Архивна документация на организацията: GOST, инструкции, документи, правила. насоки за архивно деловодство

4.3.1.1. Постоянното съхранение на документите трябва да се извършва на тъмно. Всички видове работа с документи трябва да се извършват при ограничени или технологично необходими нива на осветление.

4.3.1.2. Осветлението в складовите помещения може да бъде естествено или изкуствено.

4.3.1.3. Естественото осветление в складовите помещения е разрешено с дифузна светлина, при условие че на прозорците се използват дифузори, регулатори на светлинния поток, защитни филтри, завеси, щори и боядисване на стъкло. За защита на документи се използва съхранение в класьори, папки, кутии, шкафове, на затворени стелажи, в опаковъчна хартия и др.

4.3.1.4. За изкуствено осветление се използват лампи с нажежаема жичка в затворени абажури с гладка повърхност. Разрешено е използването на луминесцентни лампи с пресечена ултравиолетова част от спектъра от типа LB, LHB, LTB.

4.3.1.5. Нивото на осветеност във видимия спектър не трябва да надвишава: на вертикалната повърхност на стелажа на височина 1 m от пода - 20 - 50 lux (lux), на работния плот - 100 lux (lux).

4.3.2. Условия на температура и влажност

4.3.2.1. В складовите помещения, оборудвани с климатични системи, трябва да се поддържа оптимален температурно-влажностен режим, съобразен със спецификата на видовете документи: за хартиени документи - температурата е 17 - 19 градуса. С, относителна влажност на въздуха 50 - 55%; за филмови материали - черно-бели (15 градуса С и 40 - 55%) и цветни (2 - 5 градуса С и 40 - 55%); за документи на магнитни ленти и дискови носители - 15 - 20 градуса. С и 50 - 65%.

4.3.2.2. Не се допускат резки колебания в температурата и влажността в складовите помещения. В помещения с нерегулиран климат трябва да се вземат мерки за оптимизация климатични условияна базата на рационално отопление и вентилация на помещенията, използването на влагоуловители или овлажнители на въздуха. При дългосрочно стабилно повишаване на относителната влажност на въздуха до 80 - 90% се предприемат задължителни мерки за нормализиране на климатичните условия (интензивна вентилация, обезвлажняване на складовите помещения, отстраняване на причините за повишаване на влажността).

4.3.2.3. Температурно-влажностният режим в складовите помещения се контролира чрез редовно измерване на параметрите на въздуха: в климатизирани помещения - веднъж седмично, в помещения с нерегулиран климат - два пъти седмично, при нарушения на режима на съхранение - ежедневно.

4.3.2.4. Контролно-измервателните уреди (термометри, психрометри, влагомери) се поставят в главния коридор на стелаж, далеч от отоплителни и вентилационни системи. Показанията на инструмента се записват в бордовия дневник.

4.3.3. Санитарно-хигиенен режим

4.3.3.1. Помещенията на архива трябва да се поддържат чисти, в условия, които изключват възможността от плесени, насекоми, гризачи, прах.

4.3.3.2. В складовите помещения трябва да се осигури свободна циркулация на въздуха, като се изключва образуването на невентилирани зони, опасни в санитарно и биологично отношение.

4.3.3.3. Прозорците, които се отварят през топлия сезон, както и вентилационните отвори в стените, таваните, подовете на складовите помещения и външните отвори на вентилационните системи трябва да бъдат защитени с мрежи с диаметър на окото не повече от 0,5 mm.

4.3.3.4. Забранява се престоят с горни дрехи, мокри и мръсни обувки, съхраняването и употребата на хранителни продукти, както и пушенето в складовите помещения.

4.3.3.5. В помещенията на складовете е необходимо да се извършва системно мокро почистване. Поне веднъж годишно стелажите, шкафовете, складовите помещения се обезпрашават; обработват се подове, первази, первази, сутеренни части на стелажи водни разтвориантисептици (2% формалин, 5% катамин АВ и др.).

4.3.3.6. Два пъти годишно (в началото и в края на отоплителния сезон) документите (избирателно) и складовите помещения се подлагат на проверка за навременно откриване на насекоми и плесени.

При откриване на биологични вредители се предприемат спешни мерки за дезинфекция и дезинсекция на помещенията от архива, санитарно-епидемиологичната станция или карантинната служба.

4.3.3.7. При почистване или дезинфекция вода и антисептични разтвори не трябва да попадат върху документите.

4.3.4. Режим на сигурност

4.3.4.1. Режимът на сигурност се осигурява чрез избор на местоположението на архива в сградата, технически средства за защита, организиране на система за сигурност, алармени системи, спазване на мерките за контрол на достъпа, реда за достъп до хранилището, запечатване на помещенията. . Външните врати на архивите и хранилищата трябва да са с метална обшивка и здрави брави. На прозорците с достъп отвън са монтирани заключващи се метални решетки с панти навън. Помещенията на архива са оборудвани със СОТ, в извънработно време помещенията се запечатват (запечатват). Трезорите трябва да се държат заключени през работното време. Ръководителят и служителите на това хранилище, а в някои случаи - и други лица, придружени от тях, имат право на достъп до хранилището. Премахването на документи от архива се извършва само със специални пропуски по предписания начин.

4.3.4.2. Режимът на охрана се прилага и за помещения, в които временно се съхраняват архивни документи и документи. материални ценностиархив (читалня, изложбени зали, лаборатории и др.).

