর্ডার

প্রতিটি তথ্য দলিলের জন্য, দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার উপর ভিত্তি করে আইনি কাঠামোরাশিয়ান ফেডারেশন, একচেটিয়াভাবে একটি পৃথক ভিত্তিতে, নির্দিষ্ট স্টোরেজ সময়কাল স্থাপন করে। একটি বিস্তারিত ইনভেন্টরি সর্বদা আঁকা হয়, যা আর্কাইভে কাগজপত্র অপসারণের তারিখ, সেইসাথে তাদের স্টোরেজ সময়ের মেয়াদ শেষ হওয়ার সময় নির্দেশ করে। এই ক্ষেত্রে, বর্তমান আইনের প্রাসঙ্গিক বিধানের উল্লেখ করা হয়।

কোম্পানির মধ্যে নথি সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের সংগঠন স্থানীয় এলাকা বা বিশেষ প্রাঙ্গনে বাহিত করা উচিত. বাক্স, আর্কাইভাল ফোল্ডার, বাক্স এবং বিশেষ সরঞ্জামের আকারে সিস্টেম থাকা গুরুত্বপূর্ণ - ক্যাটালগ তাক, র্যাক। একই সময়ে, বিশেষ মূল্যের কাগজপত্র, এবং যেগুলি উচ্চ বাণিজ্যিক গুরুত্বের, সেগুলি অবশ্যই নিরাপদ তালা সহ ধাতব ক্যাবিনেটে স্থাপন করতে হবে। যখন সময়সীমার মেয়াদ শেষ হয়, তখন কোম্পানির একজন অনুমোদিত কর্মচারী নথির লিকুইডেশন পরিচালনা করে এবং ধ্বংসের একটি উপযুক্ত কাজ তৈরি করে।

যদি স্টোরেজের জন্য সীমাহীন সময়ের প্রয়োজন হয়, তবে বিশেষ প্রতিষ্ঠানগুলিতে পরবর্তী স্থানান্তরের সাথে একটি তহবিল প্রক্রিয়া চালানো হয়।

নথি সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের সংগঠনের জন্য প্রয়োজনীয়তা

সংরক্ষণাগার সংরক্ষণাগারনথিগুলি একটি এন্টারপ্রাইজে কাগজপত্র সংগঠিত করার জন্য একটি নির্দিষ্ট বিকল্পকে বোঝায়, যা আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ ডেটার ক্ষতি রোধ করার জন্য সমস্ত প্রাসঙ্গিক নিয়ম এবং প্রবিধানগুলি মেনে চলতে দেয়।

সংরক্ষণাগারটি একটি বিশেষ ভবনে বা একটি বিচ্ছিন্ন ঘরে অবস্থিত। উচ্চ আর্দ্রতা এবং বর্ধিত গরম সহ কক্ষে এর সংগঠন অগ্রহণযোগ্য। এছাড়াও, এটি ক্যাটারিং পরিষেবা, রাসায়নিক এবং খাদ্য গুদামের কাছাকাছি অবস্থিত হতে পারে না।

আর্কাইভাল প্লেসমেন্টে নিযুক্ত একটি এন্টারপ্রাইজের অবশ্যই ক্লায়েন্ট নথিগুলির জন্য একটি সংগ্রহস্থল, গবেষণা কাজের জন্য একটি ঘর থাকতে হবে। এছাড়াও, রচনাটিতে এমন একটি ঘর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যেখানে কাগজপত্র গ্রহণ করা হয়, তাদের অভিযোজন সঞ্চালিত হয় এবং তথ্য বাহকগুলির অস্থায়ী স্টোরেজও এখানে সম্ভব।

কাগজপত্র সংরক্ষণের জন্য প্রয়োজনীয়তা

নথির সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের সংগঠনের জন্য নিম্নলিখিত নিয়মগুলি কঠোরভাবে মেনে চলা প্রয়োজন:

1. সব ক্ষেত্রে নিরাপত্তা - রুম নিজেই আগুন প্রতিরোধী হতে হবে, পাশাপাশি সম্ভাব্য বন্যা থেকে সুরক্ষিত, একটি জরুরী প্রস্থান প্রয়োজন;
2. ঘরেই কোনও প্রধান পাইপলাইন থাকা উচিত নয়, কেবলমাত্র প্রতিরক্ষামূলক ডিভাইস বা উপকরণগুলির মাধ্যমে বিচ্ছিন্ন করা অনুমোদিত;
3. সংরক্ষণাগারে শুধুমাত্র লুকানো বৈদ্যুতিক তারের এবং সিল করা সকেট থাকতে পারে;
4. সংরক্ষণাগারে আগুন এবং কোনও গরম করার ডিভাইস, সেইসাথে সেখানে খাদ্য সংরক্ষণের পাশাপাশি অন্যান্য বিদেশী বস্তু ব্যবহার করার অনুমতি নেই;
5. ঘরে অবশ্যই একটি মোবাইল বা স্থির ধরণের ধাতব র্যাক থাকতে হবে।

সঞ্চয়স্থানে রাখা র্যাকগুলিকে অবশ্যই বেশ কয়েকটি নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, সারির মধ্যে প্রধান করিডোরটি কমপক্ষে 1.2 মিটার হওয়া উচিত, র্যাকের মধ্যে - 0.75 মিটার। দেয়ালের সমান্তরাল তাক থেকে বাইরের দেয়ালের দূরত্ব কমপক্ষে 0.75 মিটার হওয়া উচিত এবং শেষ এবং দেয়ালের মধ্যে হওয়া উচিত। র্যাকের 0.45 মিটারের বেশি হতে হবে। মেঝে থেকে প্রতিটি র্যাকের নীচের তাক থেকে 0.15 মিটার দূরত্ব প্রয়োজন।

র্যাকগুলিতে, নথিগুলি একচেটিয়াভাবে বান্ডিল বা বাক্সে স্থাপন করা হয়। এটি একটি unassembled আকারে মেঝে বা windowsill উপর ডকুমেন্টেশন খুঁজে পেতে অনুমতি দেওয়া হয় না।

শেল্ভিং শুধুমাত্র জানালা এবং ব্যাটারি সহ দেয়ালের লম্বভাবে স্থাপন করা উচিত। এই ক্ষেত্রে, তাপের উত্স বা জানালা থেকে র্যাকের দূরত্ব 0.6 মিটারের বেশি হওয়া উচিত। শেল্ভিং একই তাপের উত্স এবং বাহ্যিক দেয়ালের সংলগ্ন হওয়া উচিত নয়।

কীভাবে নথিগুলি সঠিকভাবে সংরক্ষণ করবেন

যে ঘরে আর্কাইভগুলি সংরক্ষণ করা হয় সেখানে আলো কৃত্রিম এবং প্রাকৃতিকভাবে উভয়ই সংগঠিত করা যেতে পারে। যদি শুধুমাত্র প্রাকৃতিক আলো থাকে, তাহলে কাগজে প্রবেশ করা থেকে সরাসরি সূর্যালোক সম্পূর্ণরূপে বাদ দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ। এই জন্য, হালকা-প্রতিরক্ষামূলক পর্দা এবং খড়খড়ি জানালা উপর ঝুলানো হয়।

কৃত্রিম আলো সাধারণত ভাস্বর আলো, সবসময় বন্ধ ছায়ায় অবস্থিত। যদি luminescent সরঞ্জাম ব্যবহার করা হয়, তাহলে এটি একটি ছোট UV স্পেকট্রাম সহ ডিভাইস হওয়া ভাল।

নথির সঞ্চয়স্থান সংগঠিত করার জন্য সর্বদা সঠিক তাপমাত্রা এবং আর্দ্রতার অবস্থা বজায় রাখা জড়িত। কাগজের মিডিয়া 17-19 ডিগ্রি সেলসিয়াস তাপমাত্রায় এবং 50-55% বায়ু আর্দ্রতায় সংরক্ষণ করা হয়। যদি ডেটা ফিল্ম মিডিয়াতে থাকে তবে বাতাসের আর্দ্রতা 40-45% হওয়া উচিত, কালো-সাদা ছায়াছবির তাপমাত্রা প্রায় 15 ডিগ্রি সেলসিয়াস, রঙিন ছায়াছবির জন্য - 2-5 ডিগ্রি সেলসিয়াস। যদি তথ্য চৌম্বকীয় টেপ এবং ডিস্কে স্থাপন করা হয়, তাহলে বায়ু আর্দ্রতা 50-65% এবং তাপমাত্রা 15-20 ° C এর মধ্যে আদর্শ হবে।

জার্নালের শেষ সংখ্যায়, আমরা সংরক্ষণাগার নথিগুলির সাথে কাজ করার পদ্ধতি সম্পর্কে কথা বলেছিলাম - নথির মূল্যের পরীক্ষা দিয়ে শুরু করে এবং সংরক্ষণাগারে স্থানান্তরের জন্য ফাইলগুলির প্রস্তুতির সাথে শেষ হয়।

আর্কাইভাল স্টোরেজের জন্য স্থানান্তরিত কেস একটি বিশেষভাবে মনোনীত কক্ষে সংরক্ষণ করা হবে। এর পরে, আমরা কীভাবে নথির সঞ্চয়স্থান সংগঠিত করতে হয় সেই সাথে সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের জন্য কেস গ্রহণ এবং স্থানান্তর করার পদ্ধতি সম্পর্কে কথা বলব।

আর্কাইভ রুম

সুতরাং, সংস্থায় সংরক্ষণাগারটি কোথায় অবস্থিত হওয়া উচিত, এর স্থান নির্ধারণের জন্য প্রাথমিক প্রয়োজনীয়তাগুলি এবং সেইসাথে নথি সংরক্ষণের শর্তগুলি কী কী?

