Организиране на система за електронен документооборот в счетоводния отдел. Документооборот: ние го изграждаме „под счетоводството Опишете организацията на документооборота за данъци

Съгласно чл.9, ал.1 от Закона за счетоводството, всички стопански операции в счетоводството трябва да бъдат документирани с оправдателни изходни документи. В същото време има определена процедура за движение на такива документи, която може да бъде установена или чрез законодателство, или регламенти(например счетоводно и данъчно законодателство относно представянето на счетоводна и данъчна отчетност, решения на Държавния статистически комитет на Руската федерация, Централната банка на Русия (относно касови и банкови операции, отчетни суми) и др.) и вътрешни административни документи.

Този вид вътрешна организациядвижение на документи се нарича документооборот на предприятието.

Правилата за документооборот са одобрени като част от счетоводната политика на организацията (клауза 5 от PBU 1/98).

Моля, имайте предвид, че няма регулаторни разпоредби относно процедурата за организиране на документооборота и в каква форма трябва да бъде отразена тази процедура счетоводна политика, не съществува. Като справочен материал можете да използвате Правилника за документите и документооборота в счетоводството. одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. N 105 в съгласие с Централната статистическа служба на СССР (наричан по-долу Правилник за документите и документооборота), като се има предвид, че този документ се прилага за степен, която не противоречи на действащото законодателство и регламенти. Съответно всяко предприятие самостоятелно определя правилата на своя документооборот.

Общата диаграма на документния поток включва следните елементи:

1) изходни документи;

2) счетоводни регистри;

3) счетоводна и данъчна отчетност;

4) график на документооборота;

5) съхранение на документи.

Нека ги разгледаме по-отблизо.

Заповед на Roszheldor от 11 юни 2008 г. N 183 За одобряване на счетоводната политика Федерална агенцияжелезопътен транспорт

Наредби за документите и документооборота в счетоводството Одобрени от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. N 105 в съгласие с Централната статистическа служба на СССР

Както бе споменато по-горе, всички бизнес транзакции, извършвани от организация, трябва да бъдат документирани с подкрепящи първични документи. Освен това такива документи се приемат за счетоводство само ако са съставени в съответствие с формата, съдържаща се в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация.

Такива унифицирани форми на първични документи се приемат със съответните резолюции на Държавния статистически комитет на Руската федерация. например:

Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 18 август 1998 г. N 88 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на касови операции и записване на резултатите от инвентаризацията“;

Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 21 януари 2003 г. N 7 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на дълготрайни активи“;

Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 25 декември 1998 г. N 132 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на търговски операции“;

Счетоводната политика не означава непременно факта, че предприятието използва унифицирани форми на първична документация. В същото време процедурата и сроковете за подаване на много стандартни документи също се определят на законодателно или регулаторно ниво (например по отношение на сетълменти с отговорни лица).

Въпреки това, когато се разработва счетоводна политика и документооборот на организацията, е необходимо да се определи за кои финансови и бизнес транзакции не са одобрени унифицираните формуляри.

За тези цели, за да потвърдят счетоводни операции, за които няма стандартизирани форми на първични документи, предприятията имат право самостоятелно да разработват такава документация и да я одобряват от ръководителя на организацията под формата на заповед или инструкция.

В този случай е необходимо да се спазват изискванията на закона относно приемането за счетоводство на първични документи, които трябва да имат следните задължителни реквизити (клауза 2 на член 9 от Закона за счетоводството):

а) име на документа;

б) дата на изготвяне на документа;

в) името на организацията, от чието име е съставен документът;

д) измервания на бизнес транзакциите във физическо и парично изражение;

е) имената на длъжностите на лицата, отговорни за изпълнението на търговската сделка и правилността на нейното изпълнение;

ж) лични подписи на тези лица.

Вътрешните форми на първична документация, разработени от организацията, трябва да бъдат записани в нейните счетоводни политики. Обикновено за тази цел се съставя албум от неунифицирани форми, който се утвърждава като част от счетоводната политика като нейно приложение.

В съответствие с параграф 4 от член 8 от Закона за счетоводството, всички организации са длъжни да водят счетоводни записи на имущество, пасиви и бизнес транзакции чрез двойно записване във взаимосвързани сметки счетоводствовключени в работния сметкоплан.

За да се систематизира и натрупа информация, съдържаща се в приетите за счетоводство първични документи, и да се отрази в счетоводните сметки и в финансови отчети, предприятията трябва да поддържат счетоводни регистри.

Такива регистри се водят в специални книги (списания, дневници за поръчки, отчети), на отделни листове и карти, под формата на машинни диаграми. получени с помощта на компютърна техника, както и върху магнитни ленти, дискове, дискети и други компютърни носители. Тази форма на счетоводство се нарича дневник и се използва от повечето организации. Изграждането на дневници за поръчки и спомагателни отчети се основава на кредитен или дебитен знак за регистриране на бизнес операции по синтетични сметки. Синтетичните счетоводни показатели се регистрират според данните на първичните документи само за кредита (дебита) на съответните сметки, в съответствие с дебитираните (кредитирани) сметки.

Инструкциите за използване на унифицирана форма на счетоводство в журнала са одобрени от Министерството на финансите на СССР от 8 март 1960 г. N 63. Въпреки това, като се вземат предвид промените, настъпили в счетоводството, това е само препоръчителен документ за използването на този вид счетоводна форма в предприятията и трябва да се прилага, като се вземе предвид писмото на Министерството на финансите на Руската федерация от 24 юли 1992 г. N 59 „Относно препоръките за използване на счетоводни регистри в предприятията“.

Много по-рядко организациите използват мемориалната форма на счетоводство, при която въз основа на данни от първични или кумулативни документи се съставят мемориални поръчки, отразени в регистрационния дневник (дневник за стопански операции), а след това в главната книга.

Предприятията могат да използват машинно-ориентирани (автоматизирани) счетоводни формуляри, базирани на формуляр за дневник или (много по-рядко) формуляр за мемориален ордер.

Формата на счетоводство, използвана от организацията, трябва да бъде отразена в нейните счетоводни политики. Освен това, ако предприятието е разработило свои собствени форми на счетоводни регистри, тогава те също трябва да бъдат отразени в албума на неунифицирани формуляри на документи.

Моля, имайте предвид, че организациите, които са малки предприятия, могат да избират в какъв ред да показват счетоводна информация:

подобно на други организации, използващи установени счетоводни форми за малки предприятия;

съгласно счетоводната форма, установена за малките предприятия (съкратена). Стандартните препоръки за организиране на счетоводството за малки предприятия са одобрени със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 21 декември 1998 г. N 64n;

според опростената система за данъчно облагане (в съответствие с глава 26.2 от част втора от Данъчния кодекс на Руската федерация и параграф 3 от член 4 от Закона за счетоводството).

Горните обстоятелства също трябва да бъдат записани в счетоводната политика на малко предприятие.

С влизането в сила на глава 25 от част втора от Данъчния кодекс на Руската федерация на 1 януари 2002 г. организациите бяха задължени да поддържат данъчно счетоводство в допълнение към счетоводството.