Събитията от икономическия живот на организацията се съставят и се вземат предвид в първичните, натрупващи се документи, отразяват се в отчетността - данъчна, статистическа, ведомствена. С натрупването на хартиени документи и отчетност възниква въпросът за тяхното съхранение. Как да съхранявате документи в архива на организацията? Какви са сроковете за съхранение на документите? Как да сключите споразумение с архив на трета страна и да вземете предвид разходите за архив в счетоводната система? Тази услуга винаги ли е безплатна? Това ще бъде обсъдено в тази статия.

Общи принципи за организиране на архивирането в Русия и условията за съхранение на документи

Работата с архивни документи се регулира от Федерален закон № 125 от 22 октомври 2004 г. Съгласно него се създават архиви:

Федералният закон ги задължава да гарантират безопасността на документацията, вкл. относно ведомостта за заплати през целия период на съхранение (член 17-1 от Федералния закон № 125). Периодите на съхранение също са установени от Федерален закон № 125, редица членове от него. Списъците, посочени в текста на Федералния закон, посочващи периодите на съхранение на документите, се публикуват от Федералните архиви, държавните агенции и Банката на Руската федерация. Пример: Заповед на Министерството на културата на Руската федерация № 558 от 25.08.10 г., съдържаща обобщена информация за сроковете на съхранение. АД се подчиняват на "Правилника", който конкретно регламентира реда и срока на съхранение на документите на дружеството. Това нормативен актутвърден с ПМС № 03-33 / л.с. Федералната комисия по ценните книжа на Руската федерация от 16-07-03

Условията за съхранение на документацията на BU са предмет на Федерален закон № 402 от 06-12-11, NU - Данъчен кодекс на Руската федерация.

При определяне на срока на съхранение на документите на организацията се вземат предвид няколко ключови момента:

  1. Документите, свързани с ведомостта (издадени преди 2003 г.), се съхраняват най-малко 75 години.
  2. Документите, свързани с ведомостта (издадени след 2003 г.), се съхраняват най-малко 50 години.
  3. Кадрова документация, а именно разписания, командировъчни, списъци на служителите и др. - 5 години.
  4. Документи за ЗБУТ, т.е. Листове за издаване на ЛПС, дневници за инструктаж, документирани производствени аварии, списъци на работници в опасни производствени условия - от 12 месеца. до 75 години.
  5. Годишно счетоводство и подобно отчитане пред FSS - постоянно. Тримесечно отчитане пред FSS - 6 години.
  6. Отчитане на Пенсионен фонд- от 6 години до 75 години на персийски език. счетоводство.
  7. Първична документация за БУ, счетоводна политика, отчетност и регистри на НУ, информация за доходите на физ. лица - 5 години.
  8. Фактури - 4 години.

Фирмен архив и архив на трета страна

Документи, които имат постоянен срок на съхранение и временни, но над 10 години, се предават в архива на дружеството. Свършените дела се предават по описа им. При изпращане на дела в архив на трета страна (най-често това е държавна или общинска институция), те се придружават от:

  • писмо за връзка с искане, адресирано до неговия ръководител, което посочва броя на делата и последните им дати;
  • описания в 3 екземпляра;
  • историческа справка на фирмата (само при първи контакт);
  • удостоверение, установяващо непълната обезопасеност на дела или отделни документи в тях, ако е необходимо.

Случаите се предават по акт по описания. След преминаване на експертизата делата се приемат от архива за съхранение.

Споразумение с архива

Архив на трета страна, както и организация - юридически лица. Тяхната връзка се формализира с договор (споразумение). Документи със социална, историческа значимост, предадени „странично“, се съхраняват за сметка на държавата, а документи на дружеството, които не желае или не може да съхранява на своя територия, са срещу заплащане.

  • как се формира и как се съгласува номенклатурата на приетите дела;
  • кой осигурява подбора, подготовката и прехвърлянето на делата, който ги привежда в изрядно състояние (обикновено това е отговорност на компанията);
  • кой извършва прегледа на документацията (обикновено това е задължение на архива);
  • какъв е съставът на комисията, която контролира придвижването на делата;
  • под каква форма се прехвърлят случаите (като се използват контейнери, на пакети) и др.

Държавните, общинските архивни институции посочват в договора, че документите са с обществена или историческа стойност. Формулировката може да бъде следната: „Този ​​договор урежда отношенията на страните в процеса на прехвърляне на документи, произтичащи от дейността на „Организацията“, в „Архива“, както и последващото им използване за научни, практически и други цели. ." Въз основа на горния параграф в договора се записва записът „безплатно съхранение“ или подобен по смисъл. По този начин участниците в отношенията в областта на архивирането спазват изискванията на Федерален закон № 125, чл. 17-1.

Ако фирмата не е ликвидирана, не е затворена, но не е възможно да се съхраняват документи на нейна територия, те се предават „отстрани“ на платена основа. За да се намалят разходите в договора с архива е препоръчително да не се посочва определен срок за съхранение на файловете. Формулировката може да бъде: „Документите се архивират при поискване от организацията. След изтичане на срока (години) документите се унищожават.

Отчитане на разходите за съхранение на документи и регистри

Разходите за съхраняване на документи в собствения архив на фирмата обикновено се събират по сметка 26 „Общи стопански разходи (ОСР)“. Такива разходи могат да включват:

  • плащане на комунални услуги;
  • ремонт на помещенията;
  • лизингови плащания, ако сградата е наета от организацията;
  • заплати с удръжки за служителите и др.