আর্কাইভ থাকা ভবনগুলির জন্য প্রয়োজনীয়তা

আর্কাইভের বিল্ডিং এবং প্রাঙ্গনের প্রয়োজনীয়তাগুলি সংস্থার আর্কাইভস পরিচালনার জন্য মৌলিক নিয়মের ধারা 4.2 দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয় (ফেব্রুয়ারি 6, 2002-এর ফেডারেল আর্কাইভের কলেজিয়ামের সিদ্ধান্ত দ্বারা অনুমোদিত)।

প্রথমত, এটি বিবেচনা করা উচিত যে জরাজীর্ণ বিল্ডিং, কাঠের বিল্ডিং, স্যাঁতসেঁতে প্রধান বিল্ডিং, বেসমেন্ট, অ্যাটিক রুম, স্টোভ গরম করার জায়গায় সংরক্ষণাগার স্থাপনের অনুমতি নেই।

অভিযোজিত বিল্ডিংগুলিতে সংরক্ষণাগার নথি সংরক্ষণের উদ্দেশ্যে প্রাঙ্গণ হওয়া উচিত ভিন্নবিল্ডিংয়ের বাকি অংশ থেকে। ক্যাটারিং পরিষেবা, খাদ্য গুদাম, দাহ্য এবং আক্রমনাত্মক পদার্থ সঞ্চয় করে বা দাহ্য ও রাসায়নিক প্রযুক্তি ব্যবহার করে এমন সংস্থাগুলির দ্বারা দখলকৃত বিল্ডিংয়ের প্রাঙ্গনে সংরক্ষণাগার নথি রাখার অনুমতি নেই।

সংস্থার সংরক্ষণাগারটি অবশ্যই বিশেষভাবে নির্মিত বা নথি সংরক্ষণের জন্য অভিযোজিত বিল্ডিংয়ে বা বিল্ডিংয়ের একটি পৃথক কক্ষে অবস্থিত হতে হবে।

রুম পরিপ্রেক্ষিতে বিপজ্জনক থেকে সরানো উচিত অগ্নি নির্বাপকবস্তু এই, উদাহরণস্বরূপ, গ্যাস স্টেশন, পার্কিং লট, গ্যারেজ অন্তর্ভুক্ত।

এছাড়াও, সংস্থার আর্কাইভের বিল্ডিং (প্রাঙ্গণ) এর কাছাকাছি কোনও বস্তু থাকা উচিত নয়, বায়ু দূষণকারী.

সংরক্ষণাগার নথি সংরক্ষণের জন্য উপযুক্ত একটি বিল্ডিং (প্রাঙ্গণ) নির্বাচন করার সময়, এটি বিবেচনা করা উচিত যে সংরক্ষণাগারের পূর্ণাঙ্গ ক্রিয়াকলাপের জন্য নিম্নলিখিত পৃথক প্রাঙ্গণ প্রয়োজন:

1) সংরক্ষণাগার সঞ্চয়স্থান;

2) অভ্যর্থনার জন্য প্রাঙ্গণ, নথিগুলির অস্থায়ী সঞ্চয়স্থান, নথির মানিয়ে নেওয়া;

3) নথি ব্যবহারের জন্য প্রাঙ্গণ;

4) আর্কাইভ কর্মীদের ওয়ার্কিং রুম (রুম)।

সংরক্ষণাগার সরঞ্জাম

সংরক্ষণাগার নিজেই হওয়া উচিত, যদি সম্ভব হয়, মুছে ফেলাপরীক্ষাগার, শিল্প, সুবিধার প্রাঙ্গণ থেকে এবং তাদের সাথে মিলিত বায়ুচলাচল নালী থাকা উচিত নয়। এটি প্রতিবেশী কক্ষ থেকে পৃথক করা হয়। অগ্নিরোধী দেয়ালএবং কমপক্ষে দুই ঘন্টা আগুন প্রতিরোধের সীমা সহ সিলিং। আর্কাইভের ভিতরে পাইপ বিছানো নেইজল সরবরাহ এবং পয়ঃনিষ্কাশন, প্রযুক্তিগত বা গার্হস্থ্য জলের আউটলেট।

আর্কাইভ স্টোরেজের অবস্থানের পরিকল্পনা করার সময়, এটি বিবেচনা করা উচিত যে এটির সাথে প্রাঙ্গন থাকা পছন্দনীয় উত্তর দিকে মুখ করে জানালা.

এটাও গুরুত্বপূর্ণ যে নির্মাণ সামগ্রীদেয়াল, মেঝে, ছাদে প্রযোজ্য, ভিতরের সজ্জাআর্কাইভের প্রাঙ্গনে ধূলিকণা সংগ্রহ করা উচিত নয়, এর উৎস হতে পারে বা আক্রমণাত্মক রাসায়নিক নির্গত করা উচিত নয়।

আর্কাইভ স্টোরেজ প্রাঙ্গনে, প্রাকৃতিক বা কৃত্রিম অবাধে বায়ু - চলাচলের ব্যবস্থা. যদি আমরা এয়ার কন্ডিশনার সিস্টেম সম্পর্কে কথা বলি, তবে তাদের অবশ্যই নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্যগুলি পূরণ করতে হবে:

2-3 এর বিনিময় হারের সাথে বায়ু পুনঃসঞ্চালন নিশ্চিত করুন;

একটি স্থিতিশীল তাপমাত্রা এবং আর্দ্রতা শাসন বজায় রাখা;

ধুলো এবং আক্রমনাত্মক অমেধ্য থেকে বাতাস পরিষ্কার করতে;

কম্প্যাক্টনেস এবং অর্থনীতির আধুনিক প্রয়োজনীয়তা পূরণ করুন।

সংরক্ষণাগার উচ্চতা (রাশিয়ান ফেডারেশনের আর্কাইভাল তহবিলের অধিগ্রহণ, অ্যাকাউন্টিং এবং নথিগুলির সংরক্ষণ এবং রাষ্ট্র ও পৌর সংরক্ষণাগার, জাদুঘর এবং গ্রন্থাগার, রাশিয়ান একাডেমি অফ সায়েন্সেসের সংস্থাগুলির অন্যান্য সংরক্ষণাগার নথিগুলির সংরক্ষণের জন্য নিয়মগুলির 2.11.1.2 ধারা (অনুমোদিত) 18 জানুয়ারী, 2007 নং রাশিয়ার সংস্কৃতি মন্ত্রকের আদেশ দ্বারা, 16 ফেব্রুয়ারী, 2009 তারিখে সংশোধিত হিসাবে)) সংরক্ষণাগার নথি সংরক্ষণের উদ্দেশ্যে সরঞ্জামের আকার এবং পরামিতিগুলির উপর নির্ভর করে, তবে 2.25 এর কম হওয়া উচিত নয় প্রসারিত কাঠামোর নীচে m এবং 4 মিটারের বেশি নয়।

এটি সংরক্ষণাগারে ব্যবহার করা নিষিদ্ধ আগুন, গরম করার ডিভাইস, বিদেশী বস্তুর বসানো।

এটিতে সংরক্ষণাগার স্থাপনের জন্য প্রাঙ্গনের উপযুক্ততার পরীক্ষা

সংস্থার সংরক্ষণাগারের জন্য একটি বিল্ডিং (প্রাঙ্গণ) এর উপযুক্ততা সম্পর্কে চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় রাজ্য ফায়ার সুপারভিশন এবং স্যানিটারি এবং এপিডেমিওলজিকাল স্টেশনের সিদ্ধান্তগুলিকে বিবেচনা করে।

প্রতিষ্ঠানের অভিযোজিত ভবন বা প্রাঙ্গনে যথাযথ পরীক্ষা করার পরেই সংরক্ষণাগারটি স্থাপন করা হয়।

বিল্ডিং বা আর্কাইভ প্রাঙ্গনের অগ্নি প্রতিরোধের, প্রধান কাঠামোর স্থায়িত্ব এবং ইন্টারফ্লোর সিলিংয়ের শক্তি, সম্ভাব্য লোড, গরম এবং বায়ুচলাচল ব্যবস্থার উপস্থিতি এবং অবস্থা বিবেচনা করে এই পরীক্ষাটি প্রয়োজনীয়।

এটি সংস্থার প্রতিনিধিদের দ্বারা পরিচালিত হয় (একটি নিয়ম হিসাবে, সংরক্ষণাগারের কর্মচারী), অগ্নি, নিরাপত্তা, নির্মাণ, স্যানিটারি এবং মহামারী সংক্রান্ত এবং অন্যান্য বিশেষ পরিষেবা।

পরীক্ষার ফলাফলের উপর ভিত্তি করে একটি আইন তৈরি করা উচিত।

রাষ্ট্রীয় সংরক্ষণাগারে নথিপত্র স্থানান্তর

দলিল সবসময় প্রতিষ্ঠানে সংরক্ষণ করা হয় না। তাদের মধ্যে কিছু দলগুলির মধ্যে একটি উপযুক্ত চুক্তির সমাপ্তির পরে রাজ্য (পৌরসভা) সংরক্ষণাগারে স্থানান্তরিত হয়।

মৌলিক নিয়মের 9.9 ধারা অনুযায়ী, আর্কাইভাল প্রতিষ্ঠানের বিশেষজ্ঞ পর্যালোচনা কমিশন (EPC) দ্বারা অনুমোদিত মামলার তালিকা অনুসারে নথিগুলি রাষ্ট্রীয় সংরক্ষণাগারে স্থানান্তর করা হয়।

মামলা স্থানান্তর পৃথকভাবে বাহিত হয়. ইনভেন্টরির প্রতিটি অনুলিপিতে, রাষ্ট্রীয় সংরক্ষণাগারে নথির গ্রহণযোগ্যতা সম্পর্কে নোট তৈরি করা হয়, মামলাগুলির গ্রহণযোগ্যতা এবং স্থানান্তরের একটি আইন তৈরি করা হয়।