В същото време данните данъчно счетоводствотрябва да отразява процедурата за формиране на размера на приходите и разходите, процедурата за определяне на дела на разходите, взети предвид за данъчни цели през текущия данъчен (отчетен) период, сумата на баланса на разходите (загубите), които се приписват на разходи през следващите данъчни периоди, процедурата за формиране на размера на създадените резерви, както и размера на дълга за разплащания с бюджета за данъци.

Данните за данъчното счетоводство се потвърждават от:

1) първични счетоводни документи (включително счетоводни сертификати);

2) аналитични данъчни счетоводни регистри;

3) изчисляване на данъчната основа.

Първичните счетоводни документи в този случай са същите като в счетоводството. Директното изчисляване на данъчната основа се извършва в данъчните декларации. Но всяко предприятие трябва да определи аналитични данъчни счетоводни регистри за себе си, въз основа на изискванията на данъчното законодателство и необходимостта от поддържане на данъчно счетоводство за определени позиции.

Като цяло аналитичните данъчни счетоводни регистри се разбират като консолидирани форми на систематизация на данъчни счетоводни данни за отчетния (данъчен) период, групирани в съответствие с изискванията на данъчното законодателство, без разпределение (отражение) между счетоводни сметки.

Организациите могат също така самостоятелно да разработят формуляри за такива данъчни счетоводни регистри, като се има предвид обаче, че те задължително трябва да съдържат следните подробности (член 314 от част втора от Данъчния кодекс на Руската федерация):

период (дата) на съставяне;

измервателни уреди за транзакции в натура (ако е възможно) и в парично изражение;

име на бизнес транзакции;

подпис (декриптиране на подпис) на лицето, отговорно за съставянето на тези регистри.

Данъчните счетоводни регистри могат да се поддържат под формата на специални формуляри: на хартиен, електронен и (или) всякакъв компютърен носител.

Трябва също да се отбележи, че Информационното съобщение на Министерството на данъците на Руската федерация от 19 декември 2001 г. „Система за данъчно отчитане, препоръчана от Министерството на данъците на Русия за изчисляване на печалбите в съответствие с нормите на глава 25 от Данъчния кодекс Руска федерация» на вниманието на данъкоплатците са представени препоръчани примерни формуляри за такива регистри.

В същото време още веднъж обръщаме внимание на факта, че една организация може да разработи такива регистри самостоятелно или да вземе за основа тези, предложени от Министерството на данъците на Руската федерация. Във всеки случай обаче счетоводната политика за данъчни цели трябва да предвижда съставянето на тези формуляри (или под формата на списък, ако са сред препоръчаните от данъчните власти, или под формата на приложение (албум на формуляри за данъчен регистър)).

В зависимост от вида и структурната организация на предприятието може да има някои разлики във финансовите отчети, които изготвят.

Всички предприятия и организации са длъжни да представят финансови отчети в състава и по начина, предвиден в член 13 от Закона за счетоводството, PBU 4/99 и Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 22 юли 2003 г. N 67n „ Относно формулярите на финансовите отчети на организациите.

Въпреки това, например, малките предприятия могат да представят съкратен списък с финансови отчети (клауза 85 от Правилника за счетоводството).

Организациите, които имат структурни подразделения, разпределени в отделни баланси, или териториално обособени подразделения (представителства, клонове и др.), Трябва да отразяват в своите счетоводни политики процедурата за изготвяне на консолидирана отчетност за организацията като цяло (срокове и обхват на подаване на вътрешно отчитане по структурни подразделения, съставът на това вътрешно отчитане, разпределението на самия счетоводен процес между отделните счетоводни отдели и главния (централизиран) счетоводен отдел и др.).

Освен това, в съответствие със Счетоводните разпоредби (клауза 91), ако организациите имат дъщерни дружества и зависими дружества, те, в допълнение към своите собствени счетоводен отчетизготвят консолидирани финансови отчети, включително показатели на отчетите на такива компании. Насокиза изготвяне и представяне на консолидирани финансови отчети се определят със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 декември 1996 г. N 112 (с измененията на 12 май 1999 г.).

Този вид характеристики на изготвянето на финансови отчети и представянето им на заинтересовани страни трябва да бъдат отразени в счетоводната политика на предприятието.

В допълнение към счетоводната организация, те са длъжни да представят данъчни отчети (данъчни декларации) на данъчните власти, сроковете за подаване на които се определят от законодателството за данъците и таксите на Руската федерация.

Както се вижда от горното, някои позиции, свързани с документооборота в предприятието, са отразени в отделни раздели на счетоводната политика за счетоводни или данъчни цели (състав на неунифицирани форми на документи, счетоводни регистри за счетоводно и данъчно счетоводство, както и процедурата и сроковете за подаване на вътрешна отчетност към организациите).

В същото време, за да се разграничат ясно отговорностите за създаване, проверка и обработка на първични документи, както и времето за тяхното подаване, предприятието трябва да изготви правила за документооборот, одобрени като част от неговата счетоводна политика.

Документопоток означава създаване или получаване от други предприятия, приемане за счетоводство, обработка и прехвърляне в архива на първични документи. Движението на първичните документи в счетоводното (данъчно) счетоводство се регулира от график на документооборота, който може да бъде съставен под формата на диаграма, таблица или по друг начин като приложение към счетоводната политика на предприятието.

Графикът установява рационален работен процес, т.е. осигурява се оптимален брой звена и изпълнители за преминаване на всеки първичен документ и се определя минималният срок на престоя му в звеното. Графикът на документооборота може да съдържа списък на работата по създаването, проверката и обработката на документи във всяко подразделение на предприятието, както и конкретни изпълнители, като посочва тяхната връзка и срокове за завършване на работата.

Отговорност за спазването на графика на документооборота, както и за навременното и качествено създаване на документи, своевременното им предаване за отразяване в счетоводството и отчетността, за верността на данните, съдържащи се в документите, носят лицата, които са ги създали. и ги подписа. Мониторингът на спазването на графика на документооборота обикновено се извършва от Главен счетоводителорганизации.

Използват се различни техники за създаване на график на документооборота. Най-често срещаните са за описание на счетоводния процес на работни места на счетоводни услуги. Въз основа на резултатите от това описание се съставят списъци с входящи и изходящи документи за всяко работно място на счетоводни служители. След това документооборотът се групира в раздели, които след това се комбинират в обща схема (график) на документооборота за организацията като цяло.

Наредбите за документите и документооборота предоставят следната форма на график за документооборот като препоръка.

О.В. Кулагина, данъчен експерт

Документооборот: изграждаме го „счетоводно“

Документите се създават както в организацията, така и се получават отвън. Лъвският пай от документи е първичен, който задължително трябва да премине през счетоводния отдел. И понякога счетоводителят трябва буквално да „разтърси“ тези документи от други отдели. Ще ви кажем как да организирате документооборота, така че документите да стигнат до счетоводния отдел навреме.

Какво е документооборот и защо е необходим?

По време на своя „жизнен” път един документ преминава през няколко етапа: създаване, обработка, предаване за съхранение и унищожаване. Това е документооборот. Този процес може да се регулира с помощта на график на документооборота, инструкции за документооборот, регламенти за документооборот и т.н. Но повечето организации използват график на документооборота Правилник за документите и документооборота в счетоводството, утв. Министерство на финансите на СССР 29.07.83 г. № 105.