Електрически инсталации:

  • Dt 26 Kt 60, 76 – комунални плащания, наемни плащания;
  • Dt 26 Kt 23, 10, 70 и т.н. разходни сметки (или 60, 76)- в зависимост от това дали ремонтът се извършва самостоятелно или от трета организация;
  • Dt 26 K 70, 69, 68- заплата с удръжки, ако отделен служител е регистриран в архива;
  • Dt 19 Kt 60, 76- записани за услуги на трети лица;
  • Dt 68 Ct 19– ДДС за приспадане на услуги, предоставени от трети лица;
  • Dt 60 Kt 51, 50– заплащане на услуги на трети страни.

Имайте предвид, че организацията може да извършва ремонти и самостоятелно за сметка на създадения ремонтен фонд. Тогава редовете ще бъдат така:

  • Dt 26 Kt 96- месечни вноски във фонда;
  • Dt 96 Kt 23, 10, 70 и т.н.- действителните разходи за ремонт на архива.

За отчитане на услугите на архив на трета страна се използва сметка 97 „Разходи за бъдещи периоди“:

  • Dt 97 Kt 60, 76- разходите за архивни услуги се отразяват счетоводно;
  • Dt 60, 76 Kt 51– заплаща стойността на архивните услуги;
  • Dt 26 Kt 97- част от складовите разходи е включена в разходите.

Частта от разходите, включени в разходите на месечна база, се изчислява въз основа на заповед на ръководителя, като се посочва периодът за отписване на разходите за архивни услуги (например 12 месеца).

В данъчното счетоводство „архивираните“ разходи се класифицират като пряко свързани с производството и продажбата на продукти, като разходи за управление (член 264-1 от Данъчния кодекс на Руската федерация, параграф 18). Сумите са включени в изчисленията за целите на NU.

Следва да се има предвид, че съгласно чл. 149-2 от Данъчния кодекс на Руската федерация, ал. 6 архивните услуги не се облагат с ДДС, поради което не е необходимо сумата на данъка да се изключва от разходите.

Основното нещо

  1. Задължението за съхраняване на документите в сроковете се възлага на архивната служба на дружеството и на държавния (общинския) архив.
  2. Ако една компания вече не може да спазва изискванията на Федералния закон, например във връзка с ликвидация, документи, които имат публичен и исторически смисълса предадени в държавния архив.
  3. Можете също така да използвате институция на трета страна, ако не е възможно да съхранявате файлове на територията на съществуващата организация.

Правилата за архивно деловодство съдържат основни изисквания за работа с документи и материали, които не са свързани с текущата дейност на дружеството. Те са формулирани в съответствие със съществуващата уредба на обхвата на обработката, обобщаването и съхраняването на информация. Основните понятия, използвани в рамките на дейността, са установени от GOST за архивно деловодство. При тяхното съставяне съвременните постижения в използването на технически средстваи модерни информационни технологии. Нека разгледаме по-нататък основите на деловодството в архива.

Обхват на разпространение

За архивно деловодство те действат по отношение на публични институции. Те са задължителни и за търговски предприятия, извършващи определени видове работа. По-специално, разпоредбите са в сила по отношение на осигуряването на описанието, отчитането, съхраняването и използването на документация от Архивния фонд на Руската федерация, класифицирана като държавна собственост.

Подразделенията на предприятията, работещи с филмови, фоно-, видео-, фотографски материали, картографска, научна, техническа, телеметрична информация, се ръководят от установените разпоредби по отношение на планирането и отчитането.

Задължението и правото за формиране на архиви в организации за временно съхраняване на документация на ВС на РФ е предвидено от Основите на законодателството в индустрията (от 1993 г.), Наредби (от 1994 г. и 1998 г.). Нормативната рамка се формира и от правни актове с регионално значение. Въпросните правила не се прилагат за документи, които се регулират от Федерален закон № 5485-1 и Президентски указ № 1203 от 30 ноември 1995 г.

Придобиване

Това е системно попълване на документалната база на подразделенията на предприятието. Брането включва дефиницията на:

  1. Източници.
  2. Съставът на материалите, които трябва да бъдат приети.

Като част от тази дейност се извършва и директното предаване на документи в архива. Източниците са:

  1. Подразделения на предприятието.
  2. Физически лица.
  3. подчинени структури.

Състав на материалите

Инструкциите за архивно деловодство установяват, че придобиването се извършва със случаи на временно (повече от 10 години) и постоянно съхранение. Информацията за персонала също е обобщена. Случаи със срок на годност по-малък от 10 години по правило не се прехвърлят в архива. Те се намират в съответните отдели на предприятието. В края на периода на съхранение такива кутии подлежат на унищожаване. Информация от индивидуален характер се прехвърля по искане на собственика. Впоследствие те се изпращат в държавния архив за постоянна поддръжка. Подлежат на прехвърляне и материали на предприятия-предшественици и ликвидирани подчинени структури.

Архивно деловодство и номенклатура

Упълномощените служители, които работят с информационни материали на предприятието, съставят систематичен списък на случаите. Нарича се номенклатура. При формирането му се посочват материалите. Инструкцията за архивно деловодство инструктира упълномощеното звено да наблюдава и подпомага службата за поддръжка при съставянето на номенклатурата. Систематизираният списък служи като основа за формиране на описи на информационни материали за постоянно и временно (до 10 години) съхранение. Номенклатурата е и основен счетоводен документ. Използва се за регистриране на случаи на временно съхранение, включително такива със срок под 10 години. Схемата за систематизация, установена от номенклатурата, може да се използва при разработването на картотека за изпълнени актове.