রাষ্ট্রীয় সংরক্ষণাগারে নথিগুলির প্রাথমিক স্থানান্তরের ক্ষেত্রে, সংস্থাকে অবশ্যই ঐতিহাসিক তথ্য সংস্থার সংরক্ষণাগার তহবিলে স্থানান্তর করতে হবে। ভবিষ্যতে, নথি স্থানান্তর করার সময়, একটি সংযোজন দেওয়া হয় ঐতিহাসিক পটভূমিনাম, ফাংশন, কাঠামো, সংস্থার অধীনতা, দলিলের গঠন এবং অবস্থার পরিবর্তন সম্পর্কে (যদি থাকে)।

সংক্রমণের সময় সনাক্ত করা হলে ইনভেন্টরিতে চূড়ান্ত এন্ট্রি এবং স্থানান্তরিত মামলার প্রকৃত উপস্থিতির মধ্যে অমিল, তালিকায় একটি নতুন চূড়ান্ত এন্ট্রি করা হয়, যা প্রকৃত উপস্থিতি এবং অনুপস্থিত মামলার সংখ্যা নির্দেশ করে। পাবলিক স্টোরেজের জন্য নথি গ্রহণ এবং স্থানান্তরের আইনে নিখোঁজ মামলার সংখ্যাও নির্দিষ্ট করা হয়েছে। আইনের সাথে সংযুক্ত সংস্থার শংসাপত্র তাদের অনুপস্থিতির কারণগুলি নির্দেশ করে।

সংস্থার আর্কাইভও নথি অনুসন্ধানের জন্য দায়ী।

নথির অনুপস্থিতিতে, যদি তাদের অনুসন্ধানের ব্যবস্থাগুলি ফলাফল না দেয়, তবে মামলাগুলির অ-আবিষ্কার বিষয়ে একটি আইন তৈরি করা হয়, যার জন্য অনুসন্ধানের পথগুলি শেষ হয়ে গেছে।

হারিয়ে যাওয়া আসল নথিগুলি তাদের কপি দ্বারা প্রতিস্থাপন করা যেতে পারে।

রাষ্ট্রীয় সংরক্ষণাগারে স্থায়ী সঞ্চয়ের জন্য সংস্থার সংরক্ষণাগার নথি স্থানান্তর করার অবিলম্বে, রাষ্ট্রীয় সংরক্ষণাগারের একজন প্রতিনিধির সাথে, মামলাগুলির বৈজ্ঞানিক ও প্রযুক্তিগত প্রক্রিয়াকরণের সঠিকতা, নথিগুলির শারীরিক এবং স্যানিটারি এবং স্বাস্থ্যকর অবস্থা পরীক্ষা করা হয়। .

যদি ত্রুটি, ত্রুটি, ত্রুটি পাওয়া যায়, একটি উপযুক্ত আইনও তৈরি করা হয়। এরপরে, চিহ্নিত ত্রুটিগুলি সংস্থা দ্বারা নির্মূল করা হয় (মূল নিয়মের 9.10 ধারা)।

আর্কাইভাল নথি সহ, সংস্থাটি রাষ্ট্রীয় সংরক্ষণাগারে স্থানান্তরিত হয় ইনভেন্টরির তিনটি কপি এবং মামলা গ্রহণ ও স্থানান্তরের একটি কপি.

আর্কাইভাল নথির সঞ্চয়স্থান সংগঠিত করার জন্য উপরের সমস্ত পদ্ধতিগুলি উপযুক্ত স্তরের যোগ্যতা এবং শিক্ষার বিশেষজ্ঞদের সংগঠনে উপস্থিতি বোঝায়।

আর্কাইভের কাজের সংগঠন

আর্কাইভের কাঠামোগত সংগঠন কোম্পানির নথির পরিমাণের উপর নির্ভর করে। কখনও কখনও সংরক্ষণাগারটি রেকর্ড ব্যবস্থাপনা পরিষেবার অংশ হিসাবে একটি স্বাধীন বিভাগ বা উপবিভাগ হিসাবে সংগঠিত হয়। একটি সংরক্ষণাগার সংগঠিত করার সময়, বেশ কয়েকটি বাধ্যতামূলক নিয়ম পালন করা আবশ্যক। জন্য সঠিক অপারেশনসংরক্ষণাগার, সংস্থার সংরক্ষণাগারে একটি প্রবিধান (নির্দেশ) বিকাশ এবং গ্রহণ করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

সংরক্ষণাগারের প্রধান বা সংরক্ষণাগারের জন্য দায়ী ব্যক্তিকে (আর্কাইভিস্ট) পদে নিযুক্ত করা হয় এবং সংস্থার প্রধানের আদেশে বরখাস্ত করা হয়।

আর্কাইভিস্টের প্রধান কার্যক্রম হল:

সংরক্ষণাগারের কাজের সংগঠন;

দায়বদ্ধতা, অপরাধমূলক দায়িত্ব সহ (উদাহরণস্বরূপ, যদি সংরক্ষণাগার থেকে নথিগুলি চুরি, ধ্বংস, ক্ষতিগ্রস্থ বা ইচ্ছাকৃতভাবে লুকানো হয় (রাশিয়ান ফেডারেশনের ফৌজদারি কোডের 325 অনুচ্ছেদের অংশ 1)), সংরক্ষণাগারে অর্পিত কাজগুলি পূরণের জন্য .

আর্কাইভিস্টকে পর্যায়ক্রমে ব্রিফ করা দরকার, এবং কিছু ক্ষেত্রে (উদাহরণস্বরূপ, কাজ সংগঠিত করার নতুন পদ্ধতির প্রবর্তন, যেমন আর্কাইভাল নথির ইলেকট্রনিক ডাটাবেস) - একটি ইন্টার্নশিপ।

বাই দ্য ওয়ে। সংস্থার আর্কাইভিস্টের ব্রিফিং আর্কাইভাল বিভাগের প্রধান বা এই ধরনের কার্য সম্পাদনকারী একজন ব্যক্তি দ্বারা সঞ্চালিত হয়। ইন্টার্নশিপ একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে প্রাসঙ্গিক বিষয়ের উপর একটি প্রশিক্ষণ সেমিনারের অংশ হিসাবে সম্পন্ন করা যেতে পারে যা প্রদান করে এই প্রজাতিসেবা.

আর্কাইভিস্টের অবস্থান অবশ্যই প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের মধ্যে প্রতিফলিত হতে হবে।

এন্টারপ্রাইজের সংরক্ষণাগার অধিকারগুলিতে কাজ করতে পারে:

1) একটি স্বাধীন কাঠামোগত ইউনিট। সংস্থার আর্কাইভের ক্রিয়াকলাপের সাধারণ ব্যবস্থাপনা তার প্রধানকে অর্পণ করা হয়, এবং সংরক্ষণাগারের দৈনন্দিন কার্যক্রম পরিচালনা - একটি স্বাধীন কাঠামোগত ইউনিটের প্রধানকে;

2) সংস্থার রেকর্ড পরিচালন পরিষেবার অংশ হিসাবে একটি কাঠামোগত উপবিভাগ। এই ক্ষেত্রে, নেতৃত্বের দায়িত্ব অর্পিত হয় রেকর্ড কিপিং সার্ভিসের প্রধান এবং কাঠামোগত ইউনিটের প্রধানের উপর।

সংস্থার আর্কাইভিস্টের প্রধান কাজগুলি হল:

1) নথিগুলির সাথে সংরক্ষণাগারটি সম্পূর্ণ করা, যার রচনাটি সংরক্ষণাগারের প্রবিধান দ্বারা সরবরাহ করা হয়েছে;

2) অ্যাকাউন্টিং এবং নথির নিরাপত্তা নিশ্চিত করা;

3) সংরক্ষণাগার নথিগুলির জন্য একটি বৈজ্ঞানিক রেফারেন্স যন্ত্রপাতি তৈরি করা;

4) সংরক্ষণাগারে সংরক্ষিত নথির ব্যবহার;

5) রাশিয়ার ফেডারেল আর্কাইভাল সার্ভিস এবং রাশিয়ান ফেডারেশনের সংবিধান সত্ত্বাগুলির আর্কাইভাল ম্যানেজমেন্ট সংস্থাগুলির দ্বারা প্রতিষ্ঠিত শর্তাদি এবং প্রয়োজনীয়তা অনুসারে স্থায়ী সঞ্চয়ের জন্য রাশিয়ান ফেডারেশনের আর্কাইভাল ফান্ডের সাথে সম্পর্কিত নথির প্রস্তুতি এবং স্থানান্তর।

প্রধান কাজগুলি সম্পাদন করার জন্য, আর্কাইভিস্ট নিম্নলিখিত ফাংশনগুলি সম্পাদন করে:

1) সংস্থার কাঠামোগত বিভাগের তালিকা বজায় রাখা, যা সংরক্ষণাগার অধিগ্রহণের উত্স;

2) সংগঠনের কাঠামোগত বিভাগ থেকে মামলার নামকরণ অনুসারে গঠিত আর্কাইভাল ফাইলগুলির গ্রহণযোগ্যতা;

3) অ্যাকাউন্টিং এবং সংরক্ষণাগারে প্রাপ্ত নথির নিরাপত্তা নিশ্চিত করা;

4) সংরক্ষণাগার নথিগুলির জন্য বৈজ্ঞানিক রেফারেন্স যন্ত্রপাতির বর্তমান অবস্থা তৈরি এবং রক্ষণাবেক্ষণ;

5) আর্কাইভাল নথির বিষয়বস্তু সম্পর্কিত সংস্থার পরিচালকদের এবং কাঠামোগত বিভাগের জন্য তথ্য পরিষেবাগুলির সংগঠন;