КАЗВАМЕ НА УПРАВИТЕЛЯ

Графикът на документооборота е един от елементите на системата за вътрешен контрол(SVK) клауза 41 от Федералното правило (стандарт) за одит № 8, одобрено. ПМС № 696 от 23 септември 2002 г. Колкото по-висока е надеждността на системата за вътрешен контрол, толкова по-голяма е вероятността да се получи одитен доклад с минимален брой коментари.

Счетоводството, повече от всеки друг отдел, се интересува от наличието на такъв документ и спазването на установените от него правила, тъй като поради ненавременно получаване на първичното счетоводство транзакциите не се отразяват в периода, в който са извършени, и понякога дори възникват грешки, които трябва да бъдат коригирани съгласно правилата на PBU 22 /2010. Например, ако спедиторът не е подал фактури на счетоводния отдел навреме, тогава това впоследствие ще трябва да бъде коригирано като грешка, тъй като по принцип това не е нова информация за организацията и е нова само за счетоводителя които са получили документа със закъснение. Освен това, за да се приспадне ДДС по фактури, получени от организацията навреме, но които се озовават в счетоводния отдел едва през следващото тримесечие, според данъчните власти е необходимо да се представи актуализация от Писмо на Федералната данъчна служба от 30 март 2012 г. № ED-3-3/1057@.

С помощта на графика на документооборота можете да назначите лица, отговорни за подготовката и прехвърлянето на документи, както и да зададете конкретни срокове за прехвърляне на първични документи към счетоводния отдел. Това ще позволи на счетоводителя да получава документи навреме. Освен това счетоводителят няма да трябва да обяснява на всеки служител какви документи трябва да бъдат представени в счетоводния отдел и кога.

Между другото, графикът на документооборота е част от системата за вътрешен контрол и всяка организация трябва да го установи вътрешен контрол стопанска дейност. Това е задължително нов законотносно счетоводството Изкуство. 19 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Разработваме график за документооборот

Няма унифицирана форма на графика - всяка организация трябва да го разработи самостоятелно. И колкото по-голяма е организацията, колкото повече видове дейности има, толкова по-подробен трябва да бъде графикът.

Вземане на решение за документите

На първия етап трябва да очертаете набора от документи, които се генерират в процеса на дейността на организацията. В допълнение към ежедневния първичен касов апарат, инвентар и записи на персонала, включете в графика документи за операции, които се случват рядко (например развлекателни събития и промоции). Правилното изпълнение на тези документи е от съществено значение за признаването на разходите.

Графикът трябва също така да описва процеса на движение на документи, потвърждаващи определени факти от икономическия живот, за чието възникване счетоводителят може да не знае, но които трябва да бъдат отразени в счетоводството.

Нека обясним с пример. В счетоводството и данъчното счетоводство задълженията към ликвидиран доставчик трябва да бъдат отписани като приход към датата на вписване в Единния държавен регистър на юридическите лица за неговата ликвидация. клауза 6 PBU 4/99; клауза 16 PBU 9/99; подп. 18-ти век 250 Данъчен кодекс на Руската федерация. Но счетоводителят не е длъжен да наблюдава процеса на ликвидация на контрагента, просто защото това не е негова задача. Това означава, че служителят, чиято компетентност включва работа със задължения, трябва да докладва ликвидацията. И има много такива ситуации. Такава информация може да бъде предоставена на счетоводния отдел под формата на сертификати или бележки, които също трябва да бъдат включени в графика на документооборота. В нашия пример отговорният служител трябва да представи извлечение от Единния държавен регистър на юридическите лица.

Назначаваме отговорни лица

Всичко е просто с първичните документи. Работници, в служебни задължениякоето включва изготвянето на първичния отчет, отговарят за правилното му изпълнение клауза 6, част 2, чл. 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ. Същите тези служители трябва да бъдат назначени отговорни за прехвърлянето на документи към счетоводния отдел. Колкото по-малко са посредниците между документоизготвящия и счетоводния отдел, толкова по-голям е шансът документът да не се загуби и да пристигне навреме.

За да разпределите отговорността за изготвянето и предаването на служебни бележки или удостоверения, назначете отговорник във всеки отдел. Например:

• проблемни длъжници - старши мениджър продажби;
• решения на събранието на участниците в организацията - старши юрисконсулт;
• определяне на пазарната стойност на имуществото - водещ специалист на маркетинговия отдел в съгласие с ръководителя на производствено-техническия отдел;
• данни за редовни ваканции за изчисляване на размера на съответното прогнозно задължение (резерв) - ръководител на отдела за персонал;
• определяне на полезния живот на дълготраен актив - водещ специалист производствено-технически отдел.

Ако не назначите отговорно длъжностно лице, то при изгубен документ или пропуснат срок за подаването му няма да има кого да попитате. Това означава, че счетоводителят няма да постигне целите си.

Определяне на срокове

Срокът, в който даден служител трябва да подаде документи в счетоводния отдел, е може би най-важният в графика на документооборота. Този период може да бъде зададен като определен ден от месеца или броя на дните, изминали от датата на изготвяне или изпълнение на документа. Необходимо е също така да се вземе предвид, че счетоводителят може да се нуждае от повече от един ден, за да обработи получените документи и да прехвърли данните от тях в регистъра. Например в една организация денят на заплата е определен на 7-ми. Счетоводителят на счетоводната група изчислява заплатите за всички отдели и всички документи за отчитане на работното време трябва да бъдат обработени, например, до 5-то число на месеца. Следователно графиките за работно време, заповедите за бонуси и др. трябва да бъдат получени в счетоводния отдел не по-късно от 1-во число на месеца.

Не забравяйте отделно да посочите в графика сроковете за предаване на документи за командировки. Не е тайна, че някои служители имат навика да пазят документи със себе си до последния момент и да се отчитат със закъснение, без дори да подозират, че срокът за подаване на отчета е установен от закона. Затова в графика за документооборот запишете задължението им да се явят до три дни след приключване на командировките и клауза 26 от Постановление на правителството № 749 от 13 октомври 2008 г.

И така, списъкът с документи е изготвен, сроковете за преминаване през отделите са определени, отговорниците са назначени. Нека да преминем към дизайна.

Избор на метод за проектиране

Графикът на документооборота може да бъде представен под формата на текст, таблици или диаграми. Ако организацията е малка и има малко документи, тогава е подходяща текстова форма. Някои счетоводители предпочитат да съставят диаграма за всеки документ, защото е ясна, проста и информативна. Но класическият начин за проектиране на графика е таблица, където всеки ред съдържа информация за един документ. По-добре е да разработите графика в Excel, тъй като е удобно да използвате някои от неговите функции при обработка на данни.

Какъвто и метод да изберете, информацията трябва да бъде представена по такъв начин, че графикът да е лесен за четене от вашите служители, отговорни за движението на документи. Следователно документите в графика трябва да бъдат подредени по определен принцип, например в азбучен ред, тогава можете лесно да намерите всеки документ.