Класификация

Управлението на архивните документи се извършва по три вида номенклатура:

  1. Типично.
  2. Приблизително.
  3. Индивидуално (за конкретно предприятие).

Първият определя състава на материалите, формирани в еднотипни институции. Разглежда се типовата номенклатура нормативен документ. Приблизителната систематизация определя приблизителния състав на информационните материали за предприятията, за които се прилага, като се посочват индекси. Има препоръчителен характер. Тези видове систематизация се използват при формирането на индивидуална номенклатура и се прехвърлят към нея без промени.

Характеристики на подготовката

Документите за архивната работа на предприятието са систематизирани в установената форма в съответствие с номенклатурите на структурните подразделения. Последният трябва да бъде съгласуван и подписан от ръководителите.

Номенклатурата на предприятието се съставя на общ формуляр. Заверява се от ръководителя на архива или отговорно лице, подписва се от ръководителя на службата за поддръжка или упълномощен от него служител. Номенклатурата трябва да бъде одобрена от експертната комисия, след което се утвърждава от директора на дружеството. След извършване на тези процедури на ръководителите на структурните подразделения на предприятието се предоставят извлечения от съответните раздели.

Номенклатурата за следващата година се формира през последното тримесечие на текущия период. Съгласуването се извършва най-малко веднъж на всеки 5 години. При промяна на структурата и функциите на предприятието се формира нова номенклатура.

Ред за съставяне на дела

Оформянето е групиране на изпълнени актове в съответствие с номенклатурата. Архивната деловодна работа на организацията включва систематизиране на информационни материали в съответствие с наименованието на папките. Не е разрешено групиране на копия на дублет и чернови. Изключение правят особено ценните носители. Забранено е поставянето на документи за връщане в папки.

Управлението на архивното дело се осъществява при централизирана работа с материали от службата информационна поддръжка, а при децентрализирани - двете структурни подразделения и посочения по-горе отдел. Групирането се извършва под прякото ръководство на лица, отговорни за безопасността на носителите на данни. При необходимост могат да бъдат привлечени служители на Държавния архив.

Основни изисквания

Управлението на архивното дело се извършва в съответствие с изискванията на нормативните актове. Когато създавате папки с, трябва да се спазват следните изисквания:

  1. Отделно са групирани материалите за временно и постоянно съхранение.
  2. Папката включва по едно копие от всеки документ.
  3. Папката трябва да съдържа материали за една календарна година. Има обаче изключения от това правило. Те включват:
  • лични досиета, които се формират през цялото време на работа на съответния служител;
  • материали на изборни структури и постоянни комисии към тях, депутатски групи, систематизирани през периода на тяхното свикване;
  • документи на учебни заведения, съставени и групирани през учебната година;
  • театрални материали, характеризиращи дейностите за сезона;
  • медицинска история и др.

Папката трябва да съдържа не повече от 250 страници с дебелина не повече от 4 см.

Групиране на административни актове

Архивното деловодство включва систематизиране на различни видове информационни носители. Те също така включват разпоредби. Групирани са по вид и хронология с приложения:

  1. Правилници, харти, одобрени с административни актове, действат като приложения към тях. Те се групират заедно. Ако разпоредбите, инструкциите, хартите са одобрени като независими актове, те се систематизират в отделни случаи.
  2. Заповедите на висшите структури и решенията за тяхното изпълнение са групирани според областите на работа на предприятието.
  3. Заповедите, свързани с персонала, са систематизирани според сроковете на съхранение. При голямо количество информационни материали е препоръчително актовете, свързани с различни аспекти от работата на компанията, да се групират отделно.
  4. Заповедите в ключова област на дейност се систематизират отделно от актовете за персонала. Например заповед за архивно деловодство се включва в една папка, а по назначение на ръководителя на отговорния отдел - в друга.
  5. Одобрени лимити, отчети, оценки, списъци със заглавия, планове и др. групирани отделно от проекти от тях.
  6. Подреждането на документите в личните дела се извършва по реда на тяхното постъпване.
  7. Личните сметки на служителите по заплати са систематизирани в отделни папки. Те са подредени по азбучен ред.
  8. Жалбите, предложенията, становища на граждани относно дейността на предприятието, документацията за тяхното разглеждане и изпълнение са групирани отделно от жалбите на физически лица по лични въпроси.
  9. Кореспонденцията обикновено се систематизира за календарен период в хронологичен ред. Отговорите са поставени след въпросите. При възобновяване на кореспонденция по отделна тема, започната през предходната година, документите се включват в папката на текущия период. В този случай се посочва индексът на делото от предходната година.

Регистрация на приетите за съхранение носители на информация

Архивното деловодство предоставя редица инструкции за структурните подразделения, работещи с актове на хартиен носител. Регистрацията на превозвачите може да бъде частична или пълна. Зависи от периода на съхранение. Пълна регистрация се извършва по отношение на документи с временно (повече от 10 години), постоянно съдържание, както и актове за персонала. Това предполага:

  1. Подвързия / класьор папка.
  2. Номериране на листове.
  3. Създаване на страница за проверка.
  4. Оформяне на вътрешен опис при необходимост.
  5. Правене на уточнения по детайли Те могат да се отнасят до името на предприятието, регистрационния номер на папката, срокове и др.

Материалите за временно съхраняване, включително тези със срок до 10 години, се обработват частично. Така че е разрешено да не се организират книжата в папката, да не се номерират листовете, да не се съставят удостоверителни надписи.