6) সংস্থা এবং ব্যক্তিদের কাঠামোগত বিভাগের অনুরোধে নথির ব্যবহার সংগঠিত করা, রেকর্ড রাখা এবং এই জাতীয় ব্যবহার বিশ্লেষণ করা;

7) নথির মূল্য পরীক্ষায় অংশগ্রহণ, পাশাপাশি স্থায়ী সঞ্চয়ের জন্য নথি স্থানান্তরের জন্য সাংগঠনিক এবং পদ্ধতিগত ব্যবস্থার একটি সেট প্রদান;

8) সংস্থাগুলির কাঠামোগত বিভাগে মামলা গঠন এবং সম্পাদনের সঠিকতা যাচাই;

9) সংস্থার বিষয়গুলির নামকরণ এবং এর কাঠামোগত বিভাগগুলি সংকলনের কাজ;

10) নথিগুলির সাথে কাজ করার বিষয়ে সংস্থার কাঠামোগত বিভাগগুলিকে পদ্ধতিগত এবং ব্যবহারিক সহায়তা প্রদান;

11) সংস্থার মধ্যে পরিচালনার জন্য সংরক্ষণাগার এবং ডকুমেন্টেশন সমর্থন সম্পর্কিত নিয়ন্ত্রক এবং পদ্ধতিগত নথির বিকাশে অংশগ্রহণ;

12) সংরক্ষণাগার কর্মীদের দক্ষতা উন্নত করার জন্য কার্যক্রম পরিচালনায় অংশগ্রহণ।

সংস্থার সংরক্ষণাগারে মামলা স্থানান্তর এবং নথিপত্রের ব্যবহার

সংস্থার সংরক্ষণাগারে মামলা স্থানান্তর সময়সূচী অনুসারে পরিচালিত হয়, যা সংরক্ষণাগার দ্বারা সংকলিত হয়, আর্কাইভে নথি স্থানান্তরকারী কাঠামোগত ইউনিটের প্রধানদের সাথে সম্মত হয় এবং সংস্থার প্রধান দ্বারা অনুমোদিত হয় (ধারা মৌলিক নিয়মের 3.7.25)।

সংরক্ষণাগারে প্রতিটি কেসের গ্রহণযোগ্যতা এবং স্থানান্তর করা হয় একজন কর্মচারীর উপস্থিতিতে - কাঠামোগত ইউনিটের একজন প্রতিনিধি।

যেহেতু একটি সংস্থার আর্কাইভের উপস্থিতি শুধুমাত্র নথির সংরক্ষণই নয়, তাদের ব্যবহারকেও বোঝায়, তাই সংরক্ষণাগার থেকে নথি ইস্যু করার জন্য একটি পদ্ধতি বিকাশ এবং গ্রহণ করা প্রয়োজন। এই পদ্ধতিটি সংস্থার কর্মীদের অনুরোধে করা উচিত।

উদাহরণস্বরূপ, সংরক্ষণাগারগুলির পরিচালনার নিয়মগুলি প্রতিষ্ঠিত করে যে সংস্থার কর্মচারীদের কেস ইস্যু করার বইগুলিতে নথি জারি করা আবশ্যক।

প্রত্যর্পণটি সংস্থার কর্মচারীদের মামলা জারির প্রয়োজনীয়তা দ্বারা সরাসরি জারি করা হয়, অন্যান্য সংস্থার অস্থায়ী ব্যবহারের জন্য মামলা জারির উপর কাজ করে।

অস্থায়ী ব্যবহারের জন্য নথি প্রদানের মেয়াদ অতিক্রম করা উচিত নয় এক মাসসংস্থার কর্মচারীদের দ্বারা ব্যবহারের জন্য এবং তিন মাস- অন্যান্য সংস্থার দ্বারা অস্থায়ী ব্যবহারের জন্য।

নোট করুন যে সংস্থায় নথি সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের সংস্থাটিও প্রয়োজনীয় কারণ যথাযথ চেক পরিচালনা করার জন্য একাধিক নিয়ন্ত্রক সংস্থা অনুমোদিত।

সংরক্ষণাগার নিয়ন্ত্রণ

রাশিয়ান ফেডারেশনে আর্কাইভ করার আইনের সাথে সম্মতির উপর নিয়ন্ত্রণ ফেডারেল রাজ্য কর্তৃপক্ষ দ্বারা পরিচালিত হয়, যার মধ্যে রাশিয়ান ফেডারেশন সরকার দ্বারা বিশেষভাবে অনুমোদিত ফেডারেল নির্বাহী সংস্থা, রাশিয়ান ফেডারেশনের সংবিধান সত্ত্বাগুলির রাজ্য কর্তৃপক্ষ, অনুমোদিত নির্বাহী কর্তৃপক্ষ সহ আর্কাইভিংয়ের ক্ষেত্রে রাশিয়ান ফেডারেশনের গঠনমূলক সত্তাগুলির মধ্যে, তার যোগ্যতার মধ্যে, রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন এবং রাশিয়ান ফেডারেশনের সংবিধান সত্ত্বাগুলির আইন দ্বারা নির্ধারিত (22 অক্টোবর, 2004 নং ফেডারেল আইনের 16 নম্বর ধারা। . 125-FZ "অন আর্কাইভিং ইন দ্য রাশিয়ান ফেডারেশন"; 27 জুলাই, 2010 এ সংশোধিত)।

সুতরাং, সংস্থার সংরক্ষণাগার চেক করা যেতে পারে:

1) রাশিয়ান ফেডারেশনের ট্যাক্স পরিদর্শন;

2) রাশিয়ান ফেডারেশনের পেনশন তহবিল।

ফলস্বরূপ, আইন অনুযায়ী, আইনি সত্ত্বা, সেইসাথে আর্ট অনুযায়ী রাশিয়ান ফেডারেশনে আর্কাইভ করার আইন লঙ্ঘন করার জন্য কর্মকর্তা এবং নাগরিকদের দোষী। 22 অক্টোবর, 2004 এর ফেডারেল আইনের 27 নং 125-এফজেড "রাশিয়ান ফেডারেশনে আর্কাইভিং সংক্রান্ত" নাগরিক, প্রশাসনিক এবং ফৌজদারি দায় বহন করে, আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিতরাশিয়ান ফেডারেশন.

উপসংহারে, আমি লক্ষ্য করতে চাই যে আজ বেশিরভাগ আধুনিক সংস্থাগুলিতে নথিগুলির সুরক্ষা নিশ্চিত করার বিষয়গুলি অনুন্নত রয়ে গেছে, বিশেষত, ক্ষতি, ক্ষতি, চুরি বাদ দিয়ে তাদের শারীরিক সুরক্ষা এবং সঠিক স্টোরেজ ব্যবস্থার জন্য উপাদান এবং প্রযুক্তিগত শর্ত তৈরি করা। নথির। আর্কাইভগুলির দক্ষ পরিচালনার জন্য, আর্কাইভগুলির ক্ষেত্রগুলির গণনা, সংস্থার মধ্যে তাদের বসানো, বিভিন্ন মিডিয়ার সাথে নথি সংরক্ষণের জন্য সর্বোত্তম তাপমাত্রা এবং আর্দ্রতার শর্ত, অগ্নি নিরাপত্তা, উপাদান এবং প্রযুক্তিগত সরঞ্জামগুলি নিশ্চিত করার জন্য পেশাদার সুপারিশ প্রয়োজন। সংরক্ষণাগারগুলির এবং নথিগুলির যৌক্তিক বসানো যাতে দ্রুত অ্যাক্সেস নিশ্চিত করা যায়। .

এম.ভি. গ্রিশিনা, মানবসম্পদ বিশেষজ্ঞ, এইচআর ম্যানেজার, স্টেলমন এলএলসি

অ্যাকাউন্টিং, কর্মী এবং শিরোনাম ডকুমেন্টেশন বজায় রাখা যেকোনো আধুনিক প্রতিষ্ঠানের রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট বিভাগের দৈনন্দিন কাজের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। কাগজপত্র সংরক্ষণ এই কাজের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। নথির শেলফ লাইফ শুধুমাত্র তাদের গুরুত্বের দ্বারাই নয়, মানক তালিকা দ্বারাও নির্ধারিত হয় যা সময়ের উপর সুপারিশ দেয়। সমস্ত প্রয়োজনীয়তা এবং নিয়মগুলির সংগঠনের সাথে সম্মতি নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের সাথে সমস্যা এড়াবে।

নিবন্ধ থেকে আপনি শিখবেন:

সংরক্ষণাগারে নথি সংরক্ষণ

প্রতিষ্ঠার নথি হল প্রথম ব্যবসায়িক কাগজপত্র যা একটি কোম্পানি পায়। প্রতিষ্ঠানের জন্য চার্টার এবং নিবন্ধন শংসাপত্রের মূল্য একজন ব্যক্তির জন্য পাসপোর্ট এবং জন্ম শংসাপত্রের উপস্থিতির মতো গুরুত্বপূর্ণ। বিভিন্ন পরিস্থিতিতে তাদের প্রয়োজন হতে পারে। অবশ্যই, এই ব্যবসার কাগজপত্রের ক্ষতি একটি বড় সমস্যা নয়, তারা সহজেই পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে, কিন্তু এর জন্য, যাইহোক, আপনাকে একটি রাষ্ট্রীয় ফি দিতে হবে। যাইহোক, এটি না করাই ভাল, তবে কেবল তাদের স্টোরেজের শর্তাবলী মেনে চলুন।