Тази опция за дизайн е удобна, защото таблицата обхваща целия списък с документи и ще се използва от всички служители. Но ако има много документи, тогава графикът ще бъде тромав и труден за разбиране. Следователно тази форма е оптимална за малки организации.

Графикът на документооборота (според документните формуляри) може да изглежда така.

Друг вариант е да подредите документите с котва:

• <или>към бизнес сделка;
• <или>към длъжности и професии;
• <или>към структурни подразделения.

Например, за всяка бизнес операция се описва блок от документи, които трябва да бъдат съставени, тяхното движение, отговорни лица, срокове и места за съхранение. Самите документи в блока могат да бъдат подредени в реда, в който са били съставени. Такъв график е лесен за разбиране, тъй като цялата необходима информация за конкретен служител или структурно звено е групирана на едно място. Недостатъците на такова представяне на информация са многократното повторение на едни и същи първични документи за различни операции, например касови ордери, платежни нареждания, счетоводни отчети, фактури. Следователно изготвянето на такъв график ще отнеме повече време, но е лесно да се направи извлечение от него за конкретен служител. Можете да използвате тази графика като пример.

Готовият график трябва да бъде одобрен и въведен в действие от ръководителя с негова заповед.

Ние го прилагаме на практика

Сега преминаваме към етапа „уведомяване“. Всеки служител, участващ в документооборота, трябва да знае какво, как и кога е длъжен да направи. Има две възможности:

• <или>съставете допълнителен лист към графика на документооборота, където служителите ще оставят своите подписи, показващи запознаване с графика.

Разходите за труд на счетоводителя за тази опция са минимални, но за служителя ще бъде трудно да запомни какво, на кого и в какъв срок трябва да прехвърли;

• <или>изготвят извлечения от графика за всеки служител и ги раздават срещу подпис. Това ще помогне бързо да направите извлечение от графика на служителя Функция на Excel„Данни – Филтър – Автофилтър“. Документи, които се отнасят за всички служители наведнъж, например болнични листове, отчети за разходите, трябва също да го включите в изявлението, като поставите няколко филтъра с условието „или“.

Извадка от графика на документооборота, използвайки едновременно два филтъра „специалист от сервизния отдел“ и „служител“ с условието „или“ в колоната „Подаване на документи → Кой“ в програмата изглежда така.

Но това не е достатъчно, документът трябва да се спазва стриктно от всички ведомства. За успешно внедряване на иновациите:

• <или>направете промени в длъжностните характеристики на служителите: дайте връзка към графика на документооборота, включете в отговорностите спазването на сроковете за подаване на документи. Например длъжностната характеристика на складодържател след извършване на промени може да изглежда така (промените са в курсив).

ОПИСАНИЕ НА РАБОТАТА
складодържател

2. Длъжностни задължения:

Приема материални ценности;

- проверява съответствието на приетите за съхранение материали с придружителните документи;

- изготвя документи в съответствие с графика на документооборота за получаване и отписване на материали;

Води отчет за наличността на материалите в склада и поддържа отчетна документация за тяхното движение;

Участва в провеждането на инвентаризации.

Складодържателят е длъжен:

Носете специално облекло на работното място;

Спазва правилника за вътрешния трудов ред;

- спазват сроковете за подаване на документи, установени от графика за документооборот.

• <или>установете задължението за спазване на сроковете за предаване на документи по поръчка на организацията, ако длъжностни характеристикиВие нямате.

С цел организиране на рационален документооборот

ЗАПОВЯДВАМ:

1. Всички служители на Kalinka LLC при изготвяне, получаване, обработка и прехвърляне на документи трябва да се ръководят от графика на документооборота.

2. Стриктно спазване на сроковете за предаване на документи, установени с графика за документооборот.

3. Поверете контрола върху изпълнението на поръчката на главния счетоводител.

В правилата за бонусите е възможно да се включи условие за намаляване на размера на бонуса или намаляване на бонусите, ако сроковете за прехвърляне на документи са нарушени. Това е крайна мярка, но наказанието в рубли обикновено е най-ефективно.

ОБМЕН НА ОПИТ

Главен счетоводител на MM Industry LLC

„Друга трудност при прилагането на график за документооборот е, че не всички служители са готови да го спазват. Един от ефективни начиниЗадължаването на работниците да спазват графика означава промяна на размера на бонуса. Например в нашата компания правилата за бонусите установяват процедурата за изчисляване на бонусите в зависимост от получените резултати. И също така определя случаите кога и с колко може да бъде намалена премията. По-специално, ние посочихме следното като едно от основанията за намаляване на размера на бонуса: „Нарушаване на сроковете, установени със заповеди и инструкции на администрацията при подаване на финансови документи в счетоводния отдел.“ Тази мярка даде възможност да се постигне 100% прехвърляне на фактурите към счетоводството до 15-то число на месец а.”

При използване на график на документооборота често се разкрива дисбаланс на някои срокове. Например, документ е в процес на одобрение от дълго време и крайният срок за представянето му вече е изтекъл. Често срещана ситуация: появяват се нови видове дейности, документите за които не се вземат предвид в графика на документооборота. Например една организация започва да работи с менителници или електронни пари. Невъзможно е да се предвидят всички нюанси предварително, но в това няма нищо лошо: можете да правите промени в графика, като постепенно го подобрявате.

Докладите, подготвени за представяне на инспекцията (включително годишни отчети въз основа на резултатите от следващата финансова година), се изготвят за организацията като цяло, т.е. включително показатели за всички нейни подразделения (клауза 8 от PBU 4/99 „Счетоводни отчети“ на организация", одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 6 юли 1999 г

N 43n). С други думи, за да се изготвят финансовите отчети на цялото предприятие, се сумират показателите на балансите, както и отчетите за приходите и разходите. Очевидно е, че избраната от дружеството счетоводна политика трябва да бъде единна за всичките му клонове, представителства и други подразделения. Клонове и други обособени подразделения нямат право да прилагат счетоводни принципи, различни от принципите, одобрени от централното управление.

Необходимо е да се установи обмен на счетоводна информация с клоновете. Не винаги е лесно. Както показва практиката, понякога възникват ситуации, когато счетоводният отдел получава късно необходимата информация от отделен отдел. В големите компании с широка мрежа клоновете могат да бъдат разположени на големи разстояния от централния офис. Ето защо не е изненадващо, че счетоводителите понякога се сблъскват със закъснения при предаване на оригинални хартиени документи. Очевидно такова несъответствие няма най-добро въздействие върху ефективността на счетоводния отдел на компанията и в най-лошия случай може да доведе до необходимостта от подаване на актуализирани данъчни изчисления (декларации), които вече ще вземат предвид данни, които не са изпратени навреме и преизчислете показателите. Това ще доведе до необходимостта от плащане на санкции. Да избегна подобни ситуации, се препоръчва да се разработи специална наредба за клона, която да определя всички въпроси на документооборота между счетоводните отдели на централата и клона. Или посветете отделна точка на тези въпроси в счетоводната политика на предприятието. По-специално си струва да се обърне внимание на ясното определяне на сроковете за подаване на информация (документи, отчети) от клона, както и на неговия състав.