Нюанси

Архивното деловодство е вид дейност, при която специалистите осигуряват не само безопасността на информационните носители, но и възможността за работа с тях при необходимост. За целта актовете, съставляващи папките, се подгъват с четири дупки в картонена корица. Те също така могат да бъдат подвързани, като се има предвид възможността за четене на текстове, резолюции, дати, визи във всички документи.

При подготовката за групиране всички метални крепежни елементи се отстраняват. Материалите, предназначени за постоянно съхранение и състоящи се от особено ценни или неформатирани актове, се съхраняват в затворени папки с три капака с връзки или в специални кутии.

Ако по делото има непотърсени документи от личен характер ( трудови книжки, удостоверения, военни билети и др.) се поставят в отделен плик и се зареждат в него с останалите материали. В края на папките трябва да има празен свидетелски лист. В началото на папката се подава бланка за вътрешен опис. За да се гарантира безопасността и подредеността на книжата, всеки лист е номериран с арабски цифри. Това правило не важи за страницата за сертифициране и формуляра за опис. Номерът се поставя с молив в горния десен ъгъл.

Лист за проверка

Съставен е по установения начин. Посочва се с думи и цифри:

  1. Броят на листовете с номерация.
  2. Броят на страниците на вътрешния опис.

В удостоверителния лист се посочват и особеностите на номерацията. По-специално се установява наличието на буквени индекси, липсващи кодове, номера на страници със залепени снимкови материали, широкоформатни страници и др. В допълнение, листът показва наличието на отпечатани брошури в папката, ако те не са маркирани в основната номерация. Заверителният лист се заверява от съставителя. Последващите промени в състоянието и състава на папката трябва да бъдат отбелязани в нея с позоваване на съответните актове. Не се разрешава изваждането на удостоверителния лист на заглавна страницапапка или празна страница отзад на последния документ в нея.

Вътрешен инвентар

Създаден е за съхраняване и записване на информационни материали с временно (повече от 10 години) и постоянно съдържание. Вътрешен опис се съставя и за делата, образувани по видове документи, в чиито рубрики не се разкрива тяхното съдържание. Формулярът трябва да съдържа данни за поредните номера на актовете в папката, индекси, заглавия, дати и номера на страници.

Окончателният запис е приложен към вътрешния опис. В него се посочва с цифри и с думи броят на включените в него документи, както и броят на листовете, които го формират. Компилаторът одобрява вътрешния инвентар. Ако папката е подвързана или подвързана без формуляр, тогава съставеният лист се залепва от вътрешната страна на предната корица.

Промените в състава на материалите в папката трябва да бъдат отразени в полето "Бележки". По-специално това се отнася до изтегляне, замяна на документи с копия, включване на допълнителни документи в папка. В същото време се поставят връзки към съответните актове. При необходимост може да се оформи нов обобщаващ запис към вътрешния описен лист, както и заверителният надпис на папката.

Федерален закон № 125-FZ от 22 октомври 2004 г. „За архивирането в Руска федерация„Организациите имат задължението да защитават архивни документи, включително документи за персонала, през периодите на тяхното съхранение, установени от федералните закони, други регулаторни правни актове на Руската федерация, както и списъците с документи, предвидени в част 3 на член 6 и части 1 и 1.1 на член 23 от този федерален закон.

Тези списъци с документи включват:

1) списъци на стандартни архивни документи, посочващи периодите на тяхното съхранение и инструкции за използването на тези списъци, одобрени от упълномощения федерален изпълнителен орган в областта на архивното дело и деловодството (понастоящем - Росархив, преди - Министерството на културата на Русия ):

- Одобрен списък на типичните управленски архивни документи, създадени в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, като се посочват условията за тяхното съхранение. Със заповед на Федералния архив от 20 декември 2019 г. N 236 (до 18 февруари 2020 г. - списъкът, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. N 558);

- Списък на типичните архивни документи, генерирани в научната, техническата и производствената дейност на организациите, с посочване на периодите на съхранение, одобрени. Заповед на Министерството на културата на Русия от 31 юли 2007 г. N 1182.

Вижте също Инструкциите за използване на одобрения Списък на типичните управленски архивни документи, създадени в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, като посочвате периодите на тяхното съхранение. Заповед на Федералния архив от 20 декември 2019 г. N 237.

В допълнение, за определяне на срока на годност на управленските документи за 80-те - първата половина на 90-те години на XX век, както и специфична (индустриална) документация, Списъкът на стандартните документи, одобрен. Главният архив на СССР 15.08.1988 г.

2) списъци на документи, одобрени от федералните държавни органи, други държавни органи на Руската федерация, образувани в хода на тяхната дейност, както и в хода на дейността на подчинените им организации, като се посочват периодите на тяхното съхранение. Тези списъци с документи се одобряват със съгласието на Федералните архиви;

3) списък на документите, генерирани в хода на дейността на кредитните институции, с посочване на периодите на тяхното съхранение и инструкции за тяхното използване, одобрени от упълномощения федерален изпълнителен орган в областта на архивирането и деловодството съвместно с Банката на Русия .

За акционерни дружестваУсловията за съхранение на техните документи се определят от утвърдения Правилник за реда и условията за съхранение на документите на акционерните дружества. Постановление на Федералната комисия по ценните книжа на Русия от 16.07.2003 г. N 03-33/ps.