শিরোনাম নথি সংরক্ষণ

রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোডের 52 অনুচ্ছেদ কোন আইনি সত্তার নিবন্ধন নিয়ন্ত্রণ করে। এটি প্রাসঙ্গিক উপাদান নথির ভিত্তিতে তৈরি করা হয়েছে। তৈরি এন্টারপ্রাইজের সাংগঠনিক এবং আইনি ফর্ম তাদের গঠন এবং সংখ্যা নির্ধারণ করে। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি সনদ এবং নিবন্ধনের একটি শংসাপত্র। স্বাভাবিকভাবেই, যেকোন এন্টারপ্রাইজ একটি করদাতা, তাই এটির সংশ্লিষ্ট কর কর্তৃপক্ষের সাথে নিবন্ধনের একটি শংসাপত্রও থাকতে হবে। সাধারণত এটি টিআইএন/কেপিপি। যে সংস্থাটি তৈরি করা হচ্ছে তা যদি একটি অর্থনৈতিক সত্তা হয়, তবে এটির অবশ্যই একটি মেমোরেন্ডাম অফ অ্যাসোসিয়েশন থাকতে হবে। জয়েন্ট স্টক কোম্পানির অবশ্যই সিকিউরিটিজ এবং তাদের মালিকদের একটি রেজিস্টার থাকতে হবে।

ঐতিহ্যগতভাবে, কাগজের নথিগুলি সর্বদা একটি এন্টারপ্রাইজের শিরোনাম নথি হিসাবে বিবেচিত হয়। এই ব্যবসায়িক কাগজপত্র প্রতিষ্ঠানের কাজে একটি বড় ভূমিকা পালন করে এবং গুরুত্বপূর্ণ আইনি তাৎপর্য রয়েছে। সম্প্রতি পরিস্থিতি পাল্টেছে। রাশিয়ান ফেডারেশনে, এটি আরও বেশি সাধারণ হয়ে উঠছে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা, এবং ইলেকট্রনিক ডকুমেন্টেশন কাগজের সাথে সমানভাবে ব্যবহার করা শুরু হয়েছে, এবং কিছু ক্ষেত্রে এমনকি অগ্রাধিকার পাচ্ছে।

একটা উদাহরণ নেওয়া যাক। বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপ চালানোর জন্য এবং জনসেবা পাওয়ার জন্য, কোম্পানিগুলির এখন সরকারী কর্মচারীদের শিরোনামের কাগজের নথি না দেওয়ার অধিকার রয়েছে। এই উদ্ভাবন রাষ্ট্র নিবন্ধনের ইউনিফাইড রেজিস্টারের কারণে আইনি সত্ত্বা(আইনি সত্তার ইউনিফাইড স্টেট রেজিস্টার) সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য ধারণ করে। যে কোন কর্মচারী রাষ্ট্রীয় সংস্থা, আইনী সত্তার ইউনিফাইড স্টেট রেজিস্টারে অ্যাক্সেস সহ একজন ট্যাক্স ইন্সপেক্টর বা নোটারি যে কোনো সময় একটি নির্দিষ্ট আইনি সত্তার সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে পারেন। তদুপরি, কাগজের সনদ আর সীমিত দায়বদ্ধ সংস্থাগুলির অফিস কাজের প্রয়োজনীয় উপাদান নয়। এখন তাদের কাজে তারা স্ট্যান্ডার্ড ফর্মের ইলেকট্রনিক চার্টার ব্যবহার করতে পারে।

আরও পড়ুন:

নথি সংরক্ষণাগার সংরক্ষণ

সংরক্ষণাগার সংরক্ষণাগারশিরোনাম নথি, সেইসাথে অন্য কোনো নথি, একটি বিশেষভাবে মনোনীত জায়গায় বাহিত করা আবশ্যক. ঐতিহ্যগতভাবে, এটি একটি বিশেষ ফোল্ডার একটি নিরাপদে রাখা হয়। সংস্থার প্রথম ব্যক্তি হিসাবে ডকুমেন্টেশন সঞ্চয়ের জন্য দায়িত্বগুলি হয় সাধারণ পরিচালকবা প্রধান হিসাবরক্ষক। যদি কোম্পানির একটি আইনি বিভাগ থাকে, তাহলে এই ফাংশনটি তার কর্মীদের উপর অর্পণ করা যেতে পারে। যাইহোক, এটি মনে রাখা উচিত যে কোনও ক্ষেত্রেই, নথির ক্ষতি বা ক্ষতির জন্য এন্টারপ্রাইজের প্রধান দায়ী।

জন্য যে নোট করুন যৌথমুলধনী প্রতিষ্ঠানআইন ব্যবসার কাগজপত্র সংরক্ষণের সময় এবং পদ্ধতি সম্পর্কিত বিশেষ প্রয়োজনীয়তা স্থাপন করে। 16 জুলাই, 2003-এ, ফেডারেল কমিশন ফর সিকিউরিটিজ মার্কেট নং 03-33/ps-এর একটি বিশেষ রেজোলিউশন গৃহীত হয়েছিল, যা যৌথ-স্টক কোম্পানিগুলির নথি সংরক্ষণের পদ্ধতিকে নিয়ন্ত্রণ করে। আসল বিষয়টি হ'ল এই ধরণের মালিকানার উদ্যোগগুলি তাদের ক্রিয়াকলাপে সিকিউরিটিজ ব্যবহার করে। তারা শর্তাবলী এবং স্টোরেজ শর্তাবলী জন্য বিশেষ প্রয়োজনীয়তা সাপেক্ষে.

একটি ভিন্ন সাংগঠনিক এবং আইনি ফর্ম সঙ্গে অন্য সব উদ্যোগ, সঙ্গে স্টোরেজএবং ব্যবসায়িক কাগজপত্রের বিষয়বস্তুর জন্য শর্ত নির্ধারণ, দ্বারা পরিচালিত হয় সাধারাইওন রুলবিশেষ ডিক্রি বা আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত নয়।

অ্যাকাউন্টিং এবং ট্যাক্স নথি সংরক্ষণ

মালিকানা এবং আইনি ফর্ম নির্বিশেষে যে কোনও উদ্যোগ, ট্যাক্স এবং অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড রাখতে বাধ্য। ফেডারেল আইন "অন অ্যাকাউন্টিং" এর প্রয়োজনীয়তাগুলি মেনে চলার জন্য আইনের দ্বারা প্রয়োজনীয় নয় এমন অনেক সংস্থা রয়েছে৷ তবে তাদের অবশ্যই রেকর্ড রাখতে হবে যা তাদের রেকর্ড করবে। আর্থিক কার্যকলাপ. সমস্ত আর্থিক এবং ট্যাক্স ব্যবসার কাগজপত্র কঠোরভাবে সংজ্ঞায়িত নিয়ম এবং প্রবিধান অনুযায়ী রাখা এবং সংরক্ষণ করা আবশ্যক।

সমস্ত অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন শর্তসাপেক্ষে দুটি বড় গ্রুপে বিভক্ত করা যেতে পারে:

প্রাথমিক নথি।

অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন।

প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন অনেক বেশি মূল্যের। এটি এই কারণে যে এই জাতীয় ডকুমেন্টেশনের সিংহভাগ অংশটি ব্যবসায়িক অংশীদার এবং প্রতিপক্ষের কাছ থেকে বাইরে থেকে এন্টারপ্রাইজ দ্বারা প্রাপ্ত কাগজপত্র দ্বারা গঠিত। সম্পাদিত সমস্ত অ্যাকাউন্টিং অপারেশন, সেইসাথে একটি করের ভিত্তি গঠন, প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের ভিত্তিতে একচেটিয়াভাবে সঞ্চালিত হয়। এটি একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস এবং চেহারা আছে. প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন কি? প্রথমত, এগুলি হল আইন, চুক্তি, চালান, ওয়েবিল, সেইসাথে অন্যান্য নথি। সমস্ত আইনগতভাবে গুরুত্বপূর্ণ কর্ম এই ব্যবসার কাগজপত্র দ্বারা প্রত্যয়িত হয়. এই বিষয়ে, তারা যে বিষয়বস্তু এবং শর্তাবলীর অধীনে সংরক্ষণ করা আবশ্যক সেই বিষয়ে তাদের বেশ কয়েকটি বিশেষ প্রয়োজনীয়তা রয়েছে।

বর্তমানে, প্রাথমিক ব্যবসায়িক কাগজপত্রগুলি ইলেকট্রনিক বিন্যাসে তৈরি এবং কাজ করা অস্বাভাবিক হয়ে উঠেছে। এই ধরণের ডকুমেন্টেশনের জন্য, নির্দিষ্ট মানগুলিও তৈরি করা হয়েছে যা তাদের ফর্ম এবং ধরন নির্ধারণ করে, বিশেষত, একজন যোগ্য ব্যক্তির প্রাপ্যতা ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর. ইলেকট্রনিক নথি সংরক্ষণের শর্তাবলী হিসাবে, তারা তাদের কাগজের প্রতিপক্ষের সাথে একেবারে অভিন্ন।

সংস্থায় সংরক্ষণাগার নথি সংরক্ষণের শর্তাবলী

কোন এন্টারপ্রাইজ বা সংস্থার সনদ, তাদের আইনি অবস্থা নির্বিশেষে, কোন শর্তে এবং কোন সময়ের জন্য অ্যাকাউন্টিং ব্যবসার কাগজপত্র সংরক্ষণ করা উচিত তা নিয়ন্ত্রিত করে একটি ধারা থাকা আবশ্যক। এই আইটেমটির উপস্থিতি পরিদর্শন সংস্থাগুলির প্রতিনিধিদের কাছ থেকে অতিরিক্ত প্রশ্নগুলি এড়াতে সহায়তা করবে। উপরন্তু, এটি একটি স্থানীয় প্রবিধান জারি করার সুপারিশ করা হয় যা নির্ধারণ করে যে কোম্পানির রেকর্ডগুলি কীভাবে সংরক্ষণ করা উচিত এবং কারা এর জন্য বিশেষভাবে দায়ী হবে।