Счетоводството във фирма с клонове може да се води по два начина. Първият е централизиран, тоест счетоводните функции на клона са ограничени до изготвяне на първични документи, а цялата останала работа се извършва в централния офис. Тази опция изисква много добре работеща система за доставка на документи до централата, без да се нарушават сроковете. Разумно е да се използва, ако клонът не извършва активна дейност и броят на неговите финансови и икономически транзакции е малък. Вторият метод е, когато клонът поддържа счетоводна и данъчна документация без практически никаква намеса от страна на главното звено и по-специално формира отделен баланс, който след това се изпраща на главния счетоводен отдел за консолидация в цялата организация. Този подход се използва за клонове, които имат голям оборот и голям брой транзакции.

Що се отнася до съхраняването на първични документи, организацията решава самостоятелно къде да ги съхранява. Специален правни изискванияне тук, компанията изхожда единствено от съображения за собствено удобство. Не е необходимо да се формализира решението за съхраняване на документи в главния счетоводен отдел или в счетоводния отдел на клон като вътрешен документ, но тази точка може да бъде посочена в счетоводната политика на предприятието или в наредбите на клона.

В много случаи е по-удобно да имате документи в централния офис.

Това е особено логично, когато самият централен офис поддържа счетоводна и данъчна отчетност. Но дори ако клонът има отделен баланс, първичните документи могат да се съхраняват в отдела за управленско счетоводство. Това ще позволи, първо, да се следи коректността на първичната документация и, второ, по време на проверка, своевременно да се предостави необходимата информация на инспекторите. Нека ви напомним, че ако дадена организация не предостави исканата информация, тя ще бъде глобена с 50 рубли. за всеки липсващ документ от инспекторите (клауза 1 от член 126 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Срокът за подаване на документи е 10 работни дни, като може да бъде удължен, ако фирмата по някаква причина не може да го спази. За да удължите удължаването, е необходимо да уведомите писмено данъчната служба за невъзможността за подаване на документи, обосновавайки причините и посочвайки срока, когато това ще стане възможно (клауза 3 от член 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация). . Това уведомление трябва да бъде направено в рамките на деня, следващ деня на получаване на искането за представяне на документи.

Относно темата за проверките, независим проверка на мястоможе да се извършва само по отношение на този клон (представителство), чието създаване е залегнало в учредителните документи на дружествата (член 55 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Срокът за проверка в този случай е ограничен до един месец и не може да бъде удължен. Независима данъчна проверка на място на клон или представителство се извършва въз основа на решение на данъчния орган по местонахождението на отделното подразделение.

По отношение на други подразделения, които не са отразени в учредителните документи, данъчният контрол може да се извършва само като част от одита на юридическото лице като цяло. Продължителността на проверката в този случай, независимо от броя на единиците, е 2 месеца. Този период може да бъде удължен до 4 или, в изключителни случаи, до 6 месеца (клауза 6 от член 89 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Така че, за правилно водене на записи, както и за избягване на проблеми с данъчните власти по време на одити, организацията трябва да установи документооборот между отделите. Нека разгледаме характеристиките на обмена на информация в двата случая, посочени по-горе - ако клонът е „зависим“ от централния офис по отношение на счетоводството (т.е. само самият клон попълва само „първичния“ формуляр) и - вторият случай - ако клонът е разпределен в отделен баланс.

На първо място, счетоводната политика трябва да установи стриктно спазвани срокове за предаване на текущи документи. Например всяка седмица във вторник и петък. Със заповед на управителя трябва да бъдат определени отговорници за предаване на документите. Служителят на клона трябва да се ръководи от счетоводител от централното поделение, който ще приема документи по опис (разбира се, това не е необходимо, но е препоръчително, ако работата все още не е установена). Разбира се, ако централата е географски отдалечена от клона, тогава прехвърлянето на „основния“ ще отнеме много време, което има лош ефект върху ефективността на счетоводството. За ускоряване на процеса могат да се използват информационни технологии. Най-лесният вариант е да копирате документ по имейл, който все още не е достигнал до централния офис. По този начин главният счетоводен отдел ще може по-бързо да получава цялата информация, съдържаща се в непредадените документи.

За разлика от току-що разгледания случай, отделните отдели, които ще бъдат разгледани сега, водят почти изцяло счетоводно и данъчно счетоводство самостоятелно. В тази връзка те подават в централния офис окончателната информация за крайния оборот по счетоводните сметки. В момента се използва предимно специален софтуер за предаване на такива данни, тоест информацията се предава от разстояние в електронен вид. В случаите, когато фирмата няма такава възможност, се използва авант. Няма официална форма на този документ; компанията го разработва самостоятелно, като взема предвид изискванията за проектиране, установени в клауза 2 на чл. 9 от Закона от 21 ноември 1996 г. N 129-FZ „За счетоводството“. Авизът е писмено известие за промяна в състоянието на взаимните разчети. При вътрешностопанските калкулации най-често се използва за отчитане на приемане и прехвърляне на разходи, финансови резултати и задължения. В същото време известие не се издава за сделки като прехвърляне на имущество или пари. Уведомителната бележка се съставя в два екземпляра. Първият се изпраща в главния счетоводен отдел и въз основа на него се правят съответните записи в счетоводството и данъчното счетоводство. В този случай се използва сметка 79 „Разплащания в стопанството“. Вторият екземпляр с бележка, че информацията е донесена до централата, остава във филиала. За транзакции от същия тип може да се издаде една обща бележка. Времето за прехвърляне на съветите към централния офис е фиксирано в счетоводната политика на предприятието. Авизите се използват и за вътрешни разплащания между отделни подразделения на една организация.

Още по тема 2.5. Организация на документооборота:

1. Офис автоматизация и системи за електронен документооборот
2. 3.4.2. Документационна поддръжка на системата за управление на персонала. СИТУАЦИЯ „ИЗГРАЖДАНЕ НА СХЕМА НА ДОКУМЕНТОПОТОКА“

През лятото на 2016 г. част I от Данъчния кодекс на Руската федерация беше изменена, за да изясни правилата за хартиен и електронен документооборот между Федералната данъчна служба и данъкоплатците по спорни въпроси и беше въведена сериозна отговорност за неспазване на правила за електронен документооборот - блокиране на транзакции по всички сметки. От 01.01.2017 г. списъкът на данъкоплатците, които трябва да докладват на Федералната данъчна служба в електронна форма, и списъкът на документите, приемани от инспектората само в електронна форма, ще бъдат разширени. Прочетете повече за това в нашата статия.

02.06.2016 г.: изяснена е процедурата за документооборот между Федералната данъчна служба и организации (IP) по спорни въпроси

1. Когато подавате документи, поискани от Федералната данъчна служба на хартиен носител от 02.06.2016 г., трябва предварително да ги номерирате и закрепите с телбод. Копията на хартиени документи се заверяват с подписа на ръководителя на организацията (IP) или упълномощени представители (клауза 2 на член 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Добри новини! От 2 юни 2016 г. Федералната данъчна служба няма право да изисква от данъкоплатеца нотариално заверяване на копия на исканите документи (клауза 2 на член 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

1. От 02.06.2016 г. документите, поискани от данъчните власти, съставени в електронен формат, трябва да се изпращат до Федералната данъчна служба само в електронен вид (чрез TKS или лична сметка) (клауза 2 на член 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация ).