AT обща информацияусловията за съхранение на най-често срещаните документи на организациите, установени от одобрения Списък на типичните управленски архивни документи. Със заповед на Федералния архив от 20 декември 2019 г. N 236, както и сроковете за съхранение на документи, които не са включени в горните списъци и са установени от федералните закони, други нормативни правни актове на Руската федерация.

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

публикувано на http://www.allbest.ru/

министерство селско стопанствоРуска федерация

федерален държавен бюджет образователна институциявисше образование

Рязански държавен агротехнологичен университет. П.А. Костичев

(FGBOU VO RSATU)

Пътен факултет

Резюме по темата:

"Архивиране на документи"

Изпълнил: студент 3 курс

пътен факултет

области на обучение

"Технология на транспортните процеси"

Малахов В.А.

Проверен от: к.ик.н., доц. Лозова О.В.

Рязан 2015 г

1. Документи, регламентиращи реда за съхраняване на документи

2. Оформяне на документи по дела

3. Техническа обработка на документите преди предаването им за архивно съхранение

4. Гарантиране на безопасността на документите

5. Електронни документи в архивите

6. Поставяне на документи в хранилища

7. Проверка на наличността и състоянието на документите

8. Архивни справки

9. Експертиза на ценността и унищожаване на документа

Библиография

1. Документи, регламентиращи реда за съхраняване на документи

Процедурата за съхраняване на документи се регулира от следните основни документи:

Федерален закон № 125-FZ от 22 октомври 2004 г. „За архивното дело в Руската федерация“;

Основните правила за работа на архивите на организацията - одобрени с решение на Федералния архив от 6 февруари 2002 г. (по-нататък - Основните правила);

Списък на стандартните управленски архивни документи, създадени в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, с посочване на периодите на съхранение, одобрен със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. N 558;

Настоящите Правила за документите и документооборота в счетоводството, одобрени със заповед на Министерството на финансите на СССР от 29 юли 1983 г. № 105.

Процедурата за съхраняване на счетоводни документи е определена в федерален законот 21 ноември 1996 г. N 129-FZ „За счетоводството“, както и в Данъчния кодекс на Руската федерация.

2. Оформяне на документи по дела

Всеки специалист, работещ с документи, трябва да участва в оформянето на документи в дела. Трябва да се отбележи, че документите се оформят във файлове по определени критерии, така че по-късно да могат лесно да се търсят в архива. Архивистите са създали специален справочен документ, с помощта на който официалните документи се разпределят в папки (калъфи). Нарича се номенклатура на делата. Това е систематизиран списък от заглавия на всички дела, които служителите ще започнат в организацията през следващата година. Номенклатурата на делата се съставя в навечерието на новата календарна година, обикновено през декември, за да се знае какви дела трябва да се образуват във фирмата през следващата година от януари до декември.

При формирането на документи в случаи се използват различни знаци, според които документите се комбинират в една папка. Например номинален знак: заповеди към заповеди, протоколи към протоколи. Друг знак е тема-въпрос за официална кореспонденция. Но е възможен и съвсем различен подход, когато различни документи се комбинират по един въпрос. Класически пример е съдебно дело, лично досие на служител.

Формата на номенклатурата на делата е унифицирана и включена в приложение „Основни правила за работа на архивите на организацията“. Документът се одобрява от ръководителя на организацията. Ако компанията е голяма, тогава е необходимо да попълните колоната „Име на раздел“, т.е. въведете името на структурната единица. Ако организацията е малка, тогава тук е посочена посоката на дейност.

архивно съхранение на документи

3. Техническа обработка на документи преди предаването им за архивно съхранение

Първо, документите във файла трябва да са в хронологичен ред: горният документ е първи януари. С черен графитен молив е необходимо да номерирате всеки лист от лицевата страна на кутията в горния десен ъгъл. Сертификационният лист съдържа и таблица, която посочва характеристиките на физическото състояние и формирането на случая, например скъсани, залепени, мухлясали листове. Трябва да предоставите връзка към номера им. И е необходимо да се състави вътрешен опис на документите по делото. Индексът на делото, неговото заглавие, номерата на листовете на делото, които съответстват на този документ, се вписват във вътрешния опис. Описът се прилага от неговия съставител и се поставя в началото на делото. Сега досието трябва или да бъде зашито, или предадено за подвързване, да се издаде корица, която отразява името на организацията, отдел, номер на делото, том, заглавие, дати на създаване и приключване на делото.

Описите се съставят в най-малко три екземпляра, единият от които остава в структурното звено, потвърждавайки факта на предаване на документи в архива, а други копия от описа се прехвърлят в архива заедно с файловете.

4. Защита на документи

Случаите с краткосрочен (до 10 години), дългосрочен (над 10 години) и постоянен период на съхранение трябва да се съхраняват в организацията:

1. преди изтичане на установения срок и предоставянето им за унищожаване;

2. преди предаване на делата на държавното пазене;

3. до ликвидацията на организацията.

През целия установен период на съхранение трябва да се осигури не само запис на документи, но и тяхната физическа безопасност и използване.

Това налага определени изисквания към обработката на самите дела и оборудването на архивите.

Архивните документи се делят на документи с общо и разделно съхранение, на хартиен носител и филм. Последните включват не само филми за фото, видео и аудио записи, но и други компютърни носители, които все още не са обособени в самостоятелна група.

5. Електронни документи в архивите

Според принципите на архивирането документът трябва да се съхранява на носителя, върху който е създаден. Следователно съхраняването на офис документи на компютърни носители не е забранено, но не се приветства поради обективни причини.