সমস্ত প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন অবশ্যই আধুনিক রাশিয়ান আইনের প্রয়োজনীয়তা অনুসারে রাখতে হবে, তবে 5 বছরের কম নয়।

কর্মীদের নথি সংরক্ষণ

বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, কর্মীদের কাজের সাথে সম্পর্কিত ডকুমেন্টেশন হল ডকুমেন্টেশন কঠোর জবাবদিহিতা. এই ব্যবসায়িক কাগজপত্র সংরক্ষণের জন্য বিশেষ শর্তগুলি এই কারণে ঘটে যে এতে কর্মীদের ব্যক্তিগত ডেটা থাকে। মিডিয়া এবং তাদের মধ্যে থাকা তথ্য উভয়ের অখণ্ডতা এবং সুরক্ষার জন্য বর্ধিত দায়িত্ব একটি বিশেষভাবে অনুমোদিত কর্মচারী - কর্মী পরিদর্শকের উপর রয়েছে। সংস্থার কর্মীদের মধ্যে এই জাতীয় অবস্থানের অনুপস্থিতি পরামর্শ দেয় যে এই দায়িত্বটি এন্টারপ্রাইজের প্রধান বা প্রধান হিসাবরক্ষক দ্বারা বহন করা হবে।

সমস্ত আদেশ, কর্মীদের সাথে কাজ, কর্মীদের নিবন্ধন কার্ড, কাজের বইএবং কর্মচারী বিবৃতি মানব সম্পদ পরিদর্শকের ভূমিকায় রয়েছে। ফেডারেল আইন"অন অ্যাকাউন্টিং" কর্মীদের কাজ এবং পারিশ্রমিকের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন গঠনের পদ্ধতিকে নিয়ন্ত্রণ করে। এটি এই আইনের বিধান থেকে অনুসরণ করে যে সমস্ত প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন শুধুমাত্র অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য গ্রহণ করা যেতে পারে যদি প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড ফর্মগুলির অ্যালবামের ভিত্তিতে এটি গঠন করা হয়।

সংরক্ষণাগার জন্য নথি প্রস্তুত করা হচ্ছে

অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের স্টোরেজ ইউএসএসআর অর্থ মন্ত্রণালয়ের 29 জুলাই, 1983 নম্বর 105 তারিখের চিঠি দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়। এই চিঠি অনুযায়ী, এটি রাখা আবশ্যক সংরক্ষণাগার, যার মানে হল বিশেষ ক্যাবিনেট এবং সেফ সহ একটি পৃথক কক্ষ। ফেব্রুয়ারী 6, 2002 তারিখের রোজারকাইভ বিধিতে এই প্রাঙ্গনের ব্যবস্থার জন্য আদর্শ সুপারিশ রয়েছে। সুপারিশ উত্সাহিত করা হয় কিন্তু প্রয়োজন হয় না. অ-সম্মতির জন্য কোন জরিমানা নেই।

সামান্য ভিন্ন প্রয়োজনীয়তা প্রযোজ্য কিভাবে কঠোর জবাবদিহি রেকর্ড রাখা উচিত. এটি নিরাপদ বা বর্ধিত নিরাপত্তা ব্যবস্থা সজ্জিত বিশেষ কক্ষে রাখা উচিত। একই প্রয়োজনীয়তা "বাণিজ্য গোপন" হিসাবে চিহ্নিত ব্যবসায়িক কাগজপত্রের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।

অন্যান্য সমস্ত ব্যবসার ডকুমেন্টেশন র্যাকে এবং বিশেষ ক্যাবিনেটে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। তারা সরাসরি প্রতিষ্ঠানের প্রধান বা প্রধান হিসাবরক্ষকের অফিসে অবস্থিত হতে পারে। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট অ্যাক্সেস করার সুবিধা নিশ্চিত করার জন্য, ব্যয় প্রতিবেদন, আইন, নগদ আদেশ এবং অন্যান্য আর্থিক কাগজপত্র আবদ্ধ এবং কালানুক্রমিক ক্রমে সাজানোর সুপারিশ করা হয়।

স্থানের অভাবের ক্ষেত্রে, সেইসাথে ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিসের পরিদর্শন পাস করার পরে, বেশ কয়েকটি ব্যবসায়িক কাগজপত্র স্থানান্তর সাপেক্ষে সংরক্ষণাগার পৌরসভা. স্থানান্তর একটি সংখ্যাযুক্ত এবং সেলাই আকারে জায় অনুযায়ী সঞ্চালিত হয়। স্টোরেজ সময়ের মেয়াদ শেষ হওয়ার পরে বেশ কয়েকটি কাগজপত্র ধ্বংসের বিষয়। একটি বিশেষ কমিশন এই ডকুমেন্টেশন পরীক্ষা করে এবং এর ধ্বংসের সত্যতা রেকর্ড করে।

প্রতিষ্ঠিত নিয়ম, পদ্ধতি এবং সময়সীমার সাথে সম্মতি পরিদর্শন সংস্থাগুলির সাথে মতবিরোধের কারণে উদ্যোক্তাদের সুরক্ষার গ্যারান্টি দেয় এবং তাকে প্রয়োজনীয় তৈরি করার অনুমতি দেয়। আইনগত কাঠামো, যা বিচার বিভাগে বৈধ অধিকার এবং স্বার্থ রক্ষা করার সময় প্রয়োজন হতে পারে।

এমনকি যদি পরিচালক একটি কাঠামোগত ইউনিট হিসাবে সংরক্ষণাগার সম্পর্কে শুনতে না চান, এর মানে এই নয় যে এটি কোম্পানিতে বিদ্যমান নেই। একটি আর্কাইভ আছে, কিন্তু এখনও পর্যন্ত এটি একটি বর্জ্য কাগজ গুদাম আকারে ক্যাবিনেট এবং অফিসে ছড়িয়ে ছিটিয়ে রয়েছে যেখানে কোনও একক আদেশ এবং ব্যবস্থার সম্পূর্ণ অনুপস্থিতি রয়েছে। এই নিবন্ধে, আমরা কীভাবে এমন একটি সংস্থায় নথির সঞ্চয়স্থান সংগঠিত করব সে সম্পর্কে কথা বলব যার এখনও কোনও সংরক্ষণাগার নেই এবং যে নথিগুলিকে সঠিকভাবে সংরক্ষণ করা দরকার সেগুলি ইতিমধ্যেই বিদ্যমান এবং তদ্ব্যতীত, প্রতিদিন উপস্থিত হয়। সর্বোপরি, আপনি দেখতে পাচ্ছেন, যখন সংস্থাটি ছোট হয় এবং সংরক্ষণ করার মতো অনেক কাগজপত্র থাকে না তখন একটি সংরক্ষণাগার তৈরি করা শুরু করা অনেক সহজ। আপনি যদি কয়েক বছরের মধ্যে এই কাজটি হাতে নেন, যখন নথির প্রচলনের পরিমাণ কয়েক হাজার ইউনিট হতে শুরু করবে, তখন একটি সংরক্ষণাগার তৈরি করা আরও কঠিন হবে।

নথির অনুপযুক্ত সংরক্ষণের জন্য নিয়ন্ত্রক নথি এবং দায়বদ্ধতা

সংগঠনের নথি সংরক্ষণের প্রক্রিয়া ফেডারেল স্তরে নিয়ন্ত্রিত হয়।

সংস্থার আর্কাইভের কাজের দুটি প্রধান নথি রয়েছে:

1. বিভাগীয় আর্কাইভের কাজের জন্য মৌলিক নিয়ম, 5 সেপ্টেম্বর, 1985 নং 263 তারিখের ইউএসএসআর-এর প্রধান আর্কাইভের আদেশ দ্বারা অনুমোদিত। নথিটি একটি নিয়ন্ত্রক (বাধ্যতামূলক) প্রকৃতির।
2. সংস্থাগুলির সংরক্ষণাগারগুলির কাজের জন্য প্রাথমিক নিয়ম,ফেব্রুয়ারী 6, 2002-এর কলেজিয়াম অফ ফেডারেল আর্কাইভসের সিদ্ধান্ত দ্বারা অনুমোদিত (এরপরে সংস্থাগুলির আর্কাইভগুলির অপারেশনের জন্য মৌলিক নিয়ম হিসাবে উল্লেখ করা হয়েছে)৷ নথিটি পদ্ধতিগত (ঐচ্ছিক) প্রকৃতির।

আমরা সুপারিশ করি যে সচিব এই বরং অনুরূপ নথি অধ্যয়ন. তারা কোম্পানিতে ব্যবসায়িক কাগজপত্র সংরক্ষণের মৌলিক নীতি, স্টোরেজের প্রয়োজনীয়তা এবং অনেক ধরনের নথি প্রদান করে যা সংস্থার ফাইলের নামকরণের নেতৃত্বে স্টোরেজ প্রক্রিয়া নিশ্চিত করে।

নথির অনুপযুক্ত স্টোরেজ জন্য দায়িত্ব

আর্ট অনুযায়ী. রাশিয়ান ফেডারেশনের প্রশাসনিক অপরাধের কোডের 13.25, একটি যৌথ-স্টক কোম্পানি এবং একটি সীমিত (অতিরিক্ত) দায়বদ্ধ কোম্পানির দ্বারা নথি সংরক্ষণের জন্য প্রতিষ্ঠিত পদ্ধতি এবং শর্তাবলী লঙ্ঘন করার জন্য কর্মকর্তাদের উপর প্রশাসনিক জরিমানা আরোপ করা হবে। দুই হাজার পাঁচশ থেকে পাঁচ হাজার রুবেল পরিমাণ; আইনি সত্তার জন্য - দুই লক্ষ থেকে তিন লক্ষ রুবেল। এই নিবন্ধটি ব্যবহার করার অভ্যাসটি বেশ বিস্তৃত, যা কোম্পানির নথি সংরক্ষণের জন্য সংস্থান বরাদ্দ করতে অস্বীকারকারী একজন পরিচালককে রিপোর্ট করার অর্থবোধ করে।