Ако документите са били подготвени на хартиен носител, тогава, когато ги изпращате по електронен път, просто трябва да ги сканирате и да ги изпратите на Федералната данъчна служба заедно с придружително писмо. От 02.06.2016 г. копията на документи, изпратени в електронна форма, не е необходимо да се заверяват ръчно преди сканиране, тъй като те ще бъдат автоматично заверени, когато бъдат прехвърлени във Федералната данъчна служба с подобрен електронен подпис на подателя (негов представител) ( Член 93, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

1. От 02.06.2016 г. жалба (жалба) срещу действия (бездействие) на Федералната данъчна служба може да бъде подадена не само писмено, но и по електронен път (чрез TKS или лична сметка) (клауза 1 на член 139.2 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Форматът и процедурата за подаване на жалба се определят от данъчните власти. След 02.06.2016 г., когато съставяте жалба (жалба), трябва да посочите в нея една от формите за получаване на решение (подклауза 6, клауза 2, член 139.2 от Данъчния кодекс на Руската федерация):

• на хартиен носител;
• чрез TKS;
• чрез личния си акаунт.

02.06.2016 г.: редът за получаване на данъчни известия от физически лица е променен

Ако сте физическо лице с достъп до личния акаунт на данъкоплатеца, тогава от 2 юни 2016 г. по подразбиране ще получавате всички писма от Федералната данъчна служба в електронна форма чрез личния си акаунт. За да получите писма от данъчните власти на хартиен носител, ще трябва да подадете съответното уведомление до Федералната данъчна служба (клауза 2 на член 11.2 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

За ваше удобство сме подготвили примерно известиеда го изпратите на Федералната данъчна служба, в случай че ви е по-удобно или сте свикнали да получавате писма от Федералната данъчна служба на хартиен носител.

До 2 юни 2016 г. отделните данъкоплатци получаваха писма на хартиен носител по подразбиране и писаха известие до Федералната данъчна служба, ако искат да получат тези писма чрез личния си акаунт.

Уведомлението, което обмисляме, може да бъде изпратено до всеки отдел на Федералната данъчна служба и за предпочитане преди 01.09.2016 г. (информация на Федералната данъчна служба от 07.07.2016 г. „При получаване от потребителите на „Личния акаунт за лица„Известия за плащане данък сградив електронен вид") по един от следните начини:

• лично;
• по поща;
• през личния си акаунт, подписвайки го с неквалифициран електронен подпис.

Препоръки! Ако имате достъп до личния си акаунт и не сте изпратили писмо до Федералната данъчна служба за получаване на хартиени известия, опитайте се да проверявате личния си акаунт поне веднъж седмично. Ако не го проверите, може да пропуснете момента на получаване на писмото от Федералната данъчна служба и да не подадете исканите документи (информация) навреме или да не платите данъци.

01.07.2016 г.: въведена е отговорност за нарушаване на правилата за управление на електронни документи

Ако след 01.07.2017 г. по редица причини организация (IP) стане един от данъкоплатците, задължени да подават отчети до Федералната данъчна служба в електронна форма, тогава организацията (IP) трябва в рамките на 10 дни от когато възникне такова задължение, намерете оператор за електронно управление на документи и подпишете споразумение с него, за да получите възможност за обмен на документи с Федералната данъчна служба в електронна форма и да получите от нея подобрен квалифициран електронен подпис (клауза 5.1 от член 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Ако ръководителят на организация (IP) прехвърли отговорностите за електронно управление на документи във Федералната данъчна служба на упълномощен представител, тогава документите, потвърждаващи този факт (пълномощно, заповед), трябва да бъдат прехвърлени на данъчната служба строго в електронна форма в рамките на 3 дни след одобрението им от ръководителя на организацията (IP).

Отговорност за нарушение! Ако се установи, че данъкоплатецът не е изпълнил горните изисквания, отделът на Федералната данъчна служба има право да спре транзакции по банкови сметки и електронни парични преводи (клауза 3 от член 76 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Федералната данъчна служба е длъжна да отмени решението за спиране на банкови операции и електронни преводи не по-късно от следващия ден, след като данъкоплатецът изпълни задълженията си за осигуряване на електронен документооборот с Федералната данъчна служба (клауза 3.1 от член 76 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

От 1 юли 2016 г. данъчните служители вече са започнали да проверяват всички данъкоплатци за спазване на клауза 5.1 на чл. 23 Данъчен кодекс на Руската федерация. За да не плашат ръководителите на организации (IP) с неочаквани спирания на техните сметки, Федералната данъчна служба трябва писанеуведомете ги за това 5 дни преди вземането на решението за спиране (писмо на Федералната данъчна служба от 29 юни 2016 г. № ED-4-15/11597@).

Препоръки! Ако е възможно, следете броя на служителите. През 2016 г. организациите (IE) преминаха към електронна форма на комуникация с Федералната данъчна служба само ако в края на 2015 г. средният брой на служителите надхвърли марката от 100 души или премина към плащане на ДДС (клауза 3 на член 80 от Данъчния кодекс на Руската федерация). От 01.01.2017 г., след прехвърлянето на застрахователните премии към Федералната данъчна служба, тези организации (IE) с повече от 25 служители също ще трябва да осигурят възможността за получаване на писма от Федералната данъчна служба в електронна форма в рамките на 10 дни .

За повече информация относно това кой трябва да премине към електронно отчитане и как да го свържете, прочетете статиите:

• ;
• .

Наистина искаме да не се натъквате на спиране на транзакции по банкови и електронни сметки. Абонирайте се за нашите новини и ние ще ви напомним за необходимостта да проверите броя на служителите след 01.01.2017 г., така че, ако е необходимо, да имате време да се свържете с електронното управление на документи с Федералната данъчна служба.

03.08.2016 г.: изяснена е процедурата за уведомяване на Федералната данъчна служба за невъзможността за подаване на исканите документи в рамките на определения срок

От 03.08.2016 г. организациите (IP), които трябва да отчитат данъци в електронна форма (клауза 3 от член 80 от Данъчния кодекс на Руската федерация), ще могат да уведомяват Федералната данъчна служба за невъзможността да подадат документите, които са поискали преди определена дата само по 3 начина (параграф 3 от клауза 3 на чл. 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация):

• лично (чрез представител);
• чрез TKS;
• чрез личния си акаунт.

Всички други организации (IP), в допълнение към горните методи за предаване на уведомление за отлагането на крайния срок за подаване на документи до Федералната данъчна служба, имат право да използват още един метод (параграф 3 от клауза 3 на член 93 от Данъчен кодекс на Руската федерация):

• изпращане с препоръчана поща.

Преди 03.08.2016 г. горните ограничения не съществуваха и всеки данъкоплатец можеше да подаде разглежданото от нас уведомление по всеки достъпен за него начин.

За ваша информация! След 03.08.2016 г., когато генерирате посоченото уведомление, изпратено до Федералната данъчна служба чрез TKS (личен акаунт), трябва да използвате формуляра, одобрен от данъчните власти (параграф 4, параграф 3, член 93 от Данъчния кодекс на Руска федерация) - вижте „Формулярът и форматът за уведомление за невъзможност за предоставяне на документи при поискване навреме са одобрени“.