Трябва също да се помни, че дългосрочно съхранениедокументи на нестабилни сменяеми носители, като например дискети, изисква чести, най-малко шест месеца, проверки и пренаписване на съхранената информация на нови носители в две копия. Дългосрочно, т.е. над 10 години съхраняване на архивирана информация на твърд диск на компютър също е рисковано поради възможни повреди и вирусни атаки.

В момента единственият възможен носител за запис на архивирани документи може да се счита за непрезаписваем оптичен диск (CDR), въпреки че напоследък има повишени претенции към неговото качество.

При значително количество документи на компютърни носители и бази данни с документи, формирани в процеса на електронно документиране, за тяхното съхранение се организира самостоятелно хранилище или като част от съществуващ архив. електронни документи.

6. Поставяне на документи в хранилища

Обмисленото разположение на документите позволява рационално използване на помещенията, намалява разходите за търсене на файлове, осигурява оптимални условия за съхранение и възможност за евакуация на архива в случай на спешност.

Поставянето на архивни документи в организации се основава на:

1. създаване най-добри условияза документи на постоянно съхранение,

2. удобство за оперативно използване на всички документи.

Документи от общо деловодство, поверителни, кадрови и технически се съхраняват отделно, по възможност в различни хранилища.

При определяне на помещенията, необходими за разполагане на касите, се отчита динамиката на движение на касите. Така че в архива на организацията е по-целесъобразно да се поставят случаи не само по структурни подразделения в съответствие с описите и номенклатурите на делата, но и по времето на тяхното разпределение за унищожаване.

За ориентация в динамично променяща се композиция от корпуси се съставят топографски индекси и всички стаи, стелажи в тях се номерират отляво надясно от входа. Рафтовете също са номерирани в съответствие с монтажа на касите, т.е. багажник отгоре надолу.

Документите трябва да се съхраняват в помещения, отделени от работните помещения на служителите и защитени от достъп на неупълномощени лица. Трезорите трябва да бъдат допълнително защитени с решетки, отварящи се отвътре (за екстремна евакуация) на прозорците на първия етаж на архива, вратите са допълнително подсилени и оборудвани с брави. Прозорците са защитени от пряка слънчева светлина със специален стъклопакет, боя и затъмняващи завеси. Поради повишената пожароопасност, складовете за документи са оборудвани с лампи от затворен тип, ключове и предпазни щитове, разположени извън складовете. Задължителен аксесоар на архивите са многовариантни пожарогасителни средства (включително нетечни, например пясък и брезент).

Архивите трябва да имат:

1. специални мобилни или стационарни стелажи с ширина на рафта най-малко 25 cm;

2. ширината на коридорите между стелажите е най-малко 75 cm;

3. широчината на главните коридори до 120 см;

4. разстояние между рафтовете във височина 35-40 см;

5. разстоянието на краищата на стелажите от стените е 45 cm;

6. разстоянието от пода до долния рафт е 20 cm, а в сутеренните и полусутеренните етажи - до 50 cm.

За съхранение на широкоформатни документи (карти, чертежи, планове) се използват специални стелажи с хоризонтално или вертикално окачване.

Мухълите са основните разрушители на документите в архивите. Повече от 200 вида гъбички са известни, че живеят в "складове за хартия", спорите им се предават по въздуха и могат лесно да заразят документи в прашни помещения. По правило гъбичките се развиват най-активно върху влажни документи или в хранилища с висока влажност на въздуха при температура 25-27 ° C, в плътно затрупани ъгли и невентилирани шкафове.

Затова при съхранение на документи (и книги) трябва да се спазват оптималните температурно-влажностни условия. В Русия тя е настроена на максимум 18-20 ° C, с относителна влажност 50-55%. Филмовите носители изискват още по-строги условия за съхранение, затова всички архиви са оборудвани с уреди за измерване на температурата и влажността в различните ъгли на архивите. За архивите е задължително редовното мокро почистване и превантивната дезинфекция на помещенията.

Всички файлове в архивите са допълнително опаковани в картонени кутии, пакети и други контейнери, изработени от безвредни за документите материали.На кутиите са залепени етикети, а на пакетите с файлове са прикрепени етикети, указващи:

1. инвентарни номера (номенклатура на делата),

2. година(и) и номера на последния случай, включени в тази кутия (пакет).

В зависимост от твърдостта на материала на капака на кутията, честотата на използване на документите се избира методът на съхранение - вертикален или хоризонтален.

7. Проверка на наличността и състоянието на документите

Проверките за действителното наличие и физическото състояние на кутиите (избледняване, инфекция, механични повреди) се извършват най-малко:

1. веднъж на всеки 10 години,

2. за случаи на постоянно съхранение - веднъж на 5 години,

3. за поверителни документи - ежегодно

Извършват се и такива проверки:

1. при смяна на ръководители на архиви,

2. при масова повреда или загуба на каси,

3. след преместване на дела в друг архив.

Резултатите от проверките се документират в актове по образец, установен от архивната служба, одобрен от ръководителя на организацията. Въз основа на резултатите от одитите, одобрени от ръководството на организацията, се правят промени и пояснения (ако е необходимо) в счетоводните документи, посочва се номерът и датата на акта, в който са записани резултатите от одита.

8. Архивни справки

Всички търговски и държавни организации, държавни и ведомствени архиви са длъжни да издават, по искане на организации, бивши служителии жалби на граждани удостоверения, копия и извлечения от архива на документи, потвърждаващи самия факт и трудов стаж, заплати, длъжности и други въпроси.