নথির রচনার বিশ্লেষণ

প্রথমত, আপনাকে বর্তমানে সংস্থায় থাকা নথিগুলির রচনার সাথে মোকাবিলা করতে হবে। তাদের সব দুটি গ্রুপে বিভক্ত:

ইতিমধ্যে অফিসের কাজ সম্পন্ন করা হয়েছে এমন নথি;

দলিল যা সংগঠনের কার্যক্রমের ফলে তৈরি হয় এবং তাদের জীবনচক্রের এক পর্যায়ে বা অন্য একটি পর্যায়ে থাকে।

কাজ একবারে দুই দিকে যাবে। প্রথম গোষ্ঠীর নথিগুলি পর্যালোচনা করা দরকার, প্রকার অনুসারে বিচ্ছিন্ন করা এবং মামলাগুলির গঠন নির্ধারণ করা দরকার। দ্বিতীয় গোষ্ঠীর নথিগুলি, অফিসের কাজ শেষ হওয়ার সাথে সাথে, মামলাগুলির মধ্যে বিতরণ করতে হবে।

আপনাকে ক্রমানুসারে কাজ করতে হবে, প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগে ঘুরে ঘুরে। এখানে, এই বিভাগের কর্মচারীদের সচিবের সহায়তায় আসা উচিত। শুধুমাত্র তারা - যারা তাদের কাজের প্রক্রিয়াগুলি ভিতর থেকে জানেন - তারা সঠিকভাবে মামলার শিরোনাম এবং তাদের মধ্যে নথিগুলির সংমিশ্রণ তৈরি করতে পারেন। এই কাজের ফলে প্রতিটি স্ট্রাকচারাল ইউনিটের মামলার তালিকা প্রতিষ্ঠানের মামলার নামকরণের ভিত্তি তৈরি করবে।

ডকুমেন্ট স্টোরেজ শর্তাবলী

প্রতিটি নথির নিজস্ব স্টোরেজ সময়কাল থাকে, যা সংস্থা দ্বারা নয় - নথির লেখক, কিন্তু রাষ্ট্র দ্বারা নির্ধারিত হয়। সঞ্চয়স্থানের মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে নথির ধ্বংস অনুমোদিত নয়।

আজ অবধি, নথি সংরক্ষণের শর্তাদি নিয়ন্ত্রণকারী তিনটি প্রবিধান রয়েছে, যেমনটি তারা বলে, দলে দলে। আমরা এই নিয়মগুলি তালিকাভুক্ত করি:

• রাষ্ট্রীয় সংস্থা, সংস্থাগুলির কার্যকলাপের সময় উত্পন্ন স্ট্যান্ডার্ড ম্যানেজারিয়াল আর্কাইভাল নথিগুলির তালিকা স্থানীয় সরকারএবং সংস্থাগুলি, সঞ্চয়ের সময়কাল নির্দেশ করে, রাশিয়ার সংস্কৃতি মন্ত্রকের 25 আগস্ট, 2010 নং 558 তারিখের আদেশ দ্বারা অনুমোদিত (ফেব্রুয়ারি 4, 2015 এ সংশোধিত);
• 31 জুলাই, 2007 নং 1182 (যেমন 28 এপ্রিল, 2011-এ সংশোধিত) রাশিয়ার সংস্কৃতি মন্ত্রকের আদেশ দ্বারা অনুমোদিত সংস্থাগুলির বৈজ্ঞানিক, প্রযুক্তিগত এবং উত্পাদন কার্যক্রমে উত্পন্ন সাধারণ সংরক্ষণাগার নথিগুলির তালিকা, স্টোরেজের সময়কাল নির্দেশ করে। ;
• রাষ্ট্রীয় কমিটি, মন্ত্রণালয়, বিভাগ এবং অন্যান্য প্রতিষ্ঠান, সংস্থা, উদ্যোগের ক্রিয়াকলাপে উত্পন্ন স্ট্যান্ডার্ড নথির তালিকা, স্টোরেজের সময়কাল নির্দেশ করে, 15 আগস্ট, 1988-এ ইউএসএসআর-এর প্রধান আর্কাইভ দ্বারা অনুমোদিত (যেমন 31 জুলাই সংশোধিত হয়েছিল, 2007)।

যৌথমুলধনী প্রতিষ্ঠান 16 জুলাই, 2003 নং 03-33 / ps তারিখের রাশিয়ার ফেডারেল সিকিউরিটিজ কমিশনের ডিক্রি দ্বারা অনুমোদিত যৌথ-স্টক কোম্পানিগুলির নথি সংরক্ষণের পদ্ধতি এবং শর্তাবলীর প্রবিধান দ্বারাও একজনকে নির্দেশিত হওয়া উচিত।

উপরের স্ট্যান্ডার্ড তালিকাগুলি ছাড়াও, কিছু নথির শেল্ফ লাইফ শিল্প প্রবিধানে নির্দিষ্ট করা যেতে পারে। অতএব, সময়সীমা নির্ধারণ করার সময় আপনার খুব সতর্কতা অবলম্বন করা উচিত এবং নথিগুলি সম্পর্কিত সেই বিভাগের পরিচালক এবং কর্মচারীদের সাহায্য নেওয়ার বিষয়ে নিশ্চিত হওয়া উচিত।

বিঃদ্রঃ

নথি সংরক্ষণের সময়কাল তাদের অফিসের কাজ শেষ হওয়ার বছর থেকে বছরের প্রথম জানুয়ারি থেকে গণনা করা হয়। সুতরাং, যদি নথিটি জানুয়ারী 2015-এ কার্যকর করা হয় এবং 5 বছরের স্টোরেজ পিরিয়ড থাকে, তাহলে এই 5 বছর 01/01/2016 থেকে গণনা করা হবে। দেখা যাচ্ছে যে এই নথিটি শুধুমাত্র 12/31/2020 এর পরেই ধ্বংস করা যাবে৷

টাইমিং পর্বের সময়, এটি সাধারণত পাওয়া যায় যে একটি নথি স্টোরেজ সিস্টেম সংগঠিত করার সময়, প্রতিটি ক্রিয়া অন্যটি অন্তর্ভুক্ত করে। যদি আমরা নিজেদেরকে জিজ্ঞাসা করি যে এই বা সেই নথিটি কত বছর ধরে সংরক্ষণ করা হয়েছে, তাহলে অবিলম্বে এটি কোথাও লিখে রাখার প্রয়োজন আছে - আপনি এই সমস্ত সংখ্যা আপনার মাথায় রাখতে পারবেন না। সংস্থার সমস্ত নথি সমন্বিত একটি তালিকা, সহ। তাদের সঞ্চয়ের সময়কাল মামলার নামকরণ ছাড়া আর কিছুই নয়।

মামলার নামকরণ

মামলার নামকরণের মাধ্যমে সংগঠনের নথি সংরক্ষণের প্রক্রিয়া শুরু হয়।

আমাদের অভিধান

মামলার নামকরণ - সংস্থার অফিসের কাজে প্রবেশ করা মামলার নামের একটি পদ্ধতিগত তালিকা, নির্ধারিত ফর্মে তাদের স্টোরেজের শর্তাবলী নির্দেশ করে।

অন্য কথায়, নথির বিশ্লেষণের ফলে প্রাপ্ত মামলার সমস্ত শিরোনাম একটি একক তালিকায় সংক্ষিপ্ত করা হয় এবং তাদের জন্য স্টোরেজ সময়কাল সেট করা হয়।

মামলার নামকরণের ফর্মটি সংস্থার আর্কাইভস অপারেশনের মৌলিক নিয়মের 3.4.6 ধারার পরিশিষ্ট 7-এ দেওয়া হয়েছে।

বিঃদ্রঃ:মামলার নামকরণে বিভাগের নাম - কাঠামোগত ইউনিটের নাম।

কেস সূচকদুটি অংশ নিয়ে গঠিত। প্রথমটি স্ট্রাকচারাল ইউনিটের ক্রমিক নম্বর, দ্বিতীয়টি স্ট্রাকচারাল ইউনিটের মধ্যে মামলার ক্রমিক নম্বর।

একটা উদাহরণ নেওয়া যাক। উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রতিষ্ঠানে, বিজ্ঞাপন বিভাগ ক্রমিক নম্বর 04 পেয়েছে। মামলার নামকরণের একটি অংশ নীচে দেওয়া হল।

বিঃদ্রঃ

যদি সংস্থাটি এত ছোট হয় যে এতে বিভাগগুলির ভূমিকা কর্মচারীদের দ্বারা পরিচালিত হয়, যার প্রত্যেকটির নিজস্ব কার্যকারিতা রয়েছে, তবে 01 থেকে মামলার সমস্ত সূচী শুরু করা এবং নামকরণ থেকে "বিভাগের নাম" লাইনটি বাদ দেওয়া ভাল।

কলাম "মামলার সংখ্যা"ক্যালেন্ডার বছরের শেষে সম্পন্ন। এটি প্রতিটি কেসের স্টোরেজ ইউনিটের সংখ্যা নির্দেশ করে যা বছরের জন্য এন্টারপ্রাইজে জমা হয়েছে।