01.01.2017 г.: списъкът на документите, приети от Федералната данъчна служба само в електронен вид, е разширен

1. След 01.01.2017 г. данъкоплатците, отчитащи ДДС, при провеждане настолен одитДекларациите по ДДС, обясненията (документите), изисквани от данъчните власти, ще трябва да се изпращат на Федералната данъчна служба само в електронен вид. При подаване на обяснения (документи) на Федералната данъчна служба на хартиен носител, те ще се считат за непредоставени.

1. От 01.01.2017 г. заявление за регистрация (дерегистрация), известие за избор на отдел на Федералната данъчна служба за регистрация на организация на мястото на нейното отделно подразделение може да се подаде не само лично във Федералната данъчна служба, но и по пощата или TKS, но също и чрез личен акаунт, но при условие, че представените документи ще бъдат подписани с подобрен квалифициран електронен подпис (ECES) (клауза 5.1 от член 84 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Препоръки! Ако използвате TKS ( лична сметка), но преди това не сте подавали документи във Федералната данъчна служба в електронен вид, тогава при първа възможност изпратете писмо (уведомление) с помощта на един от посочените електронни методи и проследете колко време е отнело писмото ви да стигне до инспектората, дали прието е и дали са ви изпратили разписка (известие). Ако има проблеми с изпращането или дългосрочно неполучаване (повече от 5 дни) на писмо от Федералната данъчна служба, моля, свържете се с вашия TCS оператор или ИТ отдела на Федералната данъчна служба за разяснение. Бъдете готови за факта, че Федералната данъчна служба постепенно ще прехвърли изцяло данъкоплатците към електронна форма на документооборот.

За нас е важно по време на отчетния процес да не пропускате важни данъчни новини и разяснения по сложни счетоводни области. За да можем да ви уведомяваме своевременно за всички промени в данъците и счетоводството, просто се абонирайте за нашите новини.

Системата за компютъризация на счетоводството и счетоводната (финансова) отчетност, развитието на тяхното правно регулиране, насочено към рационализиране на документооборота между стопански субекти и регулаторни органи, определя организацията на електронния документооборот. Нека разгледаме характеристиките на неговото формиране и принципите на работа.
Електронният документооборот като следствие от развитието на информационните и телекомуникационни технологии постепенно намира приложение в работата на счетоводните услуги. Обхватът на използването му непрекъснато се разширява. В съответствие с чл. 2 от Федералния закон от 27 юли 2006 г. N 149-FZ „За информацията, информационни технологиии защита на информацията" електронен документоборотът включва документирана информация, представена в електронен вид, т.е. във вид, подходящ за възприемане от човека с помощта на електронни компютри, както и за предаване по информационни и телекомуникационни мрежи или обработка в информационни системи.
Електронното управление на документи се използва при представяне на данъчна и счетоводна (финансова) отчетност, в системите „Клиент – Банка“, при прехвърляне на данни към държавни извънбюджетни фондове за задължителни социални плащания, както и във взаимоотношения с контрагенти. Развитието на електронния документооборот се улеснява от изпълнението на изискванията на изпълнителната власт.