Архивно удостоверение - официално заверен документ, който има юридическа сила и съдържа съобщение (потвърждение) за наличните в архивите документи, информация, свързана с предмета на искането, със задължително посочване на данните за търсене (инвентарен номер, номер на дело, номер на листа). Справочникът изброява имената на документите, техните дати и представя информацията от тези документи в хронологична последователност от събития, а не документите, в които са обхванати.

Архивният сертификат се подписва от служителя, отговорен за архива, и ръководителя на организацията и се заверява с печат (ако има такъв - подпечатан), ако е необходимо, към сертификата се прилагат копия на документи и извлечения от оригиналите. При изготвяне на удостоверение на няколко листа, всеки лист трябва да бъде заверен.

Архивният извлечение е пълно копие на официалната и удостоверителната част на документа и дословни копия на неговото съдържание (текст).

Архивни извлечения се правят по правило, ако необходимата информация се съдържа в обемен многоизмерен документ, но само част от него се отнася до съдържанието на искането. В началото и в края на всяко извлечение от документа, както и на пропуски отделни думи, изразите или изреченията трябва да са многоточия.

Архивно копие - дословно възпроизвеждане чрез машинописен, фотографски или електрографски метод на целия текст на документа, официално заверено по същия начин като архивните справки.

Архивни удостоверения, извлечения и копия, както и оригинални документи се издават на заявителите или техни упълномощени представители на ръка срещу разписка при представяне на паспорт или друг документ за самоличност.

9. Експертиза на ценността и унищожаване на документа

Проверката на стойността се извършва по метода на лист по лист преглед на документа от членове на комисията. Делата, формирани по категории, трябва да бъдат разделени на две групи: първата група е временно съхранение, втората - постоянно и временно (над 10 години) съхранение. Комисията се създава веднъж за периода на дейността на организацията и включва представители на водещите отдели: счетоводство, кадрова служба, архив. По правило експертната комисия се ръководи от заместник-директора. Комисията провежда заседания и съставя протоколи с решения, свързани с одобряване на описи на документи с дълготрайно, постоянно съхранение и на персонала и определя кои документи подлежат на унищожаване.

Процедурата за унищожаване на документи изисква надлежна документация. На унищожаване подлежат само документи с кратък срок на съхранение (до 10 години включително), ако срокът на съхранение е изтекъл. Изчисляването на този период започва от 1 януари на следващата календарна година. Не унищожавайте документи, които не са преминали проверката за ценност на документите. Решението за унищожаване трябва да се съдържа в протокола от заседанието на експертната комисия на организацията. Документите, подлежащи на унищожаване, се вписват в съответния акт, който има унифицирана форма - Акт за разпределяне за унищожаване на документи, които не подлежат на съхранение. След спазване на документалните формалности можете да пристъпите към унищожаване на документи.

Списък на литературата

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Archival_storage_of_documents

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Хоствано на Allbest.ru

...

Подобни документи

    Пълен цикъл на обработка и движение на документи от момента на тяхното създаване до завършване на изпълнение и изпращане. Експертиза (оценка) на научната и практическата стойност на документи. Описания и изпълнение на казуси. Описание на документи за постоянно и дългосрочно съхранение.

    тест, добавен на 14.03.2009 г

    Устройство и предназначение на номенклатурните дела. Изисквания за тяхното формиране и правила за съхранение. Експертиза на стойността на документи. Съставяне на описи на делата и реда за тяхното предаване в архива. Същност на архивното съхранение на документи в електронен вид. Експертни комисии.

    курсова работа, добавена на 03/02/2014

    Принципи и критерии за ценност на документите. Системата от нормативно-методически ръководства за подбор на документи. Организация и провеждане на проверка на стойността на документите, процедурата за нейното извършване, регистриране на резултатите и съхранение. Информационни технологиив архивите.

    дисертация, добавена на 13.03.2019 г

    Условия за съхранение на документи, свързани с приемането, движението и освобождаването на служители. Лична карта на служителя. Оформяне и изваждане на документи от личното дело. Процедурата за водене на лични досиета на лица, заемащи публични длъжности в Руската федерация.

    резюме, добавено на 30.04.2011 г

    етапи кръговат на животаорганизации: понятие, класификация и видове. Същността и функциите на ликвидационната комисия, правилата за съхранение на документацията. Експертиза на ценността на документите, принципите на завеждане на делата и съставяне на техния опис. Прехвърляне на документи в архива.

    дисертация, добавена на 05/10/2015

    тест, добавен на 06/03/2017

    Аспекти на създаване, организация и функциониране на архиви на електронни документи. Ролята на Концепцията за формирането на електронното правителство в Руската федерация, условията за нейното функциониране. Методология и принципи на архивно съхранение на електронни документи.

    резюме, добавено на 21.10.2011 г

    Законодателна и нормативна уредба на деловодството. Процедурата за съставяне на документи и изискванията за тяхното изпълнение. Организационни и административни документи и система за документиране на персонала. Организация на работа и съхранение на документи.

    ръководство за обучение, добавено на 26.01.2009 г

    Правни и нормативна базарегулиране на деловодството и документооборота в организацията. Процедурата за получаване и първоначална обработка на кореспонденция. Типови и индивидуални срокове за изпълнение на документи. Документна обработка на документи.

    курсова работа, добавена на 11/08/2013

    Изисквания към документацията на персонала. Концепцията и спецификата на изготвяне на формуляр на документ, основните изисквания към него. Процедурата за изготвяне и изпълнение на административни документи, информационни и справочни документи, тяхното съдържание.