মামলার নামকরণ সংস্থার প্রধান দ্বারা অনুমোদিত এবং নতুন কর্মবর্ষ থেকে কার্যকর করা হয়। তবে নামকরণ অনুসারে কোম্পানির নথি তৈরি করার চেষ্টা করার জন্য জানুয়ারির জন্য অপেক্ষা করার দরকার নেই, কারণ সংস্থার ইতিহাসে মামলার প্রথম নামকরণ বছরের মাঝামাঝি হতে পারে।

নথিপত্রগুলি কাগজপত্রের মাধ্যমে সম্পন্ন হওয়ার সাথে সাথে মামলাগুলিতে বিতরণ করা হয়। আপনি সেগুলিকে পুরো বছরের জন্য সংরক্ষণ করতে পারবেন না এবং তারপরে সেগুলি ফোল্ডারে ফাইল করার জন্য কয়েক সপ্তাহ ব্যয় করুন। যত তাড়াতাড়ি নথি কার্যকর করা হয় এবং নিয়ন্ত্রণ থেকে সরানো হয়, এটি ফাইলে স্থাপন করা আবশ্যক।

সহকর্মীদের ধীরে ধীরে অভ্যস্ত হওয়া দরকার যে সেক্রেটারি কোম্পানির নথিগুলির দায়িত্বে রয়েছেন। যদি ইউনিটে একটি নতুন কেস উপস্থিত হয়, তবে সচিবকে অবশ্যই এটি সম্পর্কে অবহিত করতে হবে, যিনি মামলাটি নামকরণে প্রবেশ করবেন এবং একজন যোগ্য কর্মচারীর সাথে এটির জন্য একটি স্টোরেজ সময় নির্ধারণ করবেন। তাই একটি তরুণ সংগঠনে কেন্দ্রীভূত অফিস কাজের একটি ব্যবস্থা তৈরি করা হচ্ছে।

"বিশেষ" নথি: HR এবং অ্যাকাউন্টিং

কর্মীদের নথি।যদি সেক্রেটারি অতিরিক্তভাবে কোম্পানি এবং কর্মীদের রেকর্ড পরিচালনার সাথে জড়িত থাকে, তবে কর্পোরেট ডকুমেন্টেশনের এই স্তরের স্টোরেজ নিম্নলিখিত কারণে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত:

কর্মীদের নথিগুলি পরিচালনার নথিগুলির চেয়ে অনেক বেশি পরিদর্শনের বিষয়;

অনেক HR রেকর্ডের শেলফ লাইফ কয়েক দশকে পরিমাপ করা হয়;

পার্সোনাল ডকুমেন্টে কর্মীদের ব্যক্তিগত ডেটা থাকে এবং সেইজন্য শুধুমাত্র বিচক্ষণ অ্যাকাউন্টিংই নয়, বিশেষ স্টোরেজ শর্ত এবং সেগুলিতে অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হয়।

কর্মীদের সাথে কাজ করার জন্য কেসগুলি সাধারণ ভিত্তিতে মামলার নামকরণে অন্তর্ভুক্ত করা হয়, তবে সেগুলিকে একটি লকযোগ্য ক্যাবিনেটে রাখা দরকার, বিশেষত লোহা, আদর্শভাবে একটি বিশেষ ঘরে, যা লক করাও রয়েছে।

অ্যাকাউন্টিং নথি।যেহেতু প্রধান হিসাবরক্ষক ব্যক্তিগতভাবে তার নথিগুলির সুরক্ষার জন্য দায়ী, তাই সংস্থার বিকাশের প্রাথমিক পর্যায়ে তিনি নিজেই এটি করেন। সম্ভবত, অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের অর্ডারের জন্য একমাত্র বিভাগ যা আপনি তুলনামূলকভাবে শান্ত হতে পারেন।

ধীরে ধীরে, হিসাবরক্ষকের সংরক্ষণাগারটি একজন ব্যক্তির নিরাপদের সীমার বাইরে চলে যায়, এবং স্টোরেজ এবং পরবর্তী ধ্বংসের জন্য কোম্পানির নথির সাধারণ বিন্যাসে অ্যাকাউন্টিং এবং ট্যাক্স রিপোর্টিং কাগজপত্র অন্তর্ভুক্ত করার প্রশ্ন ওঠে। অ্যাকাউন্টিং নথিগুলিও নামকরণের অন্তর্ভুক্ত।

স্টোরেজ মোডের জন্য, কর্মীদের নথির বিপরীতে, আইনটিতে এই বিষয়ে বিশেষ নির্দেশাবলী নেই। যাইহোক, আপনি যদি হিসাবরক্ষকদের মতামত জিজ্ঞাসা করেন, তবে তাদের প্রায় প্রত্যেকেই বলবেন যে এই মামলাগুলি আলাদা ঘরে রাখাও ভাল।

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্টস

প্রতিষ্ঠানের আরেকটি বিশেষ ধরনের নথি ইলেকট্রনিক। সেগুলি সম্পর্কে না জানার বিপদটি খুব বেশি, কারণ ফোল্ডারগুলির কাগজপত্রগুলি যদি সরল দৃষ্টিতে থাকে এবং সেগুলিকে বিবেচনায় নিতে কোনও খরচ হয় না, তবে ইলেকট্রনিকগুলি সহকর্মীদের কম্পিউটারে "লাইভ" হয়। এটা সম্পর্কেসেই নথি সম্পর্কে জীবনচক্রযা ইলেকট্রনিকভাবে করা হয়। একটি পাঠ্যপুস্তকের উদাহরণ হল নিবন্ধন লগ যা সচিব এমএস এক্সেলে রক্ষণাবেক্ষণ করেন। যখন স্টোরেজের জন্য জার্নালটি পাঠানোর সময় আসে, তখন আপনার এটি মুদ্রণ করার দরকার নেই: এটি একটি বৈদ্যুতিন নথি, এবং এটি অবশ্যই ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষণ করা উচিত।

সচিবের অনুরোধে উপবিভাগগুলিকে অবশ্যই ইলেকট্রনিক নথি সম্পর্কে তথ্য সরবরাহ করতে হবে।

দুর্ভাগ্যবশত, রাশিয়ায় এখনও ইলেকট্রনিক নথি সংরক্ষণের জন্য কোনও স্পষ্টভাবে প্রণয়ন নির্দেশাবলী নেই, এবং এটি সত্ত্বেও কার্যকলাপের কিছু ক্ষেত্রে (উদাহরণস্বরূপ, ইন্টারনেট বিপণন) একটি প্রতিষ্ঠানের ইলেকট্রনিক নথির পরিমাণ 100% হয়। 2012 সালে VNIIDAD দ্বারা বিকাশিত সংস্থাগুলির আর্কাইভগুলিতে ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার নথিগুলির অধিগ্রহণ, অ্যাকাউন্টিং এবং সংগঠনের জন্য খসড়া সুপারিশগুলি দ্বারা পরিচালিত হতে পারে।

ইলেকট্রনিক নথিগুলি কাগজের সাথে মামলার নামকরণে প্রবেশ করা হয় এবং তালিকা দ্বারা প্রতিষ্ঠিত সময়ের জন্য সংরক্ষণ করা হয়।

নথি ধ্বংস একটি কেন্দ্রীভূত প্রক্রিয়া!

ডকুমেন্ট স্টোরেজ সিস্টেমের কাজের প্রথম মাসগুলিতে, সচিব ধ্বংসের দিকে যাবেন না এবং যদি সংস্থাটি তরুণ হয়, তবে তার আগে আপনাকে কয়েক বছর অপেক্ষা করতে হবে। তা সত্ত্বেও, যদি এমন নথি পাওয়া যায় যার স্টোরেজের মেয়াদ শেষ হয়ে গেছে, তাহলে ধ্বংসের প্রক্রিয়াটি সংস্থার আর্কাইভস পরিচালনার প্রাথমিক নিয়ম অনুসারে সংগঠিত হয়।

মনে রাখার প্রধান বিষয় হল নথি ধ্বংস করা একটি কেন্দ্রীভূত প্রক্রিয়া যার মধ্যে কোম্পানির প্রধান সহ অনেক কর্মচারী জড়িত। দলিল ছিঁড়ে আবর্জনার মধ্যে ফেলে দেওয়া ধ্বংস নয়। তুমি তা করতে পারবে না।

ভবিষ্যতে সংস্থায় একটি কাঠামোগত ইউনিট "আর্কাইভ" উপস্থিত হবে কিনা বা অফিসের বিশেষভাবে অনুমোদিত কর্মচারী নথি সংরক্ষণ করবে কিনা তা বিবেচ্য নয়, তবে আপনাকে নথি সংরক্ষণ করতে হবে এবং এই বাধ্যবাধকতা, যেমনটি আমরা শুরুতে পেয়েছি। নিবন্ধটি আইনসভা স্তরে সংরক্ষিত।

সারসংক্ষেপ

1. নথি সংরক্ষণ করা সংস্থার বাধ্যবাধকতা, আইনী স্তরে অন্তর্ভুক্ত।
2. একটি কোম্পানির ডকুমেন্ট স্টোরেজ সিস্টেমের সংগঠন নথিগুলির গঠন বিশ্লেষণের সাথে শুরু হয়।
3. সংস্থার মামলাগুলির তালিকা, যার জন্য ধরে রাখার সময়কাল বিশেষ তালিকা অনুসারে নির্ধারিত হয়, একটি বিশেষ ফর্মে নির্মিত, সংস্থার মামলাগুলির নামকরণ করে।
4. কর্মীদের সিস্টেম এবং অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের পাশাপাশি বৈদ্যুতিন নথিগুলিতে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া হয়।
5. নথি ধ্বংস একটি সংগঠিত, কেন্দ্রীভূত প্রক্রিয়া যার জন্য একটি নিয়মতান্ত্রিক পদ্ধতির প্রয়োজন। আপনি শুধু নথি পরিত্রাণ পেতে পারেন না.