Така с приемането на Федерален закон от 28 юни 2013 г. N 134-FZ „За изменение на някои законодателни актовеРуската федерация по отношение на борбата с незаконните финансови транзакции" от 2014 г. декларациите за данък върху добавената стойност (ДДС) трябва да се подават само в електронен вид. В Основните насоки на данъчната политика на Руската федерация за 2013 г. и за плановия период на 2014 г. и 2015 г. С цел подобряване на данъчната администрация е поставена задачата да се организира електронен документооборот между данъкоплатците и данъчните органи.
Освен това се предвижда подаването по електронен път на първичните счетоводни документи, необходими за данъчни ревизии, което ще улесни изпълнението на решенията за намаляване на данъчните ревизии на място на организациите. В този случай данъчният орган изпраща искане до данъкоплатеца чрез специализиран телеком оператор за представяне на съответните документи. Данъкоплатецът, след като е подготвил документите, съставил е опис и ги е подписал с електронен подпис, ги изпраща до мястото на търсенето. Законодателството за счетоводството, както и данъчното законодателство, предвижда равенство на първичните счетоводни документи на хартиен носител и под формата на електронни документи, подписани с електронен подпис (клауза 5, член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. N 402 -FZ „За счетоводството“).
Допуска се използването на електронни документи и електронни подписи върху тях при сключване на договори чрез обмен на телетайпни, телефонни, електронни или други съобщения. Тя ви позволява надеждно да установите, че документът идва от страната по договора. В този случай между контрагентите се сключва споразумение, което описва всички правила за обмен на документи и използване на конкретен вид електронен подпис.
Счетоводните (финансови) отчети могат да се генерират и по електронен път и да се подават до данъчните органи, органите на държавната статистика, да се публикуват в Интернет и да се изпращат на други външни потребители. Той обаче се счита за съставен, след като ръководителят на стопанския субект подпише копието си на хартиен носител (клауза 8, член 13 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. N 402-FZ „За счетоводството“). Следователно счетоводните (финансови) отчети на хартиен носител трябва да се съхраняват в организацията, а отчетите, представени в електронна форма, трябва да бъдат удостоверени с квалифициран електронен подпис на ръководителя на организацията.
По този начин доста широкото използване на електронно управление на документи в счетоводната практика повишава уместността на неговата организация. В същото време електронното управление на документи позволява да се оптимизират взаимоотношенията и взаимодействията между структурните подразделения на организацията, да се засили контролът върху движението на документи на всички етапи от тяхното формиране и използване, да се опрости и рационализира работата на счетоводната служба. .
Предимствата на електронното управление на документи също включват:
1) при намаляване на разходите за ръчно управление на документи поради намаляване на броя на счетоводните служители, намаляване на разходите за техническа поддръжка за печат, копиране и други устройства, намаляване на разходите за организиране, оборудване и поддръжка на места за съхранение на счетоводна документация, и др.;
2) при намаляване на времето за обмен на документи с бизнес партньори, сключване на договори, решаване на оперативни въпроси;
3) при оптимизиране на разходите за въвеждане на данни от първични счетоводни документи и създаване на регистри, съдържащи обобщена информация на тяхна база;
4) засилване на контрола върху безопасността на документи с важно правно значение чрез редовно копиране и др.
Използваните в момента системи за автоматизация на документи са сложни и универсални. Подсистемата за управление на електронни документи в счетоводството може да бъде вградена в системи за управление на работни потоци, управление на електронна документация на организация, управление на корпоративна информация, управление на бизнес процеси във фирма, управление на взаимодействията на организационни единици и др. Независимо от системата за автоматизация на документи използвани, за да се елиминира прехвърлянето на генерирани счетоводни документи счетоводство в друга програма с помощта на услуга за обмен на данни. Позволява на потребителите да работят с традиционен интерфейс.
В условията на работа в режим на електронно управление на документи заповедта на ръководителя на организацията „Относно счетоводната политика“ трябва да бъде допълнена със следните правила:
1) относно възможността за използване на хартиени счетоводни документи и електронни документи, подписани с електронен подпис;
2) относно използването на видове електронни подписи (прост електронен подпис, усъвършенстван неквалифициран електронен подпис, усилен квалифициран електронен подпис) върху автоматично генерирани счетоводни документи.
Ако една организация планира да използва електронни документи в отношенията с контрагентите, тогава между тях се сключва подходящо споразумение.
Сред възможностите, които предоставя електронният документооборот в счетоводния отдел на една организация, най-важни са:
1) оптимизиране на работата със счетоводни документи въз основа на разработените правила, които включват управленски, финансови и данъчни счетоводни документи;
2) автоматизация на работата по формирането на структурата и съдържанието на първични счетоводни документи и регистри на аналитично и синтетично счетоводство:
– разработване на своя проект;
– съгласуване с отговорни лица;
– преглед на документа;
3) поддържане на номенклатурата на счетоводните дела;
4) създаване на документи с помощта на разработени шаблони;
5) автоматизиране на работата по създаване на списък със случаи, включително:
– групиране на счетоводни документи по зададени признаци;
– регистрацията им;
– сортиране по срок на годност;
– отчитането им при формиране на номенклатурата на делата;
– обединяване на документи във файлове;
6) автоматизиране на процедурата за разпространение на документи и тяхното търсене;
7) организиране на защитата на самия документ и неговите детайли от неоторизиран достъп, промени в съдържанието или изтриване на детайли.
Наред с рационализирането на работата, пряко свързана с функционирането на компонентите на документооборота в счетоводния отдел, неговата автоматизация позволява бърз обмен на документация, заобикаляйки електронна поща, а също и работа с органайзер и списък с лични задачи.
Предпоставка за използване на сигурна и законово валидна система за електронен документооборот в счетоводството е получаването на удостоверение за квалифициран електронен подпис от удостоверяващ орган. В съответствие с чл. 2 от Федералния закон от 6 април 2011 г. N 63-FZ „За електронните подписи“ (наричан по-долу федералният закон„Относно електронния подпис“), представя удостоверителният център образуваниеили индивидуален предприемач, специализиран в създаването и издаването на сертификати за ключове за проверка на електронни подписи и други функции, определени от закона. Между тях:
– установяване на срокове на валидност на удостоверенията за ключове за удостоверяване на електронен подпис;
– отмяната им;
– издаване на средства за електронен подпис, съдържащи ключа за електронен подпис и неговия ключ за проверка;
– проверка на електронни подписи по заявки от участници в електронното взаимодействие и др.
Сертификат за ключ за проверка на електронен подпис е електронен документ или документ на хартиен носител, издаден от сертифициращ център или упълномощен представител на сертифициращия център и потвърждаващ, че принадлежи на собственика на сертификата за ключ за проверка на електронен подпис (член 2 от Федералния закон „ Относно електронните подписи“).
В електронна система за управление на документи работата със счетоводни документи се извършва чрез карта на процеса (карта с документи), когато се попълва, нейният автор (инициатор на процеса) и дата се регистрират автоматично. Задачите, които се решават в системата за електронен документооборот в счетоводството са:
– въвеждане и генериране на детайли за документи (теми, дати, номера и др.);
– създаване на версии на документи;
– управление на етапите на тяхното движение (координация, получаване на коментари от лица, участващи в такова одобрение, внасяне на решения, изпълнение на документи, отчитане на промени във времето на тяхното изпълнение и др.);
– създаване на връзки с други документи, участващи в електронния документооборот;
– достъп до изпълнението на документния маршрут;
– упражняване на правото за извършване на автоматични процедури с този документ;
– поддържане на дневник за извършената работа по него.
Разработването на ключове за електронни подписи и техните сертификати от удостоверителен център води до разходи, свързани с управленската дейност в един стопански субект. Такива разходи, съгласно нормите на клауза 9 от Правилника за счетоводство „Разходи на организацията“ PBU 10/99, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 6 май 1999 г. N 33n, са включени в разходите за обичайни дейности . Следователно включването на разходите за предоставяне на услуги на сертифициращ център в цената на продуктите, работите, услугите на организацията съгласно акта за предоставяне на услуги първоначално се начислява по сметката. 26 „Общи стопански разходи” и в края на отчетния месец подлежи на отписване по сметката. 20 "Основно производство". При използване на метода „директни разходи“ за отчитане на разходите в съответствие със заповедта на ръководителя на организацията относно счетоводната политика, отписването на такива разходи от сметката. 26 „Общи стопански разходи” се водят директно за намаляване на финансовия резултат от дейността на организацията със следното счетоводно записване: Д-т. 90 „Продажби”, подсметка 2 „Себестойност на продажбите”, Комплект сметки. 26 "Общи стопански разходи".

Пример. От удостоверителния център, съгласно акта за предоставяне на услуги, дружеството с ограничена отговорност (ООД) "Крост" получи сертификати за ключове за електронен подпис на съответния длъжностни лица. Стойността на предоставените услуги възлиза на 14 160 рубли, включително общо 2 160 рубли, чиято сума е документирана в представената фактура.
Нека представим записите в счетоводните сметки на Krost LLC, въз основа на факта, че общите бизнес разходи, в съответствие с счетоводна политикаорганизации са включени в цената на продуктите, работите, услугите:
1) за стойността на услугите, предоставяни от удостоверителния център по закона и включени в себестойността: Д-т вкл. 26 Сметка "Общи стопански разходи". 60 „Разплащания с доставчици и изпълнители“ – 12 000 рубли. (14 160 рубли – 2160 рубли);
2) за сумата на предоставените услуги съгласно получената фактура: Д-т вкл. 19 „Данък върху добавената стойност върху придобити активи” Комплект сметки. 60 „Разплащания с доставчици и изпълнители“ – 2160 рубли;
3) за сумата, приета за прихващане: Dt сметка. 68 "Разчети за данъци и такси" Комплект сметки. 19 „Данък върху добавената стойност върху придобитите активи“ – 2160 рубли;
4) за цената на платените услуги, предоставяни от удостоверителния център: D-t inc. 60 "Разплащания с доставчици и изпълнители" Комплект сметки. 51 „Разплащателни сметки“ – 14 160 рубли.

Библиография

1. За счетоводството: Федерален закон от 6 декември 2011 г. N 402-FZ.
2. За изменение на някои законодателни актове на Руската федерация по отношение на борбата с незаконните финансови транзакции: Федерален закон от 28 юни 2013 г. N 134-FZ.
3. За информацията, информационните технологии и защитата на информацията: Федерален закон от 27 юли 2006 г. N 149-FZ.
4. За електронния подпис: Федерален закон от 06.04.2011 г. N 63-FZ.
5. За одобряване на Правилника за счетоводство „Разходи на организацията“ PBU 10/99: Заповед на Министерството на финансите на Русия от 05/06/1999 N 33n.
6. Основни насоки на данъчната политика на Руската федерация за 2013 г. и за плановия период 2014 и 2015 г.

С.Н.Поленова
Доктор на икономическите науки,
асистент
Катедра Счетоводство
в търговски организации
Финансов университет
при правителството на Руската федерация